Arsitektur

Kebijakan dan Prosedur

Policy & Procedure Division

Jakarta, Mei 2022
Ahmad Bagyo Riyadi (7055)
No Nama Jabatan Divisi / KC TMT
1 Staf ODP (26) SEMARANG 2009
2 Junior Commercial Loan Analyst KC Banjarmasin 2010

3 Deputy Branch Manager Consumer KCS BANJARMASIN 2012

4 Deputy Branch Manager Business KCS BANJARMASIN .2015

5 Card & Plan Product & Pin Pad Digital Channel .2016
Maintenance officer Division

Operation & Business Support

6 Operation Policy & Improvement 2016
Division

7 Policy Procedure Support Specialist Policy, Procedure & BPR Division .2017

2
I Arsitektur Kebijakan dan Prosedur Baru
I.1. Hirarki, Kewenangan dan Evaluasi
Hierarki Substansi Kewenangan Penerbitan Persetujuan Penandatanganan
Evaluasi
Peraturan Peraturan Peraturan Peraturan Peraturan
Anggaran
- RUPS - -
Dasar

Kebijakan Umum
Merupakan peraturan tertulis yang
Direktur Utama/Wakil minimal
Ketetapan bersifat high level, strategis dan jangka Seluruh Direksi*
Direksi Direktur Utama dan 1 (satu) kali
Direksi panjang (tidak cepat berubah) yang
Direktur lain dalam 2 tahun
menjadi aturan pokok dalam pelaksanaan
aktivitas Bank

Kebijakan Khusus
Peraturan yang berisikan ketentuan 2 Direktur, salah satunya
minimal
Peraturan dan/atau prosedur sebagai penjabaran Direktur yang menjadi Policy Direktur Supervisi Satuan
Komite Direksi atau Minimal 2 (dua) Direktur 1 (satu) kali
Direksi dari Kebijakan Umum; dapat bersifat Owner Kerja Kebijakan dan
dalam 1 tahun
mendesak dan berlaku sementara; atau Prosedur
mengatur mengenai produk.

Petunjuk Teknis Untuk materi pada Petunjuk Teknis yang memiliki

merupakan peraturan yang mengatur risiko esensial, maka disetujui 2 (dua) Direktur
Kepala Divisi yang menjadi Policy 2 Kepala Divisi, salah minimal
Peraturan tahapan proses atau teknis pelaksanaan
Owner satunya Kepala Divisi 1 (satu) kali
Teknis dari suatu produk/prosedur, Perjanjian
Untuk materi pada Petunjuk Teknis yang memiliki Kebijakan dan Prosedur dalam 1 tahun
Kerjasama (PKS) atau Keputusan Direksi/
risiko tidak esensial, disetujui oleh Kepala Divisi Policy
Direktur.
Owner, Kepala Divisi Working Committee* * dan
Kepala Divisi Kebijakan dan Prosedur

* Dimintakan persetujuan Dewan Komisaris dalam hal ditentukan Regulator. Bila tidak diatur oleh Regulator, maka cukup dilaporkan ke Dewan Komisaris
** Apabila Policy Owner adalah satuan kerja bisnis maka working Committee, salah satu anggotanya adalah satuan kerja risk owner

3
I. Arsitektur Kebijakan dan Prosedur Baru
I.2. Pedoman Ketantuan Peraturan Internal Bank

a. Jika Peraturan Internal Bank yang tingkat instrument legalisasinya lebih

rendah memuat ketantuan yang bertentangan dengan Peraturan Internal
Bank yang tingkat instrument legalisasinya yang lebih tinggi, maka
ketentuan dimaksud dinyatakan batal demi hukum.
b. Peraturan Internal Bank yang lebih tinggi dapat mendelegasikan
kewenangan mengatur lebih lanjut kepada Peraturan Internal Bank yang
lebih rendah.
c. Semakin rendah tingkat instrument legalisasi suatu ketentuan, maka
semakin detail dan rinci isi peraturan tersebut.

4
I. Arsitektur Kebijakan dan Prosedur Baru 1.
2.
Kebijakan Perkreditan;
Kebijakan Treasury, Funding & Services;
I.3. Piramida Peraturan 3.
4.
Kebijakan Human Capital ;
Kebijakan Pengelolaan Perusahaan Anak
dan Unit Syariah;
5. Kebijakan Informasi & Teknologi,
Management Data dan Digital;
6. Kebijakan Hukum, Kepatuhan dan APU
PPT ;
7. Kebijakan Sistem Pengendalian Internal;
Ketetapan Pedoman Kebijakan Tata Kelola 8. Kebijakan Manajemen Risiko; dan
Direksi Perusahaan (PKTKP) 402 KD Ketetapan 9. Kebijakan Operasional
Direksi
9 Kebijakan Umum
Peraturan Pedoman Manajemen Sistem 229 PD
Direksi (PMS)

• Standard Operating Procedure 784 SE

Peraturan Direksi xx Kebijakan Khusus
Surat Edaran Direksi • Keputusan Khusus

• Petunjuk Teknis 174 SK Peraturan Teknis xx Petunjuk Teknis

Surat Keputusan Direksi • Keputusan Strategis

Catatan : data per 31 Des 2021

TOTAL 1.589

5
 KEBIJAKAN UMUM II.1. Proses Pembuatan Kebijakan Umum

1 2 Pembahasan pada 3
Perencanaan dan Persetujuan
penyusunan Rapat Pendahuluan

6 5 4 Pengesahan dan
Pemantauan dan
Dokumentasi
Evaluasi Pengundangan

Pembahasan pada Rapat Pengesahan dan Pemantauan dan

1 Perencanaan
Penyusunan
dan
2 Pendahuluan
3 Persetujuan 4 Pengundangan
5 Dokumentasi 6 Evaluasi

Satuan Kerja Kebijakan dan Direksi, Satker Kebijakan dan Prosedur, Satker Pemilik Satuan Kerja Kebijakan Satker Kebijakan dan Satuan Kerja Pemilik
Satuan Kerja Pemilik Prosedur, Satuan Kerja Reviewer, Prosedur, Satker
Key Player Kebijakan Kebijakan dan Prosedur Kebijakan
Satuan Kerja Pemilik Kebijakan Pemilik Kebijakan

• Direksi/Rapat Direksi membahas usulan draft Kebijakan Memohon kepada Direktur • Dokumentasi dan tata
• Melakukan kajian atas draft Melakukan evaluasi
Menyusun draft Umum Final Utama/Wakil Direktur usaha dokumen
Activity Kebijakan Umum Utama dan 1 Direktur berkala atas Kebijakan
Kebijakan Umum • Direksi/Rapat Direksi memutuskan apakah usulan draft Kebijakan Umum
• Melakukan harmonisasi atas Umum minimal 1x dalam
Kebijakan Umum Final dapat diberlakukan atau tidak lainnya untuk tanda tangan • Sosialisasi ke seluruh
draft Kebijakan Umum Kebijakan Umum. 2 tahun
Satuan kerja oleh
Satker Pemilik
Kebijakan
Draft Kebijakan Umum • Hasil kajian reviewer Kebijakan Umum hasil persetujuan Direksi/Rapat Direksi. • Kebijakan Umum • Kebijakan Umum Hasil evaluasi
Result • Draft Kebijakan Umum *)catatan: yang telah terdokumentasi.
Final • Bila menurut regulator, Kebijakan Umum membutuhkan ditandatangani • Berita Acara
persetujuan Dewan Komisaris, maka Satuan Kerja • Penerbitan Kebijakan Sosialisasi ke seluruh
Kebijakan dan Prosedur melalui Direksi memohon Umum di LaPS. Satuan Kerja
persetujuan kepada Dewan Komisaris. 6
• Sedangkan Kebijakan Umum lainnya cukup disampaikan
ke Dewan Komisaris setelah dilakukan legalisasi
 II.2 Proses Pembuatan Kebijakan Khusus
1 2 3
Perencanaan dan Pembahasan pada
KEBIJAKAN

Persetujuan
penyusunan Rapat Pendahuluan
KHUSUS

6 Pemantauan dan 5 4 Pengesahan dan

Evaluasi Dokumentasi
Pengundangan

Perencanaan dan Pembahasan pada Rapat Pengesahan dan Pemantauan dan

1 Penyusunan 2 Pendahuluan
3 Persetujuan 4 Pengundangan
5 Dokumentasi 6 Evaluasi

Satuan Kerja Kebijakan dan Prosedur, Komite Direksi / Direksi, Satker Kebijakan dan Satuan Kerja Kebijakan Satker Kebijakan dan
Key Player Satuan Kerja Pemilik Satuan Kerja Pemilik
Satuan Kerja Reviewer, Satuan Kerja Prosedur, Satker Pemilik Kebijakan dan Prosedur Prosedur, Satker
Kebijakan Kebijakan
Pemilik Kebijakan Pemilik Kebijakan
Menyusun draft kebijakan • Melakukan kajian atas draft • Komite Direksi* membahas usulan draft Kebijakan Memohon kepada 2 • Dokumentasi dan tata Melakukan evaluasi berkala
Activity khusus, dapat berupa Kebijakan Khusus Khusus final yang mengandung risiko esensial Direktur, salah satunya Dir usaha dokumen minimal satu kali dalam 1 (satu)
prosedur, produk, atau hal • Melakukan harmonisasi atas draft • 2 Direktur membahas usulan draft Kebijakan Spv Satker Kebijakan & Kebijakan Khusus tahun (kecuali untuk peraturan
yang bersifat mendesak Kebijakan Khusus Khusus final yang tidak mengandung risiko Prosedur untuk tanda • Sosialisasi ke seluruh yang mendesak dan sementara,
dan berlaku sementara esensial tangan Kebijakan Khusus. Satker kerja oleh dievaluasi sebelum 6 (enam)
Satker Pemilik bulan)
Kebijakan
• Hasil kajian dari reviewer • Kebijakan Khusus hasil keputusan Komite • Kebijakan Khusus • Kebijakan Khusus Hasil evaluasi
Result Draft Kebijakan Khusus
• Kesimpulan yang menyatakan Direksi atau minimal 2 Direktur. yang telah terdokumentasi.
apakah peraturan mengandung risiko *)Pembahasan Komite Direksi: ditandatangani • Berita Acara
esensial atau tidak • Kebijakan khusus kredit 🡪 KKP • Penerbitan Kebijakan Sosialisasi ke seluruh
• Draft Kebijakan Khusus Final • Kebijakan khusus IT 🡪 KPTI Khusus di LaPS. Satuan kerja
• Kebijakan khusus human capital 🡪 KHC
• Kebijakan khusus produk 🡪 Komite Bisnis
• Kebijakan khusus lainnya 🡪 KOMAR 7
 II.3. Proses Pembuatan Petunjuk Teknis

1 2 Pembahasan pada 3
Perencanaan dan
PETUNJUK

Persetujuan
penyusunan Rapat Pendahuluan
TEKNIS

6 Pemantauan dan 5 4 Pengesahan dan

Dokumentasi
Evaluasi Pengundangan

Perencanaan dan Pembahasan pada Rapat Pengesahan dan Pemantauan dan

1 Penyusunan 2 Pendahuluan
3 Persetujuan 4 Pengundangan
5 Dokumentasi 6 Evaluasi

Satuan Kerja Pemilik
Key Player
Kebijakan
Menyusun draft petunjuk
Activity teknis, dapat mengatur
internal Divisi atau lintas
Divisi
Draft Petunjuk Teknis
Result
Satuan Kerja Kebijakan dan Prosedur, Direksi, Satker Kebijakan dan Prosedur, Satuan Kerja Kebijakan dan Satker Kebijakan dan Satuan Kerja Pemilik
Satuan Kerja Reviewer, Satuan Kerja Pemilik Satker Pemilik Kebijakan Prosedur Prosedur, Satker Kebijakan
Kebijakan Pemilik Kebijakan
• Melakukan kajian atas draft Petunjuk • 2 Direktur membahas usulan draft Petunjuk Teknis Memohon kepada 2 (dua) • Dokumentasi dan tata Melakukan evaluasi
Teknis Final yang mengandung risiko esensial Kepala Divisi, salah satunya usaha dokumen berkala atas Petunjuk
• Melakukan harmonisasi atas draft • Kadiv Policy Owner, Kadiv Working Committee dan Kepala Divisi Kebijakan dan Petunjuk Teknis Teknis minimal 1x dalam
Petunjuk Teknis Kadiv Kebijakan dan Prosedur membahas usulan Prosedur untuk tanda tangan • Sosialisasi ke seluruh 1 tahun
draft Petunjuk Teknis Final yang tidak mengandung Petunjuk Teknis. Satker oleh Satker
risiko esensial Pemilik Kebijakan
• Hasil kajian dari reviewer Petunjuk Teknis hasil keputusan 2 Direktur atau • Petunjuk Teknis yang • Petunjuk Teknis Hasil evaluasi
KadivPolicy Owner, Kadiv Working Committee dan
• Kesimpulan yang menyatakan telah ditandatangani terdokumentasi.
apakah peraturan mengandung risiko Kadiv Kebijakan dan Prosedur • Penerbitan Petunjuk • Berita Acara
esensial atau tidak Teknis di LaPS. Sosialisasi ke seluruh
• Draft Petunjuk Teknis Final satuan kerja
8
II.4. Tugas dan Tanggung Jawab Organisasi
a. Satuan Kerja Pemilik Kebijakan
1) Menyusun draft Kebijakan Umum, Kebijakan Khusus dan Petunjuk Teknis berikut perubahannya.
2) Melakukan koordinasi atas Rapat Teknis untuk meminta masukan dan melakukan pembahasan dengan
Satuan Kerja Reviewer dan Satuan Kerja Terkait atas draft Peraturan Teknis.
3) Dalam hal suatu peraturan melibatkan banyak Divisi (Satuan Kerja), maka tugas Pemilik Kebijakan juga
bertugas mengkoordinasikan dengan Satuan Kerja yang juga berkepentingan dalam pembuatan
kebijakan.
4) Melakukan sosialisasi atas Kebijakan Umum, Kebijakan Khusus dan Petunjuk Teknis.
5) Mengimplementasikan Kebijakan Umum, Kebijakan Khusus dan Petunjuk Teknis
6) Melakukan review / kaji ulang atas Kebijakan Umum, Kebijakan Khusus dan Petunjuk Teknis.
7) Bertanggung jawab untuk melakukan penyesuaian ketentuan eksisting dengan ketentuan regulator.

9
II.4. Tugas dan Tanggung Jawab Organisasi
Dalam hal suatu peraturan melibatkan lebih dari 1 Satuan Kerja Policy Owner (yang berkepentingan atas isi
peraturan tersebut), maka penunjukan Lead policy owner dilakukan oleh Satuan Kerja Kebijakan dan
Prosedur dengan pertimbangan sebagai berikut:
1. Lead Policy owner adalah Satuan Kerja yang memiliki aktivitas paling banyak atas peraturan tersebut,
2. Lead Policy owner adalah Satuan Kerja yang memiliki portofolio terbesar atas peraturan tersebut,
3. Lead Policy owner adalah Satuan Kerja yang paling terdampak kinerjanya atas peraturan tersebut, atau
4. Lead Policy owner ditetapkan oleh Direktur.

10
II.4. Tugas dan Tanggung Jawab Organisasi
b. Satuan Kerja Kebijakan dan Prosedur
1) Melakukan koordinasi atas Rapat Pendahuluan untuk meminta masukan dan melakukan pembahasan dengan Satuan Kerja
Reviewer dan Satuan Kerja Terkait atas draft Kebijakan Umum dan Kebijakan Khusus.
2) Melakukan koordinasi Rapat Working Group atas draft Petunjuk Teknis.
3) Melakukan koordinasi terkait penyelenggaraan Rapat Direksi/Persetujuan Seluruh Direksi untuk meminta persetujuan draft
Kebijakan Umum.
4) Melakukan koordinasi terkait penyelenggaraan Rapat Komite Direksi/minimal 2 Direktur untuk meminta persetujuan draft
Kebijakan Khusus.
5) Menjalankan fungsi sebagai Satuan Kerja Pemilik Kebijakan untuk peraturan yang berkaitan dengan fungsi Kebijakan dan
Prosedur. Berfungsi sebagai PMO (Policy Management Office), untuk memastikan agar pembuatan peraturan dapat berjalan
dengan lancar.
6) Melakukan sinkronisasi materi dan proses penyusunan Kebijakan Umum, Kebijakan Khusus dan Petunjuk Teknis, sehingga
tidak terjadi tumpang tindih peraturan.
7) Melakukan pemantauan secara berkala mengenai pengkinian seluruh Kebijakan Umum, Kebijakan Khusus dan Petunjuk
Teknis.
8) Melakukan legalisasi Kebijakan Umum, Kebijakan Khusus dan Petunjuk Teknis, termasuk upload peraturan ke sistem
informasi peraturan Bank BTN.
9) Melakukan administrasi asli dokumen persetujuan dan Peraturan Internal.
11
II.4. Tugas dan Tanggung Jawab Organisasi
c. Satuan Kerja Reviewer (LGD, ERMD, CMGD)
1) Melakukan review dalam penyusunan Kebijakan Umum, Kebijakan Khusus dan Petunjuk Teknis sesuai
dengan kompetensi dan kewenangannya.
2) Menjalankan fungsi sebagai Satuan Kerja Pemilik Kebijakan untuk peraturan yang berkaitan dengan unit
kerjanya.

12
Mekanisme Perubahan Peraturan Internal Bank

Perubahan peraturan internal Bank dilakukan dengan metode loose leaf.

Metode loose leaf yang dimaksud dalam peraturan ini adalah mekanisme mengubah sebagian
isi dari suatu peraturan yang lama dan menggantikannya dengan peraturan yang baru. Adapun
teknis pelaksanaannya adalah sebagai berikut:
1. Dilakukan ketika terjadi perubahan sebagian dari peraturan eksisting, baik menambah atau
mengurangi peraturan tersebut.
2. Hanya mencabut Bab/Sub bab/halaman dari peraturan yang akan diubah.
3. Atas perubahan Bab/Sub bab/halaman yang diubah, pada header halaman tersebut
diinformasikan tanggal berlaku perubahannya

13
Implementasi Arsitektur Kebijakan dan
Prosedur Baru
Contoh Mekanisme Perubahan Peraturan
1. Penagihan debitur
Usulan Proses Kebijakan Khusus 2. Restrukturisasi kredit
Kebijakan Pembuatan Pengelolaan 3. Penyelesaian kredit Terbit: 31 Jan 2022
Khusus Peraturan Debitur Konsumer 4. Hapus Buku
5. Pengelolaan debitur pasif

Pada tanggal 1 Juni 2022, terdapat usulan perubahan

ketentuan tentang restrukturisasi kredit konsumer

Usulan 1. Penagihan debitur (tetap)

Perubahan Kebijakan Khusus 2. Restrukturisasi kredit
Proses
hanya terkait Pengelolaan (update) Terbit: 30 Jun 2022
Pembuatan
restrukturisasi Debitur Konsumer 3. Penyelesaian kredit (tetap)
Peraturan
kredit konsumer 4. Hapus Buku (tetap)
Mencabut sub bab terkait
Restrukturisasi kredit 5. Pengelolaan debitur pasif
Hanya membahas sub bab
tentang restrukturisasi
dan menggantinya (tetap)
dengan usulan yang
kredit konsumer
baru tentang
restrukturisasi kredit
Catatan
Mekanisme loose leaf pada perubahan peraturan berlaku sampai dengan bagian Sub bab/halaman suatu peraturan

14
Mekanisme Pencabutan Peraturan Internal Bank
Kriteria Peraturan yang dapat dilakukan Pencabutan
Peraturan internal Bank tersebut sudah
tidak sesuai dengan regulasi eksternal
dan/atau kondisi bisnis Bank;

Peraturan internal Bank mengalami

perubahan sistematika tata urutan /
hierarki peraturan internal Bank;

Peraturan internal Bank mengalami

perubahan materi lebih dari 50% (lima
puluh per seratus);

Peraturan internal Bank sudah tidak

digunakan lagi dalam operasional Bank;
atau
Peraturan internal Bank yang
berdasarkan pertimbangan Satuan Kerja
Kebijakan dan Prosedur perlu
mengalami perubahan konten dan/atau
esensi yang signifikan dan/atau material
yang dipertimbangkan berdasarkan efek
perubahannya.

15
 HAL-HAL PENTING DALAM PROSES PENCABUTAN
PERATURAN INTERNAL BANK

• Dilakukan melalui peraturan internal Bank

yang setingkat atau yang lebih tinggi
• Peraturan yang telah dicabut, secara otomatis
ADA PERATURAN tidak berlaku kembali, meskipun peraturan
PENGGANTI yang mencabut di kemudian hari dicabut pula.
• Peraturan yang baru yang mencabut harus
secara tegas menyatakan mencabut
PENCABUTAN peraturan yang tidak diperlukan
PERATURAN
• Perlu konfirmasi ke Divisi Policy Owner, Divisi
Reviewer (ERMD+LGD+CMGD) dan IAD.
TIDAK
• Diajukan melalui KOMAR (Komite Manajemen
DIGUNAKAN
Risiko)
/TIDAK ADA
PERATURAN • Keputusan pencabutan tidak perlu dibuat
PENGGANTI instrumen legalisasi.

Catatan:
Pencabutan suatu peraturan internal tidak berarti bahwa peraturan tersebut dihilangkan dalam data base Bank,
sehingga dalam hal peraturan internal yang sudah dicabut tersebut dibutuhkan untuk keperluan Bank, maka
peraturan dimaksud masih bisa diakses

16
 SISTEMATIKA PENULISAN
1. Cover
2. Daftar Isi
3. Pendahuluan, minimal memuat:
a. Latar Belakang
b. Maksud & Tujuan
c. Ruang Lingkup
4. Batang Tubuh*, minimal memuat:
Kebijakan a. Filosofi/Prinsip-prinsip yang mendasari
b. Organisasi dan Kewenangan
Umum c. Pokok-pokok Kebijakan
d. Pengelolaan Risiko
e. Dokumentasi dan Monitoring
5. Penutup
6. Lampiran
a. Definisi
b. Dasar Hukum
c. Hal lainnya yang relevan

*) Format pada batang tubuh diutamakan sesuai angka 4, namun jika terdapat format lain (co: format
sesuai regulator), maka dalam Batang Tubuh harus mengandung muatan / tersirat poin-poin pada angka
4.
17
 SISTEMATIKA PENULISAN
1. Cover
2. Daftar Isi
3. Pendahuluan, minimal memuat:
a. Latar Belakang
b. Maksud & Tujuan
c. Ruang Lingkup
4. Batang Tubuh
• Bila isi berupa prosedur/pedoman, minimal memuat:
a. Organisasi dan Kewenangan
b. Pelaksanaan aktivitas
c. Risiko dan Mitigasi
d. Dokumentasi, Administrasi dan Pelaporan
Kebijakan e. Monitoring
• Bila isi berupa produk Bank, minimal memuat:
Khusus a. Definisi produk
b. Target Market
c. RAC (Risk Acceptance Criteria)
d. Fitur Produk
• Bila isi berupa ketentuan yang bersifat mendesak dan memiliki batas waktu,
minimal memuat:
a. Ketentuan dan/atau prosedur yang akan diberlakukan
b. Tanggal mulai berlaku dan berakhir.
5. Penutup
6. Lampiran
a. Definisi
b. Dasar Hukum
c. Hal lainnya yang relevan
18
 SISTEMATIKA PENULISAN

1. Cover
2. Daftar Isi
3. Pendahuluan, minimal memuat:
a. Latar Belakang
b. Maksud & Tujuan
c. Ruang Lingkup
Petunjuk 4. Batang Tubuh, dapat berisi:
Teknis a. Prosedur dalam bentuk alur kerja (work flow)
b. Hal-hal teknis lainnya
5. Penutup
6. Lampiran
a. Definisi
b. Dasar Hukum
c. Hal lainnya yang relevan (tabel, grafik, dsb)

19
 Contoh daftar isi
Cover peraturan

20
 Contoh header

Penulisan Sub Bab Contoh penulisan halaman

Contoh footer
menggunakan huruf
besar Abjad

21
 Format
numbering

22
Terima Kasih

23