Materi Administrasi - Syifa

MATERI
ADMINISTRASI
By :
PC. IPPNU PONOROGO
ADMINISTRASI
• ARTI SEMPIT
Administrasi adalah kegiatan yang meliputi dari catat
mencatat, surat menyurat, pembukuan ringan, ketik
mengetik, agenda, dan sebagainya yang memiliki sifat
teknis ketatausahaan.
• ARTI LUAS
Administrasi adalah seluruh proses kerjasama dari dua
orang atau lebih dalam mencapai tujuan dengan
pemanfaatan sarana dan prasarana tertentu secara
berdaya guna dan berhasil guna.
ASPEK ADMINISTRASI IPPNU
PERSURATAN
PERALATAN
PERLENGKAPAN
PERSURATAN PERALATAN PERLENGKAPAN
 Surat instruksi  Surat pengantar

 Surat keputusan  Surat pengesahan
 Surat kuasa  Surat rekomendasi
 Surat mandat pengesahan
 Surat pengangkatan  Surat siaran
dan pemberhentian  Surat teguran
 Surat bersama
 Laporan (pendahuluan, isi laporan, penutup)
 Notulensi (pencatatan hasil rapat)
 Ekspedisi (tanda bukti penerimaan kiriman)
 Arsip (surat masuk dan surat keluar)
 Cap agenda (sebagai tanda penerimaan surat)
 Daftar anggota (stamboek)
 Daftar infentaris (barang-barang milik organisasi)
 Disposisi (surat singkat dan jelas bagi pelaksana yang biasa
dibuat oleh ketua untuk bawahannya)
 Stempel organisasi
 Papan nama
 BENDERA (uk. 120x90
cm dan lambang uk.
50x50 cm)
 Vandel organisasi
(berbentuk perisai uk.
70x50 cm)
 Lencana (berbentuk
segitiga sama kaki uk. 3
cm bahan logam)
 Senat band (gordon)
 Kartu tanda anggota
 Seragam organisasi
 Bendera (uk. 120x90 cm
dan LAMBANG uk.
50x50 cm)
70x50 cm)
cm bahan logam)
dan lambang uk. 50x50
cm)
 VANDEL organisasi
70x50 cm)
cm bahan logam)
cm)
70x50 cm)
 LENCANA (berbentuk
cm bahan logam)
cm)
70x50 cm)
cm bahan logam)
 SENAT BAND (gordon)
cm)
70x50 cm)
cm bahan logam)
 KTA
dan lambang uk. 50x50 cm)
70x50 cm)
segitiga sama kaki uk. 3 cm
bahan logam)
 SERAGAM
ORGANISASI
PPOA
Dalam IPPNU, PPOA (Petunjuk Pelaksanaan
Organisasi dan Adiministrasi) adalah sebagai
pedoman pengelolaan administrasi IPPNU
disemua tingkat kepengurusan dan berlaku
secara nasional, dengan tujuan mendukung
kinerja organisasi secara umum, menjamin
penyelenggaraan administrasi yang teratur,
mengoptimalkan potensi kesekretariatan.
SURAT-MENYURAT
FORMAT SURAT IPPNU
• Ukuran Kertas : F4 (33 cm x 21.59 cm)

• Warna Kertas : Putih
• Berat : 70 gram
• Surat ditulis dengan font Times New Roman
ukuran 12
• Penulisan block style dengan menyisakan ¼
ruang di kiri surat (dalam surat biasa)
KEPALA SURAT (KOP SURAT)
Lambang IPPNU dengan ukuran Tulisan ” Ikatan Pelajar Putri Nahdlatul
alas sama dengan tinggi 3,5 cm; Ulama’ ” dan wilayah kerja dengan huruf
garamond ukuran 16
Tingkatan kepengurusan Tulisan alamat sekretariat
organisasi menggunakan dengan huruf Times New
huruf Garamond ukuran 20 Roman italic ukuran 10
• Lambang IPPNU dicetak sesuai warnanya dan diseragamkan mulai tingkat

pusat sampai ranting/komisariat.
• Kepala surat terletak di kanan lambang dengan huruf besar (CAPITAL)
dan bold semua, kecuali alamat sekretariat, dan rata tengah.
NOMOR, LAMPIRAN, PERIHAL SURAT
• Di bawah kepala surat berturut-turut ditulis:

Nomor :
Lampiran :
Perihal :
NOMOR SURAT
Nomor urut surat Kode tingkat kepengurusan
Tahun
Kode indeks (kode indeks pembuatan
umum dan khusus) surat
05/PAC/A/7455/XX/XII/2015
Tahun kelahiran IPPNU,
dua angka terakhir tahun Bulan pembuatan surat dengan
hijriyah dan masehi angka romawi
Periode atau masa khidmat kepengurusan yang

sedang berjalan dengan angka romawi
NOMOR SURAT KPP
Nomor urut surat Kode tingkat kepengurusan
Tahun
Kode indeks (kode indeks umum
pembuatan
dan khusus) (A atau Pan.Pel) surat
05/DKAC/A/64/XX/XII/2015
Tahun kelahiran CBP-KPP
Bulan pembuatan surat dengan
angka romawi
Periode atau masa khidmat kepengurusan yang

sedang berjalan dengan angka romawi
LAMPIRAN SURAT
• Lampiran diisi apabila beserta surat-surat tersebut
disertakan surai-surat atau dokumen lain. Misalnya surat
keterangan, riwayat hidup, laporan, notulen, statemen dan
lain sebagainya dengan ketentuan sebegai berikut :
a. Jumlah lampiran cukup disebut dengan angka misalnya
2 atau 3
b. Angka pada lampiran menunjukkan jumlah jenis
lampiran, bukan jumlah lembaran;
c. Jika jumlah ingin disebutkan, ditulis di dalam kurung,
contoh: 2 (7). Artinya lampiran ada 2 (dua) jenis dengan
jumlah 7 (tujuh) lembar.
PEMBUKA DAN PENUTUP SURAT
• PEMBUKA SURAT
Assalaamu’alaikum Wr. Wb.
Bismillahirrahmaanirrahim
• PENUTUP SURAT
Wallahul Muwafiq Ilaa Aqwamith Thariq
Wassalaamu’alaikum Wr. Wb.
PENANGGALAN DAN NAMA TERANG
• Penanggalan ada 2, atas dan bawah.

 Bila di atas maka diurutkan dengan nomor,
rata kanan.
 Bila di bawah maka ditaruh setelah penutup
dan rata kanan.
• Nama terang rata tengah.
FORMASI SURAT
• Isi surat keseluruhan berbentuk blok Style.
• Penggunaan spasi disesuaikan dengan isi surat
dan ukuran kertas secara proporsional.
• Kosongkan ¼ bagian halaman muka surat
sebelah kiri untuk tempat disposisi bagi si
alamat.
PERHATIAN !!!
• Perhatikan nomor surat dan hak pembuatan surat.
• Bila mengedit dari surat yang ada, maka perhatikan dengan
seksama.
• Bila surat harus difotokopi, bubuhkan stempel di akhir.
• Stempel ditaruh di sebelah kiri sekretaris dengan mengenai
tanda tangannya.
• Usahakan untuk menghindari pemalsuan tanda tangan.
• Bila surat tersebut adalah surat bersama, gunakan format
surat tidak terikat, yang penting konsisten.
• Kirimkan surat min. 1 minggu sebelum hari pelaksanaan.
PENGAJUAN SURAT PENGESAHAN
• Dibuat oleh instansi pengaju SP.
• Diajukan oleh PC IPNU/IPPNU Kabupaten.
• Melampirkan:
 Hasil-hasil Konferensi
 Berita acara pembentukan pengurus (berita acara tim
formatur dan berita acara pengurus harian).
 Susunan kepengurusan
 Rekomendasi dari organisasi NU di tingkatnya.
 Rekomendasi dari organisasi IPNU/IPPNU di tingkat
atasnya (khusus PR, PK, dan PC).

Materi Administrasi - Syifa

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Materi Administrasi - Syifa

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

MATERI

 Surat instruksi  Surat pengantar

• Ukuran Kertas : F4 (33 cm x 21.59 cm)

• Lambang IPPNU dicetak sesuai warnanya dan diseragamkan mulai tingkat

• Di bawah kepala surat berturut-turut ditulis:

Periode atau masa khidmat kepengurusan yang

Periode atau masa khidmat kepengurusan yang

• Penanggalan ada 2, atas dan bawah.

Anda mungkin juga menyukai