MEKANISME MENJALIN KOMUNIKASI

DENGAN MASYARAKAT MELALUI SMS

HOT-LINE
No. :
Dokumen SOP/AI/PS/005/2020
No. Revisi : 0
SOP Tanggal : 02 Januari 2020
Terbit
Halaman : 1/2
Kepala UPTD Puskesmas Tukdana
Pemerintah UPTD
Kabupaten Puskesmas
Indramayu dr. Widodo Firmansyah Tukdana
NIP.19811207 201412 1 001
1. Mekanisme adalah cara kerja suatu organisasi (perkumpulan dan
sebagainya).
2. Komunikasi adalah pengiriman dan penerimaan pesan atau berita
antara dua orang atau lebih sehingga pesan yang dimaksud dapat
1. Pengertian dipahami.
3. Menjalin Komunikasi dengan Masyarakat melalui SMS hot-line
adalah komunikasi yang berlangsung antara pemimpin puskesmas
atau pelaksana program/pelayanan atau yang mewakilinya dengan
sasaran/masyarakat/LS/pelanggan puskesmas melalui media SMS
Hotline
2. Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk Mekanisme Menjalin
Komunikasi Dengan Masyarakat Melalui media SMS Hotline
Keputusan Kepala UPTD Puskesmas Tukdana Nomor:
3. Kebijakan 440/020/PKM.TKD/I/2023 tentang Media Untuk Menjalin Komunikasi
Dengan Masyarakat
 Panduan Menjalin Komunikasi Dengan Masyarakat Di UPTD
Puskesmas Tukdana
4. Referensi
 Permenkes Nomor 44 tahun 2016 tentang Pedoman manajemen
Puskesmas
5. Prosedur a. Persiapan alat dan bahan : HP, ATK, buku rekap umpan balik
b. Petugas Yang melaksanakan : Ket. Tim Mutu, Tim Penanganan
Kepuasan Pelanggan dan Petugas Informasi
c. Langkah-langkah :
1. Tim Penanganan kepuasan pelanggan menyiapkan HP, ATK
2. Tim Penanganan kepuasan pelanggan memasang nomor
kontak SMS hot-line di ruang pendaftaran, PONED ,
UGD/Ranap
3. Petugas informasi mengecek SMS hot-line setiap pagi sebelum
pelayanan
4. Petugas informasi Mencatat hasil SMS hot-line di buku rekap
umpan balik
5. Petugas informasi Mengirim sms balasan apabila pesan telah
diterima oleh puskesmas
6. Tim Penanganan kepuasan pelanggan Melakukan pertemuan
pembahasan hasil SMS hot-line pada H+1 menerima sms
7. Tim Penanganan kepuasan pelanggan Mencatat hasil
pembahasan di notulen
8. Tim Penanganan kepuasan pelanggan Menindaklanjuti
 rencana hasil identifikasi melalui SMS hot-line sesuai hasil
pembahasan
9. Tim Penanganan kepuasan pelanggan mensosialisasikn hasil
tindak lanjut perbaikan melalui SMS hot-line dan papan umpan
balik/informasi
10. Ketua Tim Mutu, PJ UKM/UKP melakukan monitoring
pelaksanaan Menjalin Komunikasi dengan Masyarakat melalui
SMS hot-line dan monev hasil tindak lanjut perbaikan dari
umpan balik melalui SMS hot-line
11. Pelaksana program/pelayanan melakukan tindak lanjut
perbaikan hasil monitoring pelaksana perbaikan kegiatan umpan
balik dari SMS hot-line

Persiapan alat dan bahan

memasang nomor kontak SMS hot-line di ruang pendaftaran,

PONED , UGD/Ranap

mengecek SMS hot-line setiap pagi sebelum pelayanan

Mencatat hasil SMS hot-line di buku rekap umpan balik

Mengirim sms balasan apabila pesan telah diterima oleh puskesmas

Melakukan pertemuan pembahasan hasil SMS hot-line pada H+1

menerima sms

6. Diagram Alir Mencatat hasil pembahasan di notulen

Menindaklanjuti rencana hasil identifikasi melalui SMS hot-line sesuai hasil

pembahasan

mensosialisasikn hasil tindak lanjut perbaikan melalui SMS Center dan

papan umpan balik/informasi

Ketua Tim Mutu, PJ UKM/UKP melakukan monitoring pelaksanaan

Menjalin Komunikasi dengan Masyarakat melalui SMS hot-line dan monev
hasil tindak lanjut perbaikan dari umpan balik melalui SMS hot-line

Pelaksana program/pelayanan melakukan tindak lanjut perbaikan

hasil monitoring pelaksana perbaikan kegiatan umpan balik dari
SMS hot-line
 7. Unit Terkait  Ketua Tim Mutu, PJ UKM/UKP, Pelaksana program/pelayanan
Tim Penanganan kepuasan pelanggan dan Petugas Informasi

8. Rekaman Historis Perubahan

No Yang dirubah Isi Perubahan Tanggal mulai diberlakukan