BAHASA MELAYU

KONTEKSTUAL
(GBM 1103)
Disediakan oleh : Wan Nor Izzaidah bt. Wan Aziz
Solehatunnur bt. Norazami
Kuliah : PPISMP 2.03
Nama pensyarah : Dr. Jeyagobi A/L Dhamodarem
Tajuk : Bahasa dalam Komunikasi Bertulis
(Surat Rasmi, Memo & Minit
Mesyuarat)
 Bilakah Mengapaka
ditulis? h ditulis?

Siapakah Apakah
penulis? ciri-
cirinya?

2.1
Apakah Surat Apakah
maksud? contohnya
Rasm ?
i
 Maksud surat rasmi
Surat yang ditulis dengan format yang betul
untuk urusan rasmi sahaja.
Salah satu alat komunikasi yang digunakan
untuk berhubung antara satu dengan yang
lain secara formal dan terkawal bagi
menjalankan sesuatu urusan rasmi.
 Penulis surat rasmi
Surat rasmi boleh ditulis oleh sesiapa sahaja.
Surat ini boleh ditulis oleh individu di jabatan-
jabatan kerajaan, badan berkanun atau
swasta untuk berhubung secara rasmi antara
satu dengan yang lain.
Surat ini juga ditulis oleh murid kepada
gurunya, pekerja kepada majikannya atau
sebaliknya.
Surat rasmi boleh ditulis pada bila-bila masa
sahaja.
Surat rasmi yang ditulis berdasarkan
keperluan surat tersebut adalah untuk
kepentingan atau tujuan tertentu.
 Tujuan surat rasmi
ditulis
Medium untuk menyampaikan sesuatu hasrat
atau permintaan.
Medium untuk mengemukakan sesuatu isu
yang harus diselesaikan.
Medium pertanyaan.
Tujuan lain : memohon pekerjaan, membuat
aduan, bantahan atau cadangan, membuat
rayuan, jemputan rasmi, menempah
barangan, meminta kebenaran, dan apa-apa
sahaja yang melibatkan urusan rasmi.
 Ciri-ciri surat rasmi
Berformat
Ditulis dengan kemas dan lengkap.
Kandungannya memberi mesej yang tepat
dan jelas.
Penggunaan laras bahasa yang sesuai.
Penggunaan tatabahasa yang tepat.
Penggunaan sistem ejaan betul.
Penggunaan sebutan protokol yang sesuai.
Contoh surat rasmi
 Apakah
maksud?
Di manakah
memo Siapakah yang
digunakan? memerlukan?
2.2
Mem
o
Bagaimanakah Bilakah
cara diperlukan?
menulisnya?

Mengapakah
diperlukan?
 Maksud memo
Memo merupakan nota ringkas tentang
sesuatu perkara edaran dalaman.
Salah satu wacana bertulis sama ada dalam
bentuk manual atau elektronik yang
digunakan untuk perhubungan rasmi dalam
jabatan atau organisasi yang sama.
Memo ditulis dengan ringkas, padat, dan jelas
supaya mudah difahami.
Memo diperlukan oleh orang atasan atau orang
yang berpangat tinggi.
Memo diperlukan apabila pihak atasan ingin
memberikan sesuatu makluman kepada orang
bawahannya.
Memo diperlukan untuk berhubung secara rasmi
di samping bertujuan melaksanakan sesuatu
projek atau penyelidikan.
Memo digunakan dimana-mana sahaja,
khususnya di syarikat-syarikat awam atau
syarikat-syarikat swasta, pejabat-pejabat awam
atau pejabat-pejabat swasta, institusi pendidikan
seperti di sekolah atau di institusi pengajian
tinggi, papan-papan kenyataan, dan sebagainya.
 Cara menulis memo
i. Tuliskan Memo.
ii. Tentukan nama
syarikat/perbadanan/institusi.
iii. Nyatakan siri/jilid memo.
iv. Tuliskan tarikh.
v. Tentukan penerima dan penulis.
vi. Berikan tajuk.
vii. Tentukan salinan, iaitu s/k (salinan kepada).
viii. Nyatakan perkara yang ingin dimaklumkan.
ix. Sediakan ruangan tandatangan dan
jawatan.
Contoh memo
 Apakah
maksud?

Apakah Apakah ciri-

contohnya? cirinya?
2.3
Lapora
n
Bagaimanakah Apakah
formatnya? fungsinya?

Apakah jenis-
jenisnya?
Laporan
Kamus Dewan (1996)
Laporan
Laporan ialah
ialah berkenaan
berkenaan sesuatu
sesuatu kedudukan
kedudukan

Oxford English Dictionary

Sesuatu
Sesuatu kenyataan
kenyataan format
format hasil
hasil daripada
daripada sesuatu
sesuatu penyelidikan
penyelidikan // Sebarang
Sebarang maklumat
maklumat
lengkap
lengkap tentang
tentang sesutu
sesutu hal
hal yang
yang disampaikan
disampaikan oleh
oleh sekumpulan
sekumpulan penyelidik
penyelidik //
sesebuah
sesebuah badan
badan yang
yang diarahkan
diarahkan untuk
untuk menyampaikannya
menyampaikannya

Ellis & Hopkins (1985)

Laporan
Laporan ialah
ialah dokumen
dokumen yang
yang digunakan
digunakan bagi
bagi menyampaikan
menyampaikan
Maklumat khusus kepada pembaca tertentu
Maklumat khusus kepada pembaca tertentu

Ab.Description
Rahman Abof the companys
Rashid & Yap kim Fatt sub ( 1998)
Digunakan
Digunakan oleh
oleh golongan contents
golongan profesional
profesional untuk
untuk membuat
membuat sesuatu
sesuatu projek
projek ,, mengesan
mengesan
masalah
masalah && mengambil
mengambil tindakan
tindakan untuk
untuk mengatasi
mengatasi sesuatu
sesuatu masalah,
masalah, menentukan
menentukan
strategi
strategi pemasaran
pemasaran @
@ untuk
untuk menilai
menilai kejayaan
kejayaan sesuatu
sesuatu rancangan
rancangan
 Laporan mempunyai format khusus
yang meliputi tajuk / judul,
ringkasan, senarai kandungan,
pengenalan, senarai cadangan,
penutup, lampiran & laras bahasa
Penulisan yang formal
laporan
1) STRUKTUR &
biasanya GAYA YANG
membuat FORMAL
kesimpulan
setelah
mengkaji,
menilai & CIRI CIRI Hujah,
mengupas LAPORAN penerangan &
bukti-bukti maklumat
yang boleh
dikategorikan. 3)PERNYATAAN 2)PEMBENTANGAN diperjelaskan
PENDAPAT BERILUSTRASI
Kesimpulan dengan
adalah penting
menggunakan
sebagai
pelengkap
gambar rajah,
tujuan laporan graf, carta &
sehingga sebagainya
penulis perlu
 FUNGSI LAPORAN
Penulis laporan hendaklah memahami
kehendak atau keperluan pembaca atau
sasaran

Tujuan laporan tersebut dinyatakan

Hal ini akan melahirkan laporan yang

lengkap dan berguna
 8. Bahan-bahan
1. Mengandungi
nama penulis,
FORMAT LAPORAN yang digunakan
semasa
organisasi, tajuk menyiapkan
laporan, laporan
tahun,tarikh, khususnya 7. Setiap
Rujukan/
nama / rujukan Bibiliograf laporan ilmiah
Judul cadanagn
orang / organisasi
yang menjadi perlu dihujah
sasaran & dihuraikan
Cadangan
dengan alasan
2. Sinopsis Abstrak
(justifikasi)
keseluruhan
yang konkrit
kandungan
laporan Kesimpulan
6. Rumusan &
berekenaan Senarai cadangan yang
3. kandungan Huraian berkaitan deng
Mengandu data 5. Data laporan
yang
ngi tajuk, 4. Latar Pengenalan diperolehi yang
subtajuk & belakang ingin dilaporkan
lampiran laporan, & disusun
kaedah mengikut topik
penyelidikan & & subtopik
penghargaan khusus
 Jenis-jenis laporan
1. Pemberian / penyelidikan 2. Penyelesaian Masalah
-. Tujuan adalah untuk memberi gambaran
- Tujuan adalah untuk menyediakan satu
tentang sesuatu perkara agar pembaca
rancangan
dapat mentafsir sesuatu yang
yang boleh digunakan untuk menyelesaikan
digambarkan itu dengan jelas
sesuatu masalah.
-. Memerlukan gambaran yang jelas dan - Contohnya : La[oran tentang masalah
lengkap tanpa memasuki emosi penulis kemerosotan
-. Fakta yang tepat & disokong dengan disiplin pelajar
gambar, carta, gambar rajah dan - Penulis hendaklah mempunyai daya fikir
sebagainya yang kretif
dan kritis & penaakulan yang mendalam
-. Penyusunan yang rapi & spesifik agar agar
fakta tidak berulang punca masalah dapat dikesan dan diberi
Jenis cadangan

3. Analisis
laporan penyelesaiannya
4. Penilaian
- Tujuan adalah untuk menganalisis sesuatu
sebelum tindakan diambil
- Memerlukan penelitian secara terperinci - Biasanya digunakan untuk menilai
terhadap sesuatu
sesuatu perkara supaya dapat dijelaskan seperti laporan prestasi seseorang
bagaimana sesuatu bahagian itu berfungsi & pegawai
apakah - Biasanya laporan ini sulit
kaitannya dengan bahagian yang lain. - Laporan ini mesti tepat agar
- Dilaksanakan dengan mendalam dan terperinci keputusan
- Objektif laporan adalah tersusun yang akan diambil adalah betul
- Contohnya ; laporan tentang kuasa beli, cita rasa
pembeli dan sebagainya
Contoh laporan
 Apakah
maksud?

Bagaimanakah Siapakah
formatnya? penulis?

2.4 Minit
Mesyuar
Apakah at Bilakah
contoh-
ditulis?
contohnya?

Apakah Mengapakah
jenis- ditulis?
jenisnya?
 Minit mesyuarat
Minit mesyuarat ialah perundingan untuk
membincangkan perkara atau agenda
tertentu bagi mencapai persetujuan atau
keputusan bersama berdasarkan tajuk
mesyuarat.
Individu yang bertanggungjawab dalam
menulis minit mesyuarat ini ialah setiausaha
dalam sesebuah organisasi.
Minit mesyuarat dalam sesebuah jabatan atau
organisasi akan ditulis selepas mesyuarat
berlangsung.
 Tujuan minit mesyuarat ditulis
Tujuan utama adalah untuk dijadikan sebagai rujukan oleh orang lain.
Minit mesyuarat boleh menjadi rujukan dalam sesebuah organisasi.
Salah satu cara segera jika pihak organisasi mahu melihat kembali
perkkara-perkara yang telah dibincangkan dan diputuskan dalam
perbincangan sebelum ini.
Minit mesyuarat yang betul memudahkan pihak organisasi untuk
mengenal pasti isu berbangkit yang ada.
Memudahkan sesuatu keputusan dibuat berdasarkan mesyuarat yang
telah berlangsung.
Secara tidak langsung, dapat meningkatkan mutu kualiti kerja dalam
organisasi itu sendiri.
Minit mesyuarat yang telah ditulis juga dapat digunakan pada masa
hadapan.
 Jenis-jenis minit
mesyuarat
Minit mesyuarat secara laporan penuh.
Contohnya : mencatat nama, butiran perkara
yang dibincangkan oleh ahli mesyuarat,
keputusan daripada perbincangan tersebut.
Minit mesyuarat secara laporan intisari.
Contohnya : mencatat ringkasan perkara
yang dibincangkan dan mencatat keputusan
perbincangan.
Contoh-contoh minit mesyuarat
Mesyuarat arahan
Menyuarat penasihat
Mesyuarat demokratik
Mesyuarat penerangan
Mesyuarat campuran pelbagai jenis
 Format minit
mesyuarat
Minit mesyuarat perlu mengandungi hal-hal yang berikut:

i. Tajuk, nama mesyuarat, pertubuhan atau jawatankuasa

ii. Keterangan tajuk (hari, tarikh, waktu, dan tempat mesyuarat)
iii. Dokumen (bahan bertulis untuk dibincangkan sekiranya ada)
iv. Agenda (perkara yang bakal dibincangkan)
v. Perbincangan (agenda yang dibincangkan dan bermula dengan ucapan)

. Ucapan alu-aluan pengerusi

. Pengenalan minit mesyuarat lalu
. Pindahan minit (jika ada)
. Perkara berbangkit
. Perkara yang dibincangkan dan tindakan
. Pernyataan penangguhan mesyuarat
. Pada bahagian akhir hendaklah dicatat nama dan jawatan individu yang
mengesahkan minit mesyuarat, iaitu pengerusi dan ahli mesyuarat lain.
. Lampiran (jika ada)
Contoh minit mesyuarat
 Sekian
Terima Kasih