KETENTUAN & PROSEDUR
DINAS LUAR KOTA DALAM NEGERI
PENGERTIAN DINAS LUAR KOTA
( DLK )
Perjalanan yang dilakukan dalam rangka tugas dan atas
penugasan/persetujuan Pimpinan (Direksi/GM)
Berjarak lebih dari 90 km dari domisili tugas atau 120 km untuk
domisili tugas di wilayah Jabodetabek
Kurang dari 90 km tapi menginap
YANG DIATUR DALAM KETENTUAN DLK
biaya transportasi
biaya akomodasi / penginapan
uang dinas luar kota (UDLK)
biaya lain-lain.
KETENTUAN BIAYA TRANSPORTASI
Perihal Ketentuan
• Pesawat kelas ekonomi (semua jabatan)
Transpor antar pulau
• Harus dilampiri invoice, tiket, bording pas dan airport tax
• GM/HM/EAM pesawat
Transpor antar kota • Dept Head Unit Hotel pesawat dgn plafon
• Supervisor/RF Bus / Travel / Angkt Umum non taksi
Transpor lokal • Taksi / Angkot (tanpa bon / kejujuran)
BIAYA TRANSPOR YANG TIDAK DIGANTI
Tiket pesawat/invoice hilang (diganti seharga tiket KA/kapal laut)
Airport tax hilang (tidak dpt dibuat bon pengganti)
Asuransi penerbangan di Airport
Biaya kurir / issued tiket
Biaya over wight (kecuali membawa peralatan tugas)
Biaya portir di airport/stasiun (kecuali membawa peralatan tugas)
KETENTUAN BIAYA AKOMODASI
1. Penggantian sesuai Tabel berdasarkan golongan jabatan
2. Bila di hotel sendiri (Grup HS) dihimbau utk sharing room
3. Biaya laundry akumulasi jumlah hari menginap Rp50rb,-/hr.
Wajib melampirkan laundry list
4. Kuitansi hotel hilang atau menginap di rumah family, penggantian biaya 25% dari
tabel tarip penggantian hotel.
5. Apabila telah disediakan kamar hotel, tidak berhak penggantian biaya menginap di
rumah family dan biaya transpornya
BIAYA AKOMODASI YANG TIDAK DIGANTI
Kelebihan biaya hotel dari tabel tarip DLK yg berkalu
(kecuali dlm rangka survey atau persetujuan Pimpinan lebih dahulu)
Menginap di rumah family atas kemauan sendiri
Room service
Telepon/Fax/Email/Enternet keperluan pribadi
Tip karyawan hotel (Room Boy / Bell Boy / Waiter/ss)
KETENTUAN UANG DINAS LUAR KOTA
(UDLK)
1) Berhak UDLK sesuai Tabel berdasarkan golongan jabatan
2) UDLK sudah termasuk kemungkinan adanya kerja lembur
3) Apabila meals ditanggung 3x sehari, UDLK 50% (Uang Saku)
4) DLK yang berjarak kurang dari 90km atau 120km untuk domisili tugas di wilayah
Jabodetabek dan tidak menginap, tidak berhak UDLK.
5) Karyawan yg DLK pada hari libur, dan meminta penggantian hari libur lain, maka pada
hari libur tsb tidak berhak atas UDLK.
6) Khusus karyawan Kantor Pusat, selama DLK dan mendapatkan UDLK tidak berhak
atas Uang Makan Hadir pada hari-hari DLK
BIAYA LAIN-LAIN YANG DAPAT DI
REIMBURSE
Biaya telepon, fax, email, internet untuk keperluan dinas
Menjamu relasi untuk keperluan dinas sebutkan nama relasi
Biaya over wight karena membawa peralatan tugas
Biaya perubahan jadual penerbangan karena alasan tugas
Pembelian peralatan keperluan tugas
Tip petugas/nara sumber untuk keperluan khusus
Sewa kendaraan untuk keperluan survey
SEMUA BIAYA DIATAS TELAH DIANGGARKAN SEBELUMNYA DAN ATAU
TELAH MENDAPAT PERSETUJUAN DARI PIMPINAN
PROSEDUR ADMINISTRASI DINAS LUAR
KOTA (1)
Karyawan telah mendapat Surat Perintah Dinas (SPD) dari HRD Dept
Membuat rencana tugas dan budget DLK yang diketahui oleh HRD
Mgr dan disetujui oleh GM
Mengajukan BS sesuai budget yang disetujui
Wajib membuat laporan pengeluaran biaya paling lambat 2 minggu
setelah DLK berakhir.
PROSEDUR ADMINISTRASI DINAS LUAR
KOTA (2)
Apabila dalam waktu 2 minggu karyawan belum menyelesaikan
laporan DLK, maka gaji karyawan akan ditahan sampai dengan
laporan selesai.
Laporan mengunakan formulir yg disediakan HRD dengan
dilampiri bukti pembayaran (kuitansi/invoice/ tiket/bon) asli.
Apabila terdapat kelebihan dana budget DLK (sisa BS), wajib
segera disetorkan/dititipkan ke Accounting lebih dahulu sebelum
laporan dibuat.
CONTOH HS Hotel Santika
LAPORAN ………………………..
LAPORAN BIAYA DINAS LUAR KOTA
Nama : ………………………………………………………………………………………………………………………..
Departemen : ………………………………………………………………………………………………………………………..
Tujuan : ………………………………………………………………………………………………………………………..
Keperluan : ………………………………………………………………………………………………………………………..
Jam :
Berangkat : Tgl …………………………………… ……………………………………………………….
Kembali : Tgl. …………………………………… Jam : …..………………………………………….
RINCIAN BUDGET BIAYA DLK/Breakdown :
I. Transpor Antar Kota :
1Pesawat Udara/Kapal Laut/KA/Bus : Rp.
2Airport Tax : Rp.
3Pemakaian BBM : Rp. _____________ = Rp.
II. Transpor Lokal (Dalam Kota) : Rp.
III.Akomodasi :
1Hotel : Rp.
2Laundry : Rp. _____________ = Rp.
IV.Uang Dinas Luar Kota : ……. hari x ……… : Rp.
……. hari x ……… : Rp. _____________ = Rp.
V.Lain - lain :
1Menjamu Relasi (untuk keperluan dinas) : Rp.
2Telephone untuk dinas (di wartel/voucher HP) : Rp.
3 : Rp.
4………………………………………………………. : Rp. _____________ = Rp. ______________
Total pengeluaran= Rp.
==============
Catatan :
- Bon Sementara Rp.
- Total pengeluarana biaya Rp.
- Selisih kurang / lebih Rp.
……………., tgl ……………….
Menyetujui : Mengetahui : Yang bertugas :
( …………………. ) ( ………………..) ( ………………..) ( …………………… )
General Manager HRD Manager Department Head
CorpHRD/Ls
HAL-HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN
(SELAMA DLK)
Bertanggung jawab atas dana (BS) untuk keperluan DLK
Selalu meminta kuitansi/bon pembayaran setiap transaksi
Menyimpan dengan baik semua bukti pembayaran
Melaporkan biaya sesuai dengan pengeluaran sebenarnya
(termasuk discount)
Selalu bersikap profesional dan menjaga etika pergaulan
Menjaga nama baik Perusahaan
HAL-HAL YANG TIDAK BOLEH DILAKUKAN
( SELAMA DLK )
”Mark –up” biaya
Menerima discount untuk pribadi
Menerima pemberian/hadiah dari pihak lain berkaitan dng penugasan
Melakukan pembayaran tidak melalui prosedur resmi
Keterikatan hubungan busines dengan pihak lain
Menyampaikan informasi Perusahaan yang bukan wewenangnya
Perilaku yang melanggar norma hukum dan perbuatan asusila
Silahkan Anda bertanya
Kami akan menjawab
TERIMA KASIH
