MELAKSANAKAN KOMUNIKASI MELALUI TELEPON

DALAM BAHASA INGGRIS DAN BAHASA ASING

LAINNYA
Northwind Traders Newsletter May 2016

A. Kompetensi Inti :
K1 : Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.
B. KOMPETENSI DASAR :
K2 : Menghayati dan mengamalkan perilaku jujur, disiplin, santun, peduli (gotong 3.1 MENERAPKAN KOMU-
royong, kerja sama, toleran, damai), bertanggung-jawab, responsif, dan proaktif NIKASI MELALUI TELE-
melalui keteladanan, pemberian nasihat, penguatan, pembiasaan, dan
pengkondisian secara berkesinambungan serta menunjukkan sikap sebagai bagian
PON DALAM BAHASA
dari solusi atas berbagai permasalahan dalam berinteraksi secara efektif dengan INGGRIS DAN BAHASA
lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa ASING LAINNYA
dalam pergaulan dunia.
K3 : Memahami, menerapkan, menganalisis, dan mengevaluasi tentang pengetahuan
4.3 MELAKSANAKAN
faktual, konseptual, operasional dasar, dan metakognitif sesuai dengan bidang dan KOMUNIKASI MELALUI
lingkup kerja Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran pada tingkat teknis, spesifik, TELEPON DALAM BAHA-
detil, dan kompleks, berkenaan dengan ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya,
dan humaniora dalam konteks pengembangan potensi diri sebagai bagian dari
SA INGGRIS ATAU BAHA-
keluarga, sekolah, dunia kerja, warga masyarakat nasional, regional, dan SA ASING LAINNYA
internasional.
K4 : Melaksanakan tugas spesifik dengan menggunakan alat, informasi, dan prosedur
kerja yang lazim dilakukan serta memecahkan masalah sesuai dengan bidang kerja
Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran. Menampilkan kinerja di bawah
bimbingan dengan mutu dan kuantitas yang terukur sesuai dengan standar
C. MATERI PEMBELAJARAN :

 Siswa dapat mengetahui tentang teknik

menerima panggilan telepon masuk
dalam bahasa inggris

 Siswa dapat Manfaat melakukan komu-

nikasi telepon dalam bahasa inggris

 Siswa dapat mengetahui hambatan

telepon dalam bahasa inggris

 Siswa dapat mengetahui langkah-

langkah pelayanan telepon
menggunakan bahasa inggris
 D. INFORMASI PENDUKUNG
Komunikasi telepon dengan baha-
sa inggris merupakan komunikasi
telepon yang baik penelepon mau-
pun penerima teleponnya
menggunakan bahasa inggris se-
bagai bahasa tuturan untuk
menyampaikan maksud atau pe-
san.Pada dasarnya komunikasi
bahasa inggris tidak banyak ber-
beda dengan komunikasi bahasa
Indonesia, tata cara mulai dari
mengucapkan salam, memberikan
jawaban kepada penelpon, hingga
menyambungkan telepon kepada
pihak yang dituju, cenderung sa-
ma.
Photo Caption
Untuk meningkatkan kepercayaan diri
penelpon atau penerima, berikut ada-
lah hal-hal yang harus diperhatikan :
E. PAPARAN ISI MATERI 1. Penguasaan bahasa dan tata bahasa
Memperbanyak perbendaharaan
1. Teknik Menerima Pnggilan Telepon Masuk dalam Bahasa Inggris kata akan meningkatkan kemampuan
dan kepercayaan diri.
Berikut adalah beberapa teknik yang dapat dilakukan ketika menerima 2. Jaga etika berkomunikasi
panggilan telepon dalam bahasa inggris 3. Gunakan suara baik
1. Mengucapkan salam dan sapaan Dalam melakukan komunikasi
Dalam bertelepon harus diawali dengan mengucapkan salam dan sapaan. melalui telepon, hendaknya selalu
sapaan dalam komunikasi juga diikuti dengan menyebutkan identitas penerima gunakan suara yang ceria dan me-
nyenangkan.penelpon akan merasa
telepon dan instansi penerima telepon. Contoh sapaan oembuka percakapan baha-
dihormati dan dihargai jika Anda
sa inggris sebagai berikut :
menjawab dengan suara yang me-
- Hello, SC company here( halo, dengan SC company di sini ) nyenangkan.
- Good morning,Kalamaya Resto, Kintan speaking how can I help you? (selamat 4. Layani keinginan penelepon
pagi, Kalamaya. Resto, dengan Kintan di sini.Ada yang saya bisa. bantu ?)
2. Memberikan Respon
a. Jika telepon ditujukan untuk penerima telepon
Setelah pihak penerima telepon mengucapkan salam dan sapaan, dia akan
mengutarakan tujuan menelpon. berikut adalah contoh penggunaan kalimat yang
akan diucapkan oleh penelpon :
- Good morning. I would like to book a table in your restaurant for tonight
(Selamat pagi. Saya ingin memesan meja direstoran Anda malam ini)
Apabila penelpon telah menyampaikan pesanan, penerima telepon dapat langsung
membelikan penjelasan terkait barang atau jasa yang yang dipesan.
b. Jika telepon ditujukan untuk atasan
Apabila telepon yang diterima ditujukan untuk atasan Anda sebagai peneri-
ma telepon, berikut adalah contoh respons yang akam diberikan penelepon .
- Good morning. I am Candra from PT Orix Indonesia, can I speak to Mr. Cris-
tan? ( selamat pagi, saya candra dari PT Orix Indonesia, bisakah saya bicara
dengan pak Cristan )
1. apabila meminta waktu untuk konfirmasi, penerima telepon harus sigap dalam
memberikan respon yakni dengan meminta pihak penelpon untuk menunggu.
Anda sebagai penerima telepon saat meminta waktu untuk konfirmasi dahulu
kepada atasan Anda dapat menggunakan beberapa contoh dibawah ini :
- hold a moment please( tolong tunggu sebentar)
penelpon dan menanyakan apakah atasan Anda ingin menerima telepon
- do you mind holding the line ?
(maaf, dapatkah Anda menunggu
sebentar?)
2. Menyambungkan telepon kepada
atasan
Ketika Anda sebagai penerima
telepon menyambungkan telepon
tersebut ke atasan Anda, Anda
harus menjelaskan dengan tepat
perihal identitas penelpon dan
menanyakan apakah atasan Anda
ingin menerima telepon tersebut
atau tidak. Berikut contoh kalimat
yang dapat digunakan kepada
atasan Anda:
- good morning, Mr Bayu.You
have an incomimg call from Mr.
Dito from PT Indah Permai. Will
you receive it? ( selamat pagi pak
Bayu. Anda mendapatkan panggi-
lan telepon dari pak Dito dari PT
Indah Permai. Apakah Anda ingin
menjawab panggilan ini? )
3. Menanyakan pesan dan Nomor
Kontak penelpon
Ketika atasan tidak ada ditem-
pat atau tidak ingim menerima
telepon, Anda dapat menanyakan
apakah penelpon ingin menelpon
kembali nanti. berikut adalah ka-
limat yang dapat digunakan :
- would you like leave a message?
(apakah Anda ingin meninggalkan Photo Caption
pesan ?)
- may i have your phone number,
please? ( bolehkah saya meminta
nomor telepon/kontak Anda? )
3. Hambatan-hambatan bertelepon dalam bahasa inggris
4. Menutup telepon
Setelah menyampaikan pesan Hambatan-Hambatan dalam Bertelepon
menelpon, ada hal yang harus · Faktor Kondisi Fisik Peralatan Telepon
diperhatikan sebelum menutup
telepon.Berikut ini adalah contoh Faktor kondisi fisik peralatan telepon yang menjadi hambatan da-
kalimat yang bisa digunakan : lam bertelpon, yaitu sebagai berikut.
- is yhere anything I can help ? ü Suara berisik tidak jelas
( Apakah ada hal lain yang dapat
saya bantu ?)
ü Suara hilang-timbul
ü Suara tiba-tiba mengecil
2. Manfaat melakukan ko ü Saat memutar/menekan nomor telepon tidak mendengar nada
munikasi telepon dalam ba- kontak
hasa inggris
Selain memudahkan pekerjaan,
ü Tidak terdengar nada sambung
komumikasi melalui telepon ü Tiba-tiba sambungan terputus di saat percakapan berlangsung
dengan bahasa Inggris juga · Faktor Pemakai (Komunikator dan Komunikan)
memiliki manfaat, yaitu : Faktor Pemakai (komunikan dan komunikator)yang menjadi ham-
1. Meningkatkan keterampilan batan dalam bertelepon, yaitu sebagai berikut.
diri . a. Berbicara berdecak atau berbicara di telepon sambil makan
2. Meningkatkan kepercayaan
b. Berbicara monoton dan tidak jelas pengucapannya
diri .
3. Meningkatkan kompetensi
c. Berbicara terlalu cepat
dan citra baik perusahaan . d. Meninggalkan telepon sambil berbicara kepada orang lain
4. Meningkatkan kesiapan e. Berbicara sambil bersenda gurau
dalam menghadapi tantangan f. Berbicara sambil kepala bergerak ke kiri dan ke kanan
global. g. Berbicara dengan desah nafas terdengar
5. Memudahkan kerja sama h. Letak gagang pesawat telepon terlalu ke atas atau ke bawah
perusahaan baik dalam atau
luar negeri
4. langkah-langkah pelayanan telepon menggunakan bahasa inggris

1. Menyiapkan alat tulis, kalender meja, letakkan di dekat pesawat

telepon agar mudah diperlukan
2. Catatlah nomor – nomor telepon penting yang sering dibutuh-
kan dan letakkanlah di meja kerja untuk memudahkan bila diper-
lukan
3. Janganlah berbicara dengan orang ketiga pada waktu menelepon
4. Dalam pembicaraan telepon, kata – kata harus diucapkan
dengan jelas, perhatikanlah volume suara Anda, bicaralah dengan
lancar dan nada suara tidak boleh datar
5. Jawablah dengan memberikan identitas Anda, segera tanyakan
siapa yang mengajak bicara, apabila penelepon tidak menyebutkan
identitas, maka jangan dihubungkan dengan pimpinan walaupun
dalam keadaan mendesak
6. Apabila pimpinan tidak ada di tempat, dan Anda tidak dapat
membantu penelepon mengatasi persoalan jangan memberitahukan
pimpinan bisa ditemui
7. Apabila panggilan telepon datang, sedangkan Anda sedang me-
layani pembicaraan dengan telepon lainnya, katakan bahwa Anda
harus menerima telepon lain. Mintalah kepada penelepon pertama
agar mau menunggu, jawablah panggilan penelepon kedua,
mintalah padanya supaya penelepon mau menunggu sementara An-
da menyelesaikan pembicaraan pertama, serta meminta maaf karena
harus menunggu.