RMK RPS 7 - Pentingnya Teknologi Informasi Dalam Komunikasi Bisnis
RMK RPS 7 - Pentingnya Teknologi Informasi Dalam Komunikasi Bisnis
Dosen Pengampu:
Disusun Oleh:
UNIVERSITAS UDAYANA
2024
PEMBAHASAN
Berbagai jenis media digital yang ada untuk pesan bisnis terus berkembang seiring
berkembangnya teknologi komunikasi, yaitu :
1) Email konvensional, telah lama menjadi media penting untuk komunikasi bisnis,
meskipun dalam banyak kasus itu digantikan oleh alat lain yang memberikan support
untuk komunikasi instan dan kolaborasi waktu nyata.
2) Pesan, Dari perpesanan teks dasar pada perangkat seluler hingga sistem grup
multifungsi masalah seperti yang ditawarkan oleh Futurice, pengiriman pesan dalam
berbagai bentuk sekarang menjadi saingan atau melebihi email di banyak.
perusahaan.
3) Situs web, merupakan salah satu jenis media digital terpenting, dari situs bisnis
dengan beberapa halaman hingga situs perusahaan besar dengan ratusan atau ribuan
halaman.
4) Bisnis menggunakan podcast, untuk menggantikan atau menambah beberapa
panggilan konferensi, buletin, kursus pelatihan, dan aktivitas komunikasi lainnya.
5) Jaringan sosial telah berkembang menjadi komunikasi bisnis utama teknologi, dari
jaringan publik terkenal hingga pribadi, jaringan internal itu banyak perusahaan
sekarang menggunakan.
6) Situs berbagi informasi dan konten. Selain jejaring sosial, beragam sistem telah
dirancang khusus untuk berbagi konten, termasuk yang dibuat oleh pengguna situs
konten, situs kurasi media, dan situs tarıya jawab komunitas.
7) Wiki. Sifat kolaboratif dari situs web wiki yang dapat diperluas dan diedit oleh
tim,komunitas pengguna, atau publik secara luas - buat mereka cocok secara alami.
8) Blogging dan Microblogging. Usaha untuk memperbaharui konten secara cepat dan
mudah membuat Blog dan microblog seperti twitter medium yang umum saat
komunikator ingin memberi pesan dengan cepat
9) Video Online. Digital dan video online telah berubah dari alat spesial dan khusus
menjadi alat komunikasi bisnis.
Sebagian besar dari komunikasi bisnis berbentuk digital, tetapi jangan mengabaikan
manfaat pesan yang dicetak. Berikut adalah beberapa situasi yang harus anda
pertimbangkan untuk lebih menggunakan pesan cetak daripada digital:
1) Jika ingin memberikan Kesan Formal. Untuk pesan khusus, seperti memberikan
selamat atau duka cita.
2) Jika perlu untuk memberikan informasi dalam bentuk tertulis. Biasanya kontrak bisnis
dan pemerintah memerlukan informasi yang tertulis pada kertas.
3) Jika ingin menonjol diantara banyaknya pesan digital. Biasanya pesan tertulis akan
menonjol diantara pesan melalui system digital seperti Email, Twitter dan lainnya.
4) Jika ingin memiliki informasi permanen, tidak dapat diganti, atau terjamin. Sekali
sudah di cetak tidak bisa di ganti atau diubah, tidak seperti pesan digital yang bisa
diubah ubah.
5) Saat anda membutuhkan catatan dan memo yang permanen, tidak dapat diubah atau
aman dan dapat diandalkan. Setelah dicetak, mereka tidak dapat dihapus dengan satu
tekanan tombol seperti Mengubah Pesan Digital.
B. KOMPOSISI CARA UNTUK DIGITAL DAN SOSIAL MEDIA
Saat ingin berlatih menggunakan berbagai media dan saluran, kita dapat fokus
pada dasar perencanaan, penulisan, dan penyelesaian pesan daripada detail khusus dari
satu media atau sistem tertentu. Keterampilan dasar komunikasi yang diperlukan
biasanya dapat ditransfer dari satu sistem ke sistem lainnya. Terdapat 9 cara agar dapat
berhasil dalam menulis pesan dalam media digital, yaitu:
Surat elektronik (email) telah menjadi alat komunikasi bisnis yang vital selama
beberapa dekade terakhir. Awalnya, email memberikan keunggulan signifikan dalam hal
kecepatan dan efisiensi dibandingkan dengan metode tradisional seperti surat cetak atau
faksimili. Seiring berjalannya waktu, penggunaan email menjadi lazim karena menjadi
format tertentu dari pesan tertulis yang tersedia luas dan nyaman digunakan oleh jutaan
pengguna.
Saat menulis email dalam konteks pekerjaan, penting untuk diingat bahwa email
bisnis adalah medium yang jauh lebih formal daripada email untuk komunikasi pribadi.
Standar penulisan dalam email bisnis jauh lebih tinggi daripada email pribadi, dan
konsekuensi dari penulisan yang buruk atau kurang tepat bisa sangat serius. Pesan email
dan dokumen digital lainnya dapat digunakan sebagai bukti dalam tuntutan hukum atau
investigasi kriminal, dan menghapus pesan tidak menjamin bahwa pesan tersebut tidak
bisa dipulihkan oleh ahli forensik.
Pastikan setiap konten email mudah dipindai dan mudah dibaca dengan
menggunakan paragraf pendek, terutama bermanfaat bagi pembaca yang menggunakan
perangkat mobile dengan layar kecil. Gunakan daftar berbulet atau berangka untuk
memisahkan item, langkah, atau kelompok elemen lainnya.
Subjek Email: Strategi untuk Menarik Perhatian Penerima
Subjek email mungkin terlihat sepele, namun sebenarnya merupakan salah satu bagian
paling penting dari sebuah pesan email karena penerima menggunakan subjek untuk
memilih pesan mana yang akan dibaca dan kapan membacanya. Banyak pebisnis
menerima puluhan atau ratusan pesan email setiap hari, dan subjek email membantu
mereka memutuskan di mana fokus perhatian mereka harus berada. Selain itu, subjek
email sering berfungsi sebagai "label penelusuran" saat orang-orang memindai kotak
masuk mereka untuk menemukan pesan yang sudah dibaca tetapi perlu ditemukan
kembali.
Kata-kata optimal untuk subjek email tergantung pada pesan, situasi, hubungan Anda
dengan penerima, dan apakah Anda menggunakan pendekatan langsung atau tidak
langsung dalam pesan tersebut. Untuk pesan rutin dan langsung antara rekan dekat atau
bawahan yang kemungkinan besar akan membaca semua pesan Anda, deskripsi langsung
dari isi pesan seringkali sudah cukup. Namun, jika ada kemungkinan penerima akan
mengabaikan pesan Anda atau menunda membukanya, subjek email memerlukan sedikit
pemikiran kreatif.
Terutama untuk pesan-pesan penting, luangkan beberapa saat untuk merevisi dan
memeriksa ulang sebelum mengirimkan pesan. Hal ini dapat menghemat waktu dari
masalah besar dan upaya untuk mengendalikan kerusakan. Selalu prioritaskan
kesederhanaan dalam penyusunan pesan emailmu. Gunakan jenis huruf yang bersih dan
mudah dibaca, dengan teks berwarna hitam di latar belakang putih, sudah cukup untuk
hampir semua pesan email. Ketika kamu siap untuk mengirimkan pesan, jeda sejenak
untuk memeriksa kembali apa yang akan kamu lakukan sebelum menekan tombol Kirim.
Kesalahan sederhana dalam konten atau distribusi pesan dapat menyebabkan masalah
besar. Sebelum menekan tombol Kirim, pertimbangkan kembali. Pastikan Anda telah
menyertakan semua orang yang diperlukan dan tidak ada yang lain. Jika Anda sedang
membalas pesan, jangan tekan Balas Semua jika maksud Anda hanya ingin membalas
kepada pengirim pesan. Perbedaan ini bisa memalukan atau bahkan mengancam karier.
D. PESAN BISNIS
Sistem dan layanan pesan seperti Slack telah menjadi saluran komunikasi bisnis yang
penting, sebagian sebagai respons terhadap keterbatasan email. Pesan memfasilitasi
komunikasi percakapan dengan lebih baik daripada format digital lainnya, sehingga
menjadi pilihan utama untuk berbagai komunikasi sehari-hari di dalam dan antara
organisasi serta dengan pelanggan.
Bisnis menggunakan berbagai layanan untuk pesan singkat, terkadang sebagai sistem
yang berdiri sendiri dan di lain waktu sebagai fungsi komunikasi dalam kolaborasi atau
jaringan yang lebih besar. Pesan hadir dalam banyak variasi, dan perbedaan di antara
beragamnya jenisnya tidak selalu jelas,
Berikut 6 kategori pesan:
1) Pesan teks, terkadang disebut sebagai layanan pesan singkat (SMS), pada dasarnya
adalah layanan berbasis telepon. Dibandingkan dengan format lain, bisnis lebih lambat
dalam mengadopsinya pesan teks sebagai saluran komunikasi formal meskipun
popularitasnya sangat besar dengan pengguna telepon. Namun, dengan sistem
manajemen pesan baru yang dapat menanganinya pesan teks dalam jumlah besar,
ribuan perusahaan kini memasukkan SMS sebagai saluran dukungan pelanggan.
2) Pesan langsung, juga dikenal sebagai pesan pribadi, adalah cara bagi pengguna di
media sosial publik platform media seperti Twitter dan Facebook untuk berkomunikasi
secara pribadi, satu lawan satu.
3) Pesan instan dulunya merupakan layanan berbasis komputer namun kini digunakan
secara luas di ponsel.
4) Obrolan di sisi konsumen biasanya berarti obrolan grup di ruang obrolan, sedangkan
di sisi konsumen sisi bisnis biasanya merupakan percakapan empat mata antara
pelanggan dan penjualan atau staf pendukung.
5) Aplikasi pesan canggih, seperti WeChat dari China, jauh melampaui kemampuan
dasar pesan untuk termasuk belanja, jaringan sosial, perbankan, dan lainnya. Dengan
sekitar 1 miliar orang menggunakan layanan tersebut setiap hari, WeChat merupakan
kekuatan dominan dalam komunikasi bisnis di China.
6) Layanan pesan grup seperti Slack membantu tim dan kelompok kerja lainnya
berkomunikasi melalui pesan singkat tetapi biasanya juga mencakup banyak fungsi
lain, seperti berbagi file, jadwal, dan arsip pesan yang dapat dicari.
2. Tips Untuk Pesan Yang Sukses
Berikut tips untuk memastikan komunikasi yang berhasil dalam setiap sistem pesan:
● Sesuaikan nada dan tingkat formalitas sesuai dengan situasi. Dengan rekan kerja
dekat, boleh sedikit lebih santai dalam penulisan jika hal tersebut membantu dalam
berkomunikasi dengan cepat dan tidak melanggar budaya perusahaan. Perhatikan
bahwa dalam sistem pesan korporat, pesan kamu kemungkinan akan diarsipkan dan
bisa dicari oleh orang lain, jadi jangan menulis apapun yang tidak ingin kamu lihat
oleh manajer atau orang lain. Dengan pelanggan dan khalayak eksternal lainnya atau
rekan kerja yang tidak Anda kenal dengan baik, pertahankan gaya yang lebih formal,
meskipun tetap santai dalam percakapan). Selain itu, perhatikan saat mengirim pesan
kepada orang yang bahasa ibunya berbeda dengan mu; penulisan yang santai bisa
lebih sulit bagi mereka untuk memahaminya dengan cepat.
● Gunakan singkatan dengan hati-hati. Seperti halnya dengan nada dan formalitas,
sesuaikan penggunaan singkatan, seperti IMO ("menurut pendapat saya") dan HTH
("semoga membantu"), sesuai dengan situasi. Singkatan bisa mempercepat
komunikasi, tetapi mereka jelas informal dan biasanya tidak boleh digunakan saat
berkomunikasi dengan manajer senior atau pelanggan.
● Ketahui kebijakan keamanan perusahaan. Sistem pesan sangat bervariasi dalam
hal keamanan jaringan, dan perusahaan kamu mungkin memiliki aturan ketat tentang
jenis komunikasi yang kamu gunakan diizinkan untuk melakukan melalui pesan teks,
pesan kelompok kerja, atau platform lainnya.
● Jangan gunakan pesan untuk pesan panjang dan kompleks. Sistem ini
dioptimalkan untuk pesan singkat, dan membaca pesan panjang di dalamnya bisa
merepotkan. Gunakan email atau format lainnya sebagai gantinya.
● Cobalah untuk menghindari melakukan beberapa pertukaran pesan sekaligus.
Ini akan meminimalkan kemungkinan mengirim pesan kepada orang yang salah atau
membuat seseorang menunggu saat kamu sibuk dengan percakapan lain.
E. KONTEN WEBSITE
Kita mungkin tidak sering membuat konten web sesering menggunakan email
atau media sosial lainnya, tetapi anda mungkin terlibat dalam perencanaan, peninjauan
atau berkontribusi pada situs web perusahaan. Banyak dari yang dipelajari dalam
menggunakan media digital lainnya juga berlaku untuk konten situs web, meskipun ada
tantangan khusus yang harus diatasi karena sifat unik situs web.
Keserbagunaan situs web dapat menjadi keuntungan dan tantangan. Ini merupakan
keuntungan karena satu kehadiran web dapat melayani beberapa tujuan untuk beragam
audiens. Namun, keserbagunaan ini juga dapat menjadi tantangan karena membuat situs
web lebih sulit untuk direncanakan dan diorganisir dibandingkan dengan saluran
komunikasi lainnya. Setiap audiens target memiliki kebutuhan informasi yang unik, dna
mungkin memiliki sedikit minat pada materi lain yang mungkin ada di situs tersebut.
Pengunjung juga masuk ke situs dari berbagai titik. Untuk efektif, sebuah situs
web perlu memberikan setiap jenis pengunjung jalur yang jelas ke informasi yang
mereka inginkan. Para desainer situs web menggunakan istilah arsitektur informasi
yang menjelaskan struktur dan aliran navigasi dari semua bagian situs web. Jika kamu
bertanggung jawab merancang atau menyetujui struktur sebuah situs web,
pertimbangkan beberapa tips berikut:
Semua yang kamu ketahui tentang menulis efektif berlaku juga untuk konten web,
tetapi perlu diperhatikan poin-poin tambahan berikut:
Podcasting adalah proses merekam file audio atau video dan mendistribusikannya
secara online.Seiring dengan semakin populernya podcasting, banyak bisnis kini
menghosting saluran podcast mereka sendiri. Adapun hal hal yang perlu diperhatikan
untuk membuat podcast, yaitu
Tidak perlu terlalu rumit, beri nama podcast secara jelas sehingga audiens target
Anda dapat dengan mudah memahami isi dari podcast.
Meskipun beberapa orang mungkin menganggap langkah ini tidak penting, kami
sangat merekomendasikan memberikan identitas merek pada podcast Anda. Hal ini
sangat penting karena Anda ingin membedakan podcast Anda di antara berbagai konten
yang tersedia di internet. Ketika seseorang menjelajahi media sosial atau platform
podcast, pastikan podcast Anda menarik perhatian pendengar dengan identitas visual
yang kuat. Anda dapat mengandalkan desainer profesional untuk membantu menciptakan
identitas merek yang konsisten, termasuk logo, foto profil, foto sampul, dan template
untuk berbagai platform media sosial seperti Instagram, Facebook, Twitter, dan LinkedIn.
Konten buatan pengguna atau user generated content (UGC) merupakan informasi
yang dipublikasikan seorang pengguna situs web tanpa dibayar. Informasi tersebut dapat
berupa foto, video, blog atau posting forum diskusi, komentar yang biasanya dibuat
melalui situs web media. UGC juga menjadi cara yang bagus untuk menumbuhkan rasa
kebersamaan di antara para pelanggan dan penggemar. Perusahaan dapat mendorong
pengiriman UGC di situs web mereka sendiri atau melalui platform media sosial lainnya
untuk mempromosikan brand mereka.
3) Social Video
Sosial video merupakan jenis konten video yang dibuat dan dibagikan melalui
platform media sosial untuk tujuan komunikasi bisnis. Ini melibatkan penggunaan video
untuk menyampaikan pesan, mempromosikan produk atau layanan, atau berinteraksi
dengan audiens secara langsung. Sosial video dapat menjadi alat yang kuat untuk
meningkatkan keterlibatan, menciptakan hubungan yang lebih dekat dengan pelanggan
dan memperluas jangkauan merek. Ini memungkinkan perusahaan untuk mengeksplorasi
kreativitas mereka dan beradaptasi dengan tren komunikasi digital yang terus
berkembang.
4) Content curation
Komunikasi bisnis yang sering digunakan dalam media sosial biasanya lebih
kepada pembuatan konten promosi.
Penggunaan bahasa tidak formal dalam media sosial lebih baik karena media
sosial tidak semua orang mengerti apa yang disampaikan kita jika menggunakan bahasa
formal. Peluang menggunakan bahasa non-formal juga dapat mencakup semua market
pasar bisa dari usia remaja sampai tua. Penulisan konten lebih mengutamakan kalimat
bahasa perangsang untuk bisa membeli produk. Tidak terlalu padat dan bertele-tele.
Melibatkan diri dalam komunikasi memang membuat nyaman, dan segan dari
pembeli terutama kecepatan respon dari penjual terhadap calon pembeli menambah nilai
lebih dari kepercayaan pembeli. Penjual juga jangan pernah menghindari kritik, karena
kita dapat mengambil kesempatan untuk memperbaiki kesalahan informasi atau
menjelaskan bagaimana kesalahan akan diperbaiki.
Jaringan umum Facebook merupakan yang terbesar dan paling terkenal di antara
Jaringan-jaringan ini. Perusahaan facebook untuk pemasaran dan komunikasi pelanggan
dengan berbagai cara, mulai dari memposting informasi penggunaan produk yang
bermanfaat hingga menjawab keluhan dan pertanyaan.
Jaringan publik dan khusus merupakan Jaringan yang berfokus pada kebutuhan
dan minat audiens tertentu. Yang paling banyak digunakan adalah Linkedin, dengan
penekanannya pada Jaringan yang berhubungan dengan karier dan penjualan.
Salah satu aspek yang paling menarik dari jejaring sosial untuk komunikasi internal
dan eksternal adalah berbagai pilihan yang anda miliki untuk terhubung dengan
komunitas anda dan untuk membuat dan berbagi konten:
Nilai yang ditawarkan jejaring sosial seringkali berasal dari wawasan dan
informasi asli yang diberikan kepada pembaca. Pendekatan yang efektif adalah
mempertimbangkan kebutuhan dan keinginan koneksi sosial anda dan menawarkan
informasi yang dapat meningkatkan aspek kehidupan pribadi atau profesional. Berbagi
informasi dapat dipicu oleh perubahan atau peristiwa, seperti menginformasikan
karyawan tentang kebijakan baru, atau oleh kepentingan pribadi, seperti meningkatkan
visibilitas diri atau perusahaan sambil membantu orang lain. Mislanya, kita bisa
membagikan tips dalam menggunakan produk yang efektif. Jika informasi yang
dibagikan berguna untuk pembaca, dapat menaikan reputasi merek.
Kurasi konten melibatkan membagikan tautan ke artikel atau video yang berguna
melalui media sosial, membuat situs web khusus untuk konten orisinal, atau
menggunakan layanan. Ini juga bisa digunakan untuk komunikasi internal dalam
perusahaan, memungkinkan karyawan untuk mengikuti perkembangan dalam profesi atau
industri tempat perusahaan beroperasi. Mengatasi konten untuk audiens target bisa
meningkatkan nilai dan menegaskan keahlian. Namun, ada dua masalah etika yang perlu
diperhatikan. Pertama, hindari menyalin konten orang lain dan kedua, sebelum
menyebarkan informasi pastikan untuk menyaring materi dengan cermat dan sesuai
kebutuhan audiens.
Salah satu kunci utama dari konten yang dihasilkan pengguna (UGC) yang efektif
adalah mempermudah orang untuk berkontribusi dengan konten yang dianggap berharga
oleh orang lain. Ini dapat dilakukan dengan mendorong konten yang relevan dan berguna
bagi rekan-rekan, serta dengan menyediakan konten yang mudah diakses, dikonsumsi,
dan dibagikan. Contohnya, saluran bermerek di Youtube memungkinkan perusahaan
mengatur video mereka dengan rapi. Kemudian pengguna dapat dengan mudah
membagikan video tersebut melalui berbagai platform media sosial.
L. BLOGGING
Blog adalah jurnal daring yang memungkinkan personalisasi dan pembaruan yang
lebih mudah daripada situs web konvensional, yang menjadi kekuatan utama dalam
komunikasi bisnis. Untuk menjaga hubungan positif dengan audiens target, blogger bisnis
harus mengikuti beberapa pedoman penting:
Pesan bisnis tradisional yang ditujukan untuk khalayak yang luas cenderung
dihasilkan dengan hati-hati dan disampaikan dalam "suara perusahaan" yang impersonal
dan objektif. Namun, blog bisnis yang sukses cenderung menunjukkan gaya pribadi
penulisnya. Audiens merasa lebih terhubung dengan pendekatan yang autentik ini dan
sering kali membentuk ikatan emosional yang kuat dengan organisasi blogger.
Blog yang sukses mencakup topik yang benar-benar penting bagi pembaca dan
menawarkan informasi yang berguna tanpa terlalu menekankan produk promosi. Topik
yang dipilih tidak perlu kontroversial atau provokatif; yang terpenting, topik tersebut
harus relevan dan menarik bagi audiens target Anda.
M. MIKROBLOG
Microblog merupakan variasi dari blog yang pesannya dibatasi secara ketat pada
jumlah karakter tertentu. Twitter adalah sistem yang paling terkenal, namun masih
banyak sistem lain yang ada. Beberapa perusahaan memiliki sistem microblog pribadi
hanya untuk pengguna internal, baik sebagai layanan mandiri atau sebagai bagian dari
sistem kolaborasi yang lebih luas. Seperti blog biasa, microblogging dengan cepat
menarik perhatian para pengguna bisnis dan sekarang menjadi media bisnis utama.
Mikroblog digunakan untuk sebagian besar aplikasi blog seperti Twitter, memiliki
perbedaan signifikan dari blog tradisional. Pertama, pembatasan panjang pesan
membutuhkan gaya penulisan yang lebih singkat dan padat. Ini dianggap keindah
microblogging karena memaksa penulis untuk menyampaikan pesan secara langsung.
Namun, beberapa pengguna mungkin tidak senang dengan perubahan, seperti ketika
twitter meningkatkan batasan karakter menjadi 280. Untuk mengatasi pembatas,
pengguna dapat membuat rantai pesan, mengubah teks menjadi gambar, atau menautkan
ke platform lain.
Wiki adalah alat yang sangat berguna ketika perusahaan perlu mengatur informasi
besar tentang suatu subjek dan memperoleh kontribusi dari berbagai penulis. Konsep
dasarnya mirip dengan Wikipedia, ensiklopedia sumber terbuka yang sudah familiar bagi
banyak orang. Dalam konteks bisnis, wiki digunakan untuk berbagai tujuan, seperti
kamus referensi, panduan pengguna, dan panduan layanan pelanggan. Sebagai contoh,
Schneider Electric menggunakan wiki untuk membuat kamus referensi teknis bagi ribuan
karyawan mereka di seluruh dunia, memastikan konsistensi dan efisiensi dalam berbagi
informasi.