Hospital

management
support systems
Presented By :
dr. Neng Teni Yuliani
drg. Rikky Bagus Pratama Putra
dr. Adib Gunawan
dr. Elsha Saskia
dr. Rifa Nurtsani Mahmudah

Prof . Dr. Muhardi, SE,. M.Si

 Konteks pembahasan
Hospital
Clinical support Managemen
introduction Information
system
System

Information
Administrative summary
system
support system
(Hospital mis)
introduction
• Sistem layanan penunjang (Hospital Support System)
dalam pemberian layanan kesehatan rumah sakit terdiri dari
:
1. Layanan klinis (laboratorium dan Radiologi)
2. Layanan Informasi
3. Layanan administrasi

• Layanan klinis merupakan tulang punggung utama dalam

manajemen rumah sakit.

• Lab klinis dan radiologi memberikan informasi yang sangat

penting bagi dokter dalam menentukan diagnosis dan
pengobatan.

• ≥ 75% lab dan radiologi berkontribusi dalam pengambilan

keputusan suatu tindakan atau diagnosis
• Sistem informasi manajemen rumah sakit di setiap
organisasi harus dirancang untuk mendukung
keputusan manajerial

• SIM harus mendukung :

a) Kebijakan
b) Perencanaan strategis
c) Perencanaan operasional
d) Pemantauan serta pengendalian keputusan dalam
membantu manajemen operasi, keuangan , SDM
dan material Layanan administrative rumah sakit meliputi :
• Pemeliharaan rekam medis
• Instalasi gizi
• Manajemen rumah tangga
• Layanan ambulance
• Layanan Biomedis
• Layanan Asuransi
• Admisi (penerimaan rawat inap)
• Discharge planning (mekanisme dalam
pemberian asuhan keperawatan setelah pasien
pulang)
• Limbah medis
Clinical
support
system
a) Laboratorium
Klinis
b) Radiologi
Penggunaan hasil uji laboratorium klinis dalam pengambilan
keputusan diagnostik telah menjadi bagian integral dari
kedokteran klinis. Dengan meningkatnya ketergantungan pada
hasil uji laboratorium oleh para klinisi (dokter) untuk pengobatan,
keandalan pengujian dan pelaporan laboratorium menjadi sangat
penting.

Kesalahan laboratorium menyebabkan penolakan sampel

yang pada gilirannya memerlukan pengumpulan dan
analisis sampel berulang, dan, dengan demikian,
menyebabkan keterlambatan dalam melaporkan hasil
pengujian
 Proses pengujian
• total
Fase pra-analitis: Fase pra-analisis berkaitan dengan
pengumpulan spesimen dari pasien dan mengirimkannya ke
laboratorium

• Fase analitik: Fase analitik melibatkan pengujian, pemeriksaan,

analisis dan interpretasi investigasi.

• Fase pasca-analisis: Fase pasca-analisis berkaitan dengan

pemberian laporan pengujian kepada dokter dan pasien mereka

Test yang Validasi Hasil

dipesan dokter Persiapan test
sampel
Pedoman dan Praktek
Aktual dalam pengujian
total Laboratorium
Pengumpulan Diagnosis
spesimen
Pengujian
 Kesalahan Lab …
● Tidak melakukan pemantauan terus menerus dan/atau
pencatatan kesalahan lab.
● Kesalahan flebotomi merupakan mayoritas kesalahan
dalam fase pra-analitik
● Kesalahan identifikasi sering terjadi pada fase pasca-
analitik.
● Hampir 70 persen dari semua kesalahan laboratorium
terjadi pada fase pra-analitik, ketika spesimen gagal
melewati integritas sampel, sering kali menyebabkan
penolakan sampel.
● Pemantauan dan pengendalian kesalahan sangat penting
untuk efektif dan efisien Manajemen kegiatan
 Pengendalian kesalahan
Fase Pra Analitik
Investigasi / Kesalahan transkripsi adalah kesalahan
Perintah Test paling umum dalam fase ini karena
melibatkan pemrosesan tes yang
diperintah oleh dokter.
Perintah kerja Resepsionis lab menyiapkan perintah
kerja terpisah untuk setiap pasien untuk
semua tes yang dipesan.
Pengumpulan Fase ini dimulai dengan phlebotomist
Spesimen/Sampel mengambil perintah kerja dari
resepsionis lab dan berakhir ketika dia
menyerahkan sampel pasien ke bagian
analitik lab untuk pengujian.
 Pengendalian kesalahan
Fase Analitik
Pengolahan sampel sebelum Langkah ini melibatkan verifikasi label sampel, sentrifugasi dan
analisis aliquoting. Pemrosesan sampel melibatkan verifikasi identifikasi
pasien, tes yang dipesan, informasi klinis yang relevan dan waktu
pengumpulan dengan informasi yang diberikan dalam formulir
permintaan yang menyertainya.

Pemeriksaan sistem Sebelum pengujian apapun dilakukan, mesin harus dihidupkan

dan pemeriksaan sistem penuh dilakukan untuk memastikan
bahwa instrumen dalam kondisi kerja yang benar.

Kalibrasi Kalibrasi adalah sinyal terukur yang terkait dengan konsentrasi

zat atau hasil lain yang dilaporkan.

Pemeriksaan Kontrol Kualitas Pemeriksaan QC dimaksudkan untuk menetapkan ketepatan

(QC) hasil pengujian. Pemeriksaan QC biasanya dilakukan pada awal
setiap shift, setelah instrumen diservis, saat lot reagen diganti,
setelah kalibrasi dan saat hasil pasien tampak tidak sesuai
 continue
Integritas Sampel Tidak perlu ditekankan bahwa sampel yang diambil
untuk analisis harus memenuhi semua kriteria
integritas sampel.

Analisis Ini adalah komponen teknis dari proses pengujian, dan

karenanya tidak dibahas di sini,

Persiapan laporan Sebagian besar penganalisis otomatis memiliki

komputer internal yang menghasilkan laporan setelah
pengujian selesai.
• Pelayanan radiologi dan pencitraan dapat
memberikan informasi mengenai struktur tubuh
pasien dalam menentukan diagnosis, preventif dan
kuratif

• Gambar pencitraan tersebut dihasilkan dari sumber

energi yang diarahkan kedalam tubuh, kemudian
energi tersebut dipantulkan atau dikembalikan ulang
dalam bentuk gambar atau film yang dapat dibaca
oleh komputer
 Jenis – jenis radiologi investigasi
X-Ray
Menggambarkan struktur
tulang
Collour
Doppler
Aliran pembuluh darah di
setiap ruang jantung
PACS
Sistem Hardware dan soft
ware penyimpanan hasil
pindaian CT Scan
USG/CT Scan MRI
Menggambarkan jeringan Melihat ukuran tumor
lunak tubuh atau sistem persyarafan
Gamma
pEt scan
Teknik pencitraan camera
fungsional kedokteran Alat pencitraan yang
nuklir digunakan untuk menangkap radiasi
mengamati proses radioisotop
metabolism tubuh
teleradiology
Transimisi gambar radiology
pasien X-Ray/CT Scan dari
satu lokasi ke lokasi lain
 Advertising And Promotion

Investasi dalam teknologi Bio medis memainkan

dan peralatan medis harus peran dalam pengadaan
didukung dengan peralatan, pengujian
Peralatan radiologi dan
rekayasa Bio Medis kelayakan, dukungan
pencitraan tentunya
internal, kalibrasi,
sangat mahal dan suatu
pemeliharaan agara
tantangan bagi manajerial
pelayanan menjadi aman
Radiologi dan Imaging Service efektif dan tepat waktu
 Information
support system
• Keputusan manajemen RS
• Perencanaan Strategis
• Perencanaan operasional
• Pemantauan dan pengendalian
serta implikasi fungsi
manajemen rumah sakit
 definisi SIM RS
● SIM RS bukan hanya sekedar kumpulan data yang tersimpan di Data base
komputer di RS
● SIM RS bukan hanya mengenai Laporan Dari tim IT RS
● Bagus tidaknya SIM RS adalah tergantung kepada bagaimana manajer
manggunakan SIM RS sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan,
bukan hanya sekedar laporan dari tim IT
● SIM RS adalah sistem yang berbasis komputerisasi yang menyediakan informasi
kepada manajer untuk mengambil keputusan
● SIM RS juga merupakan sistem yang terintegrasi antara manusia dan mesin yang
meneyediakan informasi untuk mendukung fungsi perencanaan dan pengawasan
seorang manajer dalam sebuah organisasi RS
 Karakteristik dasar SIM RS
● Penggunaan SIMRS harus didesign untuk mendukung kebutuhan mengenai
informasi yang akurat dan real time mengenai

1. keputusan strategis (kebutuhan prioritas pengembangan layanan)

2. Keputusan operasional (penjadwalan dan kuota pasien)
3. Monitoring dan kontroling (pengawasan waktu antrian, pendapatan real time)
 fungsi utama SIM RS (pengukuran
Kinerja)
● Menyediakan informasi untuk meningkatkan kwalitas layanan RS
● Menentukan Kinerja RS (pentingnya menentukan indikator, eg. Bukan jumlah
pasien namun kemampuan menangani pasien perjam)
● Meningkatkan kinerja RS (meningkatkan efektifitas dan efisiensi layanan)
● Indikator kinerja dipakai untuk pengambilan keputusan dalam perencanaan
dan pengawasan maka penentuan indikatornya menjadi sangat penting.
● Eg. Penentuan waktu tunggu lab harus per pemeriksaan tidak bisa dipukul
rata, harus dibagi menjadi pre analitik, analitik, post analitik
Kerangka Kerja SIM-RS
 SIM-RS sebagai bahan pelaporan
● Menjadi bahan evaluasi harian dalam penentuan kebijakan dan
pengawasan berjalannya pelayanan di tataran instalasi atau unit
layanan
● Menjadi bahan laporan mingguan atau bulanan dalam tataran
manajerial ka. Bag. Atau manajer pelayanan dalam menentukan
kwalitas layanan
● Menjadi bagian pengawasan dan dasar perencanaan dalam
menentukan rencana strategis RS per 4 bulanan atau semester bagi
KA.RS atau pimpinan RS
 Hospital
Managemen
(MIS)
Sistem Kebijakan Manajemen Rumah Sakit
Dalam Mengambil Keputusan
 Keputusan
Keputusan
perencanaan
kebijakan
strategis
Memantau
Keputusan
dan
perencanaan
mengendalika
opersional
n keputusan

Klasifikasi Keputusan Managemen

Rumah Sakit
 Keputusan kebijakan
● Keputusan kebijakan muncul dari integrase pross kebijakan berbasis bukti yang memberikan
kredibilitas kepada proses penetapan tujuan.

● Contoh : Saat pendirian rumah sakit baru terdapat beberapa daftar keputusan kebijakan :
a) Lokasi rumah sakit
b) Tipe rumah sakit
c) Ukuran rumah sakit
d) Keputusan investasi
e) Kebijakan pegawai
f) Kemitraan Pemerintan - Swasta
Keputusan
•
perencanaan strategis
Perencanaan fasilitas adalah keputusan strategis yang penting
karena berdampak pada kualitas pelayanan medis dan
kepuasan pelanggan
Perencanaan • Konsekuensi dari perencanan fasilitas yang buruk yaitu ruang
fasilitas tunggu sempit, lokasi rekam medis jauh dan buruk.

• Keputusan kebijakan dalam pemberian layanan baru dimulai

dengan memperkirakan permintaan untuk setiap layanan
Layanan • Contoh dalam mengambil layanan baru perawatan jantung
Baru

• Perencanaan SDM untuk memulai unit perawatan termasuk

memperkirakan jumlah ahli dalam pelayanan tersebut
Perencanaan • Perencaan diikuti dengan pengembangan SDM agar staf tetap
SDM termotivasi untuk mencapai produktivitas lebih tinggi
 • Memperkirakan investasi dalam belanja modal,
Perencanaan biaya tetap dan variable, kebutuhan modal kerja
keuangan

• Melibatkan kebutuhan material termasuk

kebutuhan obat – obatan, bahan habis pakai,
barang semi habis pakai.
Perencanaan
Material • Melibatkan perencanaan pembelian, perseidaan
dan penyimpanan

• Keputusan utama dalam layanan adalah penetapan

Tarif tariff layanan
Pelayanan
 • Meminimalkan lama perawatan pasien
Pengurangan
Biaya

• Pasien swasta datang janji temu dengan konsultasn piliha mereka.

• Pasien umum menunggu giliran untuk berkonsultasi dengan
Pelanggan dokter yang bertugas
prioritas • Pasien privat dikenakan tariff lebih dari pasien umum

• Pendirian layanan medis otonom untuk menangani seluruh

Perusahaan
pengadaan logistic, penyimpanan dan distribusi obat-obatan ke
Layanan Medis seluruh fasilitas kesehatan pemerintah negara bagian
Tamil Nadu
 Keputusan Perencanaan
Operasional
• Keputusan operasional memberikan peta jalan untuk
mengimplementasikan rencana strategis dan mengatasi
masalah – masalah mengenai pemanfaatan sumber daya
dalam pencapaian tujuan organisasi
• Penilaian resiko internal dan eksternal terkait implementasi
dan rencana kontijensi

Alokasi Sumber Daya

Manajemen Vendor
Proses pemulangan Keterlambatan
pasien prosedural

Persediaan Bahan
Jadwal kamar bedah Pos yang belum terisi
Bedah
 Keputusan pemantauan dan
pengendalian
Ketidak Kesalahan LAb Pemeliharaan
hadiran staff peralatan
Umum terjadi di RS Memantau fase pra
Perawatan USG
Contoh : Dokter datang analitik secara ketat
telat
Mengelola
antrian
RS dengan antrian
panjang dalam
memperoleh layanan
Adanya sistem TRIAGE
dalam membedakan
kasus dengan penyakit
umum
 Administrative support
system
• Medical Record
• Bio medikal waste management
• Other Support System
SISTEM
PENDUKUNG
ADMINISTR
ASI
 MANAJEMEN REKAM MEDIS
Rekam medis adalah dokumen klinis, ilmiah, administratif
dan hukum yang berisi informasi tentang rekam medis setiap
pasien, temuan dokter, dan perawatan yang diberikan. Istilah
'rekam medis', 'rekam kesehatan' dan 'bagan medis'
digunakan secara bergantian untuk menggambarkan
dokumentasi sistematis dari riwayat medis dan perawatan
medis pasien.
Beberapa fungsi utama bagian rekam medis adalah:
● Mengelola lembar kasus harian yang berkaitan dengan pasien
keluar dan berkas-berkas kadaluwarsa dari berbagai bangsal
● Kompilasi harian laporan sensus rumah sakit
● Pemeliharaan dan pengambilan catatan untuk perawatan pasien
dan studi penelitian
● Menghitung berbagai statistik rumah sakit dan persiapan laporan
berkala yang berbeda tentang morbiditas dan mortalitas
● Menyediakan data epidemiologi
● Memberikan bantuan untuk masalah medico-legal
 Pengelolaan Limbah Biomedis
● Semua fasilitas kesehatan seperti rumah sakit, panti jompo, dan
laboratorium klinis menghasilkan limbah biomedis setiap hari. Semua
fasilitas kesehatan dan organisasi serupa lainnya (rumah potong
hewan, unit yang memproduksi produk biologis, dan sebagainya)
memiliki tanggung jawab sosial untuk pembuangan limbah biomedis
yang mereka hasilkan dengan benar.
● Pengelolaan limbah biomedis dimulai dari titik timbulnya dan
berakhir di titik pembuangan. Semua organisasi bertanggung jawab
secara finansial atas pengelolaan limbah yang mereka hasilkan secara
aman
Limbah biomedis yang dihasilkan oleh rumah sakit dan fasilitas kesehatan lainnya,
Secara garis besar diklasifikasikan menjadi dua kelompok:

1. Sampah umum (bahan kemasan, makanan, kertas, dan sebagainya) yang

menyumbang hampir 80 persen dari total sampah.
2. Limbah berbahaya dan infeksius (pembalut kotor, jarum bekas, spuit, dan
seterusnya) yang menyumbang 20 persen dari total sampah.

Kelalaian dalam pengelolaan limbah biomedis menimbulkan risiko serius bagi kesehatan
manusia, lingkungan dan kesehatan masyarakat secara umum. Semua orang yang
memisahkan, menangani, mengemas, menyimpan, mengangkut, dan membuang limbah
terkena risiko yang menimbulkan, mengumpulkan, dan menimbulkan risiko.
● WHO memperkirakan bahwa pada tahun 2000, jarum suntik yang
terkontaminasi menyebabkan 21 juta terinfeksi virus hepatitis B
(HBV), 2 juta terinfeksi virus hepatitis C (HBC) dan 260.000
terinfeksi HIV.

● Di banyak negara, limbah bio-medis dicampur dengan limbah

umum dan dibuang ke tempat sampah kota atau dibuang di tempat
terbuka. Selain itu, sampah umum juga dapat menularkan penyakit,
sehingga 100 persen limbah menjadi berbahaya
Kegiatan utama dalam pengelolaan limbah biomedis adalah sebagai
berikut:
● Segregasi
● Penanganan
● Penyimpanan
● Pengangkutan
● Perawatan dan pembuangan
● Pemisahan adalah kegiatan memisahkan limbah biomedis ke dalam wadah berwarna
tertentu berdasarkan pilihan pengolahan dan pembuangan untuk berbagai kategori
limbah. Kategori limbah biomedis adalah limbah anatomis manusia, limbah hewan,
limbah mikrobiologi dan bioteknologi, limbah benda tajam, obat-obatan bekas,
limbah kotor, limbah padat, limbah cair, abu pembakaran dan limbah kimia.
Pembuangan harus dilakukan dalam waktu 48 jam.

● Pengawas rumah sakit terutama bertanggung jawab untuk memastikan pemisahan,

penanganan dan penyimpanan yang aman, dan oleh karena itu, memainkan peran
penting dalam perencanaan, perancangan dan penerapan sistem pengelolaan limbah
bio-medis. Tugas pengangkutan dan pembuangan limbah rumah sakit biasanya
dilaksanakan dengan mengontrak perusahaan pengelolaan limbah. Sayangnya,
manajemen rumah sakit tidak mengawasi pengelolaan limbah oleh kontraktor. Ada
banyak laporan yang menyoroti pelanggaran norma oleh kontraktor untuk
pengangkutan dan pembuangan limbah biomedis dan, oleh karena itu, ada ancaman
nyata penyebaran penyakit menular.
 Sistem Pendukung Lainnya

Layanan pendukung administratif lainnya termasuk layanan diet (gizi), tata graha, layanan
ambulans, layanan biomedis, interaksi dengan penyedia asuransi, penerimaan, pemulangan,
dan sebagainya. Meskipun beberapa dari layanan ini mungkin berasal dari luar, tanggung
jawab utama untuk semua dukungan administratif berada di tangan manajemen rumah sakit
HATUR NUHUN