Audit atas Organisasi Pengadaan

Organisasi pengadaan memegang fungsi perencanaan pemenuhan

kebutuhan barang/jasa, mengelola proses pengadaannya, menilai
ketepatan sesifikasi barang/jasa yang diterima sesuai dengan
kebutuhan penggunanya, mengotorisasi pembayarannya, dan
mempertanggungjawabkan pengadaan tersebut kepada organisasi
diatasnya.
Tingkatan jabatan dalam pengelolaan dan pengendalian pengadaan
barang/jasa pemerintah:
Pengguna Anggaran (PA)
Kuasa Pengguna Anggaran (KPA)
Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)
Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Pejabat Pengadaan
Panitia/pejabat penerima hasil pekerjaan
Aparat Pengawas Intern Pemerintah (APIP)
Dalam menjalankan aktivitasnya, fungsi pengadaan harus dilengkapi
dengan panduan/pedoman pengadaan yang merupakan seperangkat
peraturan, kebijakan, kewenangan tugas dan tanggung jawab yang
menjadi pedoman dalam semua aktivitas pengadaan. Prinsip-prinsip
pemisahan tugas harus tertuang jelas dalam peraturan tersebut,
dimana fungsi-fungsi pencatatan, fungsi penyimpanan, dan fungsi
operasional harus terpisah satu sama lain. Hal ini dimaksudkan untuk
memungkinkan terjadinya pengecekan silang secara internal
antarfungsi sebagai bentuk pencegahan terhadap kemungkinan
terjadinya penyimpangan.
Audit atas organisasi pengadaan dilakukan dengan cara menilai
ketepatan:
Penempatan organisasi pengadaan dalam struktur organisasi
perusahaan
Luas wewenang dan tanggung jawab yang dimiliki fungsi pengadaan
dalam memenuhi kebutuhan barang/jasa secara efektif dan efisien
Kompetensi personalia yang menangani dan bertanggung jawab
terhadap pengadaan barang/jasa
Kecukupan prosedur pengadaan dalam memandu proses pengadaan
dalam kerangka tata kelola pengadaan barang/jasa yang baik
Audit atas Proses Pengadaan
Audit atas Perencanaan Pengadaan
Perencanaan pengadaan dimulai dari identifikasi kebutuhan setiap unit
pengguna atas barang/jasa. Perusahaan harus memiliki daftar
kebutuhan barang/jasa yang memuat tentang spesifikasi, kuantitas
kebutuhan, standar kualitas, dan waktu penggunaanya. Dengan daftar
ini, perusahaan dapat terhindar dari beberapa kondisi seperti:
1. pembelian yang berlebihan
2. kelebihan/kekurangan stok
3. dana terikat pada barang-jasa yang belum dibutuhkan
4. pembelian barang/jasa yang tidak sesuai dengan standar kualitas.
Perusahaan juga harus memiliki daftar pemasok terpilih yang mampu
memenuhi kebutuhan barang jasanya dengan cara paling ekonomis.
Perusahaan harus melakukan verifikasi terlebih dahulu untuk
mengetahui kebenaran keberadaan pemasok sebelum dimasukkan ke
daftar pemasok terpilih untuk menghindari perusahaan melakukan
transaksi dengan pemasok yang salah atau memiliki catatan kinerja
yang tidak baik. Pemasok yang dipilih telah memahami spesifikasi
barang/jasa yang dibutuhkan perusahaan, frekuensi kebutuhan dan
waktu pengirimannya serta memiliki komitmen untuk menyediakan
barang/jasa kebutuhan perusahaan sesuai kontrak yang disepakati.
Auditor harus menilai dengan cermat perencanaan pengadaan
barang/jasa perusahaan agar kebutuhan atas barang/jasa dapat
terpenuhi sesuai prinsip-prinsip tata kelola pengadaan barang/jasa
yang baik. Kecurangan atau penyimpangan yang mungkin terjadi pada
perencanaan pengadaan dapat diketahui aditor dengan menelusuri
pedoman, rencana serta risalah rapat perencanaan pangadaan.
Audit atas perencanaan pengadaan melakukan penilaian terhadap
ketepatan rencana pengadaan dalam memenuhi kebutuhan
barang/jasa unit-unit pengguna di dalam perusahaan. Pada audit ini,
auditor menekankan penilaiannya terhadap ketepatan hubungann
antara rencana pembelian dengan rencana penggunaan barang/jasa
pada masing-masing unti pengguna.
Audit atas Pelaksanaan Pengadaan
Metode yang secara umum digunakan dalam pengadaan barang/jasa
adalah pembelian langsung, penunjukan langsung, tender terbatas, dan
tender terbuka. Kompetisi adalah dasar dari pengadaan yang
memastikan perusahaan mendapat barang/jasa terbaik melalui
persaingan dalam tender. Pengadaan melalui tender terbuka
menimbulkan kesan positif bagi perusahaan.
Electronic procurement (e-Procurement) merupakan salah satu
tekonogi komunikasi dan informasi yang mendukung proses pengadaan
yang menjadikan proses ini lebih cepat, transparan, dan akuntabel dan
dapat mencegah terjadinya kolusi, korupsi dan perilaku menyimpang
lainnya.
Untuk pengadaan barang/jasa pemerintah, Peraturan Presiden No. 7
Tahun 2012 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah telah
memberikan panduan bagaimana pengadaan barang/jasa tersebut
dilakukan dan batas-batas kewenanagan dari pejabat/petugas yang
menangani pengadaan baran/jasa tersebut dan juga memberikan
definisi beberapa metode pengadaan dan batasan-batasan nilainya.
Elemen kunci transparansi dan keadilan pelaksanaan tender adalah
kerahasiaan informasi tender agar tidak bocor, tidak tertukar, dan tidak
dimanipulasi. Tempat dan waktu pembukaan tender harus disepakati
untuk mengurangi risiko kebocoran dan manipulasi kerahasiaan tender.
Dalam proses tender, evaluasi penawaran adalah tahapan yang paling
sensitive sehingga harus dikelola dengan baik dan penuh kehati-hatian
agar tidak terjadi distorsi informasi yang nantinya hanya akan
menguntungkan pemasok tertentu.
Audit Atas Inspeksi dan Penerimaan
Barang/Jasa
Kecurangan masih mungkin bisa terjadi setelah kontrak ditandatangani.
Maka dari itu, tahap pelaksanaan/pengiriman harus mendapatpehatian yang
serius. Pengendalian yang tidak memadai pada tahap ini dapat berakibat
pada:
Kegagalan dalam memenuhi standar kuantitas dan kualitas atau standar
pelaksanaan lainnya.
Pengalihan barang untuk dijual kembali atau digunakan secara pribadi oleh
pihak tertentu.
Adanya praktik pembiaran gratifikasi.
Pemalsuan kualitas atau sertifikasi standar.
Penyajian faktur yang lebih besar atau lebih kecil.
Penanganan atas penerimaan barang/jasa harus berjalan sangat hati-
hati. Petugas yang melakukan inspeksi harus memiliki kemampuan
teknis yang memadai tentang spesifikasi barang/jasa yang dibeli dan
menggunakan keahlian profesionalnya secara seksama. Titik kritis pada
tahap ini adalah kecermatan dari petugas penerima dan penilai dalam
memastikan bahwa barang/jasa yang diterima telah memenuhi seluruh
spesifikasi dan waktu penyerahan yang dipersyaratkan. Penelusuran
auditor terhadap fisik barang/jasa, dokumen pengadaan dan berita
acara serah terima barang/jasa harus mampu mendeteksi terjadinya
kecurangan/penyimpangan pada tahap ini.
Audit Atas Pembayaran dan Pelaporan
Pembayaran dan pelaporan adalah bagian terakhir dalam proses
pengadaan. Tahapan ini menyangkut penyelesaian kewajiban organisasi
kepada pihak pemasok dan pertanggungjawaban komite pengadaan
atas tugas, wewenang dan tanggung jawab yang diberikan kepadanya.
Untuk memenuhi kebutuhan internal cross check, fungsi
kasir/bendahara harus terpisah dari fungsi pencatatan dan operasional.
Setiap pembayaran yang dilakukan kepada pemasok, harus
berdasarkan tagihan dari pemasok, dilengkapi dengan berita acara
serah terima barang/jasa yang menyatakan bahwa barang/jasa yang
diserahkan oleh pemasok telah sesuai dengan spesifikasinya dan
dinyatakan dapat diterima oleh bagian verifikasi dan penerimaan
barang/jasa dari panitia pengadaan.
Kewajiban terakhir dari panitia pengadaan adalah pembuatan laporan
pengadaan, yang melaporkan pelaksanaan pengadaan, kemampuan
memperoleh barang/jasa sesuai dengan spesifikasi yang telah
ditentukan dan besarnya dana yang terserap dalam pengadaan
tersebut. Penelusuran auditor terhadap dokumen pembayaran dan
laporan pegadaan harus dapat membuktikan apakah pembayaran dan
pelaporan atau pengadaan sudah dilakukan dengan baik atau tidak.