Menyusun Uraian Jabatan

Dr. Tri H. Sulistyanto, M.M.

 Uraian Jabatan

1. Pentingnya Uraian jabatan dalam suatu Organisasi

2. Langkah-langkah Uraian Jabatan
3. Tujuan Analisis Jabatan
4. Manfaat Analisis Jabatan
5. Faktor-Faktor Jabatan
6. Job Descriptions
7. Job Specification
8. Job Evaluation
 Pentingnya Uraian jabatan

Faktor jabatan:
1.Konteks Jabatan Pengumpulan Data:
2.Konten Jabatan 1. Observasi
3.Syarat Jabatan 2. Wawancara
4.Kriteria Kinerja 3. Kuisioner

Job Description: Job Specification:

1. Nama Jabatan 1.Pendidikan
2. Unit Kerja 2.Pengalaman
3. Hub kerja 3.Pelatihan
4. Tanggung Jawab 4.Sertifikasi
5. Tugas-tugas 5. Komptensi
 Pentingnya Job Desc

Rekrutmen Kompensasi Akomodasi

Struktur Pelatihan &

Penilaian Kinerja
Organisasi Pengembangan

7/29/20XX Employee orientation 6

 Poin2 Penting Job Desc

• Pendek (singkat) 4 halaman cukup

• Berisi poin kunci:
• – Analsis pekerjaan (bukan hanya sekedar daftar/list pekerjaan)
• – Fungsi pekerjaan

7/29/20XX Employee orientation 7

 Langkah-Langkah penyusunan Job Desc

Bertanggung jawab untuk menyediakan SDM yang berkualitas sesuai

jadwal yang telah ditetapkan dan tepat biaya dengan cara
mengorganisasi aktivitas rekruitment, melakukan seleksi dan
menyiapkan penempatan kandidat karyawan sesuai rencana
sebelumnya.”

7/29/20XX Employee orientation 8

 Langkah-Langkah penyusunan Job Desc

1. Data Identitas Jabatan

2. Struktur Organisasi
3. Tujuan Jabatan
4. Tugas Utama
5. Kewenangan
6. Tanggung Jawab
7. Persyaratan Jabatan
 Langkah-Langkah penyusunan Job Desc
1. Data Identitas Jabatan

1. Deskripsi Jabatan dibuat oleh atasan dari suatu jabatan berdasarkan

proses kerja secara keseluruhan di suatu unit kerja / fungsi
organisasi.
2. Penyusunan deskripsi jabatan menggunakan pola penulisan sbb:

Jabatan : ……………………………. Nomor : …………………………….

Nama : ……………………………. Tanggal : …………………………….

Atasan langsung : ……………………………. Bagian : …………………………..

 Langkah-Langkah penyusunan Job Desc
2. Struktur Organisasi

Jabatan 2 tingkat
di atas

Jabatan 1 tingkat
di atas

Posisi sejajar Posisi ybs Posisi sejajar

Posisi1 tingkat Posisi1 tingkat Posisi 1 tingkat di

di bawah di bawah
Add a footer bawah 11
 Langkah-Langkah penyusunan Job Desc
3. Tujuan Jabatan secara Keseluruhan,

“Bertanggung jawab untuk ..............(kata kerja)......... (obyek)...........

(hasil yg diinginkan).............. (bagaimana)”.

Bertanggung jawab untuk menyediakan SDM yang berkualitas

sesuai jadwal yang telah ditetapkan dan tepat biaya dengan cara
mengorganisasi aktivitas rekruitment, melakukan seleksi dan
menyiapkan penempatan kandidat karyawan sesuai rencana
sebelumnya
 Langkah-Langkah penyusunan Job Desc
4. Tugas Utama

• Memesan tempat untuk acara

• Membuat daftar undangan
• Membuat undangan
• Mengirimkan undangan
• Memesan makanan
 Langkah-Langkah penyusunan Job Desc
5. Kewenangan

• 1. Mengusulkan calon tenaga kerja kepada user

• 2. Menentukan jadwal test
 Langkah-Langkah penyusunan Job Desc
6. Tanggung Jawab

• 1. Pengisian jabatan kosong di organisasi

• 2. Kelengkapan laporan secara rutin (bulanan)
 Langkah-Langkah penyusunan Job Desc
7. Persyaratan Jabatan

• Latar Belakang Pendidikan

Tingkat Pendidikan. Misalnya: SMA, diploma / sarjana Jurusan Pendidikan.
Misalnya: Teknik Mesin, Accounting dsb
• Ketrampilan
• Pengalaman
• Usia
• Gender
• Kondisi fisik
• Pengetahuan Tambahan
• Lain-lain
 Spesifikasi Perkerjaan

• Sepesifikasi Jabatan: Adalah uraian persyaratan kualitas minimum orang yang

bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan kompoten:

• Informasi yg diperlukan dalam spesikasi perkerjaan;

1. Tingkat pendidikan. 2. Jenis Kelamin
3. Keadaan Fisik. 4. Pengetahuan dan kecakapan.
5. Batas umur perkerja 6. Nikah atau belum nikah
7. Minat perkerja 8. Emosi dan tempramen
9. Pengalaman pekerja

17
 Pentingnya Spesifikasi Pekerjaan

• Bagi karyawan menjadi pedoman karyawan memahami pengetahuan yang di butuhkan

dalam jabatan
• Bagi pimpinan kegunanya untuk pengembangan komptensi karyawan
• Menarik calon karyawan sesuai syarat lowongan kerja
• Mengindentifikasikan kompetensi yang perlu yang dimiliki calon karyawan.
• Persyaratan pelatihan
• Dasar melakukan evaluasi bagi karyawan
• Dasar pembuatan pengupahan
• Dasar menentukan karier atau promosi jabatan
• Segi hukum untuk memenuhi prasyaratan peraturan dalam pemilikan sertifikasi bagi
Personel menduduki jabatan
 Analisis Jabatan

• Analisis jabatan: tahap lanjutan setelah sebuah perusahaan atau

organisasi selesai mendesain sebuah pekerjaan.
• Analisis pekerjaan merupakan studi sistematis mengenai tugas,
kewajiban dan tanggung jawab dari suatu pekerjaan, pengetahuan,
kemampuan serta keahlian yang dibutuhkan untuk mengerjakan suatu
pekerjaan.
• Secara umum analisis pekerjaan juga merupakan bagian dari analisa
jabatan. Analisa jabatan merupakan suatu proses untuk
mengidentifikasi dan menentukan secara rinci tugas-tugas dan
persayaratan dari suatu jabatan tertentu.
7/29/20XX Employee orientation 19