MEMAHAMI FUNGSI DAN

PENGURUSAN ORGANISASI

Oleh:
DATUK ABDULLAH HJ. MOHD. SAID
Pendaftar

KURSUS KEPIMPINAN SIRI 1/2014, 18 FEBRUARI 2014 (SELASA), 2.30 PETANG

OBJEKTIF KURSUS
Memahami;
Definisi Organisasi dan Pengurusan
Teori pengurusan (Ciri-ciri, Prinsip-prinsip)
Fungsi Pengurusan
Peranan Pengurus
Tahap Pengurusan
Kemahiran pengurusan
Kepimpinan dalam Pengurusan
Kaedah Pengurusan Organisasi yang Berkesan dalam

Konteks UMS
2

DEFINISI ORGANISASI?
Satu unit sosial yang

mengandungi individu
yang bekerjasama dan
saling bergantungan
antara satu sama lain
bagi mencapai
matlamat setiap
individu itu dan
organisasinya
3

CIRI-CIRI ORGANISASI
Mempunyai identiti sendiri
Mempunyai hierarki atau

tingkat autoriti
Mempunyai struktur atau
pembahagian kerja
Mempunyai peraturan,
dasar, prosedur dan sistem
hubungan bagi
menjalankan aktiviti
organisasi

CONTOH ORGANISASI
FORMAL

UMS
Kastam
Imegresen

INFORMAL
Keluarga
Persatuan Sukarela
(NGO)
Jawatankuasa Masjid

DEFINISI PENGURUSAN?
Getting things done through other people
..is the prosess of achieving organizational

missions and objectives through the

coordinated behaviour of organizational
members. (Michael & Jones 2000)
.. is the process of working with people
and resources to accomplish organizational
goal. (Snel, Bateman 2000)

CIRI-CIRI PENGURUSAN
kecekapan

Proses
Doing the
things right /
Doing the right
things

Keberkesanan
Hasil/Outcome

PRINSIP-PRINSIP PENGURUSAN

HASIL /
OUTPUT
8

Henry Fayol (1841-1925)

FUNGSI PENGURUSAN?
6.

MISI
/ VISI
5.

Controlling

4.

Evaluating

1.

Planning

MANAGEMENT
Coordinating

3.

2.

Organizing

Directing

FUNGSI PENGURUSAN
- Perancangan (Planning)
Proses merangka aktiviti (strategi) yang perlu

dilakukan bagi mencapai matlamat organisasi

10

FUNGSI PENGURUSAN
- Perancangan bermula di mana??

YANG MANA LEBIH BAIK

11

FUNGSI PENGURUSAN

- Perancangan :Langkah dan Kawalan??

Langkah 1
Tetapkan
tujuan &
objektif

Tujuan

Langkah 2
Kenalpasti
situasi &
penentuan
Visi/Misi

Langkah 3
Tentukan
kekuatan/
kelemahan/
peluang/
ancaman
(SWOT)

Perancangan

Langkah 4
Bentuk
strategi &
tindakan &
pantau/ nilai

T
U
J
U
A
N

Kawalan ukur
prestasi/bandingkan/
pembetulan

12

FUNGSI PENGURUSAN

- Pengorganisasian (Organizing)
Satu proses menentukan tugas yang perlu dilaksanakan, siapa yang akan
melaksanakan, bagaimana tugas-tugas akan diatur dan dikoordinasikan.

4W 1 H

Kawalan &
maklumbalas

Membentuk asas
Menentukan tugas & mendiskripsi tugas
Mendefinisikan hubungan kerja

Merekabentuk organisasi
Mengumpul ahli-ahli organisasi
Mengembangkan sistem integrasi/bersepadu
Fokus & membuat keputusan
13

FUNGSI PENGURUSAN

- Memimpin (Directing)
Kebolehan atau kemahiran untuk
mempengaruhi pekerja dalam
mencapai matlamat organisasi bagi
(kebiasaannya tahap penyelia dan ke
atas):
Menjamin aktiviti organisasi teratur,
lancar dalam suasana harmoni
Menentukan arah tuju yang jelas
untuk pekerja dan memahamkan
tentang peranan mereka dalam
mencapai matlamat
Melibatkan kuasa, motivasi,
kepimpinan dan sistem komunikasi
14

FUNGSI PENGURUSAN

- Penyelarasan (Coordinating)
Menjadikan unsur-unsur yang
berbeza menjadi satu. Contohnya:
Penyelarasan melalui
Perancangan
Penyelarasan melalui Penganjur
Penyelarasan melalui Kakitangan
Penyelarasan melalui Pengarahan
Penyelarasan melalui Mengawal

15

FUNGSI PENGURUSAN

- Pengawalan (Controlling)
Proses mengukur kemajuan
terhadap prestasi matlamat yang
dirancang dan membuat
pembetulan jika aktiviti/kemajuan
tidak selaras/selari dengan objektif
yang ditetapkan
Kitaran Kawalan:
Awalan pastikan arahtuju &
sumber input betul
Semasa pastikan proses
berjalan mengikut perancangan
Selepas pastikan hasil menepati
piawaian

16

FUNGSI PENGURUSAN

- Pengawalan (Controlling)
Gandingan dengan perancangan
Kawalan:
Pengukuran prestasi

Perancangan:
Penetapan objektif
Penentuan kaedah
mencapainya

Tindakan
(Pengorganisasian)

Kawalan:
Bandingkan dengan
perancangan

Kawalan:
Tindakan pembetulan

17

FUNGSI PENGURUSAN

- Contoh: Controlling
Panduan Kawalan Pengurusan Organisasi
(Audit Negara)
Struktur Organisasi Lengkap, isi jawatan yang
layak

Lembaga Pengarah Pelantikan

Pengurusan Sumber Manusia Waran
diisi/Pelan Peralihan/Latihan
Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan
mesyuarat setiap 3 bulan/lapor ke KPT
MPK/FM Lengkap/kemas
18

FUNGSI PENGURUSAN

- Penilaian (Evaluating)
Merujuk kapada proses menyampaikan balik kepada kakitangan secara
berterusan tentang sebaik mana mereka menjalankan tugas untuk
organisasi James A . F . Stoner management ( 1987 ) Hal 547.
Boleh diukur berdasarkan:
Kecekapan
Keberkesanan (sejauh
mana strategi mencapai
matlamat)
Produktiviti (penggunaan
tenaga manusia)
Kualiti Prosedur (kepuasan
pelanggan)
Perkhidmatan yang
ditawarkan
19

Siapa Pengurus?

Individu yang terlibat dalam mengurus

perancangan, mengorganisasi, memimpin &
mengawal semua aktiviti organisasi supaya
segala matlamat yang ditetapkan dicapai.

ADAKAH ANDA SEORANG PENGURUS??

20

Peranan Pengurus?
Peranan
Interpersonal
Tunggak
(figurehead)
Pemimpin
(leader)
Penghubung
(liason)

Peranan Pemberi
Maklumat

Peranan Pembuat
Keputusan

Pemantau
(monitor)
Penyampai
(disseminator)
Jurucakap
(spokeperson)

Usahawan
(entrepreneur)
Pengaman
(disturbance
handle)
Pengagih
sumber
(resource
allocator)
Perunding
(negotiator)

Henry Mintzberg, The Managers Job: Folklore & Fact

21

Tahap-tahap Pengurusan
Pegawai-pegawai Utama
(Pengurusan Strategik)
Ketua J/S/P/I/U
(Perancangan
Taktikal)
Ketua Seksyen

Perancangan
Operasi

Ketua Unit

22

KEMAHIRAN PENGURUSAN

23

KEMAHIRAN PENGURUSAN
-Manusia (Interpersonal)
Keupayaan membentuk kerjasama
dengan individu & kumpulan.
Kebolehan berkomunikasi dengan
pelbagai golongan manusia atau
masyarakat seperti bertemu
dengan pelbagai jenis pelanggan,
bermesyuarat dengan pegawai
atasan, berbincang dan berhubung
dengan pekerja.
Mampu memotivasikan
individu/kumpulan yang dipimpin.

24

KEMAHIRAN PENGURUSAN
-Teknikal
Berupaya mengaplikasikan
pengetahuan & kepakaran khusus
berkaitan dengan proses kerja,
peraturan dan sumber tertentu
dalam menyelesaikan aktiviti yang
menjadi sebahagian tugas
Berupaya membuat keputusan
Berupaya mengurus masa

25

KEMAHIRAN PENGURUSAN
-Konseptual
Berupaya mengeluarkan idea dan
memahami sesuatu yang abstrak
Berupaya memahami bagaimana
organisasi dapat menyesuaikan
diri dalam persaingan
Kemampuan untuk melihat
organisasi secara keseluruhan
dan mengintegrasikan hubungan
antara bahagian-bahagian dalam
organisasi

26

KEMAHIRAN PENGURUSAN
PERINGKAT
Pengurus
Atasan

Kemahiran
Konseptual

Kemahiran
Kemanusiaan

Kemahiran
Teknikal

Pengurus
Pertengahan
Pengurus
Bawahan
KEMAHIRAN

27

KEPIMPINAN DALAM
PENGURUSAN
ADAKAH KITA SEBENARNYA PEMIMPIN????

YES

Pengikut
Kuasa
Pengaruh
Persekitaran

NO
x

Pengikut

Kuasa

Pengaruh

Persekitaran

28

KEPIMPINAN DALAM
PENGURUSAN
JIKA ANDA SEORANG
PEMIMPIN, ANDA HARUS
PERLU:
Menentukan Visi
Berupaya menyediakan keperluan dalam
keadaan yang mendesak
Membentuk gabungan mantap
Komunikasi berkesan
Memberi kuasa pada orang lain
(empowerment)
Mengiktiraf kejayaan
Mengukuhkan penambahbaikan

29

KEPIMPINAN DALAM
PENGURUSAN
ISU

CADANGAN
PENYELESAIAN

Kebanyakan penyelesaian/
aktiviti telah distrukturkan
tiada ruang kreativiti

Latihan kepimpinan

Kurang kemahiran dalam

memimpin.

Dapatkan maklumbalas dari

warga kerja

Gaya kepimpinan yang sama Perluaskan gaya

kepimpinan.
30

Traditional Manager VS
Contemporary Manager
Traditional Manager

Contemporary Manager

Think of self as a manager or boss

Think of self as a sponsor or internal

consultant

Follow the chain of command

Dealing with necessary people to obtain a

good results

Making decision himself/herself

Invite others in the organization for

decision making

Mastering only one major discipline

Mastering a broad array of managerial

discipline

Look up for mere direction and answer

Question, collaborate and negotiate with

others to find solutions

Accept and do repetitive work

Learn new way to contribute

See others primarily as bosses and

competitors

Create relationship based on common

purpose, mutual respect, and exchange
of information (Win-win situation)

Demand long hours without thinking

about the productivity

Result and performance is important

(Quality of the job)

31

CABARAN PENGURUSAN
ORGANISASI
12 Ciri-ciri organisasi abad ke-21:
1)Borderless
2)Learning Centric
3)Collaborative
4)Strategically Outsource
5)Geocentric
6)Ethical
7)Network
8)Loosely Couple
9)Self Maintainable
10)Contingency Based
11)Fostering on environment of high care

32

CABARAN PENGURUSAN
ORGANISASI
Organisasi bertaraf dunia
World Class Organization

Customerbased
focused

Continuous
Improvement

Fluid,
flexible
Virtual
Organization

Creative
HRM

Egalitarian
climate
(democtaric)

Tehnological
support

Management

Hodgetts, Luthans & Lee (2000)

-New Paradigm Organization
From Total Quality to Learning to World-Class

33

KAEDAH PENGURUSAN
ORGANISASI YANG BERKESAN
DALAM KONTEKS UMS

34

Bagaimana Organisasi Diurus?

1.

Melalui Perancangan
a)
Pelan Strategik KPM
b)
Pelan Strategik UMS
c)
Pelan Akademik UMS

2.

Mesti ada pelaksana kepada apa yang dirancang dan

mengikut kapasiti masing-masing
a)
Naib Canselor
b)
Timbalan-timbalan Naib Canselor
c)
Pendaftar
d)
Bendahari
e)
Ketua Pustakawan
f)
Ketua J/S/P/I/U
g)
Pentadbir, dan
h)
Semua warga organisasi
35

Bagaimana Organisasi Diurus?

3.

Mesti ada pihak yang memantau dari apa yang dirancang dan
dilaksana
a)
Naib Canselor
b)
Timbalan-timbalan Naib Canselor
c)
Pendaftar
d)
Bendahari
e)
Ketua Pustakawan
f)
Ketua J/S/P/I/U

4.

Mesti ada proses penilaian semula (Pemantauan KPI Universiti &

Jabatan)
a)
Tahunan
b)
Setengah Tahun
c)
Bulanan
36

Bagaimana Organisasi Diurus?

5.

Mengamalkan konsep CUGG (Code of University

Good Governance)
a)Institutional

Governance
b)Human Resource Governance
c)Financial Governance
d)Academic Governance

37

Bagaimana Memantapkan Lagi

Organisasi?
Visi dan misi yang jelas.
Tadbir urus yang baik (Good Governance)
Kisah kereta dan
pemandunya
Kereta = Goverment
Pemandu = Governer
Peraturan Penjagaan Kereta = Governance
Prosedur kerja yang jelas (FM/MPK)
38

Bagaimana Memantapkan Lagi

Organisasi?
Berpengetahuan, berkemahiran dan sentiasa

bersikap positif (KSA).

K = Knowledge (Must know/Nice to know/Good to
know)
S = Skill

A = Attitude

Berpegang teguh kepada ajaran agama dan

tatasusila yang baik sesama manusia.

Sentiasa tabah dan bersyukur dalam menghadapi

liku-liku hidup.

39

Setiap perkara atau benda yang

dilahirkan oleh Pencipta perlu
diterokai dan dimanfaatkan bagi
mereka yang berfikir.

40

A true leader is a person

whose INFLUENCE &
INSPIRES people to do what
is expected of them to do. You
cease to be a leader when
you manipulate with your egos
instead of convincing by your
inspirations.
- Israelmore Ayivor-

41

42

SEKIAN, TERIMA KASIH

43