PENGENDALIAN MUTU

TUJUAN :

Perbaikan yang berkesinambungan pada produk untuk

memenuhi kebutuhan pelanggan, memberikan keberhasilan
usaha dan mengembalikan investasi kepada para
pemegang saham dan pemilik perusahaan.
Mutu :
 Performane to the standard expected by the customer
 Meeting the customer's needs first time and every time
 Providing our customers with products and services that
consistently meet their needs and expectations
 Doing the right thing in the right the time, always striving for
improvement, and always satisfying the customer
  A pragmatic system of continual improvement, a way to
successfully organized man and machine
  The meaning of excellence
 The unyielding and continuing effort by anyone in organization to
understand, meet, and exceed the needs of its customers
 The best product that you can produce with material that you have
to work with
 Continuous good product which a customer can trust
 Not only satisfying customers, but delighting them, innovating and
creating (Tjiptono dan Diana, 1995).
Intisari elemen-elemen mutu (Tjiptono dan Diana, 1995) dapat dipahami
sebagai berikut:
 Mutu meliputi usaha memenuhi atau melebihi harapan pelanggan
 Mutu mencakup produk, jasa manusia, proses, dan lingkungan
 Mutu merupakan kondisi yang selalu berubah (misalnya yang dianggap
merupakan bermutu saat ini mungkin dianggap kurang bermutu pada masa
mendatang).

Mutu adalah Fitness for use, memiliki dua aspek utama:

1. Ciri-ciri produk yang memenuhi permintaan pelanggan.  Mutu yang lebih
tinggi memungkinkan perusahaan meningkatkan kepuasan pelanggan,
membuat produk laku terjual, dapat bersaing dengan pesaing, meningkatkan
pangsa pasar dan volume penjualan, serta dapat dijual dengan harga yang
lebih tinggi.
2. Bebas dari kekurangan.  Mutu yang tinggi menyebabkan perusahaan dapat
mengurangi tingkat kesalahan, mengurangi pengerjaan kembali dan
pemborosan, mengurangi biaya garansi, mengurangi ketidakpuasan
pelanggan, mengurangi inspeksi dan pengujian, memperpendek waktu
pengiriman produk ke pasar, meningkatkan hasil dan kapasitas, dan
memperbaiki kinerja penyampaian produk atau jasa.
Menurut Hubeis (1999), konsep mutu yang berlaku umum maupun
khusus pada bidang pangan erat kaitannya dengan era mutu :
1. Inspeksi atau pengawasan pada tahun 1920-an yang menekankan
pada pengukuran.
2. Pada tahun 1960  mengarah  ke pengendalian mutu dengan
pendekatan teknik statistika  berupa grafik, histogram, tabel,
diagram pencar dan perancangan percobaan. 
3. Tahun 1980-an berorientasi pada jaminan mutu (quality assurance)
4. Tahun 1990-an terfokus pada manajemen mutu total (Total Quality
Management atau TQM  Era ISO
Mutu bukan sekedar masalah pengendalian mutu atas barang dan jasa
atau standar mutu barang (product quality), tetapi sudah bergerak
ke penerapan dan penguasaan TQM menuju world class
performance yang dimanifestasikan dalam ISO (International
Standar’s Organization).
Sistem mutu menurut ISO 9000 dalam Kadarisman (1994) mencakup:
1. Mutu adalah gambaran dan karakteristik menyeluruh produk atau jasa,
yang     menunjukan kemampuannya dalam memenuhi kebutuhan-
kebutuhan yang ditentukan (tersurat) maupun yang tersirat;
2. Kebijakan Mutu adalah keseluruhan maksud dan tujuan organisasi
(perusahaan) yang berkaitan dengan mutu yang secara formal
dinyatakan oleh pimpinan puncak;
3. Manajemen Mutu adalah seluruh aspek fungsi manajemen yang
menetapkan dan melaksanakan kebijakan mutu yang telah dinyatakan
oleh pimpinan puncak;
4. Pengendalian Mutu, teknik-teknik dan kegiatan-kegiatan operasional
yang digunakan untuk memenuhi persyaratan mutu. Pengendalian mutu
meliputi monitoring suatu proses, melakukan tindakan koreksi bila ada
ketidaksesuaian dan menghilangkan penyebab timbulnya hasil yang
kurang baik pada tahapan rangkaian mutu yang relevan untuk mencapai
efektivitas yang ekonomis; 
5. Jaminan Mutu, adalah seluruh perencanaan dan kegiatan sistematis
yang diperlukan untuk memberikan suatu keyakinan (jaminan) yang
memadai bahwa suatu produk atau jasa akan memenuhi persyaratan
tertentu.
Fungsi yang berkaitan dengan mutu dalam suatu
perusahaan dapat dikelompokkan menjadi dua kategori,
yaitu:
1.   Perencanaan dan Rekayasa Mutu
Perencanaan dan rekayasa mutu terdiri dari fungsi-
fungsi staf spesialis dan kegiatan-kegiatan yang
berkaitan dengan pengembangan.
Definisi dan perencanaan mutu pada tahap sebelum
produksi. Secara rinci adalah sebagai berikut :
  Saran terhadap manajemen mengenai kebijakan mutu
perusahaan dan penyusunan tujuan-tujuan mutu yang
realistis
 Analisis persyaratan mutu pelanggan dan penyusunan
spesifikasi rancangan
 Tinjau ulang dan evaluasi rancangan produk untuk
memperbaiki mutu dan mengurangi biaya mutu
 Mendefinisikan standar mutu dan menyusun spesifikasi
produk
 Merencanakan pengendalian proses dan menyusun
prosedur-prosedur untuk menjamin kesesuaian mutu
 Mengembangkan teknik-teknik pengendalian mutu dan
metoda inspeksi termasuk merancang peralatan uji
khusus
 Melaksanakan studi kemampuan proses
 Analisis biaya mutu
 Perencanaan pengendalian mutu untuk bahan yang
diterima, termasuk evaluasi para pemasok
 Audit mutu di tingkat perusahaan
 Mengorganisasi program pelatihan dan peningkatan
motivasi untuk perbaikan mutu
2. Pengendalian Mutu
Mengacu Kadarisman (1994), sesuai dengan standar ISO
9000, maka kegiatan Pengendalian memiliki fungsi
antara lain:
 Membantu dalam membangun pengendalian mutu pada
berbagai titik dalam proses produksi.
 Memelihara dan mengkalibrasi  peralatan pengendalian
proses.
 Meneliti cacat yang terjadi dan membantu memecahkan
masalah mutu  selama produksi.
 Melaksanakan pengendalian mutu terhadap bahan yang
diterima.
 Mengoperasikan laboratorium uji untuk melaksanakan uji
dan analisa.
Mengorganisasikan inspeksi pada setiap tahap
proses dan spot checks bilamana diperlukan.
Melaksanakan inspeksi akhir untuk menilai mutu
produk akhir dan efektivitas pengukuran
pengendalian mutu.
Memeriksa mutu kemasan untuk memastikan
produk mampu menahan dampak transportasi dan
penyimpanan.
Melakukan uji untuk mengukur dan menganalisa
produk yang diterima akibat tuntutan konsumen.
Memberikan umpan balik data cacat dan tuntutan
konsumen kepada bagian rekayasa mutu.
Menurut Hubeis (1999), erat kaitannya dengan sistem
pengolahan yang melibatkan bahan baku, proses,
pengolahan, penyimpangan yang terjadi dan hasil akhir.
Secara internal (citra mutu pangan) dapat dinilai atas ciri
fisik (penampilan: warna, ukuran,bentuk dan cacat;
kinestika: tekstur, kekentalan dan konsistensi; citarasa:
sensasi, kombinasi bau dan cicip) serta atribut
tersembunyi (nilai gizi dan keamanan mikroba).
Secara eksternal (citra perusahaan) ditunjukkan oleh
kemampuan untuk mencapai kekonsistenan mutu (syarat
dan standar) yang ditentukan oleh pembeli, baik di dalam
maupun di luar negeri.  Pengendalian mutu pangan juga
bisa memberikan makna upaya pengembangan mutu
produk pangan yang dihasilkan oleh perusahaan atau
produsen untuk memenuhi kesesuaian mutu yang
dibutuhkan konsumen
 MANAJEMEN MUTU TOTAL
(TOTAL QUALITY MANAGEMENT)
Pada tahun 1980-an beberapa perusahaan besar Amerika
Serikat memperkenalkan konsep perbaikan yang terus
menerus (quality thinking)  yang dikenal Total Quality
Management (TQM) atau Integrated Quality Control
(IQT). 
TQM merupakan suatu pendekatan dalam menjalankan
usaha yang mencoba untuk memaksimumkan daya saing
organisasi/perusahaan melalui perbaikan terus menerus
atas produk, jasa, manusia, proses dan lingkungannya,
(Tjiptono dan Diana, 1995). 
Karakteristik TQM (Tjiptono dan Diana, 1995), sebagai
berikut:
a. Fokus pada pelanggan, baik pelanggan internal maupun
eksternal.
b. Memiliki obsesi yang tinggi terhadap kualitas
c. Menggunakan pendekatan ilmiah dalam pengambilan
keputusan dan pemecahan masalah
d. Memiliki komitmen jangka panjang
e. Membutuhkan kerjasama tim
f. Memperbaiki proses secara berkesinambungan
g. Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan
h. Memberikan kebebasan yang terkendali
i. Memiliki kesatuan tujuan
j. Adanya keterlibatan dan pemberdayaan
proses lanjutan dari pengendalian mutu (sistem) yang
berorientasi ke standar jaminan mutu (keunggulan
kompetitif) untuk meningkatkan kualitas produksi dan
efisiensi kerja di segala bidang (mengurangi kegagalan),
terutama pada sektor yang menghasilkan produksi dan
peningkatan kualitas sumber daya manusia untuk
memuaskan konsumen secara menyeluruh.
UPAYA MEMPERTAHANKAN  MUTU PRODUK PANGAN
Kadarisman (1994) secara umum dapat ditempuh upaya-upaya sebagai berikut:
 Pengadaan bahan baku.

Baik bahan penolong maupun bahan tambahan industri harus direncanakan dan
dikendalikan dengan baik.  Aspek-aspek penting yang perlu diperhatikan, yaitu 1)
Persyaratan-persyaratan dan kontrak pembelian, 2) Pemilihan pemasok mampu, 3)
Kesepakatan tentang jaminan mutu, 4) Kesepakatan tentang metoda-metoda
verifikasi, 5) Penyelesaian perselisihan mutu, 6) Perencanaan dan pengendalian
pemeriksaan, dan 7) Catatan-catatan mutu penerimaan bahan.
 Pengendalian Produksi.  

Pengendalian produksi dilakukan secara terus menerus meliputi kegiatan antara lain:
1) Pengendalian bahan dan kemampuan telusur, dengan inti kegiatan adalah
inventory system, dengan tujuan  pengendalian kerusakan bahan, 2) Pengendalian
dan pemeliharaan alat, 3) Proses khusus, yaitu proses produksi yang kegiatan
pengendaliannya merupakan hal yang sangat penting terhadap mutu produk, dan 4)
pengendalian dan perubahan proses.
 Pengemasan. 
Pengemasan dilakukan dengan benar dan memenuhi persyaratan
teknis untuk kepentingan distribusi dan promosi.  Dalam industri
pangan, pengemasan merupakan tahap terakhir produksi sebelum
didistribusikan. Pengemasan berfungsi sebagai: 1)  Wadah untuk
memuat produk, 2) Memelihara kesegaran dan kemantapan produk
selama penyimpanan dan distribusi, 3) Melindungi pangan dari
kontaminasi lingkungan dan manusia, 4) Mencegah kehilangan
selama pengangkutan dan distribusi, dan 5) Media komunikasi atau
promosi.
 Penyimpanan dan Penanganan Produk Jadi.  Penyimpanan dan
penanganan produk jadi bertujuan untuk mencegah kerusakan
akibat vibrasi, shock, abrasi, korosi, pengaruh suhu, Rh, sinar dan
sebagainya selama penanganan, pengangkutan, dan penyimpanan.

 Pemeriksaan dan Pengujian Selama Proses dan Produk Akhir.

Tujuan utama adalah untuk mengetahui apakah item atau lot yang
dihasilkan memenuhi persyarakatan sesuai dengan prosedur yang
telah ditetapkan.
 Keamananan dan Tanggung Jawab Produk. Karakteristik mutu
keamanan dalam industri pangan semakin hari semakin penting
karena banyak kasus yang terjadi baik di dalam maupun di luar
negeri. Oleh karena itu perlu dikembangkan metode atau
peraturan tentang praktek pengolahan pangan yang baik.

Secara teknis dalam rangka upaya mempertahankan kualitas

produk pangan, dilakukan upaya-upaya sebagai berikut:

1.   Dokumentasi Sistem Mutu

 Perusahaan harus membangun dan mempertahankan
suatu sistem mutu tertulis (terdokumentasi), dengan
pengertian hal ini akan menjamin produk-produknya
sesuai dengan persyaratan tertentu. Sistem mutu tertulis
ini membuat jaminan mutu bersifat lebih melembaga sebab
dokumentasi ini dilakukan menyeluruh terhadap pedoman,
prosedur dan instruksi kerja.
Pengendalian  Rancangan
 Mutu produk sejak awal tergantung kepada rancangan produk
tersebut. Tanpa merancang mutu kedalam suatu produk, akan
sulit mencapai mutu tersebut selama produksi. Tujuan utama
seorang perancang adalah menciptakan suatu produk yang
dapat memuaskan kebutuhan pelanggan secara penuh yang
dapat diproduksi pada tingkat harga yang bersaing. Dengan
demikian, proses perancangan yang meliputi perencanaan,
verifikasi, kaji ulang, perubahan dan dokumentasi menjadi
sangat penting, terutama untuk produk-produk yang
mempunyai rancangan rumit dan memerlukan ketelitian.
Pengendalian Dokumen
  Dalam penerapan sistem standar jaminan mutu, perusahaan
dituntut untuk menyusun dan memelihara prosedur
pengendalian semua dokumen dan data yang berkaitan dengan
sistem mutu. Tujuan pengendalian dokumen adalah untuk
memastikan bahwa para pelaksana tugas sadar akan adanya
dokumen-dokumen yang mengatur tugas mereka. Perusahaan
harus menjamin seluruh dokumen tersedia pada titik-titik
dimana mereka dibutuhkan.
 Pengendalian Pembelian
 Pembelian bahan hampir seluruhnya berdampak kepada mutu
produk akhir sehingga harus dikendalikan dengan baik.
Perusahaan harus memastikan bahwa semua bahan dan jasa yang
diperoleh dari sumber-sumber di luar perusahaan memenuhi
persyaratan yang ditentukan.
 
Pengendalian Produk yang Dipasok Pembeli
 Adakalanya pembeli produk kita, mensyaratkan penggunaan
produknya untuk diguna-kan dalam rangka memenuhi persyaratan
kontrak. Perusahaan bertanggung jawab terhadap pencegahan
kerusakan pemeliharaan, penyimpangan, penanganan dan
penggunaannya selama barang tersebut dalam tanggung
jawabnya.
 
ldentifikasi Produk dan Kemampuan Telusur
 Identifikasi suatu produk dan prosedur penelusuran produk
merupakan persyaratan penting sistem mutu untuk keperluan
identifikasi produk dan mencegah tercampur selama proses,
menjamin hanya bahan yang memenuhi syarat yang digunakan,
membantu analisis kegagalan dan melakukan tindakan koreksi,
memungkinkan penarikan produk cacat/rusak dari pasar serta
untuk memungkinkan penggunaan bahan yang tidak tahan lama
digunakan dengan prinsip FIFO (First In First Out).

Pengendalian Proses
 Pengendalian proses dalam sistem standar jaminan mutu
mencakup seluruh faktor yang berdampak terhadap proses seperti
parameter proses, peralatan, bahan, personil dan kondisi
lingkungan proses.
Inspeksi dan Pengujian
 Meskipun penekanan pengendalian mutu telah beralih pada kegiatan-kegiatan
pencegahan dalam tahap sebelum produksi (perancangan, rekayasa proses dan
pembelian) inspeksi dengan intensitas tertentu tidak dapat dihindari dalam
sistem mutu.
  Inspeksi, Pengukuran dan Peralatan Uji
 Pengukuran atau kegiatan pengujian bermanfaat jika hasil pengukuran dapat
diandalkan. Untuk itu alat pengukur atau alat uji harus memenuhi kecermatan
dan konsistensi jika dioperasikan pada kondisi yang biasa digunakan.
 
Inspeksi dan Status Pengujian
 Tujuan utama sistem mutu adalah untuk memastikan hanya produk-produk
yang memenuhi spesifikasi sesuai kesepakatan yang dikirim ke pelanggan.
Sering dalam suatu pabrik yang besar, produk yang memenuhi spesifikasi,
yang belum diperiksa dan yang tidak memenuhi spesifikasi berada pada
tempat yang berdekatan sehingga mungkin bercampur. Dengan demikian
status inspeksi suatu produk harus jelas yaitu :
 produk belum diperiksa
 produk sudah diperiksa dan diterima
 produk sudah diperiksa tetapi ditolak
Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai
 Dalam sistem produksi harus dapat disingkirkan produk-produk yang tidak
sesuai. Sistem standar jaminan mutu mempersyaratkan perusahaan mempunyai
prosedur tertulis untuk mencegah terkirimnya produk-produk yang tidak sesuai
kepada konsumen. Jika produk yang tidak sesuai terdeteksi pada tahap produksi,
prosedur yang ada harus tidak membiarkan produk tersebut diproses lebih lanjut. 
Tindakan Koreksi
 Setiap kegiatan atau sistem operasi dapat saja menyimpang dari kondisi operasi
standar (prosedur) karena berbagai alasan sehingga menghasilkan produk yang
tidak sesuai. Sistem standar jaminan mutu mempersyaratkan perusahaan
mempunyai sistem institusional untuk memonitor kegiatan produksi atau proses.
Jika ketidaksesuaian diketahui, tindakan koreksi harus dilakukan segera agar
sistem operasi kembali kepada standar.

Penanganan, Penyimpanan, Pengemasan dan Pengiriman

 Perusahaan manufaktur terlibat dengan berbagai bahan dan produk, baik dalam
bentuk bahan mentah, produk antara untuk di proses lagi maupun produk jadi.
Adalah sangat penting menjamin bahwa mutu dari semua bahan dan produk
tersebut tidak .terpengaruh oleh penyimpanan yang kondisinya kurang baik,
penanganan yang tidak tepat, pengemasan yang tidak memadai dan prosedur
pengiriman yang salah.
 
Catatan-Catatan Mutu
 Perusahaan harus menyusun dan memelihara prosedur untuk
identifikasi pengumpulan. pembuatan indeks, pengarsipan,
penyimpanan dan disposisi catatan mutu. Catatan mutu memberikan
bukti obyektif bahwa mutu produk yang disyaratkan telah dicapai dan
berbagai unsur sistem mutu telah dilaksanakan dengan efektif.

Audit Mutu Internal

 Sistem standar jaminan mutu mempersyaratkan suatu perusahaan
untuk melembagakan suatu audit sistematis terhadap semua kegiatan
yang berkaitan dengan mutu, untuk mengetahui apakah prosedur dan
instruksi memenuhi persyaratan standar .Perusahaan juga harus bisa
mendemonstrasikan bahwa semua operasi dan kegiatan dilaksanakan
sesuai prosedur tertulis dan semua tujuan sistem mutu telah dicapai.

Pelatihan dan Motivasi

 Sistem standar jaminan mutu mempersyaratkan kebutuhan pelatihan
harus diidentifikasi dengan cermat dan menyiapkan prosedur untuk
melaksanakan pelatihan semua personil yang kegiatannya berkaitan
dengan mutu.