JABATAN PEMBANGUNAN KEMAHIRAN KEMENTERIAN SUMBER MANUSIA ARAS 7 & 8 BLOK D4, PARCEL D 62502 PUTRAJAYA

KERTAS PENERANGAN
PROGRAM / PROGRAM TAHAP / LEVEL NO. DAN TAJUK MODUL/MODULE NO. AND TITLE NCS-CORE ABILITIES (Z-009) L1 03 - MANAGING SYSTEM 06.01 : UNDERSTAND SYSTEMS KEBOLEHAN / ABILITIES 06.04 : ADAPT COMPETENCIES TO NEW SITUATIONS/ SYSTEMS AT THE END OF THE MODULE, TRAINEES WILL BE ABLE TO: 1) UNDERSTAND SYSTEMS 2) ADAPT COMPETENCIES TO NEW SITUATIONS/SYSTEMS. Z-009 / M03 / P(1) Muka : 1 drp : 4

OBJEKTIF MODUL / MODULE OBJECTIVE

NO. KOD

TAJUK: SISTEM ORGANISASI DAN PERSEKITARAN KERJA TUJUAN: Memberi pengetahuan supaya pelatih-pelatih dapat memahami sistem sosial, organisasi dan sistem teknologi di tempat kerja serta hubungan antara sistem dan organisasi ke arah mencapai matlamat organisasi. PENERANGAN: Istilah pengorganisasi dapat ditakrifkan sebagai penyusunan sumber-sumber organisasi tersebut dalam bentuk kesatuan dan cara yang berkesan agar matlamat dan objektif organisasi yang dirancang dapat dicapai.Pengorganisasian menentukan cara mana matlamat tersebut akan dicapai dan menetapkan peranan dan tugas yang mesti dijalankan oleh tiap-tiap pekerja dan staf organisasi serta hubungannya antara satu dan yang lain.

NO KOD
1.

Z-009 / M03 / P(1)

JENIS-JENIS ORGANISASI

Muka : 2

drp : 4

Terdapat 2 jenis organisasi di dalam sistem pentadbiran iaitu: 1.1 ORGANISASI FORMAL Di dalam organisasi formal ciri-ciri autoritatif yang mutlak kepada seseorang pengurus jelas kelihatan berbanding dengan organisasi tidak formal. Kewibawaan dan kuasa seseorang pengurus diperolehi daripada jawatannya di dalam hierarki pengurusan.Kuasa terletak ditangan pengawal atasan dan setiap pengurus yang tertakluk di bawahnya. Di dalam organisasi formal,proses membuat keputusan kurang berbentuk pemusatan di mana keputusan di buat bergantung kepada jabatan. Organisasi formal wujud kerana ia mengawal pada pencapaian matlamat organisasi yang mengutamakan daya pengeluaran. 1.2 ORGANISASI TIDAK FORMAL Bagi organisasi tidak formal,ciri-ciri autokratik jelas tergambar keputusan yang di ambil oleh golongan pengurus yang konservatif ini biasanya mengambarkan pertanyaan nilai di antara pihak yang bersifat progmantik dan dognatik. Organisasi tak formal wujud secara mutlak memenuhi keberuntungan sosial dan mementingkan ciri kemanusian serta interksi sosial. 2. KONSEP MATLAMAT DI DALAM ORGANISASI

Matlamat adalah satu objektif yang ingin di capai oleh seseorang,sesebuah kumpulan atau organisasi. Matlamat adalah pendorong utama kepada semua bentuk tingkah laku manusia dan penentu kepada bentuk operasi sesebuah negara. Matlamat sesebuah organisasi terbahagi kepada 2 iaitu: (a) (b) Matlamat Rasmi (Stated Goals) Matlamat Operasi (Operation Goals).

Matlamat rasmi adalah matlamat yang wujud secara ideal manakala matlamat beroperasi pula merupakan matlamat yang telah dicapai setelah ditakrifkan syaratsyarat matlamat rasmi sesebuah organisasi itu. Matlamat-matlamat organisasi adalah tetap namun dalam beberapa hal ia cenderung untuk membentuk perkembangan baru kerana pada asasnya ia bergantung kepada kepuasan aspirasi individu maka perjalanan bekerja berubah. Matlamat-matlamat organisasi adalah merupakan matlamat yang dinamik ia melibatkan pengaruh-pengaruh faktor dalaman dan luaran dalam menentukan pencapaian sesuatu hasil matlamat.

NO KOD

Z-009 / M03 / P(1)

Muka : 3

drp : 4

Matlamat-matlamat itu sendiri mempunyai sub kumpulan tertentu,oleh itu menjadi tanggungjawab pihak pengurusan untuk mengawal dan menstabilkan perbezaan dan konflik yang berlaku atau punca-punca keluaran. Pada umumnya konflik-konflik ini berlaku dalam konteks pengeluaran dan pemasaran,dan jika tidak dikawal akan melibatkan konflik individu dan personel. Dalam perbincangan di atas telah pun dijelaskan bahawa matlamat-matllamat adalah dinamik dan seringkali bergerak ke arah perubahan dan perubahan-perubahan matlamat ini berlaku disebabkan oleh beberapa faktor yang meliputi: (a) (b) (c) Anjakan matlamat Penggantian matlamat Kepelbagaian matlamat.

Perubahan-perubahan dalam matlamat ini akan pastinya melibatkan penilaian terhadap matlamat-matlamat tersebut.Ini disebabkan dengan wujudnya penilaian ini akan membantu pihak pengurusan mengatur strategi bagi meningkatkan prestasi organisasi masing-masing.Berhubung dengan proses penilaian sesuatu pencapaian hasil dan matlamat itu,maka ia melibatkan pandangan terhadap dua aspek utama iaitu kecekapan dan keberkesanan. Sesuatu organisasi dikatan berkesan jika matlamat yang dicapai dapat menimbangi kos yang dikeluarkan.Begitu juga dengan kecekapan,sesebuah organisasi itu dikatakan cekap apabila ia berjaya memperolehi hasil dan mencapai matlamatnya dalam tempoh yang ditetapkan. 3. HUBUNGAN ANTARA STRUKTUR SISTEM DAN MATLAMAT ORGANISASI

Antara hubungan antara struktur sistem dan matlamat organisasi ialah: (a) (b) (c) (d) (e) Matlamat menentukan bentuk struktur sistem Struktur yang mudah yang dapat menunaikan tugasan/kerja-kerja adalah yang terbaik Struktur yang sesuai untuk melakukan kegiatan-kegiatan ini Bentuk struktur sistem dengan mengambil kira kegiatan utama untuk mencapai matlamat dengan keputusan terbaik Sistem yang sesuai dengan betul akan menghasilkan matlamat dengan hasil yang baik DISKRIPSI KERJA

4.

Diskripsi kerja adalah kenyataan bertulis yang menerangkan bidang tugas bagi sesuatu jawatan,bagaimana dan kenapa ia dilakukan lebih memfokuskan kepada kerja itu sendiri berdasarkan skop,persekitaran dan keadaan sesuatu pekerjaan. Speksifikasi kerja pula lebih memfokuskan kepada pekerja di mana ia hanya memerlukan kelayakan minimum untuk melaksanakan sesuatu tugas yang dibaiki dengan baik.Speksifikasi kerja akan menentukan pengetahuan,kemahiran dan keupayaan yang diperlukan untuk melaksanakan sesuatu kerja itu dengan efektif. Kedua-dua kenyataan ini penting bagi seseorang pengurus mula melatih dan memilih pekerja.Diskripsi kerja boleh digunakan untuk menerangkan skop kerja kepada calon yang berpontensi.

NO KOD

Z-009 / M03 / P(1)

Muka :

drp : 4

SOALAN :

1.

Senaraikan 2 jenis organisasi di dalam sistem pentadbiran.

_____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ 2. Apakah yang dimaksudkan dengan diskripsi kerja?

______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. Senaraikan 2 jenis matlamat organisasi.

_____________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

RUJUKAN: 1. Ahmad Atory Hussain, Pengurusan Organisasi, Utusan Publications & Distributaors Sdn.Bhd. (muka surat :112-125). 2. John M.Ivancevich,Ph.D(University of Houston), Thomas University of Houston. Business and Management (muka surat :246-251). N.Deuning,DBA