Mengapa pengendalian persediaan perlu dilakukan?

Pengendalian adalah upaya yang dilakukan untuk membandingkan kinerja dengan standar yang
ditentukan, rencana, atau tujuan. Hal ini berfungsi untuk menilai kinerja telah berjalan sesuai dengan
standar yang ditentukan dan Apakah sumber daya yang ada telah digunakan dengan cara yang paling
efektif dan efisien dalam mencapai tujuan perusahaan. Sehingga perusahaan akhirnya dapat segera
memulai Langkah-langkah perbaikan yang diperlukan. Demikian pula dengan persediaan yang
merupakan bagian dari perusahaan. Persediaan merupakan Sesuatu hal yang sangat penting dan
aset yang paling mahal bagi perusahaan. Karena dalam perusahaan kadang-kadang hampir sekitar
50% total aset yang dimiliki perusahaan itu adalah persediaan jadi, hampir 50% aset atau investasi
yang dimiliki perusahaan adalah persediaan. Persediaan adalah segala sesuatu atau sumber daya
yang disimpan perusahaan sebagai bentuk antisipasi terhadap pemenuhan permintaan. Tanpa
persediaan, perusahaan akan dihadapkan pada risiko bahwa suatu waktu perusahaan tidak dapat
memenuhi keinginan pelanggan.

Menurut saya, bahwa persediaan itu penting dan perlu dilakukan karena ada suatu kondisi yang
namanya ketidakpastian. Dalam ekonomi dikenal istilah ketidakpastian jadi, ada keadaan atau
kondisi yang tidak pasti. Dengan adanya kondisi ketidakpastian ini, manajer harus mampu
memastikan setiap permintaan dapat diantisipasi, setiap permintaan dari konsumen itu harus dapat
diperkirakan, dan harus dapat kita penuhi, padahal sesungguhnya manajer tidak selalu dapat
memprediksi dengan akurat apa yang diinginkan oleh konsumen. Ini kondisi dimana menginginkan
barang tersebut, berapa banyak, dan pada periode seperti apa konsumen menginginkan persediaan
tersebut. Pengendalian persediaan harus dilakukan karena persediaan harus dirancang sedemikian
rupa sehingga menghemat biaya dan pengorbanan bisnis. Stok yang terlalu rendah mengganggu
kelancaran kerja perusahaan tersebut. Misalnya, pengiriman bahan baku dari perusahaan industri
kurang, proses produksi terganggu. Ini mengurangi volume produksi, membuat pekerjaan menjadi
tidak efisien dan mengurangi keuntungan. Sebaliknya, ketika persediaan terlalu banyak, banyak
barang yang rusak karena disimpan terlalu lama, biaya penyimpanan menjadi mahal, asuransi
menjadi lebih tinggi, dan kelebihan persediaan berarti pengangguran dan modal kerja yang tidak
produktif. Oleh karena itu, jumlah stok harus ditentukan setepat mungkin. Tidak terlalu banyak dan
tidak terlalu sedikit.

Cara mengendalikan persediaan

 Model Deterministik

Dalam model deterministik ini semua parameter serta variabel telah diketahui atau dapat dihitung
secara pasti. Model persediaan sederhana yakni EOQ (Economic Order Quantity) termasuk di dalam
model deterministik dengan beberapa asumsi yang digunakan di dalam model EOQ. merupakan
model persediaan yang sederhana. Model ini bertujuan untuk menentukan ukuran pemesanan yang
paling ekonomis yang dapat meminimasi biaya-biaya dalam persediaan. Selain EOQ, model-model
lain yang dapat digunakan untuk pengendalian persediaan deterministik antara lain: Production
Order Quantity (POQ), Quantity Discount, Economic Lot Size (ELS), Maximum-Minimum Stock Level,
dan Back Order Inventory.

 Metode Economic Order Quantity (EOQ).

Economic Order Quantity (EOQ) adalah jumlah kuantitas barang yang dapat diperoleh dengan biaya
yang minimal, atau sering dikatakan sebagai jumlah pembelian yang optimal. Model Economic Order
Quantity (EOQ) ini sangat direkomendasikan untuk mengendalikan total biaya persediaan. Dengan
peramalan yang telah dilakukan, hasilnya menunjukkan bahwa biaya pemesanan perusahaan
berbanding lurus dengan frekuensi pemesanan. Jika perusahaan mengurangi banyaknya pemesanan
maka biaya pemesanan dapat dikurangi. Metode ini akan sangat menjanjikan terhadap persediaan
perusahaan, dimana dengan biaya persediaan yang ekonomis akan tetap menghasilkan produk yang
berkualitas baik dan tentunya keuntungan yang meningkat (Gonzalez, 2010)

 Metode Periodic Order Quantity (POQ)

Period Order Quantity (POQ) merupakan pendekatan menggunakan konsep jumlah pemesanan
ekonomis agar dapat dipakai pada periode bersifat permintaan diskrit atau beragam. Teknik ini
dilandasi oleh metode EOQ, dengan mengambil dasar perhitungan pada metode pesanan ekonomis
maka akan diperoleh besarnya jumlah pesanan yang harus dilakukan untuk interval periode
pemesanannya dalam satu periode. Model ini dapat diterapkan ketika persediaan secara terus
menerus mengalir atau terbentuk sepanjang suatu periode waktu setelah dilakukan pemesanan.
POQ menghitung interval pemesanan yang optimal dengan menggunakan data bulan sebelumnya,
serta dalam satu bulan diasumsikan menjadi 4 minggu. Dalam perhitungannya, dapat diketahui
kuantitas pemesanan yang ekonomis dengan satuan serta interval pemesanan tetap atau jumlah
interval pemesanan tetap dengan bilangan bulat (Septiyana, D., 2016).

 Metode Maximum-Minimum Stock Level

Konsep metode Min-max ini dikembangkan berdasarkan suatu pemikiran sederhana untuk
menjaga kelangsungan beroperasinya suatu pabrik, beberapa jenis barang tertentu dalam jumlah
minimum sebaiknya tersedia di persediaan, supaya sewaktu-waktu ada yang rusak, dapat
langsung diganti. Tetapi Barang yang tersedia dalam persediaan tadi juga jangan terlalu banyak,
ada maksimumnya supaya biayanya tidak terlalu mahal. Cara kerja metode Min-Max yaitu,
apabila persediaan telah melewati batas-batas minimum dan mendekati batas Safety Stock,
maka Reorder harus dilakukan, Jadi batas minimum adalah batas Reorder Level. Batas maksimum
adalah batas kesediaan perusahaan atau manajemen menginvestasikan uangnya dalam bentuk
persediaan bahan baku. Jadi dalam hal batas maksimum dan minimum digunakan untuk dapat
menentukan Order Quantity (Indrajit dan Djokopranoto, 2003:51).

 Model Probabilistik

Sistem persediaan probabilistik digunakan apabila salah satu dari permintaan, lead time atau
keduanya tidak dapat diketahui dengan pasti. Suatu hal yang harus diperhatikan dalam model ini
adalah adanya kemungkinan stock out yang timbul karena pemakaian persediaan bahan-baku yang
tidak diharapkan atau karena waktu penerimaan yang lebih lama dari lead time yang diharapkan.
Untuk menghindari stock out perlu diadakan suatu fungsi persediaan pengaman yaitu suatu
persediaan tambahan untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya stock out. Dalam
persediaan probabilistik dikenal adanya 2 model dasar, yaitu model P dan model Q.

Faktor-faktor apa saja yang perlu diperhatikan

1. Jumlah produksi yang dibutuhkan, bertujuan untuk menjaga kelangsungan proses

produksi. Semakin banyak jumlah bahan baku yang dibutuhkan dalam satu periode,
maka akan semakin besar pula tingkat persediaan bahan baku.
2. Kontinuitas produksi. Dalam keberlanjutan proses produksi, diperlukan tersedianya
tingkat persediaan bahan baku yang tinggi dan sebaliknya.
3. Sifat bahan baku/penolong. Perlu diketahui apakah bahan baku/penolong memiliki sifat
mudah rusak (durable goods) atau bersifat tahan lama (undurable goods). Bahan baku
yang bersifat mudah rusak tidak dapat disimpan lama, oleh karena itu tidak perlu
 menyimpan dalam jumlah yang banyak. Sedangkan untuk bahan baku yang memiliki sifat
tahan lama, maka perusahaan dapat mengambil opsi melakukan penyimpanan bahan
baku dalam jumlah yang banyak.
4. Harga bahan baku. Harga bahan baku yang akan dipergunakan dalam proses produksi
terhadap persediaan bahan baku yang dilakukan dalam perusahaan akan menjadi faktoe
penentu seberapa besarnya dana yang harus disediakan oleh perusahaan apabila akan
melakukan persediaan atau pembelian bahan baku.
5. Lead Time atau waktu tunggu, yakni waktu tunggu bahan baku dari mulai dipesan
sampai bahan baku tersebut datang. Waktu tunggu ini sangat perlu untuk diperhatikan,
karena sangagat berpengaruh pada proses produksi.
6. Perkiraan pemakaian bahan baku. Sebelum perusahaan yang bersangkutan ini
melakukan pembelian bahan baku, sebaiknya manajemen perusahaan ini dapat
memperkirakan pemakaian bahan baku tersebut untuk keperluan proses produksi
tersebut dalam perusahaan yang bersangkutan. Berapa banyaknya bahan baku tiap unit
yang akan dipergunakan untuk untuk setiap kali produksi ataupun tiap periode produksi.
Dengan demikian maka manajemen akan mempunyai gambaran tentang pemakaian
bahan baku untuk melaksanakan proses produksi pada produksi atau periode produksi
yang akan datang, baik dalam jenis bahan baku maupun jumlah bahan baku dari masing-
masing jenis tersebut.
7. Model pembelian bahan baku akan menentukan besar kecilnya persediaan bahan baku
yang dilakukan dalam perusahaan. Pemilihan model pembelian bahan baku, tentunya
disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang ada dalam internal perusahaan.
8. Persediaan pengaman (safety stock). Persediaan pengaman (safety stock) merupakan
persediaan inti dari bahan baku yang harus dipertahankan untuk dapat memberikan
jaminan terhadap keberlangsungan produksi. Safety stock tidak boleh dipakai kecuali
dalam keadaan darurat seperti terjadi bencana alam, terjadi kelangkaan bahan baku di
pasaran, dan lain-lain. Safety stock ini juga dapat digunakan perusahaan apabila terjadi
kekurangan bahan baku atau keterlambatan datangnya bahan baku yang dibeli oleh
perusahaan sehingga proses produksi yang berlangsung dalam perusahaan tidak
terganggu karena kekurangan bahan baku. Karena sifatnya yang permanen, maka dari itu
safety stock termasuk dalam kelompok aktiva tidak lancar.
9. Titik pemesanan kembali (reorder point), adalah titik dimana perusahaan sudah harus
melakukan pemesanan kembali dengan sedemikian rupa sehingga bahan baku yang
dipesan dapat diterima secara tepat waktu dimana persediaan diatas safety stock sama
dengan nol. Dalam melaksanakan reorder point perusahaan akan memperhatikan waktu
tunggu (lead time) yang diperlukan dalam pembelian bahan baku tersebut sehingga
bahan baku yang dibeli dapat sampai kegudang dengan waktu yang tepat

Menurut Rangkuti (2007), model reorder point ditentukan oleh jumlah permintaan dan masa
tenggangnya, yaitu :

1. Jumlah permintaan dan masa tenggangnya konstan.

2. Jumlah permintaan berupa variabel, sedangkan masa tenggangnya konstan.

3. Jumlah permintaan konstan, sedangkan masa tenggangnya berupa variabel.

4. Jumlah permintaan dan masa tenggang berupa variabel.

Sumber:

Modul EKMA4413 ( Riset Operasi )

https://ejournal3.undip.ac.id/index.php/ieoj/article/download/34380/27123

https://ilmu.lpkn.id/2021/02/13/pengendalian-persediaan-bahan-baku-sebagai-faktor-penting-
dalam-kelancaran-proses-produksi/