Perencanaan SDM

(HR PLANNING)
MSDM strategis
Penggunaan karyawan secara organisasional untuk mendapatkan atau memelihara
keunggulan kompetitif terhadap para pesaingnya

Factor yg mempengaruhi keberhasilan organisasi salah

satunya pengelolaan SDM

Kemampuan
- Kemampuan bersaing
- Kemampuan beradaptasi
- Menentukan arah tujuan organisasi
- Evaluasi apakah organisasi berada pd jalur yg benar

SDM strategis sangat terlibat dng hal diatas

dng cara
- meningkatkan produktivitas organisasional
- meningkatkan kompentensi dan inovasi dlm
organisasi

Perkembangan strategi bisnis bertumbu pada area kekuatan yang dimiliki

organisasi disebut kompetensi inti
- Menciaptakan keunggulan kompetitip
- Membedakan organisasi dengan pesaingnya
SDM SBG KOMPETENSI INTI

Membedakan terhadap para pesaingnya.

Dibangun:
- Menjadikan kemampuan profesional dan teknik yg unik utk mengambil
keputusan & berinovasi dlm cara yg tdk mudah ditiru pesaing.

- kemampuan tsb membutuhkan seleksi, pelatihan & retensi karyawan yg bagus

- Terbentuknya angkatan kerja yg memiliki nilai & keyakinan

yg dianut bersama sehingga terbentuk organisasional cultur

Dampak
Budaya dari sebuah organisasi, akan mempengaruhi
ketertarikan dan bertahannya karyawan yg kompeten.
Tiga pengukuran penyusunan strategi berbasis SDM

Produktivitas sbg strategi berbasis SDM

- Semakin produktif organisasi semakin tinggi keunggulan kompetitifnya.
(biaya produksi barang & jasa rendah)
- Produktivitas tinggi tdk berarti produksi lebih banyak,
(lbh sedikit orang/waktu digunakan utk memproduksi dlm jml sama).
- Cra mengukur produktivitas angkatan kerja,( total biaya dari per unit
hasil produksi : biaya rata pekerja / rata tkt output)

KUALITAS & JASA

produk berkualitas atau pelayanan baik menjadi keunggulan
kompetitif strategis yg mempunyai dimensi SDM.
- Kualitas produksi sebagai bagian dari produktivitas,
- Alternatif memproduksi lbh banyak barang & jasa dgn
kualitas lebih rendah,
- memberikan layanan pelanggan yg Optimal.

MENGHUBUNGKAN PERENCANAN & STRATEGI SDM UTK KEUNGGULAN KOMPETITIF

Memutuskan strategi dan melakukan Perencanaan SDM. Utk menyediakan karyawan dlm
jumlah & jenis yg tepat,
1. Mengenali keunggulan kompetitif karyawan,dng
( penilaian pd alterntif strategis dibanding dgn kemampuan karyawan)
2. Mengetahui dgn tepat keterampilan yg tersedia & tidak.
3. Mampu memperkirakan waktu yg dibutuhkan utk proses produksi
(melakukan penyesuaian jika kekurangan / kelebihan tenaga kerja.)
 EMPAT FAKTOR MENENTUKAN HR PLAN

Strategi Organisasi
1. Struktur organisasi sarana mencapai sasaran diturunkan dari strategi organisasi.
2. Terjadi perubahan organisasi, struktur perlu dimodifikasi.
3. Organisasi memperkenalkan produk & jasa andalannya adalah strategi inovasi.
4. Organisasi menjalankan strategi minimalisasi biaya.

Cultur organisasi
Sistem makna bersama yg dianut yg membedakan organisasi tsb dgn organisasi lainnya
yaitu sekumpulan karakteristik kunci yang dijunjung tinggi oleh organisasi

Competitive / financial environment

kemampuan financial perusahaan sebagai landasan untuk anggaran belanja pegawai dengan
skala prioritas pd bagian yg penting yg akan dilaksanakan oleh perusahaan

Current organization situation

Strategi dan praktek remunerasi, remunerasi total, proses imbalan financial, sistem
kemampuan keuangan yg sesuai
Factors That Determine HR Plans
Linkage of Organizational and HR
Strategies
 HR PLANNING

PERENCANAN SDM
1. Strategi organisasional kompetitif dari perusahaan menjadi dsr Pran SDM.
(proses, analisis, identifikasi kebutuhan, & ketersedian SDM,)
2, Strategis organisasi memproyeksikan SDM yg dibutuhkan utk diterapkan
pd tujuan organisasi

BISNIS KECIL DAN PRAN SDM

Kebutuhan SDM dlm organisasi tdk dilakukannya penyesuain formal terhdap perubahan
(seluruh devisi bekerja dgn tujuan yg saling bersilangan)

Area yg plg sulit adalah masalah keluarga & pergantian kepimpinan

- Bisnis diserahkan dari satu generasi ke generasi lainnya.
- Menghasilkan campuran kary dari anggota keluarga dan non keluarga
(menggunakan kary sbg pion menghadapi perselisihan dgn anggota keluarga )
- Kunci transisi yg sukses adalah dgn menarik & menahan orang luar
- Penggantian kepemimpinan satu tantangan terberat perusahaan milik keluarga.
HR PLANNING

Suatu proses review yang sistematis atas kebutuhan-kebutuhan SDM,

untuk meyakini bahwa jumlah dan keahlian yang harus dimiliki, tersedia
pada saat diperlukan.

Proses analisis dan identifikasi kebutuhan dan ketersediaan SDM, sehingga

organisasi dapat mencapai obyektifnya.
HR PLANNING

Strategi korporat
 Target Penjualan
 laba

Strategi bisnis
 Jumlah produksi
 Omzet penjualan

Strategi fungsional Strategic Planning

 Produksi
 Pemasaran
 Pelayanan

Rencana
divisional

Kebutuhan SDM
(demand)

HR planning
Pemenuhan SDM
(supply)
HR PLANNING (process)
 STRATEGI PLANING

Strategi SDM sdlah tindakan mengantisipasi & mengelola permintaan dan penawaran SDM
1. Rencana jangka panjang
2. Pertimbangan perubahan

1. HR Plan dipandu rencana jangka panjang.

- pertimbangan alokasi SDM pd pekerjaan jangka panjang,
- Perencanaan memerlukan pengetahuan, perluasan & pengurangan strategis operasi
dan perubahan teknologi. yg mempengaruhi organisasi
- rencana dibuat utk memindahkan, memberhentikan, mengurangi, menahan,
atau meningkatkan jumlah HR karyawan di area tertentu
PLANNINGHR PLANNING
- factor dipertimbangkan
pengetahuan, keterampilan, karyawan yg ada, dan lowongan yg mungkin timbul
akibat dari adanya pensiun, promosi,mutasi atau pemecatan.

Postulat
- Menyediakan peta jalan untuk masa depan
- Mengidentifikasikan dimana mendapat karyawan yg tepat,
kapan dibutuhkan
pelatihan dan pengembangan apa yg harus diadakan
 Pertimbangan Perubahan

Pertimbangan pd perubahan lingkungan eksternal. :

1. Pemerintah telah menderegulasikan sektor utama ekonomi
2. Adanya ketidak pastian dalam harga energy
3. Globalisasi pasar dan sumber pasokan telah meningkatkan kompetensi
4. Komposisi angkatan kerja,nilai, usia karyawan yg dimiliki tlh berubah.
5. Membaca pengaruh pemerintah
Elemen penawaran tenaga kerja berakibat mempengaruhi perencanaan SDM:
a. aktivitas sdm dihadapkan kepada cakupan Peraturan pemerintah yg meluas
yg membingungkan (kepentingan hukum dari berbagai regulasi pemerintah)
b. Perundang-undangan pajak, ketentuan pensiun dan jaminan social
 pertimbangan

6. Kondisi ekonomi
Siklus umum dari resesi & ledakan ekonomi juga mempengaruhi perencanaan SDM:
a. Tingkat bunga.
Inflasi dan pertumbuhan ekonomi mempengaruhi ketersedian tenaga kerja.
(kondisi ekonomi mengalami penurunan dan tkt pengangguran di pasar mencapai
3% dan dipasar lain mencapai 7%, maka pd tkt pasar 7% akan sulit mencari
tenaga kerja yg memenuhi syarat krn kurangnya tenaga berpddkan, & trampil)
b. Geograpis dan persaingan
- Perlawanan karyawan pada relokasi geograpis
- Persaingan langsung dalam industri
- Pengruh dari persaingan internasional
c. Komposisi angkatan kerja
Perubahan dlm komposisi angkatan kerja, disertai dgn penggunaan pola kerja
yg berbeda, menciptakan tempat kerja dan Organisasi yg berbeda dari decade
yg lalu
Pertimbangan Perubahan

penilaian internal angkatan kerja

Menganalisis pekerjaan hrs dilakukan dan keterampilan karyawan yg tersedia saat ini
Kebutuhan dibandingkan dng pasokan tenga kerja yg tersedia dlm Organisasi.

1. audit pekerjaan dan keterampilan

- Apa saja pekerjaan yg ada sekarang
- Berapa banyak individu telah melakukan pekerjaan
- Bagaimana laporan hubungan antar pekerjaan
- Seberapa penting pekerjan tersebut
- Karateristik pekerjaan yg dibutuhkan

2. Persedian kapabilitas
- Demografis individual karyawan ( usia, lama bekerja atau pekerjaan)
- Kemajuan karir individual (pekerjaan yg pernah ditangani, promosi, mutasi,
tingkat gaji)
- Data kinerja individu
HR PLANNING

Strategic Planning

Human Resource Planning

Forecasting Human Comparing Forecasting Human

Resource Requirements and Resource Availability
Requirements Availability

Demand = Surplus of Workers Shortage of Workers

Supply

No Action Restricted Hiring, Reduced Recruitment

Hours, Early Retirement,
Layoff, Downsizing
Selection
 Surplus of Employees
(KESIMPULAN)

 Pembatasan pekerjaan – karyawan yang

keluar / pensiun tidak diganti
 Optimalisasi/mengurangi jam kerja
 Pensiun dini
 Pemberhentian sementara
Shortage of Workers Forecasted
(Kesimpulan)

 Melaksanakan rekrut yg kreatif

 Memberikan premi kompensasi insentif merupakan salah
satu metode
 Program pelatihan – sebelum bekerja untuk mempersiapkan
orang dalam suatu posisi
 Different selection standar seleksi yang berbeda –
merubah biasa
 Forcesting Internal Assessment of the
Organizational Workforce 2

• Mermalkan kebutuhan SDM

 Estimasi besarnya Organisasi untuk total permintaan

 Unit dibawahnya merinci kebutuhan keterampilan tertentu yg
dibutuhkan dan jenis karyawannya
 Mengembangkan aturan-aturan keputusan Develop decision
rules (“mengisi, tukar”) untuk posisi yang harus diisi apakah
secara internal atau eksternal.
 Mengembangkan aturan-aturan keputusan tambahan untuk
posisi yg dipengaruhi oleh efek dari rantai promosi internal
dan eksternal.
Forecasting HR
Keadaan siap pakai

 Permintan produk yg berkualitas dan pelayanan yg baik hrs diramalkan

 Perkiraan jmlh dan jenis karyawan yg dibutuhkan dimasa yg akan datang
 Peramalan ini dirubah menjadi persyaratan karyawan

 Menentukan apakah perusahan akan mampu mempertahankan

kelangsunganya dengn mempertahankan karyawan yg memiliki keterampilan
yg diperlukan dan dari sumbermana orang-orang ini dapat diperoleh

 Menunjukan apakah karyawan yang diperlukan dapat diperoleh dari

internal perusahan atau dari luar organisasi atau dari kombinasi dari
kedua sumber tersebut.
 FORCESTING

Informasi dikumpulkan dari membaca lingkungan eksternal & penilaian kekuatan

& kelemahan internal digunakan utk meramalkan kebutuhan SDM:
1, Peramalan utk masa yg akan datang
a. menitik beratkan pada perubahan eksternal organisasi
b. Pengaruh drastis dari tkt produksi perusahaan penyedia (supplier)
maupun pesaing
c. pertimbangan perubahan teknologi, kondisi permintaan dan penawaran
serta perencanaan karir

2. Auditing Jobs and Skills

 Pekerjaan ada sekarang?
 banyak individu berkerja dlm setiap pekerjaan?
 pentingnya setiap pekerjaan?
 Pekerjaan yg dibutuhkan utk strategi masa depan?
 Karateristik pekerjaan diantisipasi?
 HR Forecasting Techniques

Zero-based forecasting
menggunakan kondisi saat ini sebagai titik awal menentukan kebutuhan
masa depan pegawai
Bottom-up approach
setiap tingkat pada organisasi mulai dari unit yg terkecil melakukan
peramalan persyaratan utk menyediakan kebutuhan pekerjaan

Analisa Trend/ reggresi statistik

Menelaah tingkat employment perusahaan selama 5 tahun
melakukan penghitungan jumlah karyawan setiap lima tahun terakhir
- karyawan penjualan
1
- karyawan produksi
- karyawan sekretariat & administrasi
dihitung kecenderungan/trend ke masa depan sbg perkiraan awal
 HR Forecasting Techniques

Analisa/matematikal Ratio
perkiraan berdasarkan ratio: beberapa faktor kausal (volume
penjualan). Berbanding jumlah karyawan yang dibutuhkan
- Juru jual menghasilkan 500.000 2
- Setiap satu tahun terakhir diperlukan 10 penjual untuk
menghasilkan 5 juta dalam penjualan

Plot Penyebaran
Terdiri atas 2 faktor
3 - ukuran aktivitas  peramalan ukuran kegiatan bisnis
- tingkat pen-staf-an  perkiraan persyaratan personil
PENILAIAN MANAJERIAL

Perubahan permalan
- Keputusan untuk menaikkan mutu (apakah keterampilan masih cocok)
- Perubahan administratif & teknologi akan menghasilkan produktivitas yang
meningklat dapat mengurangi kebutuhan SDM
- Sumber keuangan tersedia
Peramalan pemasok dari dalam
1. Inventori Kualifikasi sbg data ringkas atas
- kinerja masing-masing karyawan
- latar belakang pendidikan
- kemampuan untuk dipromosikan
2. Membangun komitmen karyawan
Kesetiaan karyawan melalui komunikasi dua arah :
perilaku yang adil dan keamanan jabatan
perencanaan suksesi
- Analisa tuntutan para manajer pd tkt perusahaan; fungsi & keterampilan
- Audit atas eksekutif  proyeksi atas pemasokan masa depan
- Merencanakan jalur karir individual
- Konseling karir untuk kebutuhan masa depan
- Promosi yang dipacu
 HR FORCESTING

Meramalkan pemasok calon luar

- Kondisi ekonomi umum

makin rendah pengangguran makin sulit merekrut personil
- Kondisi pasar lokal
- Periklanan sebagai sumber calon
- Pekerja sementara
Dehumanisasi & impersonal yang dirasakan yang dialami saat bekerja
Merasa tidak aman dan pesimis akan masa depan
Risau akan kesejahteraan masa pensiun
- Dampak dengan pegawai tetap
- Sistem penggajian
Internal vs. External Staffing
MENGELOLA KELEBIHAN DAN KEKURANGAN SDM
(strategi perampingan)

Perampingan berhasil utk beberapa perusahaan, ttp tdk menghasilkan

pendapatan yg lebih

1. hanya menghasilkan biaya yg lebih rendah untuk jangka pendek

2. merugikan prodktivitas, krn bagi karyawan yg bertahan akan
terbebani
3. Kehilangan karyawan, berrti kehilangan pengatahuan informal spesifik
bagi penanganan pelanggan atau pemasok tertentu
4. Kanibalisasi terhadap SDM dibutuhkan utk tumbuh dan inovasi akan
berakibat kekacowan dalam bebeapa waktu
MENGELOLA KELEBIHAN DAN KEKURANGAN SDM
(strategi perampingan)

4. Pendekatan Perampingan
a. Atrisi dan pembekuan perekrutan
Atrisi ketika karyawan berhenti bekerja, meninggal, pensiun tdk digantikan,
akibatnya karyawan menanggung beban pekerjaan lebih Dan perputaran meningkat
b. Ganti rugi pensiun dini
utk mendorong karyawan senior meninggalkan Organisasi lebih awal, sebagai
insentif perusahaan memberikan kompensasi,
c. Pengaruh dari Akusisi atau merger (financial dan industri)
- Kelebihan karyawan setelah bergabung
- Perusahan baru hasil gabungan departemen, gedung & orang yg tdk terpakai lagi
- Alasan financial, menghilangkan kary dgn tanggug jawab yg tumpang tindih
- Menutup fasilitas dan departemen perlu menawarkan rencana transisi financial
- Penurun semangat karyawan dlm jangka pendek, pengunduran diri dan
perputaran karyawan meningkat secara substansial selama setahun perampingan.
- Kinerja dari yg bertahan dan komunikasi diseluruh Orgsi terpengaruh secara
negative.
 KESIMPULAN HR PLANNING

HR Plan proses menentukan :

- Kebutuhan akan tenaga kerja berdasarkan peramalan
- Pengembangan, pengontrolan, pengimplementasian kebutuhan
- Terintegrasi dengan kebutuhan rencana organisasi
- Terciptanya penempatan pegawai secara tepat dan bermanfaat secara ekonomi

Sistem Perencannan
1. Penyusunan anggaran tenaga kerja / man power budgeting:
kegiatan memadukan jml tenaga kerja yg tersedia dgn jumlah tenaga kerja yang
dibutuhkan  PENYUSUNAN FORMASI
2. Penyusunan Formasi didasarkan pada :
- Jenis pekerjaan
- Sifat pekerjaan
- Perkiraan beban kerja
- Perkiraan kapasitas pegawai
- Jenjang dan jumlah jabatan
 HR PLANNING

3. Sistem penyusunan formasi :

a. sistem sama (similar system)
jumlah & kualitas pegawai yang sama bagi semua satuan organisasi tanpa
membedakan besar kecilnya beban kerja.
b. sistem ruang lingkup (environment system)
menentukan jumlah dan kualitas pegawai berdasarkan jenis, sifat, dan beban
kerja yang dibebankan dalam suatu organisasi.
4. Analisa Kebutuhan Tenaga Kerja
a Jumlah
b. Kualitas

5. KEPENTINGAN PERENCANAAN SDM

a. kepentingan Individu
meningkatkan potensi
kepuasan pegawai melalui perencanaan karir
b. kepentingan Organisasi
mendapatkan calon pegawai yang memenuhi kualifikasi
pengisian formasi
 Internal Assessment of the
3
Organizational Workforce

• Inventarisasi kebutuhan organisasi

 HRIS databases—sumber informasi tentang karyawan

pengetahuan, keterampilan dan kemampuan
(knowledge, skills, and abilities (KSAs)
 Inventarisasi komponen kemampuan organisasi
 Demografi tenaga kerja perindividu
 Kemajuan karir karyawan perindividu
 Data kinerja individu
 Rencana
rotasi/
mutasi
Rencana
Expert suksesi
Tuntutan Jangka
Teknik peramalan Hasil audit
Permintaan SDM

eksternal Pendek Internal

SDM
(demand)

Proyeksi Kebutuhan Pemenuhan

=
Keputusan
trend
organisatoris SDM SDM
Faktor ke- Jangka Eksternal
Metoda lain Panjang
TK-an Hasil analisis
bursa TK
Penambahan

Jangka pendek & panjang

HR planning
Proses Proses
pengawakan pengawakan
internal eksternal
 STRUKTUR ORGANISASI PT XYZ JAKARTA

DI

DIREKTUR
UTAMA
SKRETARIAT
PIMPINAN

GENERAL manager GENERAL manager GENERAL manager

OPERASI PRODUKSI ADMINISTRATION

MANAGER

manager manager MANAGER

MANAGER
manager
PENGOLAHAN MANAGER
MARKETING PENJUALAN PEMBELIAN KEUANGAN
PRODUK SDM & LOGISTIK
 EXISTING PERAMALAN
No UNIT ORGANISASI POSISI STAFF 1 2 3 4 5
1 Direktur Utama 1 POSISI STAFF POSISI STAFF POSISI STAFF POSISI STAFF POSISI STAFF
2 SEKPIM 1
3 GM Operasi 1
MGR Marketing 1
Pelaksana 15
4 MGR Penjualan 1
Pelaksana 10
5 GM Produksi 1
MGR Pembelian 1
Pelaksana 32
6 MGR pengolahan 1
Produk
Pelaksana 40
7 GM Administrasi 1
MGR Keuangan 1
Pelaksana 20
8 MGR SDM & LOG 1
Pelaksana 55

Teknik yang digunakan

Analysis Peramalan