Materi KD 3.14 Dan 4.14 Mempersiapkan Penyelenggaran Rapat
Materi KD 3.14 Dan 4.14 Mempersiapkan Penyelenggaran Rapat
HARI MUHAROM
3.14 MENERAPKAN PERSIAPAN PENYELENGGARAAN
PERTEMUAN/RAPAT
HARI MUHAROM
3.14 MENERAPKAN PERSIAPAN
PENYELENGGARAAN PERTEMUAN/RAPAT
• Pengertian Rapat
• Pada umumnya , pertemuan/rapat dilaksanakan untuk membicarakan suatu hal yang memerluka
n pemecahan. Dibawah ini ada beberapa pengertian rapat, yaitu sebagai berikut.
1. Menurut kamus besar bahasa Indonesia, rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk
membicarakan sesuatu, sidang, majelis.
2. Rapat merupakan komunikasi kelompok secara resmi.
3. Rapat merupakan musyawarah krlompok untuk mufakat.
4. Rapat merupakan media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka.
HARI MUHAROM
dapat disimpulkan bahwa rapat adalah suatu
pertemun antaranggota
organisasi/perusahaan yang bertujuan untuk
merundingkan/memecahkan masalah yang
menyangkut kepentingan
organisasi/perusahaan
HARI MUHAROM
FUNGSI RAPAT
HARI MUHAROM
JENIS-JENIS RAPAT
a. Rapat Penjelasan
MENURU b. Rapat Pemecahan Masalah
T TUJUAN c. Rapat Perundingan
a. Rapat Resmi (Formal
Meeting)
b. Rapat Tidak Resmi (inf SIFAT
ormal meeting) RAPAT
a. Rapat Mingguan
c. Rapat terbuka
JANGKA b. Rapat Bulanan
d. Rapat Tertutup
WAKTU c. Rapat Semesteran
d. Rapat Tahunan
a. Rapat Rutin
b. Rapat Insidental FREKUEN
SI
HARI MUHAROM
MENURUT TUJUANNYA
a. Rapat Penjelasan
Rapat Penjelasan, yaitu rapat yang dilaksanakan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat.
Dalam rapat penjelasan, peserta rapat tidak hanya mendengarkan penjelasan dari pimpinan rapat, tetapi juga
diberikan kesempatan untuk mengajukan pertanyaan.
b. Rapat Pemecahan Masalah
Rapat Pemecah Masalah, yaitu rapat yang dilaksanakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi.
Pada rapat pemecahan masalah, peran peserta rapat sangat besar untuk memberikan masukan berupa saran
atau pendapat yang akan disimpulkan bersama. Hasil kesimpulan yang telah disepakati bersama merupakan
jalan untuk memecahkan maslah yang sedang dihadapi.
c. Rapat Perundingan
Rapat Perundingan, yaitu rapat yang dilalakukan untuk merundingkan suatu perselisihan atau
untuk mencari jalan tengah agar tidak merugikan pihak yang beselisih.
HARI MUHAROM
MENURUT SIFATNYA
a. Rapat Resmi (Formal Meeting)
Rapat Resmi, yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting, dan
berlaku peraturan keprotokolan yag mengatur kelancaran jalannya rapat. Peserta rapat formal akan mendapat
pemberitahuan terlebih dahulu melalui surat undangan yang biasanya dilengkapi dengan agenda rapat.
c. Rapat terbuka
Rapat terbuka, yaitu rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota organisasi/perusahaan dan
materi yang dibahas tidak merupakan masalah yang bersifat rahasia.
d. Rapat Tertutup
RapatHARI
tertutup,
MUHAROMyaitu rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan
masalah-masalah yag masih bersifat terbuka.
MENURUT JANGKA WAKTUNYA
a. Rapat Mingguan
Rapat mingguan, yaitu rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah-masalah yang
besifat rutin.
Rapat Bulanan
Rapat Bulanan, yaitu rapat yang diadakan sebulan sekali dan
membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.
Rapat Semesteran
Rapat Semesteran, yaitu rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah-masalah yang
terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan kedepan.
Rapat Tahunan
Rapat Tahunan, yaitu rapat yang diadakan setahun sekali. Contohnya rapat pemegang saham, rapat dewan
komisaris, dan sebagainya.
HARI MUHAROM
MENURUT FREKUENSINYA
a. Rapat Rutin
Rapat Rutin, yaitu rapat yang sudah ditentukan waktunya. Contoh: rapat rutin mingguan, rat rutin bulanan,
dan sebagainya.
b. Rapat Insidental
Rapat Insidental, yaitu rapat yang tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya
penting dan mendadak yang harus diselesaikan bersama.
HARI MUHAROM
Suasana
Terbuka
Tidak Ada
Disiplin Waktu Monopoli
syarat-
Pertanyaan Syarat Partisipasi Aktif
Singkat dan Jelas rapat dari Peserta Rapat
yang baik
Bimbingan dan
Perdebatan Berdasarkan
Pengawasan dari Pimpin
Argumentasi bukan Emosi an
HARI MUHAROM
1. Suasana Terbuka
Suasana rapat yang tebuka berarti setiap peserta rapat siap untuk menerima informasi dari siapa
pun. Hindari sikap saling mencurigai atau berprasangka negatif diantara sesama peserta rapat.
Suasana rapat yang terbuka akan membangkitkan rasa kekeluargaan dan kerja sama yang tinggi
diantara para peserta rapat.
7.Disiplin Waktu
Membiasakan
HARI MUHAROM
pelaksanaan rapat sesui dengan waktu yang telah ditentukan akan membuat para
peserta rapat menjadi lebih disiplin dan pelaksanaan rapat menjadi lebih tertib.
Tipe-tipe Pemimpin Rapat
1. Tipe Otoriter 2. Tipe Demokratis
Tipe ini suka memaksakan kehenda Tipe ini bersifat terbuka, mau meneri
k, merasa paling berkuasa, dan ma kritik dan saran dari peserta
merasa paling mengetahui segala h rapat, memberikan kesempatan kepad
al, sehingga kurang memberikan a peserta rapat untuk
mengemukakan pendapatnya, beperan
kesempatan kepada para peserta ra
pat untuk mengemukakan sebagai pembimbing, pengarah,
pendapatnya. dan pemberi petunjuk serta terlibat la
ngsung dalam interaksi kelompok.
3. Tipe Laissez-Faire
Tipe ini bersifat pasif dn cenderung m
asa bodoh, tidak terlibat
langsung dalam kegiatan kelompok, ti
dak punya inisiatif, dan cenderung
HARI MUHAROM bersikap sebagai penonton saja.
Tipe-Tipe
Peserta
Rapat
3. Tipe Inisiatif
Tipe ini akan muncul pada saat pelaksanaan rapat menemui kemacetan atau kebuntuan, karena
kurang atau tidak adanya data-data yang cukup untuk menyelesaikan masalah yang dibahas dan
tipe ini akan memberikan solusi jalan keluar.
4. Tipe Pemersatu
Tipe
HARI ini akan selalu mengusahakan persatuan dan kesatuan jika terjadi perbedaan pendapat
MUHAROM
6. Tipe Perantara
Tipe ini akan bertindak sebagai perantara atau menjembtkan antara orang/kelompok yang
berbeda. Tipe ini juga membantu memperjelas pendapat peserta rapat lain yang masih
kurang jelas.
7. Tipe Pendengar
Tipe ini hanya berperan sebagai pendengar yang baik dan besifat pasif
HARI MUHAROM
Fungsi Pemimpin Rapat
Sebagai
Pengarah
Sebagai
HARI MUHAROM
Penggerak
FUNGSI PESERTA RAPAT
Penyumbang
Pendapat
Penerima
Hasil
Penyumbang
Data
Keputusan
Pembantu Perumus
Pimpinan Kesimpulan
HARI MUHAROM
PENGENDALIAN RAPAT
1. Pengendalian Bebas Terbatas 2. Pengendalian Secara Ketat 3. Pengendalian Gabungan
Bebas Terbatas dan Ketat
Pengendalian rapat yang Pengendalian rapat yang tidak
memberikan kesempatan secara memeberikan kesempata Pengendalian rapat yang
bebas kepada peserta rapat bertanya atau mengeluarkan memberikan kesempatan
untuk megemukakan pendapat kepada para seluas- luasnya kepada
pendapatnya secara bergantian pesertanya. Para peserta rapat peserta rapat untuk
Peserta rapat diperbolehkan boleh mengeluarkan pendapat mengeluarkan pendapatnya.
beradu argumentasi atau hanya melalui izin pemimpin Apabila keadaan sudah mulai
berdebat tanpa harus melalui rapat dengan waktu dan jumlah kurang terkendali, pemimpin
pemimpin rapat. penanya yang sudah rapat langsung menggunakan
HARI MUHAROM ditentukan. cara pengendalian ketat.
4.14 Melakukan Persiapan Penyelenggaraan
Pertemuan/Rapat
HARI MUHAROM
Why : Mengapa rapat perlu diselenggarakan?
Hal ini untuk menentukan urgensi dari rapat tersebut.
HARI MUHAROM
How : Bagaimana rapat akan diselenggarakan?
Hal ini untuk menentukan apakah rapat tersebut akan
diselenggarakan secara berkala / satu kali, tertutup atau terbuka,
TEKNIK BERTANYA DALAM RAPAT
Pertanyaan
Pertanyaan Pertanyaan
Tidak Langsung/
Umum Langsung
Dioperkan
HARI MUHAROM
Pertanyaan
Umum
Adalah pertanyaan yang diajukan oleh salah seorang peserta rapat kepada pemimpin
rapat kemudian pemimpin rapat mengoperkan kembali pertanyaan tersebut kepada
peserta rapat lainnya.
Contohnya :
Peserta A : “ Saudara ketua, apakah tidak sebaiknya kita tunda dulu rencana untuk
pembangunan gedung baru mengingat dana yang tersedia masih belum mencukupi? “
Ketua : “ Saudara Fathi selaku Menajer Keuangan, bagaimana menurut pendapat
saudara? “
HARI MUHAROM
MENYELENGGARAKAN PERTEMUAN RAPAT
Hal-hal yang harus dipersiapkan dalam menyelenggarakan rapat formal berikut ini
A.
B. C.
Membuat agenda
Menentukan Membuat
rapat dan susunan
peserta rapat undangan rapat
acara rapat
F.
D. E. Mempersiapkan
Membuat daftar Mempersiapkan peralatan dan
hadir rapat bahan rapat perlengkapan
rapat
HARI MUHAROM
LANJUTAN
Hal-hal yang harus dipersiapkan dalam menyelenggarakan rapat formal berikut ini
G. H.
I.
Mempersiapkan Akomodasi/
Transportasi
ruang rapat penginapan
L.
J. K.
Pengecekan
Konsumsi Kesehatan
persiapan terakhir
HARI MUHAROM