STEANDARD OPERATING PROCEDURE

KARYAWAN KELUAR

ID Document : EHS-DPA-10-SOP Approved By : CHIEF OPERATIONAL

OFFICER
Rev/Date of review: 00 / 01 Desember 2022 Review YAD : 01 Desember 2025

1. TUJUAN
Memberikan petunjuk baku/formal yang dapat digunakan sebagai pedoman dalam proses karyawan
keluar di PT. Dinamikaprima Artha

2. RUANG LINGKUP
Penanganan administrasi dan kelengkapan dokumen yang berhubungan dengan proses karyawan
keluar yang disebabkan oleh:

No Alasan Karyawan Keluar Syarat yang harus dilengkapi Jangka Waktu

1. Surat Pengunduran Diri yang
ditandatangani karyawan bersangkutan dan
1 bulan
Manager, atau
2.1.1 Mengundurkan Diri sebelumnya untuk
2. Surat Panggilan 1 dan Surat Panggilan 2
Surat
karena kesalahan mangkir 5 hari berturut-turut
Pengunduran Diri
atau berita acara bagi karyawan yang
dinyatakan kabur.
- Usia maksimal 55 tahun
- Usia minimal 50 tahun dengan masa kerja
minimal 10 tahun untuk Pensiun Dini
2.1.2 Pensiun - Menyertakan foto kopi KTP dan Kartu Keluarga 3 bulan
- Menyertakan permohonan pengajuan Pensiun sebelumnya
dini yang sudah ditandatangani yang
bersangkutan dan Managernya

- Foto kopi Surat Keterangan Kematian dan

Surat Keterangan Ahli Waris jika
Meninggal Dunia / karyawan meninggal dunia
2.1.3 1 bulan
Medical Unfit - Surat Keterangan Medical Unfit dari Dokter dan
sesudahnya
Surat Pengajuan Pengakhiran Hubungan Kerja
bagi karyawan yang Medical Unfit

Disesuaikan dengan Kinerja, Perilaku,

2.1.4 PHK oleh Perusahaan 1 bulan
dan Kebutuhan Perusahaan
sebelumnya
Disesuaikan dengan Kinerja dan Perilaku, serta
2.1.5 Indisipliner dilengkapi Surat Peringatan (SP1, SP2 dan atau 1 bulan
SP3) sebelumnya
Kategori Kesalahan Berat diatur dalam Perjanjian
Pelanggaran Kesalahan
2.1.6 Kerja Bersama, dan adanya Surat Peringatan 3 1 bulan
Berat
atau Berita Acara Pemeriksaan sebelumnya

2.1.7 Lain-lain Diatur sesuai UU Tenaga Kerja no. 13 tahun 2003 menyesuaikan

Bagi karyawan yang ingin memproses hak terakhir via transfer bank, diwajibkan untuk menyertakan fotokopi
buku rekening yang masih aktif atas nama karyawan yang bersangkutan. Jika tidak memiliki rekening, dapat
menggunakan rekening suami/istri dengan menyertakan surat kuasa bermaterai yang ditandatangani oleh
karyawan, suami/istri, dan atasan (saksi).

Dilarang menggandakan atau memperbanyak dokumen ini dalam bentuk apapun tanpa ijin
tertulis dari PT. DINAMIKAPRIMA ARTHA
 STEANDARD OPERATING PROCEDURE

KARYAWAN KELUAR

ID Document : EHS-DPA-10-SOP Approved By : CHIEF OPERATIONAL

OFFICER
Rev/Date of review: 00 / 01 Desember 2022 Review YAD : 01 Desember 2025

3. REFERENSI DAN INTERELASI DOKUMEN

3.1. Undang – Undang Republik Indonesia No. 13 Tentang Ketenagakerjaan.
3.2. Perjanjian Kerja Bersama (PKB) PT. HSL / PT. ISK periode tahun 2014 – 2016
3.3. ISO 9001 – 2008

4. PROSEDUR
4.1. Karyawan keluar dikarenakan mengundurkan diri / pensiun / meninggal dunia / medical unfit.

Kegiatan PIC Approval Keterangan Form

Melengkapi semua Manager, Disesuaikan dengan
Admin/ Asst./
4.1.1 persayaratan seperti Sr Mgr/HOD, Perjanjian Kerja
KTU
yang tertulis di point 2. HR Bersama yang berlaku
Manager, Dipastikan dokumen
Mengisi Form Admin/ Asst./ HSL/001/
4.1.2 Sr Mgr/HOD, pendukung sudah HRD/012
Perubahan Organisasi KTU
HR lengkap
Manager,
Mengisi Form Exit Admin/ Asst./ HSL/001/
4.1.3 Sr Mgr/HOD, -
Interview KTU HRD/026
HR
Manager,
Melengkapi Exit Check Admin/ Asst./ Berkoordinasi dengan HSL/001/
4.1.4 Sr Mgr/HOD, HRD/027
List KTU departemen terkait
HR
Berkas yang sudah
HR Industrial Apabila tidak lengkap
lengkap ,diserahkan ke Admin/ Asst./
4.1.5 Relation akan dikembalikan ke
HR Department untuk KTU
Officer admin terkait
diproses
HR akan cross check
hutang piutang atau
HR akan menghitungkan
HR Industrial kewajiban karyawan
hak terakhir yang Head of HSL/001/
4.1.6 Relation yang belum dibayarkan
didapatkan oleh HRGA HRD/028
Officer kepada Finance, GA,
karyawan
dan departemen lain
yang terkait
Hak terakhir yang sudah
HR Industrial Finance akan
dihitung diajukan ke General
4.1.7 Relation melakukan verifikasi
Finance dan General Manager
Officer hak terakhir
Manager

Pembayaran Hak
Pembayaran dilakukan
Terakhir kepada
Finance selambatnya seminggu
4.1.8 Karyawan (Level Finance
Manager setelah semua approval
Support Staff/EL dan
lengkap
Daily)

Pembayaran Hak
Payroll Finance Pembayaran dilakukan
4.1.9 Terakhir Karyawan
Jakarta Manager melalui Payroll Jakarta
(Level AP/OL keatas)
Berkas karyawan keluar
Semua berkas
diserahkan ke HR HR Industrial
dipastikan lengkap dan
4.1.10 Payroll untuk Relation HR Payroll
effective date tertulis
penghapusan data Officer
jelas
karyawan di database
Dilarang menggandakan atau memperbanyak dokumen ini dalam bentuk apapun tanpa ijin tertulis
 STEANDARD OPERATING PROCEDURE

KARYAWAN KELUAR

ID Document : EHS-DPA-10-SOP Approved By : CHIEF OPERATIONAL

OFFICER
Rev/Date of review: 00 / 01 Desember 2022 Review YAD : 01 Desember 2025
dari PT. DINAMIKAPRIMA ARTHA
 STEANDARD OPERATING PROCEDURE

KARYAWAN KELUAR

ID Document : EHS-DPA-10-SOP Approved By : CHIEF OPERATIONAL

OFFICER
Rev/Date of review: 00 / 01 Desember 2022 Review YAD : 01 Desember 2025
Pembuatan Payroll
Head of Untuk karyawan level HSL/001/
4.1.11 Form untuk HR Payroll
HRGA AP/OL keatas HRD/030
penghapusan data di
Jakarta
Announcement Untuk Level Manager
4.1.12 HR HR Manager -
karyawan keluar keatas

Sesuai Standar Surat HSL/001/HR

Pembuatan Surat HR Admin Head of D/
4.1.13 Pengalaman Kerja
Pengalaman Kerja Officer HRGA 031, 032,
yang ada 033
4.2. Karyawan keluar dikarenakan pengajuan dari perusahaan / indisipliner / kesalahan berat.

No Kegiatan PIC Approval Keterangan Form

Melengkapi semua Manager, Disesuaikan dengan
Admin/ Asst./
4.2.1 persyaratan seperti yang Sr Mgr/HOD, Perjanjian Kerja
KTU
tertulis di point 2. HR Bersama yang berlaku
Head of
Melakukan perundingan
Manager dan HRGA /
4.2.2 antara karyawan dan -
HR General
pihak perusahaan
Manager
HR Industrial
Penandatanganan Surat Head of HSL/001/
4.2.3 Relation
Persetujuan Bersama HRGA HRD/029
Officer

Manager, Dipastikan dokumen

Mengisi Form Admin/ Asst./ HSL/001/
4.2.4 Sr Mgr/HOD, pendukung sudah
Perubahan Organisasi KTU HRD/012
HR lengkap
Manager,
Mengisi Exit Interview Admin/ Asst./ HSL/001/
4.2.5 Sr Mgr/HOD, -
Form KTU HRD/026
HR
Manager,
Melengkapi Exit Check Admin/ Asst./ Berkoordinasi dengan HSL/001/
4.2.6 Sr Mgr/HOD,
List KTU departemen terkait HRD/027
HR
Apabila dokumen tidak
Berkas yang sudah HR Industrial lengkap maka akan
Admin/ Asst./
4.2.7 lengkap diserahkan ke Relation dikoordinasikan
KTU
HR untuk diproses Officer dengan departemen
terkait
HR akan cross check
hutang piutang atau
HR akan menghitungkan
HR Industrial Senior kewajiban karyawan
hak-hak terakhir yang HSL/001/
4.2.8 Relation Manager yang belum dibayarkan
didapatkan oleh HRD/028
Officer HRGA kepada Finance, GA,
karyawan
dan departemen lain
yang terkait
Hak terakhir yang sudah
HR Industrial
dihitungkan, diajukan ke General
4.2.9 Relation -
Finance dan General Manager
Officer
Manager

Dilarang menggandakan atau memperbanyak dokumen ini dalam bentuk apapun tanpa ijin tertulis
dari PT. DINAMIKAPRIMA ARTHA
 STEANDARD OPERATING PROCEDURE

KARYAWAN KELUAR

ID Document : EHS-DPA-10-SOP Approved By : CHIEF OPERATIONAL

OFFICER
Rev/Date of review: 00 / 01 Desember 2022 Review YAD : 01 Desember 2025
Pembayaran Hak
Pembayaran dilakukan
Terakhir kepada
Finance selambatnya seminggu
4.2.10 Karyawan (Level Finance
Manager setelah semua
Support Staff/EL dan
approval lengkap
Daily)

Pembayaran Hak
Payroll Finance Pembayaran dilakukan
4.2.11 Terakhir Karyawan
Jakarta Manager melalui Payroll Jakarta
(Level AP/OL keatas)
Berkas karyawan keluar
Semua berkas
diserahkan ke HR HR Industrial
dipastikan lengkap dan
4.2.12 Payroll untuk Relation HR Payroll
effective date tertulis
penghapusan data Officer
jelas
karyawan di database
Pembuatan Payroll
Head of Untuk karyawan level HSL/001/
4.2.11 Form untuk HR Payroll
HRGA AP/OL keatas HRD/030
penghapusan data di
Jakarta
Announcement Untuk Level Manager
4.2.13 HR HR Manager -
karyawan keluar keatas
HSL/001/HR
Sesuai Standar Surat
Pembuatan Surat HR Admin Head of D/ 031, 032,
4.2.14 Pengalaman Kerja 033
Pengalaman Kerja Officer HRGA
yang ada
5. DOKUMEN
1. Form : HSL – 001 – HRD – 012 : Perubahan Organisasi
2. Form : HSL – 001 – HRD – 026 : Exit Interview Form
3. Form : HSL – 001 – HRD – 027 : Exit Check List
4. Form : HSL – 001 – HRD – 028 : Severance Pay Form
5. Form : HSL – 001 – HRD – 029 : Surat Persetujuan Bersama
6. Form : HSL – 001 – HRD – 030 : Payroll Form
7. Form : HSL – 001 – HRD – 031 : Reference Letter English
8. Form : HSL – 001 – HRD – 032 : Reference Letter Indonesia
9. Form : HSL – 001 – HRD – 033 : Reference Letter Simple

Dilarang menggandakan atau memperbanyak dokumen ini dalam bentuk apapun tanpa ijin
tertulis dari PT. DINAMIKAPRIMA ARTHA