Perencanaan SDM

(Human Resource Planning)

& Analisis Kebutuhan SDM
Human Resource Planning (HRP)
 Human resource planning is systematically
forecast an organization’s future supply &
demand for employees. (Milkovich &
Mahoney, 1979)
 Perencanaan SDM adalah proses sistematis
untuk mencocokkan pasokan karyawan
internal dan eksternal dengan lowongan-
lowongan jabatan yang diperkirakan muncul
dalam organisasi sepanjang periode waktu
tertentu (Mondy 2008).
 Mengapa HRP Penting?
 Untuk meningkatkan kemampulabaan perusahaan, maka
kebutuhan SDM harus sesuai jumlah & kualitasnya.
 Jumlah karyawan yang berlebihan akan membuat
sebagian karyawan tidak optimal dalam bekerja
 Terjadi pemborosan biaya karena harus membayar gaji/
upah atas kelebihan SDM
 Sebaliknya, bila jumlah SDM terlalu sedikit akan
mengakibatkan pencapaian perusahaan tidak sesuai
harapan & target.
 Tujuan Perencanaan SDM
1. Mengurangi ketidakpastian dalam pengelolaan SDM
2. Membuat pengelolaan SDM efektif dan sesuai kebutuhan
untuk mencapai tujuan perusahaan
3. Merencanakan kebutuhan SDM yang tepat dan sesuai
kebutuhan masa depan
4. Membantu peningkatan efisiensi perusahaan dalam
menarik pegawai baru & manajemen SDM secara
keseluruhan
5. Melengkapi informasi sumber daya manusia yang dapat
membantu kegiatan SDM dan unit organisasi lain.
 Tanggungjawab Manajer Dalam HRP
1. Melakukan identifikasi kebutuhan & ketersediaan SDM
untuk bagian yang dipimpin
2. Mendiskusikan informasi HRP dengan manajer SDM
3. Mengintegrasikan HRP dengan perencanaan pekerjaan
di bagian
4. Memantau HRP untuk mengidentifikasi perubahan
kebutuhan
5. Menilai usulan kebutuhan SDM yang disampaikan
manajer SDM
 Komponen Perencanaan SDM
Perencanaan sumber daya manusia
memiliki dua komponen:
• Peramalan kebutuhan (requirement
forecast)
• Peramalan ketersediaan (availability
forecast)
 Proses Perencanaan SDM
LINGKUNGAN EKSTERNAL
LINGKUNGAN INTERNAL

Perencanaan Strategik
Perencanaan Stratejik

Perencanaan
Sumber Daya Manusia

Meramalkan Membandingkan Meramalkan

Kebutuhan Sumber Kebutuhan dan Ketersediaan
Daya Manusia Ketersediaan Sumber Daya
Manusia

Permintaan Surplus Karyawan Kekurangan

= Karyawan
Penawaran

Tidak Ada Tindakan Penarikan Karyawan Rekrutmen

Terbatas,
Pengurangan Jam
Kerja, Pensiun Dini,
Pemberhentian, Seleksi
Perampingan
Peramalan Kebutuhan
 Peramalan kebutuhan (requirement forecast)
adalah aktivitas penentuan jumlah, keterampilan, dan
lokasi karyawan yang akan dibutuhkan organisasi di masa
mendatang dalam rangka mencapai tujuan-tujuannya.
 Peramalan tersebut mencerminkan berbagai faktor,
seperti perencanaan produksi dan perubahan
produktivitas.
 Peramalan kebutuhan akan menentukan besarnya
permintaan akan SDM (the demand for human
resources).
 3 Penyebab Permintaan SDM
 Faktor Eksternal
 Faktor Organisasional
 Faktor Angkatan Kerja
Penyebab Permintaan SDM
Faktor Eksternal
 Ekonomi
 Sosial-politik-hukum
 Teknologi
 Pesaing
 Penyebab Permintaan SDM
Faktor Organisasional
 Rencana strategik
 Anggaran
 Ramalan penjualan dan produksi
 Perusahaan baru
 Desain organisasi dan jabatan
 Permintaan SDM
Faktor Angkatan Kerja
 Pensiun
 Pengunduran diri
 Pemberhentian
 Kematian
 Kemangkiran
 METODE PRAKIRAAN KEBUTUHAN SDM
Landasan umum yang dipakai dalam memperkirakan
kebutuhan SDM:
 Tujuan organisasi
 Rencana organisasi
 Perubahan dalam tingkat produktivitas
 Perubahan daalam struktur organisasi
 Perubahan dalam sistem penyelesaian pekerjaan
 Anggaran yang tersedia untuk membiayai tenaga
kerja
 Metode Peramalan Kebutuhan SDM
 Zero-Base Forecasting:
menggunakan jumlah karyawan yang ada sekarang sebagai
dasar untuk meramalkan jumlah karyawan di masa yang akan
datang.
 Bottom-Up Approach:
kebutuhan SDM ditentukan melalui peramalan pada setiap
tingkatan di setiap bagian mulai yang terendah hingga yang
tertinggi.
 Ratio Analysis:
metode ini membandingkan antara jumlah pekerjaan dengan
jumlah SDM yang dibutuhkan.
 Model Simulasi:
teknik peramalan dengan melakukan eksperimen mengenai
situasi nyata menggunakan model matematis.
 Peramalan Ketersediaan

 Peramalan ketersediaan (availability forecast)

adalah aktivitas untuk memperkirakan kemampuan
perusahaan untuk mendapatkan karyawan-karyawan
dengan keterampilan yang dibutuhkan & dari mana
sumbernya.
 Dalam rangka meramalkan ketersediaan
(penawaran SDM), manajer sumber daya manusia
mengamati sumber-sumber internal (para karyawan
yang dipekerjakan saat ini) dan sumber-sumber
eksternal (pasar tenaga kerja).
 PRAKIRAAN PERSEDIAAN SDM
 Prakiraan persedian SDM (labor supply) baik yang tersedia di
dalam organisasi (internal supply) maupun yang ada di luar
organisasi (external supply), adalah merupakan tugas yang
harus dilakukan seorang manajer.
 Internal supply, merupakan sekelompok pegawai yang sudah
melakukan suatu jenis pekerjaan yang tetap ataupun yang
masih belum memeroleh suatu pekerjaan yang tetap.
 External supply bisa ditemukan di pasaran tenaga kerja: dunia
pendidikan, balai latihan kerja, biro tenaga kerja, dsb.
PERHITUNGAN PRAKIRAAN INTERNAL SUPPLY (IS)

 Inflows and outflows

IS= current supply – outflow + inflow

 Turnover rate
No of sepArations during one year × 100%
Avg no of employees during the year
Contd…
 Jumlah karyawan rata-rata per-bulan =
(∑ karyawan pada awal bulan + ∑ karyawan pada akhir bulan)
2
 Tingkat ketidakhadiran (adalah keadaan yang timbul jika seorang
karyawan gagal untuk datang bekerja ketika yang bersangkutan
dijadwalkan untuk bekerja) =
∑ hari kerja yang hilang x 100%
∑ karyawan rata-rata x ∑ hari kerja
Jika tingkat ketidakhadiran setiap bulan diantara 100 orang
karyawan adalah 4%, maka karyawan yang siap untuk bekerja
setiap harinya adalah 96%
 Perpindahan antar pekerjaan
 Informasi Basis Data SDM INTERNAL

 Riwayat dan pengalaman kerja

 Keterampilan dan pengetahuan khusus
 Lisensi atau sertifikat yang dimiliki
 Pelatihan yang telah diselesaikan dalam organisasi
 Latar belakang pendidikan
 Hasil penilaian kinerja terdahulu
 Penilaian atas kekuatan dan kelemahan
 Kebutuhan pengembangan
 Potensi promosi saat ini, dan dengan pengembangan lebih
lanjut
 Kinerja jabatan saat ini
 Bidang spesialisasi
 Preferensi jabatan
 Preferensi geografis
 Sasaran dan aspirasi karir
 Perkiraan tanggal pensiun
 Riwayat pribadi, termasuk penilaian psikologis
 External Supply
 New blood and new experience

 To replenish old personnel

 Organizational growth and diversification

If Shortage of employees
Lakukan:
 Hire new full-time employees
 Offer incentives for postponing retirement
 Re-hire retired employees on part-time basis
 Attempt to reduce turnover
 Bring in over-time for present employees
 Subcontract work to another company
 Hire temporary employees
 Re-engineer to reduce needs
If surplus of employees is expected
Lakukan:
 Do not replace employees who leave
 Offer incentives for early retirement
 Transfer or reassign excess employees
 Use slack time for employees training or equipment
maintenance
 Reduce work hours
 Pay off employee
 Salam Unggul Berkelanjutan

Website : www.maximus-strategic.com
Email : lukasmanalu@maximus-strategic.com
lukasmanalu@gmail.com
Facebook : facebook.com/maximus-strategic
Phone : 08115038787 (WA), 081359187888