Tugas Menejemen Kontemporer

“CONTINOUS IMPROVEMENT”

Harry Muhammad H. 134010486

Muhammad Risyad 144010499

Dosen Penguji:

Prof. Dr. H. Azhar Affandi, SE, MSc,.

Jurusan Manajemen (Reguler Sore)

Fakultas Ekonomi

Universitas Pasundan 2017

 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Ketatnya persaingan pasar dalam suatu industri serta upaya peusahaan dalam
meningkatkan profitabilitasnya, sering menuntut perusahaan untuk selalu
melakukan perubahan dan improvement dalam sistem, produk maupun proses
yang telah ada sebelumnya.

Keberhasilan dalam memasarkan produk maupun jasa yang ditawarkan

dengan perolehan profit yang tinggi merupakan hal yang ingin dicapai oleh suatu
perusahaan. Untuk mencapai hal tersebut suatu perusahaan harus terus
meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam menjalankan seluruh aspek yang ada
dalam perusahaan tersebut serta memperbaiki berbagai kesalahan yang dapat
menjalankan akrivitas perusahaan. Selain itu, perusahaan haruslah dapat
mengambangkan inovasi-inovasi baru yang dapat mepermudah atau memberi nilai
tambah entah itu dalam sistem, peralatan ataupun produk/jasa yang ditawarkan,
hal tersebut dapat disebut dengan Continous Improvement.

Improvement berasal dari kata improve yang artinya meningkat, dimana pada
dasarnya meningkat adalah berubah menjadi lebih baik. Continuous improvement
adalah peningkatan dan perbaikan yang berkesinambungan (tiada henti) dimana
mengarah pada kemajuan yang lebih baik atau unggul.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang tersebut, muncul rumusan masalah sebagai berikut:

1. Apa pengertian dari Continuous Improvement?

2. Bagaimana penerapan Continuous Improvement dalam sebuah
perusahaan?
3. Apa manfaat dari penerapan Continuous Improvement?
 C. Tujuan

Adapun tujuan dari pembuatan makalah/tugas ini antara lain:

1. Mengetahui dan memahami pengertian dari Continous Improvement.

2. Mengetahui proses dalam melakukan Continous Improvement.
3. Mengetahui aplikasi dan manfaat dari penerapan Continous Improvement
di suatu perusahaan.
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Continous Improvement

Improvement berasal dari kata improve yang artinya meningkat, dimana pada
dasarnya meningkat adalah berubah menjadi lebih baik. Continuous improvement
adalah peningkatan dan perbaikan yang berkesinambungan (tiada henti) dimana
mengarah pada kemajuan yang lebih baik atau unggul.

Pada dasarnya istilah continuous improvement mengacu pada konsep Kaizen

di Jepang. Kaizen adalah suatu istilah dalam bahasa Jepang yang dapat diartikan
sebagai perbaikan terus-menerus atau perbaikan berkelanjutan. Perbaikan secara
terus-menerus dan berkesinambungan, dimulai dengan pengembangan tim dan
harus didukung oleh tim kerja. Kaizen harus dilaksanakan oleh perusahaan atau
organisasi yang menggunakan filosofi Total Quality Management. Kaizen
merupakan suatu kesatuan pandangan yang komprehensif dan terintegrasi.

Menurut Gazper (1994), pandangan yang komprehensif dan terintegrasi dalam

Kaizen tersebut meliputi: berorientasi pada pelanggan, pengendalian mutu secara
menyeluruh (total quality management, robotic atau menggunakan robot sebagai
alat bantu, gugus kendali mutu, sistem saran, otomatisasi, disiplin di tempat kerja,
pemeliharaan produktivitas secara menyeluruh dan terpadu, penyempurnaan dan
perbaikan mutu, tepat waktu, tanpa cacat, kegiatan kelompok-kelompok kecil,
hubungan kerja sama antar manajer dan karyawan, serta pengembangan produk.
 B. Konsep Dasar Continous Improvement

Perbaikan terus-menerus atau perbaikan berkesinambungan merupakan salah

satu unsure penting fundamental dari TQM. Konsep perbaikan terus-menerus
diterapkan baik terhadap proses, produk maupun orang yang melaksanakan
perbaikan itu sendiri.

Konsep perbaikan terus menerus dibentuk berdasarkan pada urutan dan

langkah-langkah kegiatan yang berkaitan dengan hasil output seperti produk
berupa barang dan jasa. Perhatian secara terus menerus bagi setiap langkah dalam
proses kerja sangat penting untuk mengurangi keragaman dari output dan
memperbaiki keadaan. Tujuan pertama perbaikan secara terus menerus ialah
proses yang handal, dalam arti bahwa dapat diproduksi yang diinginkan setiap
saat tanpa variasi yang diminimumkan. Apabila keragaman telah dibuat minimum
dan hasilnya belum dapat diterima maka tujuan kedua dari perbaikan proses ialah
merancang kembali proses tersebut untuk memproduksi output yang lebih dapat
memenuhi kebutuhan pelanggan, agar pelanggan puas.

TQM diwujudkan dalam rangkaian proyek-proyek berskala kecil. Filosofi

TQM memang berskala besar, inspirasional dan meyeluruh, namun implementasi
praktisnya justru berskala kecil, sangat praktis, dan berkembang. Intervensi drastis
tidak sesuai dengan semangat perubahan yang ada dalam TQM. Skema yang
muluk-muluk tidak akan menimbulkan kemajuan, sebab hal sedemikian sering
terjebak pada kurangnya sumber daya, dan buntunya sumberdaya bisa
mengakibatkan sinisme dan ketidakpuasan.

Esensi Kaizen adalah proyek kecil yang berupaya untuk membangun

kesuksesan dan kepercayaan diri, dan mengembangkan dasar peningkatan
selanjutnya. Sebuah institusi harus melakukan aktifitas dengan teliti, proses demi
proses, isu demi isu. Hal lain yang perlu ditekankan untuk melakukan perbaikan
mutu adalah bahwa implementasi tersebut tidak harus menjadi proses yang mahal.
Menghabiskan uang tidak dengan sendirinya bisamenghasilkan mutu, meskipun
dalam tahap-tahap tertentud apat membantu.

C. Prinsip-prinsip Continous Improvement

Ada 10 prinsip dasar dalam melakukan Continous Improvement, antara lain:

1. Berfokus pada pelanggan, fokus utama adalah kualitas produk yang

bermuara pada kepuasan pelanggan.
2. Mengadakan peningkatan secara terus menerus; Kualitas total merupakan
sine qua non untuk keberlangsungan.
3. Mengakui masalah secara terbuka; Membangun kultur yang tidak saling
menyalahkan.
4. Mempromosikan keterbukaan; Ilmu pengetahuan adalah untuk saling
dibagikan & hubungan-hubungan komunikasi yang mendukungnya
merupakan sumber efisiensi yang lebih besar.
5. Menciptakan tim kerja; pertama, pengaruh antar sesama teman (dan
kepemimpinan) bisa memelihara disiplin untuk memastikan bahwa tidak
ada seorangpun dibiarkan mengganggu keseimbangan didalam tim dan
keharmonisan antar tim, kedua, setiap orang diberi semangat untuk
memanfaatkan pendidikan dan pelatihan guna memastikan bahwa
kontribusi pribadi menambah nilai pada hasil hasil tim.
6. Memanajemeni proyek melalui tim fungsional silang; menggunakan
sumber daya antar departemen bahkan dari luar perusahaan.
7. Memelihara proses hubungan yang benar;Mendesain dan memastikan
proses hubungan antar manusianya.
8. Mengembangkan disiplin pribadi; Melalui pendidikan, agama, dan norma
norma sosial untuk menjaga keutuhan.
9. Memberikan informasi pada semua karyawan; Misi, nilai, produk, kinerja,
manusia dan rencana perusahaan dari tantangan perusahaan menjadi
tantangan pribadi.
10. Memberikan wewenang kepada setiap karyawan; Melalui pelatihan dalam
berbagai keahlian, dorongan semangat, tanggung jawab pengambilan
 keputusan, akses pada sumber-sumber data dan anggaran, timbal balik,
rotasi pekerjaan dan penghargaan.
D. Metode dalam Continous Improvement

Salah satu tool yang digunakan untuk menjalankan misi Continuous

Improvement adalah “pemodelan kualitas empat langkah” yang disebut PDCA
(Plan-Do-Check-Act) atau Siklus Deming atau Siklus Shewhart.

PDCA terdiri dari 4 tahapan yaitu:

Plan: Tahap dilakukannya identifikasi peluang untuk perubahan dan rencana

bentuk perubahan yang akan dilakukan.

Do: Implementasi perubahan dalam skala kecil.

Check: Menggunakan data untuk menganalisa hasil dari perubahan dan

menentukan apakah perubahan yang dilakukan telah / akan mendatangkan
perbedaan yang berarti.

Act: Jika perubahan dianggap sukses, implementasikan perubahan tersebut dalam

skala yang lebih besar dan pertahankan hasilnya. Jika perubahan belum
mendatangkan perbedaan yang berarti, ulangi kembali siklus PDCA.

Metode lain yang sangat populer untuk Continuous Improvement, seperti

Lean, Six Sigma, atau TQM (Total Quality Management), mendorong keterlibatan
karyawan dan membutuhkan kemampuan teamwork yang baik. Metode tersebut
mendorong perusahaan untuk mengukur dan melakukan sistematisasi proses,
mengurangi variasi, mengurangi cacat (defect), dan memperpendek cycle time.
 E. Manfaat dan Keuntugan Melakukan Continous Improvement

Adapun manfaat yang dapat diperoleh dalam penerapan Continous

Improvement dalam perusahaan, adalah:

1. Perusahaan akan mampu menemukan masalah dengan cepat.

2. Perusahaan akan memberikan perhatian dan penekanan pada tahap
perencanaan.
3. Mendukung cara berfikir yang berorientasi proses.
4. Perusahaan berkonsentrasi pada masalah-masalah yang lebih penting dan
mendesak untuk diselesaikan.
5. Karyawan dalam perusahaan akan berpartisipasi dalam membangun
sistem yang baru.

Ada pula keuntungan yang didapat dalam melakukan Continous

Improvement, antara lain:

1. Peningkatan Proses;
2. Penggunaan paradigma baru;
3. Mempercepat waktu proses;
4. Zero Investment;
5. Human Development;
6. Keamanan dan keselamatan kerja.
7. Penggunaan sistem Plan-Do-Check-Action (PDCA) mengakibatkan cepat
dalam menuingkatkan proses dan menghilangkan masalah.
8. Identifikasi, implementasi, monitor dan mengatur perubahan
menyebabkan dapat mencegah terjadinya masalah baru.
9. Memfokuskan organisasi kepada kepuasan konsumen dan berdasarkan
fakta dalam menggambil keputusan
10. Membantu organisasi untuk menjadi lebih efisien pada proses
peningkatan dan pemecahan masalah dilakukan pada tingkat optimal dan
biaya yang rendah.
 F. Langkah-Langkah Pemecahan Masalah

Langkah-langkah pemecahan masalah adalah sebagai berikut:

1. Membentuk sebuah team. Terdiri dari ketua, sekertaris, anggota,

fasilitator. Sebaiknya membentuk nama team.
2. Membangkitkan masalah dan berkonsentrasi pada masalah yang dipilih.
Menggunakan prinsip go look, go see atau lebih dikenal dengan nama
Genchi Genbutsu. Prinsipnya adalah langsung melihat kejadian
dilapangan tempat proses berlangsung.
3. Mengumpulakan dan meneliti. Meneliti semua proses yang ada lalu
mencari 7 mudas yang terdiri dari proses, menunggu, inventory,
transportasi, pergerakan, produksi yang berlebihan, proses ulang.
4. Membuat peringkat sistem yang terdiri dari nama, peringkat dan nilai.
5. Memilih objek penelitian.
6. Membuat jadwal penelitian.
7. Menganalisa kondisi sekarang. Menggunakan brainstorming dengan
tujuan untuk mendapatkan ide sebanyak mungkin yang relative singkat.
8. Membuat Fishbone diagram. Menganalisa segala kemungkinan yang
penting melalui 4MIE yaitu man, machine, methods, material dan
environment.
9. Mengumpulkan data. Terdiri dari menentukan parameter penelitian,
menentukan waktu pengumpulan, mendesain form-form yang dipakai,
mengumpulan data dengan jujur. Dapat pula membuat flowchart atau
merekamnya dalam bentuk video.
10. Membentuk target yang specific, dapat diukur, tidak rancu, masuk akal,
dapat ditelusuri bila tidak tercapai.
11. Analisa penyebab. Pencarian penyebab permasalahan secara sistematik.
Dengan membandingkan antara teori dengan kenyataan. Menggunakan 5
Why Analisis.
12. Merencanakan cara-cara pengukuran yang sesuai dengan target.
Mendesign cara praktis dan murah untuk mencari penyebab
permasalahan. Merencanakan paling tidak satu rencana untuk setiap akar
permasalahan.
13. Melakukan pengukuran. Mengumpulakan data dan memonitoring proses
serta memberikan penilaian,
14. Mengecek hasil. Membandingkan hasil pengukuran dengan target yang
telah dibuat.
15. Menindak lanjuti dari hasil pengecekan.
16. Membuat standarisasi proses dan melakukan pelatihan dengan standar bar
 BAB III

STUDI KASUS

Penerpan Continous Improvement di PT. Indosat

ahun 2010 adalah tahun titik balik bagi Indosat, karena pada tahun itu mereka
menciptakan momentum mengembangkan pangsa pasar dan peningkatan
pendapatan dari bisnis seluler. Indosat juga melakukan modernisasi jaringan
telekomunikasi dan menyelesaikan kerangka dasar transformasi berkelanjutan di
dalam bisnis, organisasi, dan sumber daya manusia.

Pada akhir tahun 2010, Indosat mengalami peningkatan jumlah pelanggan

seluler, yaitu sebesar 34,3%. Hal ini bisa terjadi karena Indosat terus
meningkatkan kualitas dan pelayanan kepada pelanggan. Indosat mencurahkan
dana dan sumber daya dalam jumlah yang besar untuk memodernisasi dan
melakukan perluasan seluler di tahun 2010. Pada tahun 2010, Indosat mencatat
pertumbuhan pendapatan sebesar 12,1% dan peningkatan EBITDA yang
bertumbuh pesat sebesar 9,7%. Peningkatan marjin EBITDA ini menunjukkan
kemajuan Indosat dalam program efisiensi biaya yang mencakup penyesuaian
struktur insentif penjualan pulsa isi ulang untuk distributor dan pengecer,
sehingga biaya pemasaran dan penjualan lebih efisien.

Untuk mencapai keberhasilan tersebut, Indosat melakukan beberapa strategi

penting, diantaranya adalah melakukan pengefisiensian biaya atau Kaizen
Costing. Di awal tahun 2010, Indosat berusaha untuk mengevaluasi seluruh
pengeluaran perusahaan dan mencoba untuk memperketat pengeluaran
perusahaan. Pengeluaran yang dianggap tidak terlalu penting, ditekan semaksimal
mungkin.

Di bidang Procurement, Indosat menerapkan suatu strategi baru dengan pihak

pemasok, sehingga Indosat memperoleh harga peralatan yang lebih kompetitif.
Kemudian Indosat juga menetapkan prioritas yang lebih ketat untuk pembelanjaan
modal (CAPEX), melalui pengkajian apakah proposal investasi yang diajukan
akan menguntungkan secara komesial. Tanpa mengurangi kualitas jaringan dan
pengembangan, Indosat mampu mengurangi rasio CAPEX-to-sales
secarasignifikan, yaitu mengalami penurunan sebesar Rp11.584 miliar dari tahun
2009.

Banyak beban-beban yang mengalami penurunan oleh Indosat. Beban

karyawan mengalami penurunan sebesar Rp40,4 miliar atau 2,8% dari tahun
2009. Ini dapat terjadi karena penurunan manfaat setelah masa kerja, manfaat atas
kelanjutan gaji sebelum pension (MPP) dan diimbangi dengan peningkatan gaji
dan bonus. Beban pemasaran menurun sebesar Rp37,7 miliar atau 4,6% dari tahun
2009. Ini terjadi karena adalanya penurunan beban iklan, promosi dan pameran,
sejalan dengan startegi pemasaran yang lebih terfokus dan program efisiensi yang
Indosat lakukan. Beban administrasi dan umum juga menurun sebesar Rp33,4
miliar atau 4,8% dari tahun 2009. Hal ini terjadi karena penurunan dalam
cadangan penurunan nilai piuitang, biaya sewa, biaya professional dan beban
perlengkapan kantor. Dan Indosat juga mengembangkan Sistem Informasi SDM
berbasis ESS (Employee Self Service) dengan proses elektronik otomatis, sebagai
sarana untuk meningkatkan efisiensi biaya dan menekan tingkat kesalahan.

Pada tingkat organisasi, pengambilan dan pelaksanaan keputusan dipercepat

melalui penyederhanaan birokrasi internal. Contohnya dalam proses tender,
Indosat menggunakan tender modernisasi, yaitu upaya mengurangi jumlah
pemasok agar lebih seragam dan lebih memanfaatkan kehadiran pemasok. Seperti
menghemat waktu karena bernegosiasi dengan lebih sedikit pemasok, dan lebih
mudah dalam hal pengendalian dan pemantauan pembangunan jaringan dengan
standar yang konsisten.
 BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan

Perbaikan berkelanjutan (Continuous Improvement) adalah peningkatan dan

perbaikan yang berkesinambungan (tiada henti) dimana mengarah pada kemajuan
yang lebih baik atau unggul. Kegiatan continuous improvement meliputi kepuasan
pelanggan, proses kerja, dan performansi supplier yang dapat didesain dan
diterapkan dengan berhasil bila dikerjakan oleh perusahaan dengan melibatkan
seluruh orang yang ada dalam perusahaan tersebut.

Dalam memperbaiki kelemahan dan meningkatkan kekuatannya dalam hal ini

juga berkaitan dengan daya saing, perusahaan harus melakukan continuous
improvement. Maka dari itu pelaksanaan Continous Improvement dapat dikatakan
sangatlah penting untuk perusahaan sehingga dapat mengakibatkan manfaat dan
keuntungan prositif khususnya untuk perusahaan.

B. Saran

Setiap perusahaan yang melakukan persaingan harus melakukan peningkatan

berkesinambungan/ Continous Improvement demi meningkatkan daya saing dan
mengatasi berbagai kelemahan dari perusahaan itu sendiri. Maka dari itu,
Continous Improvement harus dijadikan bagian disiplin dari perusahaan.