PERENCANAAN TENAGA KERJA STRATEGIS

Disusun guna memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia Strategi

Dosen Pengampu Dr. Joko Suyono, SE, M.Si

Disusun Oleh :
Nadia Mustafa Sulayman Shengir S4123402022

Sarah Piandira Andini S4123402026

Syarifah Mudaim S4123402028

Taryati S4123402029

PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA
 PERENCANAAN TENAGA KERJA STRATEGIS

Perencanaan tenaga kerja strategis menyatukan rencana-rencana bisnis secara

keseluruhan. Mereka berfokus pada pertanyaan-pertanyaan seperti ini: Dengan menghargai
HR, apa implikasinya bagi strategi bisnis yang dicanangkan? Tantagan-tantangan
internasional dan eksternal apa yang akan kita hadapi? Contohnya, proyeksi sejumlah besar
karyawan tua yang pensiun adalah sebuah tantangan internal bagi kemampuan perusahaan-
perusahaan yang menuju perkembangan, sementara proyeksi minimnya tersedianya sarjana
listrik (kaitannya dengan kebutuhan tenaga kerja) adalah tantangan eksternal. Apa
implikasinya bagi penempatan, praktik kompensasi, pelatihan dan pengembangan, dan
sukssesi manajemen? Apa yang dapat dilakukan dalam waktu dekat (taktis) untuk
mempersiapkan keperluan-keperluan yang dibutuhkan dalam jangka panjang (strategis)?
Perencanaan tenaga kerja strategis mesti konsisten dengan strategi HR yang lebih luas,
dimana pada akhirnya juga mesti konsisten dengan seluruh srategi bisnis.
Komponen pertama dari strategi manajemen SDM adalah perencanaan tenaga kerja
strategis. Komponen kedua, desain sistem kerja. Semua aktivitas SDM fungsional lainnya,
seperti penempatan staf, pelatihan, manajemen kinerja, kompensasi, hubungan kerja, dan
pemisahan karyawan, diturunkan dan harus mengalir dari perencanaan tenaga kerja strategis.
proses. Ketika melakukan perencanaan tenaga kerja strategis, organisasi mempertimbangkan
implikasi dari rencana masa depannya pada sifat dan jenis individu yang perlu dipekerjakan
serta keterampilan dan pelatihan yang diperlukan yang akan mereka perlukan. Organisasi
juga perlu menilai stok karyawannya saat ini serta yang tersedia untuk pekerjaan eksternal.
Aspek kunci dari perencanaan tenaga kerja strategis adalah bahwa hal itu adalah a
proaktifproses. Ini mencoba merencanakan dan mengantisipasi apa yang mungkin terjadi di
berbagai domain lingkungan internal dan eksternal organisasi dan mengembangkan rencana
untuk mengatasi peristiwa ini sebelum benar-benar terjadi. Alih-alih bereaksi terhadap
perubahan dalam industri, pasar, ekonomi, masyarakat, dan dunia teknologi, perencanaan
tenaga kerja strategis memastikan bahwa organisasi dapat beradaptasi seiring dengan
perubahan ini dan mempertahankan kecocokan antara organisasi dan lingkungannya.
Perencanaan SDM sangat penting selama periode pergolakan organisasi, seperti selama
merger atau akuisisi, saat kondisi pasar tenaga kerja ketat, atau saat pengangguran tinggi.
Karena perencanaan tenaga kerja strategis melibatkan pembuatan asumsi tentang
masa depan, terutama status ekonomi, persaingan, teknologi, regulasi, serta operasi dan
sumber daya internal, semua inisiatif perencanaan tenaga kerja strategis harus fleksibel. Jika
peristiwa dan keadaan terwujud berbeda dari yang diantisipasi, maka organisasi tidak boleh
terikat oleh rencana sebelumnya dan yang sudah ada. Perubahan inisiatif perencanaan tidak
boleh dipandang sebagai kelemahan dalam proses perencanaan. Sebaliknya, mereka harus
menjadi tanda positif bahwa organisasi secara hati-hati memantau lingkungan eksternalnya
dan menanggapi dengan tepat setiap perubahan yang terjadi.

Tujuan Perencanaan Tenaga kerja

Terdapat lima tujuan tenaga kerja strategis yaitu sebagai berikut :

1) Untuk mencegah overstaffing dan understaffing.

Ketika sebuah organisasi memiliki terlalu banyak karyawan, ia mengalami kehilangan
efisiensi dalam operasi karena biaya penggajian yang berlebihan dan/atau surplus
produksi yang tidak dapat dipasarkan dan harus diinventarisasi. Memiliki terlalu
sedikit karyawan mengakibatkan hilangnya pendapatan penjualan karena organisasi
tidak dapat memenuhi permintaan pelanggan yang ada. Selain itu, ketidakmampuan
untuk memenuhi permintaan produk atau layanan saat ini karena kekurangan staf juga
dapat mengakibatkan hilangnya pelanggan di masa mendatang yang beralih ke
pesaing.
2) Memastikan bahwa organisasi memiliki karyawan yang tepat dengan keterampilan
yang tepat di tempat yang tepat pada waktu yang tepat.
Organisasi perlu mengantisipasi jenis karyawan yang mereka butuhkan dalam hal
keterampilan, kebiasaan kerja, dan karakteristik pribadi serta mengatur waktu upaya
perekrutan mereka sehingga karyawan terbaik telah dipekerjakan, dilatih sepenuhnya,
dan dipersiapkan untuk memberikan kinerja puncak tepat saat organisasi
membutuhkan mereka.
3) Untuk memastikan bahwa organisasi tanggap terhadap perubahan lingkungannya.
Proses perencanaan tenaga kerja strategis membutuhkan pengambil keputusan untuk
mempertimbangkan berbagai skenario relatif terhadap banyak domain di lingkungan.
Misalnya, ekonomi mungkin tumbuh, tetap stagnan, atau menyusut; industri mungkin
tetap sama atau menjadi lebih atau kurang kompetitif; peraturan pemerintah dapat
tetap sama, dilonggarkan, atau diperketat; teknologi dapat dikembangkan lebih lanjut
atau tidak.
 4) Untuk memberikan arahan dan koherensi pada semua aktivitas dan sistem SDM.
Perencanaan tenaga kerja strategis menetapkan arah untuk semua fungsi SDM
lainnya, seperti penempatan staf, pelatihan, dan pengembangan, pengukuran kinerja,
dan kompensasi.
5) Menyatukan perspektif manajer lini dan staf.
Meskipun perencanaan tenaga kerja strategis biasanya diprakarsai dan dikelola oleh
staf SDM perusahaan, hal itu membutuhkan masukan dan kerja sama dari semua
manajer dalam suatu organisasi.

Manfaat Perencanaan Tenaga kerja

Berbagai manfaat yang bisa didapatkan oleh internal organisasi perusahaan ketika
sudah memiliki sistem tenaga kerja (Human Resource Planing) yang baik, diantaranya adalah

1. Memberdayakan sumberdaya manusia yang ada seoptimal mungkin

2. Meningkatkan produktivitas kerja
3. Dapat memperoleh tenaga kerja baru yang sesuai dengan kebutuhan
4. Memiliki informasi yang akurat tentang kompetensi karyawan dalam rangka
mengelola karir karyawan
5. Merupakan dasar dalam penyusunan program kerja realistik

Proses Perencanaan Tenaga kerja

Perencanaan ini merupakan proses yang terdiri atas beberapa tahapan untuk menjamin
perusahaan memperoleh tenaga kerja berkualitas dengan jumlah yang tepat, di peran/posisi
yang tepat, dengan jenis keterampilan dan kompetensi yang dibutuhkan.
1. Menganalisis tujuan organisasi : Perencanaan tenaga kerja pada dasarnya
merupakan bagian dari perencanaan organisasi. Manpower planning tidak berdiri
sendiri, sebab kebutuhan SDM muncul karena adanya rencana bisnis perusahaan.
Dengan demikian, tujuan manpower planning menyesuaikan dan searah dengan
rencana perusahaan. HR melayani kebutuhan personil untuk menjalankan rencana
tersebut. Itu sebabnya, langkah pertama adalah mendefinisikan apa tujuan dari
perencanaan tenaga kerja, misalnya penambahan produksi, peningkatan penjualan,
penggunaan teknologi terbaru, ekspansi usaha, dan seterusnya.
2. Melakukan pemetaan SDM yang ada : Tahap selanjutnya adalah pemetaan
ketersediaan tenaga kerja yang telah dimiliki perusahaan dengan menganalisis data
demografis, seperti jumlah, sebaran, usia (menyangkut pensiun), peran dan jabatan,
serta upah/gaji. Analisis juga termasuk metrik tenaga kerja, seperti kinerja,
produktivitas, turnover, dan retensi karyawan. HR juga menganalisis keterampilan
dan kompetensi setiap tenaga kerja. Misalnya, dalam setahun terakhir, apa saja jenis
keterampilan atau keahlian baru yang dikuasai karyawan.
3. Proyeksi jumlah karyawan yang dibutuhkan : HR mencocokkan ketersediaan
SDM dengan rencana bisnis ke depan: apakah dengan jumlah dan jenis tenaga kerja
yang tersedia saat ini telah mencukupi? Jika tidak, berapa personil baru yang
dibutuhkan, dan jenis skill apa yang harus ada? Menghitung kebutuhan SDM dapat
dilakukan dengan beberapa metode, seperti metode tren, rasio, regresi, Delphi, studi
kerja, keputusan manajerial, dan lainnya. Metode ini memberikan hasil berupa
prediksi atau perkiraan kebutuhan tenaga kerja baru.
4. Penetapan rencana ketenagakerjaan : Setelah semua manajer di setiap departemen
menyetujui rencana kebutuhan tenaga kerja, HR menetapkan rencana ketenagakerjaan
untuk satu tahun ke depan, termasuk menyusun biaya rekrutmen dan biaya gaji
dengan mempertimbangkan kenaikan upah setiap tahun. Rencana ini menjadi
pedoman dalam pengisian peran dan jabatan di organisasi. Misalnya, berapa karyawan
yang akan promosi ke jabatan baru, dan bagaimana mengisi kekosongan posisi/peran
yang ditinggalkan.
5. Rekuitment dan hiring : HR menentukan metode rekrutmen yang paling tepat
dengan melihat sejumlah faktor seperti jenis pekerjaan, keterampilan, dan pengalaman
yang dibutuhkan. HR juga perlu memahami kondisi pasar tenaga kerja, ketersediaan
kandidat bebas, dan persaingan perusahaan dalam mendapatkan karyawan berkualitas.
Cara terbaik merekrut adalah menggabungkan beberapa metode, kapan harus
menggunakan referensi karyawan, job portal, dan headhunter. Misalnya, saat
membutuhkan peran strategis dengan kualifikasi langka, akan lebih efisien dan efektif
menggunakan headhunter.
6. Menganalisis kesenjangan keterampilan : Setelah kebutuhan tenaga kerja
terpenuhi, HR melakukan monitoring sejauh mana keterampilan yang dikuasai setiap
karyawan membantu mereka dalam menjalankan peran. HR mengidentifikasi
kesenjangan keterampilan antara karyawan yang menonjol dengan karyawan yang
kurang terampil, kemudian memberikan pelatihan.
 7. Pelatihan dan pengembangan : Pelatihan dan pengembangan karyawan ditujukan
untuk menjembatani kesenjangan skill antar-karyawan, serta memenuhi kebutuhan
perusahaan terhadap keterampilan baru. Selain berdampak pada peningkatan kinerja
perusahaan, cara ini juga membantu karyawan untuk mengembangkan diri.
8. Evaluasi Tahap terakhir, HR mengevaluasi manpower planning, apa saja yang
berjalan sesuai rencana dan apa yang tidak. Evaluasi yang paling penting adalah
apakah pelaksanaan rencana ketenagakerjaan tersebut membantu pencapaian rencana
bisnis perusahaan.

Jenis dan Tujuan Perencanaan

a. Pesencanaan Agregat : adalah proses mengoptimumkan penggunaaan tenaga kerja

dan peralatan produksi untuk menyesuaikan kemampuan produksi dalam menghadapi
permintaaan pasar yang tidak pasti.
Perencanaan agregat bertujuan untuk mengantisipasi kebutuhan kelompok
karyawan dalam pekerjaan tertentu dan biasanya pada kelompok karyawan tingkatan
bawah misalnya jumlah cutomer service yang dibutuhkan, dan karyawan yang
memiliki keterampilan umum untuk memastikan kinerja tinggi yang berkelanjutan.

b. Perencanaan Suksesi : adalah suatu strategi perusahaan untuk mengembangkan

kompetensi yang dimiliki karyawan untuk mendukung proses keberlanjutan
kepemimpinan.
Perencanaan suksesi bertujuan untuk memfokuskan pada posisi manajemen
individu utama yang perlu dipastikan tetap diisi oleh organisasi atau individu yang
mungkin memiliki kualifikasi yang paling sesuai dengan posisi tersebut.

Meramalkan Kebutuhan Jumlah Tenaga Kerja

Proses atau tahapan meramalkan jumlah kebutuhan tenaga kerja sekarang dan dimasa yang
akan datang.

1. Mengidentifikasikan jumlah tenaga kerja berikut kualifikasi yang dimiliki sekarang,

sesuai dengan tingkatan atau level yang ada untuk masing-masing kantor, baik untuk
kantor pusat, unit ataupun pabrik
 2. Memperkirakan jumlah tenaga yg kemungkinan akan keluar dalam suatu periode yang
akan datang

3. Memperkirakan jumlah pekerja yang dibutuhkan dimasa yang akan datang

4. Memperkirakan kebutuhan dana atau biaya yang dibutuhkan untuk menetapkan orang
yang digantikan guna sebagai pertimbangan untuk memilih sumber daya perekrutan.

5. Memperkirakan jumlah jika perusahaan akan menciutkan usaha karena suatu hal,
misalnya kerugian atau kelebihan tenaga kerja.

6. Adanya permintaan tenaga dari pihak luar, misalnya pemerintah, rekan usaha atau
lainnya, sehingga akan mengurangi jumlah karyawan sekarang.

Teknik Peramalan sebagai Instrumen Perencanaan

Eksrapolasi Tingkat dan jenis perubahan yang terjadi di masa lalu digunakan sebagai
bahan untuk meramalkan perubahan-perubahan yang diperkirakan akan
terjadi di masa yang akan datang.
Indeksasi Metode memperkirakan kebutuhan ketenaga kerjaan di masa depan
dengan suatu indeks tertentu. Kedua metode diatas hanya cocok untuk
peramalan jangka pendek karena faktor yang mempengaruhi permintaan
atas tenaga kerja baik internal maupun eksternal dianggap konstan yang
jarang ditemui pada saat ini. Perlu penggunaan instrumen lain.
Analisis Metode analisis dengan memperhitungkan perubahan yang mungkin
Statistikal terjadi sebagai penyebab bergesernya tuntutan terhadap kebutuhan akan
sumberdaya manusia.
Analisis Apabila rencana alokasi anggaran telah didasarkan pada befrbagai teknik
Anggaran peramalan seperti ekstrapolasi, indeksasi dan lain-lainnya, diharapkan
jumlah dan kualifikasi tenaga kerja yang diperlukan sudah mendekati
kebenaran. Maka penggabungan seluruh rencana satuan-satuan kerja
yang ada akan memberikan gambaran tentang kebutuhan organisasi di
bidang ketenaga kerjaan bahkan untuk kepentingan perencanaan sumber
daya manusia jangka panjang.
Analisis Memperhitungkan kebutuhan SDM dengan memperkirakan dan
Kegiatan Baru memperhitungkan perkiraan organisasi ybs dengan situasi yang dihadapi
oleh perusahaan-perusahaan lain yang sudah berpengalaman dan
 menyelenggarakan kegiatan sejenis (klasifikasinya, lokasinya)
Rancangan Metode peramalan dengan menggunakan serangkaian rumus-rumus
berbasis matematikal yang secara simulatan menggunakan berbagai teknik
Komputer peramalan untuk menghitung kebutuhan SDM di masa depan.

Sumber Tenaga Kerja

Dalam pemilihan sumber tenaga kerja manajemen harus mempertimbangkan beberapa hal
seperti :

1. Jumlah tenaga kerja yang tersedia

2. Kualifikasi atau persyaratan yang diharapkan, misalnya jenjang pendidikan, program

study yang diinginkan, akreditasi universitas, program studi, jenis kelamin dan
lainnya.

3. Biaya yang dikeluarkan untuk memperoleh tenaga kerja tersebut

4. Pemilihan sumber tenaga kerja, lewat media, universitas, agen tenaga kerja atau
lainnya

Sumber tenaga kerja yang tersedia baik melalui rekrutmen atau pola kerja sama
jangka panjang guna pemenuhan tenaga kerja diantaranya :

1. Sumber Internal, yaitu sumber yang digunakan jika pertumbuhan tidak terlalu banyak
dan kondisi mendesak.

2. Sumber eksternal, yaitu sumber tenaga kerja yang diperoleh dari luar perusahaan

Sumber dari luar negeri, yaitu rekrutmen dilakukan untuk tenaga kerja langka yang sulit
dipenuhi dari dalam negeri, seingga perlu direkrut dari luar negeri
Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Perencanaan SDM

1. Tenga Kerja

2. Alat atau metode yang dilakukan

3. Kondisi permintaan tenaga kerja

4. Kondisi penawaran tenaga kerja

5. Perubahan teknologi

6. Kondisi dan pertumbuhan perusahaan

7. Kebijakan perusahaan berkaitan dengan anggaran

8. Struktur organisasi

9. Job analysis

10. Rekrutmen dan seleksi