1. Apa yang dimaksud SOP?

2. Apa yang dimaksud ANALISIS SWOT?

VISI ORGANISASI & VISI KEPENGURUSAN

MISI ORGANISASI & MISI KEPENGURUSAN

SOP KEPENGURUSAN & SOP PROKER

ANALISIS SWOT KEPENGURUSAN &PROKER

EVALUASI HASIL
 SOP

INSTRUKSI
TERTULIS

Efektif &
Efisien

Peningkatan
Kinerja
 • Dokumen yang memuat prosedur yang dilakukan secara kronologis untuk
menyelesaikan suatu pekerjaan yang bertujuan untuk memperoleh hasil ang
LAKSMI, dkk, yang efektif.
2008

• Urutan langkah-langkah dimana pekerjaan tersebut dilakukan, berhubungan

dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana
MOEKJAT, melakukannya, dimana melakukannya, dan siapa yang melakukannya
2008

• A standard operating procedure is a set of written instruction that document

a routine or repetitive aactivity followed by an organization
EPA, 2007
SEKUMPULAN PETUNJUK ATAU INSTRUKSI
TERTULIS MENGENAI KEGIATAN YAN RUTIN
DAN BERKALA PADA SUATU ORGANISASI
DALAM SEBUAH PANDUAN YANG
BERBENTUK DOKUMEN.
- SOP BIASA TERDIRI DARI MANFAAT, KAPAN DIBUAT ATAU DIREVISI,
METODE PENULISAN PROOSEDUR, SERTA DILENGKAPI OLEH BAGAN
FLOWCHART DIBAGIAN AKHIR.
- SOP MENJELASKAN SEGALA HAL YANG BERHUBUNGAN DENGAN TEKNIS
DAN DASAR –DASAR OPERASIONAL PERUSAHAAN YANG DAPAT DIJADIKAN
PANDUAN UNTUK SUTU PEKERJAAN
Untuk menjelaskan perincian atau standar tetap mengenai aktivitas
pekerjaan yang diselenggarakan organisasi.
- Sederhana, mempermudah pengawasan
- Pencegahan terhadap kegiatan yang tidak perlu
- Mencegah adanya masalah
- Bekerja secara terstruktur
 Planning-
controlling

MANFAAT
Coordination SOP Organizing

Staff
leading

PENGURUS
- mempermudah mencapai tujuan,
- mempermudah pengawasan,
- memudahkan dalam pembagian tugas,
- membantu saat training kader kepengurusan,
- dan menciptakan koordinasi yang harmonis
terhadap anggota/kepanitiaan.
SOP
ANGGOTA/KEPANITIAAN
- menjaga konsistensi kerja organisasi,
- mengurangi beban kerja,
- memperlancar arus kerja,
- mengurangi kesalahan komunikasi
- SOP juga dapat digunakan sebagai pedoman untuk
melaksanakan pekerjaan organisasi
 Selaraskan
Identifikasi &
seluruh Ringkas,
analisa
prosedur

Cantumkan
Duplikasi
tupoksi dan Terarah
dokumen
pelaksana
 DESKRIPTIF

SOP

SIMBOL CHART
Title Page (halaman judul)
- tercantum judul,
- pihak yang mengeluarkan SOP,
- pihak yang menyetujui/mengesahkan SOP
- dan tanggal pengesahan SOP tersebut.

Table of Content (Daftar isi)

- Bagian ini memuat daftar isi yang ada dalam buku panduan SOP.

Procedure (Administrative SOP)

Bagian ini terdiri dari:
- Purpose (mengidentifikasi tujuan dari suatu proses)
- Applicability/Scope (mengidentifikasi ruang lingkup prosedur yang digunakan)
- Summary of Procedure (rangkuman prosedur)
- Definition (pengertian dari beberapa istilah)
- Personnel Qualification/Responsibilities
- Procedure (langkah-langkah prosedur kerja)
- Criteria, checklist, or other standard (form yang digunakan)
Quality Control (Menjelaskan langkah-langkah prosedur kerja)

Reference Section (Daftar pustaka)

Bagian ini memuat sumber-sumber kutipan yang menunjang isi buku pedoman/SOP
 Garis besar organisasi
(pembagian tugas &
jabatan)

Metode dan sistem yang

berhubungan dengan
pekerjaan

Instruksi
Sebuah prosedur perlu diperbaiki apabila terjadi hal-hal seperti ini:
1. divisi dalam suatu organisasi mengalami kebingungan menjalankan langkah- langkah
kerja.
2. Prosedur yang berlaku saat ini ternyata tidak menggambarkan prosedur yang asli.
(Ketidaksesuaian)
3. Prosedur yang ada tidak efisien karena terlalu berbelit-belit, terjadi back tracking, serta
menyulitkan.
4. Organisasi semakin tumbuh dan berkembang sehingga prosedur yang ada tidak
menunjang efektivitas organisasi.
5. Terjadi penyimpangan-penyimpangan kerja sehingga membutuhkan pengendalian secara
ketat.
6. Evaluasi berkala
 • EVALUASI keseluruhan tentang Kekuatan, kelemahan, kesempatan,
ancaman
Philip Kotler

• analisa yang didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan

• kekuatan (strengths) dan peluang (opportunities), namun secara
Freedy bersamaan dapat meminimalkan kelemahan (weaknesses) dan ancaman
Rangkuti (threats)
 Analisis SWOT adalah metode untuk
menggambarkan kondisi dan mengevaluasi
suatu masalah, proyek atau konsep yang
berdasarkan faktor eksternal dan faktor
internal yang dialami suatu organisasi
- Pemberdayaan SDM, keterampilan atau keunggulan-
keunggulan lain yang relatif didasarkan kebutuhan
organisasi.

- Kekuatan adalah kompetensi khusus yang memberikan

keunggulan komparatif.

- Faktor-faktor yang menunjang kekuatan yang dimaksud

adalah keunggulan yang dimiliki oleh kegiatan suatu
organisasi yang bersifat komparatif.
- Kelemahan (weakness) adalah keterbatasan
atau kekurangan dalam sumberdaya,
keterampilan, dan kapabilitas yang
menghambat kinerja organisasi.

- Fasilitas, sumber daya keuangan, kapabilitas

manajemen, keterampilan pemasaran, citra
merek dapat merupakan sumber kelemahan.
- Merupakan situasi penting yang menguntungkan
dalam lingkungan organisasi.

- Identifikasi kesempatan yang tadinya terabaikan,

dapat memberikan peluang bagi perusahaan atau
organisasi
- Merupakan situasi penting yang tidak menguntungkan
dalam lingkungan organisasi.

- Ancaman merupakan pengganggu utama bagi posisi

sekarang yang diinginkan organisasi.

- Masuknya pesaing baru, lambatnya progres eksekusi

proker, penurunan minat, terhalang kebijakan birokrasi,
dapat menjadi ancaman bagi keberhasilan organisasi.
 Pendekatan dan
Analisis masalah
pencarian masalah Keputusan dan
(Internal &
baru dari masalah rekomendasi
Eksternal)
sebelumnya
 INTERNAL (S & W)
- mengidentifikasi kuantitas dan kualitas sumber
sumber yang tersedia bagi organisasi.
- Komponen ini melibatkan sejumlah alternatif
strategik dalam upaya pencapaian tujuan
organisasi.
- Melibatkan kerjasama dan konflik dan harus
diperhatikan.
- Sikap, kemampuan kinerja, harapan orang yang
terlibat.
- faktor SDM, sumber daya organisasi dan sumber
daya fisik, seperti pengalaman, reputasi,
kapabilitas, pengetahuan dan wawasan.
EKSTERNAL (O & T)
- Kondisi Lingkungan yang dihadapi oleh setiap
organisasi saat ini berbeda dengan kondisi dimasa
lalu,
- Perubahan teknologi, perubahan ilmu dan
peningkatan kemampuan untuk memperoleh serta
mengolah informasi menuntut pelaksanaan harus
lebih efektif.
- Perubahan dinamika sosial anggota organisasi
mempengaruhi kualitas SDM yang ada, disamping
sifat SDM yang diinginkan organisasi semakin
bervariasi.
- Scanning > monitoring > forecasting > Assesing
 EKSTERNAL OPPORTUNITY Threats
INTERNAL
STRENGTH Comparative advantage (a) Mobilization (b)
WEAKNESS Divestment/investment (c) Damage Control (d)
SKOR (a), BOBOT (b), FAKTOR (S,W,O,T)

1. Hitung skor (a) beri nilai 1-10 secara bebas, tak saling mempengaruhi setiap faktor
2. Hitung bobot (b) beri nilai secara saling mempengaruhi antara 1 faktor dan faktor lainnya,
dengan membandingkan tingkat kepentingannya
3. Kurangi jumlah faktor S dan W (d) kemudian O dan T (e)
4. Nilai d = x, nilai e = y
Contoh :
BAKSOS SIRKUMSISI BEM FK UNTAD
No. Strength (+) SKOR BOBOT TOTAL
1. Banyaknya jumlah operator BEM 10 2 12
saat ini
2. Perwujudan tri dharma perguruan 8 1 9
tinggi dalam hal pengabdian
Total Strength 21

No. Weakness (-) SKOR BOBOT TOTAL

1. Kurangnya minat anggota saat ini -4 -1 -5
2. Sulitnya pencarian tempat baksos -9 -2 -11
Total Weakness -16
Total S- Total W = 21-16 = 5 X=5
 BAKSOS SIRKUMSISI BEM FK UNTAD
No. OPPORTUNITY (+) SKOR BOBOT TOTAL
1. Sebagai sarana sosialisasi adanya FK 7 1 8
UNTAD
2. Tersedianya alat dan bahan 10 2 12
pelaksanaan sirkumsisi dalam
jumlah yang memadai
Total Opportunity 20

No. THREAT (-) SKOR BOBOT TOTAL

1. Kurangnya sponsorship yang -10 -2 -12
berimbas kependanaan kegiatan
2. Masalah perizinan setiap individu -8 -1 -9
anggota terhadap orangtua/wali
bila didapatkan tempat baksos yang
cukup jauh
Total Weakness -21
Total O- Total T = 20-21 = -1 Y = -1
 21

5
-21 -1 21

-21
 • organisasi yang kuat dan berpeluang, (Progresif),

KUADRAN 1 • organisasi dalam kondisi prima dan mantap

• lakukan ekspansi, memperbesar pertumbuhan dan meraih kemajuan
secara maksimal.

• kuat namun menghadapi tantangan yang besar. (Diversifikasi Strategi),

• diperkirakan roda organisasi akan mengalami kesulitan untuk terus
KUADRAN 2 berputar bila hanya bertumpu pada strategi sebelumnya.
• organisasi disarankan untuk segera memperbanyak ragam strategi
taktisnya.

• lemah namun sangat berpeluang.

KUADRAN 3 • Rekomendasi strategi yang diberikan adalah Ubah Strategi,

• Sebab, strategi yang lama dikhawatirkan sulit untuk dapat menangkap
peluang yang ada sekaligus memperbaiki kinerja organisasi.

• lemah dan menghadapi tantangan besar.

KUADRAN 4 • Rekomendasi strategi yang diberikan adalah Strategi Bertahan,

• mengendalikan kinerja internal agar tidak semakin terperosok.
• Strategi ini dipertahankan sambil terus berupaya membenahi diri.
- Pada dasarnya hidup harus memiliki pedoman, sehingga tercapai
tujuannya, Sudah selayaknya organisasi harus berjalan berdasarkan
pedoman, sehingga terarah untuk mencapai tujuannya.

- SOP merupakan pedoman sebagai perencana, pengontrol, pengatur, dan

acuan berdasarkan kebutuhan dan kepentingan organisasi.

- Dalam mewujudkan SOP, dibutuhkan kemampuan dalam membaca

situasi dan keadaan hari ini, hari kemarin, dan kesempatan dimasa yang
akan datang
Dalam hidup, kita butuh ilmu dunia dan ilmu akhirat (pedoman) untuk mencapai tujuan
hidup
Dalam organisasi, kita butuh SOP (pedoman) untuk mencapai visi organisasi

Dalam hidup, kita butuh memahami diri untuk siap menjalani tantangan kehidupan
selanjutnya
Dalam organisasi, kita butuh memahami keadaan (SWOT), untuk menghadapi tantangan
yang ada

Dalam hidup, kita menerapkan “organisasi”

Dalam Organisasi, kita dapat memanfaatkan waktu untuk persiapan di“kehidupan”
sebenarnya

“HARAPAN AKAN MENGALAHKAN RASA TAKUT JIKA

#KITAPERCAYA”
1. Pengertian SOP?
2. Tujuan pembentukan SOP?
3. Manfaat SOP?
4. Pengertian ANALISIS SWOT?
5. Penjabaran S-W-O-T?
6. Sebutkan Jenis analisis SWOT?