PRAKTIK

KESEKRETARISAN

OLEH
HJ. SOFIATININGSIH M.SI
 PERTEMUAN 11

PRAKTIK KEARSIPAN
Pada materi ini mahasiswa sesuai dengan persyaratan dari mata
kuliah praktik kesekretarisan ideal nya harus telah lulus mata
kuliah manajemen kearsipan, ibu tidak tahu apakah saudara
sudah mendapatkan materi manajemen kearsipan atau belum.
Bila sudah itu akan mempermudah pengerjaan tugas-tugas ini.
Bila belum mendapatkan materi manajemen kearsipan berarti
saudara harus mencari sendiri minimal mengenai materi sistem
penyimpanan arsip.
Betapa pentingnya sebuah arsip bagi organisasi apapun, karena
arsip merupakan sumber informasi yang dapat dijadikan bahan
oleh pimipinan oleh pengambilan keputusan.
Bila saudara menjadi seorang sekretaris tentu pimpinan
akan selalu meminta data dan informasi kepada saudara
tentang apa saja, baik yang berhubungan dengan
internal perusahaan maupun yang berhubungan dengan
pihak stakeholder dan eksternal perusahaan.
Tentu saja pimpinan tidak mau tahu ketika meminta
data dan informasi kepada sekretaris harus sudah selalu
ada dan tersedia, disinilah dibutuhkan kreativitas
saudara sebagai sekretaris untuk selalu mencari,
mencatat, mengolah, menyimpulkan, mendistribusikan
serta menyimpan dengan sebaik-baiknya.
Hal ini penting, karena ketika pimpinan meminta
data dan informasi tersebut harus selalu tersedia di
sekretaris.
Agar supaya data dan informasi itu dapat dikelola
dengan baik oleh sekretaris maka sekretaris perlu
mengetahui dan mempelajari sistem penyimpanan
arsip yang umum dipergunakan baik penyimpanan
arsip secara manual maupun secara elektronik.
Sekalipun zaman sekarang sistem penyimpanan arsip
sudah mengarah kepada elektronik tetapi bila
penyimpanan manualnya tidak benar maka tidak
benar pula sistem kearsipannya.
Sistem penyimpanan arsip elektronik tetap perlu
didukung oleh sistem penyimpanan arsip yang manual
karena pimpinan sering juga menanyakan wujud
arsipnya yang asli sekalipun sudah dikirim via email
ke meja pimpinan, disinilah kemampuan sekretaris
dituntut untuk menguasai sistem penyimpanan arsip
manual maupun elektronik.
Meteri-materi ini tentu saja di ASMTB diberikan.
Dan untuk kedua mata kuliah tersebut secara
spesifik akan diberikan pada semester selanjutnya.
Dalam mata kuliah praktik kesekretarisan ini berarti
mendahului oleh karena itu, disini yang akan
dibahas hanya sistem penyimpanan kearsipannya
saja.
 BAGIAN A

Tujuan penyimpanan arsip manual maupun

elektronik adalah bila kita membutuhkan arsip dapat
segera diketemukan dengan cepat, tepat dan aman.
Sistem penyimpanan arsip pada umumnya ada 5, yaitu :
1. Alphabetical system
2. Numerical system
3. Subject system
4. Cronological system
5. Geographical system
 Mengenai pengertian dan cara operasional penggunaan ke 5
sistem tersebut di atas silahkan saudara mencari sendiri dari
berbagai sumber.
 BAGIAN B

Untuk mempraktikan sistem penyimpanan arsip ini saudara

menggunakan surat-suratnya pada tugas pertemuan ke 10.
Silahkan oleh saudara simpan surat-surat tersebut dengan
menggunakn salah satu sistem penyimpanan arsip yang
paling dianggap mudah oleh saudara (pilih salah satu dari
ke lima sistem penyimpanan arsip).
Sistem penyimpanan arsip dalam bentuk box file (contoh
box file dapat dilihat dari buku Tugas Dan Pengembangan
Sekretaris karangan Sedarmayanti atu buku kearsipan
lainnya yang ada diperpustakaan atau saudara brosing
sendiri.
 SIMPULAN TUGAS PERTEMUAN 11

1. Mencari pengertian beserta contoh box file dari ke lima

sistemp penyimpanan arsip tersebut
2. Menyimpan surat-surat niaga tersebut dalam box file dengan
menggunakan salah satu sistem penyimpanan arsip boleh
berbentuk gambar atau berbentuk foto.
3. File tugas dalam bentuk microsoft word dan nama file tugas :
NPM-Nama-Kelas
4. Tugas dikirmkan ke email : sofi.asmtb@yahoo.co.id
5. Paling lambat 1 minggu setelah pertemuan ke 11
Catatan :
Apabila kurang jelas atau
Ada yang ingin ditanyakan
dapat
Menghubungi ibu melalui WA
Untuk melihat contoh penyimpanan kearsipan
silahklan saudara mengakses link di bawah ini :

https://www.youtube.com/watch?v=zz9UIFzp4cU