DR. FERDINAND RISAMASU, SE, M.Sc.

Agr
Semua perusahaan besar memiliki fungsi sumber daya
manusia yang menangani banyak proses khusus yang
berhubungan dengan personil perusahaan.
Tiap perusahaan memiliki suatu sistem untuk
mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan
sumber daya manusia, mengubah data tersebut menjadi
informasi, dan melaporkan informasi itu kepada
pemakai. Sistem ini dinamakan sistem informasi
sumber daya manusia (human resource information
system), atau HRIS.
Organisasi SDM umumnya mencakup suatu seksi HRIS
yang bertanggung jawab mengelola sistem konseptual
dari data dan informasi sumber daya manusia.
 FUNGSI SUMBER
FUNGSI SUMBER DAYA
DAYA MANUSIA
MANUSIA

Struktur organisasi sebagian besar perusahaan memasukkan

satu unit yang bertanggung jawab atas banyak kegiatan yang
berhubungan dengan sumber daya manusia.
Istilah personalia awalnya diberikan pada unit ini, tetapi
sekarang dinamakan sumber daya manusia (SDM), yang
mengakui bahwa personil sebagai sumber daya yang
berharga.
SDM dapat merupakan suatu departemen atau divisi di dalam
suatu area fungsional, atau SDM dapat memiliki status
fungsional yang sama seperti pemasaran, keuangan,
manufaktur, dan sistem informasi (SI).
 KEGIATAN UTAMA
KEGIATAN UTAMA SDM
SDM

Perekrutan dan Penerimaan. SDM membantu membawa pegawai

baru ke dalam perusahaan dengan memasang iklan lowongan kerja
di koran, memberitahukan posisi yang diminta kepada agen kerja
swasta maupun pemerintah, melakukan wawancara pemilihan di
Kampus, dan di perusahaan, dan mengurus ujian bagi pegawai.
Pendidikan dan Latihan. Selama periode kepegawaian, SDM dapat
mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang
diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian pegawai.
Manajemen Data. SDM menyimpan database yang berhubungan
dengan pegawai, dan memproses data tersebut untuk memenuhi
kebutuhan informasi pemakai.
Penghentian dan Administrasi Tunjangan. Setelah pensiun, SDM
mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang
berhak.
 Pendidikan Administrasi
Perekrutan Penerimaan Penghentian
& Pelatihan Tunjangan

Perusahaan
Pegawai
Calon Pegawai Yang
Pegawai
Pensiun

Manajemen Data
 EVOLUSI
EVOLUSI HRIS
HRIS

Sistem personalia awal menempatkan data pegawai dalam

map yang ditempatkan pada departemen personalia.
Saat komputer digunakan, data pegawai dikonversikan ke pita
dan piringan magnetik.
Manajemen kurang memberikan perhatian pada data personil
dibandingkan dengan perhatian yang diberikan pada data
yang menjelaskan uang dan arus material.
Rangsangan untuk menaikkan status data personil diberikan
oleh peraturan pemerintah seperti EEO (equal Employment
opportunity) dan undang-undang keselamatan kerja.
Perusahaan harus menginformasikan kepada pemerintah
tentang sejauh mana pelaksanaan undang-undang tersebut.
 Dulu Sekarang

File

Folder

Workstation Workstation

disket
Database
disket

Gbr. Evolusi sistem penyimpanan data personil

 Subsistem Input Subsistem Output
Subsistem
Sistem Perencanaan
Informasi Angkatan Kerja
Akuntansi
Subsistem
Sumber Perekrutan
Intrernal

Subsistem
manajemen
Subsistem Angkatan Kerja
Penelitian
Database Pemakai
SDM HRIS
Subsistem
Sumber Kompensasi
Eksternal

Subsistem
Benefit
Subsistem
Intelijen
SDM Subsistem
Pelaporan
Data Informasi Lingkungan

MODEL SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

 SUBSISTEM INPUT
SUBSISTEM INPUT

SISTEM INFORMASI
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
AKUNTANSI

Data yang ditangani oleh HRIS :

 Elemen Data Personil (Contoh : nama pegawai, jenis
kelamin, tanggal lahir, pendidikan, dan jumlah tanggungan).
Elemen data ini diciptakan oleh SDM pada waktu
penerimaan dan diperbaharui selama pegawai bekerja pada
perusahaan.
 Elemen Data Akuntansi (Contoh : upah per jam, gaji
bulanan, pendapatan kotor saat ini, dan pajak penghasilan
tahun berjalan). Keterlibatan SDM dalam aplikasi
penggajian berbentuk penyediaan proses dan data
pendukung bagi Sistem Informasi Akuntansi (SIA).
SIA menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga
database berisi gambaran yang lengkap dari sumber
daya personil – keuangan dan non-keuangan.
Walau arus data akuntasi penting, bagi HRIS sekarang
data akuntansi tidak sepenting dulu.
Dulu gaji merupakan tanggung jawab SDM. Namun
tanggung jawab itu lambat laun diserahkan pada SIA.
Sekarang, keterlibatan SDM dalam aplikasi penggajian
berbentuk penyediaan proses dan data pendukung
bagi SIA.
 SUBSISTEM PENELITIAN
SUBSISTEM PENELITIAN SDM
SDM
Subsistem penelitian SDM mengumpulkan data melalui
penelitian.

Penelitan dimaksud antara lain :

 Penelitian Suksesi (succession studies) dilakukan untuk
mengidentifikasi orang-orang dalam perusahaan yang
merupakan calon bagi posisi yang tersedia karena adanya
pegawai yang pensiun.
 Analisis dan Evaluasi Jabatan (job analysis & evaluation)
mempelajari setiap jabatan dalam suatu area untuk
menentukan lingkup dan mengidentifikasikan pengetahuan
dan keahlian yang diperlukan.
 Penelitan Keluhan (grievance studies) membuat tindak lanjut
atas keluhan yang disampaikan pegawai untuk berbagai
alasan.
SUBSISTEM INTELIJEN
SUBSISTEM INTELIJEN SDM
SDM

Subsistem intelijen SDM mengumpulkan data yang ber-

hubungan dengan SDM dari lingkungan (eksternal).
Elemen lingkungan menyediakan data sbb :
 Intelijen Pemerintah. Pemerintah menyediakan data dan
informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai
peraturan ketenagakerjaan.

 Intelijen Pemasok. Pemasok mencakup perusahaan seperti

perusahaan asuransi, yang memberikan employee benefit, dan
lembaga penempatan lulusan universitas, serta agen tenaga
kerja, yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru.

 Intelijen Serikat Pekerja. Serikat pekerja memberikan data dan

informasi yang digunakan untuk mengatur kontrak kerja antara
serikat pekerja dan perusahaan.
 Intelijen Masyarakat Global. Masyarakat global menye-diakan
informasi yang menjelaskan sumber daya lokal seperti
perumahan, pendidikan, dan rekreasi. Informasi ini digunakan
untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional, dan
internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada
ke dalam komunitas lokalnya.

 Intelijen Masyarakat Keuangan. Masyarakat keuangan

memberikan data dan informasi ekonomi yang digunakan dalam
perencanaan personil.

 Intelijen Pesaing. Perusahaan membutuhkan data dan informasi

tentang praktek personalia pesaing dan informasi perorangan
yang berpotensi untuk direkrut..
 DATABASE
DATABASE SDM
SDM DARI
DARI LINGKUNGAN
LINGKUNGAN

 Database perusahaan pencari eksekutif. Perusahaan pencari

eksekutif mengkhususkan diri dalam menemukan pelamar
untuk posisi eksekutif.
 Database Universitas. Universitas menyediakan database
curriculum vitae bagi perekrut sebagai pelayanan bagi
mahasiswa yang lulus atau alumni yang mencari pekerjaan.
 Database agen Tenaga Kerja. Beberapa agen tenaga kerja
yang besar memiliki database mereka sendiri. Database lain
digunakan oleh beberapa agen yang membentuk jaringan.
 Database Akses Umum. Database ini tersedia bagi siapapun
dengan bayaran.
 Database Bank Pekerjaan Perusahaan. Beberapa perusahaan
besar menyimpan database sendiri untuk orang-orang yang
dapat bekerja sebagai pegawai sementara.
 ISI
ISIDATABASE
DATABASE

Database HRIS dapat berisi data yang menjelaskan tidak

hanya pegawai, tetapi juga organisasi dan perorangan di
lingkungan perusahaan.
Data Pegawai. Kebanyakan database HRIS berisi data
yang berhubungan dengan pegawai perusahaan yang ada.
Untuk pegawai dapat disimpan ratusan elemen data.
Data Non-Pegawai. Data non-pegawai dalam database
berupa data organisasi di lingkungan perusahaan seperti
agen tenaga kerja, akademi dan universitas, serikat pekerja,
dan pemerintah. Juga tersedia data yang menjelaskan
perorangan seperti; pelamar, tanggungan, keuntungan, dan
pegawai yang masih bertahan.
 SUBSISTEM OUTPUT
SUBSISTEM OUTPUT

SUBSISTEMPERENCANAAN
SUBSISTEM PERENCANAANANGKATAN
ANGKATANKERJA
KERJA

Perencanaan
Perencanaan angkatan
angkatan kerja
kerja melibatkan
melibatkan semua
semua kegiatan
kegiatan
yang
yang memungkinkan
memungkinkan manajemen
manajemen untuk
untuk mengidentifikasikan
mengidentifikasikan
kebutuhan
kebutuhan pegawai
pegawai di
di masa
masa datang.
datang.

Aplikasi
Aplikasi perencanaan
perencanaan angkatan
angkatan kerja
kerja meliputi
meliputi ::
 Pembuatan
Pembuatan bagan
bagan organisasi
organisasi
 Peramalan
Peramalan gaji
gaji
 Analisis/evaluasi
Analisis/evaluasi jabatan
jabatan
 Perencanaan
Perencanaan dan
dan permodelan
permodelan kerja
kerja
SUBSISTEMPEREKRUTAN
SUBSISTEM PEREKRUTAN

Perusahaan
Perusahaan membawa
membawa pegawai
pegawai baru
baru ke
ke dalam
dalam perusahaan
perusahaan
melalui
melalui subsistem
subsistem perekrutan.
perekrutan.

Aplikasi
Aplikasi perekrutan
perekrutan ::
 Penelusuran
Penelusuran pelamar
pelamar
 Pencarian
Pencarian internal
internal

Penelusuran
Penelusuran pelamar
pelamar sebelum
sebelum mereka
mereka dipekerjakan
dipekerjakan lebih
lebih
banyak
banyak dipraktekan
dipraktekan daripada
daripada melakukan
melakukan pencarian
pencarian internal
internal
untuk
untuk menemukan
menemukan calon
calon pekerja.
pekerja.
Hal
Hal ini
ini menunjukkan
menunjukkan bahwa
bahwa usaha
usaha perusahaan
perusahaan untuk
untuk mengisi
mengisi
lowongan
lowongan kerja
kerja lebih
lebih difokuskan
difokuskan pada
pada lingkungan
lingkungan daripada
daripada
pegawai
pegawai yang
yang ada.
ada.
SUBSISTEMMANAJEMEN
SUBSISTEM MANAJEMENANGKATAN
ANGKATANKERJA
KERJA

Aplikasi
Aplikasi manajemen
manajemen angkatan
angkatan kerja
kerja meliputi
meliputi ::
 Penilaian
Penilaian kinerja
kinerja
 Pelatihan
Pelatihan
 Pengendalian
Pengendalian posisi
posisi
 Relokasi
Relokasi
 Keahlian/kompetensi
Keahlian/kompetensi
 Suksesi
Suksesi
 Pendisiplinan
Pendisiplinan
SUBSISTEM KOMPENSASI
SUBSISTEM KOMPENSASI

Aplikasi
Aplikasi Kompensasi
Kompensasi ::
 Peningkatan
Peningkatan penghargaan
penghargaan
 Gaji
Gaji
 Kompensasi
Kompensasi eksekutif
eksekutif
 Insentif
Insentif bonus
bonus
 Kehadiran.
Kehadiran.

SUBSISTEM BENEFIT
SUBSISTEM BENEFIT

Aplikasi
Aplikasi Benefit
Benefit ::
 Defined
Defined contribution
contribution
 Defined
Defined benefit
benefit
 Benefit
Benefit statements
statements
 Flexible
Flexible benefits
benefits
 Pembelian
Pembelian saham
saham
 Pemrosesan
Pemrosesan klaim
klaim
SUBSISTEMPELAPORAN
SUBSISTEM PELAPORAN

Aplikasi
Aplikasi Pelaporan
Pelaporan Lingkungan
Lingkungan ::
 Catatan
Catatan EEO
EEO ((Equal
Equal Employment
Employment Opportunity
Opportunity))
 Analisis
Analisis EEO
EEO
 Peningkatan
Peningkatan serikat
serikat pekerja
pekerja
 Catatan
Catatan kesehatan
kesehatan
 Bahan
Bahan beracun
beracun
 Keluhan
Keluhan

Berbagai
Berbagai aplikasi
aplikasi di
di atas
atas ditujukan
ditujukan untuk
untuk memenuhi
memenuhi
tanggung
tanggung jawab
jawab perusahaan
perusahaan kepada
kepada pihak
pihak yang
yang ber-
ber-
kepentingan
kepentingan didi luar
luar perusahaan,
perusahaan, bukan
bukan kepada
kepada
manajemen
manajemen
 PEMAKAI SISTEM INFORMASI SDM

Subsistem Perenc. Pere- Manaj. Kom- Bene- Pela-

Angkatan krutan Angkatan pen- fit poran
Pemakai kerja kerja sasi Lingk.
Direktur SDM X X X X X X
Eksekutif lain X X X X X X
Mjr. Kompens./Benef. X X
Mjr. Perenc. SDM X
Mjr. Hub. Pekerja X X
Manajer EEO X X X X X X
Mjr. Perekr. & Pemilih. X X
Mjr. Pelat. & Pengemb. X
Manajer Akuntansi X X
Manajer Gaji X X
Manajer lain X X X X X X