BAB 4: KETATNYA

SISTEM PENGENDALIAN
Seberapa ketat aplikasi pengendalian manajemen merupakan keputusan besar
manajemen yang secara relatif kurang diperhatikan dalam kepustakaan, tetapi jika ada,
biasanya akan dibahas dalam konteks pengendalian hasil.

Konsep pengendalian yang ketat pasti dapat diaplikasikan pada pengendalian hasil.
Ketatnya pengendalian hasil mencakup kajian anggaran kinerja yang detail (sering kali
baris per baris) dan sering (bulanan atau bahkan mingguan) serta insentif yang
menguntungkan. Akan tetapi, ada banyak cara lain yang memengaruhi ketatnya
pengendalian manajemen, baik dengan bentuk pengendalian yang lain maupun dengan
memperkuat kombinasi tipe pengendalian.

Secara konseptual, dalam implementasi yang efektif pada pengendalian ketat

manajemen diperlukan pemahaman yang baik bagaimana satu atau lebih objek
pengendalian—hasil, tindakan, dan personel/kultural—berhubungan dan memberikan
kontribusi pada seluruh tujuan organisasi.
KETATNYA PENGENDALIAN HASIL

Keberhasilan pengendalian hasil yang

ketat tergantung pada:
Karakteristik
definisi dari Penguatan
area hasil Pengukuran atau insentif
yang kinerja yang
diberikan.
diinginkan
DEFINISI HASIL YANG DIINGINKAN
Agar pengendalian manajemen dikatakan ketat dalam suatu sistem pengendalian
hasil, dimensi hasil harus sesuai dengan tujuan organisasi yang “sebenarnya”; target
kinerja harus spesifik; hasil yang diinginkan harus secara efektif dikomunikasikan
dan diinternalisasi oleh karyawan yang sikapnya sedang dikendalikan; dan apabila
pengendalian hasil digunakan secara ekslusif pada bagian kinerja yang ada,
pengukurannya pasti lengkap.

KESESUAIAN
Sistem pengendalian hasil mungkin mengalami permasalahan kesesuaian karena
manajer tidak memahami dengan baik tujuan organisasi yang sesungguhnya atau
karena dimensi kinerja yang dipilih oleh manajer untuk mengukur hasil tidak
merefleksikan tujuan yang sesungguhnya dengan baik.
SPESIFIKASI
Tingkat ketatnya pengendalian hasil juga tergantung pada adanya prospek kinerja
yang dijelaskan dengan istilah spesifik. Spesifikasi kinerja yang diharapkan atau
target membutuhkan pemilahan dan penghitungan, seperti 15% ROA per tahun,
keluhan konsumen kurang dari 1%, atau biaya tenaga kerja $2,29 per unit produksi.
Organisasi biasanya dapat atau telah menetapkan target yang spesifik dan dapat
dihitung dalam istilah-istilah keuangan.

KOMUNIKASI DAN INTERNALISASI

Batasan pemahaman dan internalisasi tujuan dipengaruhi oleh banyak faktor,
termasuk kualifikasi karyawan yang terlibat, tingkat terkontrolnya area hasil
pengukuran yang diketahui, tujuan yang beralasan, dan besarnya partisipasi yang
diperbolehkan dalam proses penentuan tujuan.
KELENGKAPAN
Kelengkapan merupakan persyaratan akhir untuk ketatnya pengendalian hasil.
Kelangkapan berarti bahwa area hasil yang didefinisikan dalam SPM termasuk
semua bagian yang diharapkan memiliki kinerja yang bagus dan ketika karyawan
yang terlibat dapat berpengaruh.

PENGUKURAN KINERJA
Pengendalian hasil yang ketat juga tergantung pada kecukupan pengukuran kinerja
yang digunakan. Pengendalian hasil tergantung pada pengukuran yang teliti,
objektif, tepat waktu, dan dapat dipahami. Sistem pengendalian hasil yang
digunakan untuk menerapkan pengendalian yang ketat memerlukan semua kualitas
pengukuran yang tinggi.

INSENTIF
Pengendalian hasil mungkin menjadi lebih ketat jika imbalan dihubungkan secara
langsung dan pasti dengan pencapaian hasil yang diinginkan. Hubungan langsung
berarti bahwa pencapaian hasil diterjemahkan secara eksplisit dan jelas menjadi
imbalan.
KETATNYA PENGENDALIAN TINDAKAN

PEMBATAS PERILAKU
Pembatas perilaku, baik fisik ataupun administrasi, dapat menciptakan
pengendalian yang ketat dalam beberapa bidang pada suatu organisasi. Pembatas
fisik terdiri atas banyak bentuk, mulai dari kunci sederhana di meja untuk
mengembangkan perangkat lunak dan sistem keamanan elektronik.

Pembatas administratif juga menciptakan tingkat pengendalian yang beragam.

Pembatasan otoritas keputusan pada tingkat organisasi yang lebih tinggi
menimbulkan pengendalian yang lebih ketat jika dapat diasumsikan bahwa
karyawan dengan kedudukan yang lebih tinggi akan membuat keputusan yang lebih
reliabel daripada karyawan yang kedudukannya lebih rendah.

Pemisahan tugas antara dua karyawan (atau lebih) yang merupakan tipe pembatas
administrasi yang lain, membuat aktivitas yang merugikan cenderung berkurang
karena satu orang tidak bisa menyelesaikan keseluruhan tugas yang tidak
diinginkan.
KAJIAN PRATINDAKAN
Kajian pratindakan dapat membuat ketat SPM jika kajiannya sering, detail, dan
dilakukan oleh pengkaji yang rajin dan berpengetahuan luas. Kajian pratindakan
selalu ketat pada bagian yang melibatkan alokasi sumber daya yang besar karena
banyak investasi yang tidak mudah dibatalkan dan dapat memengaruhi keberhasilan
atau kegagalan suatu organisasi.

Kajian pratindakan yang ketat ini melibatkan pengawasan formal rencana bisnis dan
permintaan modal oleh para ahli pada posisi staf, seperti pada Divisi Keuangan, dan
berbagai tingkat manajemen, termasuk manajemen puncak.

AKUNTABILITAS TINDAKAN
Pengendalian akuntabilitas tindakan menciptakan pengendalian ketat seperti halnya
pengendalian hasil yang ketat. Jumlah pengendalian yang ditimbulkan dari
pengendalian akuntabilitas tindakan tergantung pada karakteristik definisi tindakan
yang diinginkan (dan tidak diinginkan), efektivitas sistem pelacakan tindakan, dan
penguatan (imbalan atau hukuman) yang diberikan.
DEFINISI TINDAKAN
Untuk mencapai pengendalian akuntabilitas tindakan yang ketat, definisi tindakan
harus sesuai, spesifik, dikomunikasikan dengan baik, dan lengkap. Kesesuaian
berarti bahwa pelaksanaan tindakan yang ditetapkan dalam sistem pengedalian akan
mengarah pada prestasi tujuan organisasi yang sesungguhnya.

PELACAKAN TINDAKAN
Pengendalian pada sistem pengendalian akuntabilitas tindakan juga dapat dibuat
lebih ketat dengan cara meningkatkan efektivitas sistem pelacakan tindakan.
Karyawan yang yakin bahwa tindakan mereka akan diperhatikan, dan diperhatikan
secara tepat waktu, akan lebih kuat dipengaruhi oleh sistem pengendalian
akuntabilitas tindakan daripada karyawan yang merasa bahwa kemungkinannya
“tertangkap” kecil.

PENGUATAN TINDAKAN
Akhirnya, pengendalian dapat dibuat lebih ketat dengan membuat imbalan atau
hukuman menjadi lebih signifikan terhadap karyawan yang terlibat. Secara umum,
maknanya bervariasi secara langsung dengan ukuran penguatan.
KETATNYA PENGENDALIAN PERSONEL/KULTURAL

Beberapa perusahaan menggunakan berbagai bentuk pengendalian personel/kultural

yang jika dikombinasikan akan menghasilkan pengendalian yang ketat. Contohnya,
pengendalian yang digunakan pada area produksi Wabash National Corporation,
produsen truk kontainer yang berlokasi di Lafayette, Indiana, adalah:

1. Walk and talk interview yang pelamarnya mulai mengamati kecepatan pabrik
yang tidak terkontrol.
2. Rencana insentif kelompok, termasuk rencana pembagian laba yang
memberikan 10% pendapatan setelah pajak kepada karyawan dan rencana
pensiun yang didasarkan pada kontribusi margin laba.
3. Pelatihan yang diperlukan: karyawan baru didorong dengan kuat untuk
mengambil dua kelas perbaikan Wabash yang telah ditentukan pada waktu yang
mereka tentukan sendiri dan diberi imbalan berupa kenaikan gaji. Supervisor
hanya akan dipromosikan setelah mereka mengambil kelas khusus dan lulus tes.
KESIMPULAN

Bab ini difokuskan pada karakteristik penting SPM: tingkat keketatan. Kami
mendefinisikan pengendalian ketat dalam artian tingginya tingkat kepastian bahwa
karyawan akan berperilaku sesuai dengan keinginan organisasi. Semua tipe
pengendalian, yaitu yang telah dibahas pada Bab 2 dan 3, dapat digunakan untuk
menciptakan pengendalian ketat, tergantung pada situasinya. Tabel 4.1
menunjukkan ringkasan karakteristik tiap-tiap tipe pengendalian yang bervariasi
untuk memengaruhi pengendalian ketat.

Harus diakui bahwa perusahaan terkadang dengan sengaja memilih melonggarkan

pengendalian mereka. Mereka melakukannya karena penggunaan pengendalian
yang tidak cocok menyebabkan efek samping yang merugikan, seperti penundaan
produksi atau frustrasi dan penurunan motivasi karyawan. Itu merupakan efek
samping yang menyebabkan banyak orang memiliki perasaan negatif ketika mereka
hanya mendengar penyebutan pengendalian ketat.