KELOMPOK 5

FITRIANI
DEVI LESTARI

MODUL 7 BASIS DATA

MODUL 8 PENGENDALIAN SITEM
INFOMASI
MODUL 7 BASIS DATA
• A.Definisi Basis Data
Basis data (database) adalah suatu kumpulan
informasi yang disimpan di dalam komputer
dan dapat diperiksa, diolah, atau
dimanipulasi secara sistematis menggunakan
program komputer. Istilah “dasar” mengacu
pada gudang atau tempat penyimpanan,
sedangkan “data” mengacu pada fakta-fakta
yang dikumpulkan. Dengan menggunakan
data dasar , pengguna dapat menyimpan
informasi dalam media lain dan
mengaksesnya kembali ketika diperlukan.
B. Pendekatan Tradisional Dan Pendekatan Basis
Data
• Pendekatan tradisional yang berhubungan dengan manajemen data,
sumber data dikumpulkan dalam file-file yang tidak berhubungan
satu dengan yang lainnya. Biasanya tiap-tiap file dirancang untuk
aplikasi yang tertentu.
• Pendekatan tradisional ini mempunyai beberapa kelemahan, yaitu:

1.Terjadi duplikasi data

Karena tiap-tiap aplikasi membentuk file data tersendiri
akan dapat menimbulkan duplikasi data yang sama.
Akibat duplikasi data:
a. Modifikasi dari data yang duplikat harus dilakukan
untuk beberapa file, sehingga kurang efisien.
b. Pemborosan tempat simpanan luar.

2. Tidak terjadi hubungan data (data reliability).

– Kareria tiap-tiap aplikasi menyelenggarakan file
tersendiri, maka hubungan data ke file di aplikasi
yang lain tidak ada.
Contoh:

• Bila pada aplikasi ini diinginkan laporan penjualan yang

menampilkan nama salesman yang menjual, maka tidak dapat

dilakukan, karena data salesman tersebut tidak terdapat

dalam file penjualan.

• Sebenarnya data salesman tersebut ada di file personalia,

karena hubungan data untuk aplikasi lain tidak dapat

dilakukan, terpaksa data salesman juga harus dimasukkan

dalam file penjualan, sebagai akibatnya terjadi duplikasi data.

Pendekatan database mencoba memperbaiki kelemahan-
kelemahan yang terjadi di pendekatan tradisional, yaitu:
• 1. Duplikasi data (data redundancy) dikurangi
– Karena database merupakan kumpulan dari semua data
secara umum, maka dapat digunakan bersama-sama untuk
semua aplikasi, sehingga duplikasi data dapat dikurangi.

2. Hubungan data (data reliability) dapat ditingkatkan.

– Karena data dikumpulkan bersama-sama maka hubungan
data dapat ditingkatkan, yang berarti data di file tertentu
dapat dihubungkan dengan data di file-file lainnya.
C.Jenjang Data
Adapun komponen jenjang data yang berasal dari database adalah seperti di bawah ini:
• Characters: merupakan bagian yang paling kecil. Bagian ini bisa berupa karakter numerik
atau angka seperti 0 sampai 9, huruf seperti A sampai Z, dan berbagai karakter khusus
seperti ., #, @, *, dan lain sebagainya yang nantinya akan membentuk sebuah item data
atau field
• Field: merupakan sebuah presentasi dari atribut yang berasal dari record. Field berfungsi
untuk menunjukkan item data atau field seperti nama, alamat, dan lain-lain. Nanti
kumpulan dari field tersebut akan membentuk sebuah record
– Field Name: wajib diberi nama agar dapat membedakan antara field yang satu dengan field yang
lainnya
– Field Representation: merupakan tipe field misalnya teks, karakter, angka, tanggal, dan lain
sebagainya. Sementara untuk lebar field mencakup ruang maksimum yang bisa diisi oleh karakter-
karakter data
– Field Value: merupakan isi dari field untuk setiap record
• Record: merupakan kumpulan field yang nanti akan membentuk record. Record
menggambarkan sebuah unit data yang berasal dari individu tertentu. Nanti kumpulan
dari record akan membentuk sebuah file seperti file personalia. Setiap record bisa
mewakili setiap data karyawan
• File: merupakan kumpulan record yang berfungsi untuk menggambarkan sebuah satu
kesatuan data yang memiliki jenis sama. Contohnya file untuk mata pelajaran yang di
dalamnya terdapat seluruh mata pelajaran yang ada
• Database: merupakan kumpulan tabel atau file yang membentuk sebuah database
D.Tipe File
Sementara itu terdapat beberapa jenis file
yang dibagi dengan berdasarkan fungsinya
di antaranya seperti berikut ini:
• File induk atau master file
• File transaksi atau transaction file
• File laporan atau report file
• File sejarah atau history file
• File pelindung atau backup file
E.File Secara Fisik Dan File Secara Logika
File secara fisik menunjukan bagai mana file
tersenut secara fisik disusun dan disimpan di
media simpanan luar, misalnya pita
magnetis atau disk magnetis.
Organisasi File
A Organisasi File Tradisional
• Organisasi file dihubungkan dengan pengaturan dari record dalam file secara
fisik pada media simpanan luar. File dapat diorganisasikan secara urut
(sequential organization) atau secara acak (random organization).
Pengaksesan file dihubungkan dengan prosedur atau metode untuk
mengakses record dari media simpanannya. Pengaksesan file dapat
dilakukan secara urut (sequential access) atau secara langsung (direct
access). Walaupun organisasi file dan pengaksesan file dipandang secara
terpisah, biasanya pembahasan mengenai organisasi file menyangkut
keduanya seperti berikut:
• File urut (sequential file) merupakan file dengan organisasi urut (sequential
organization) dan dengan pengaksesan secara urut (sequential access).
• File urut berindeks (indexed sequential file) atau sering disebut dengan
indexed sequential access method (ISAM) merupakan file dengan organisasi
urut (sequential organization) dan dengan pengaksesan secara langsung
(direct access file).
• File akses langsung (direct access file) atau disebut juga dengan file alamat
langsung (direct addres file) merupakan file dengan organisasi acak (random
organization) dan dengan pengaksesan secara langsung (direct access).
B.Organisasi File Basis Data
Penekanan pada kegiatan pengolahan dn terletak pada
kemampuannya untuk mengakses data dengan cepat
serta efisien dalam penggunaaan media simpanan
luarnya. Faktor yang memengaruhi ini adalah organisasi
dari file data. Organisasi data secara konvesional
dirasakan kurang mengena lagi karena berorientasi pada
file. Itu artinya data cenderung hanya berhubungan
dengan data yang lainnya dalam satu file, kurang ada
hubungan dengan data lain yang berada di file lain.
Sebagai akibatnya, integrasi data dengan file yang lainnya
kurang dan sulit. Menyadari hal ini mulai dikembangkan
metode-metode baru untuk organisasi file yang lebih ,
yang kemudian dikenal dengan organisasi filebasis data.
C. Basis Data Manajemen Sistem
Data base management syistem (DBMS atau DMS) adalah paket perangkat lunak
yang kompleks digunakan untuk memanipulasi basis data. Banyak sekali paket
DBMS yang telah beredar. Untuk memilih paket mana yang tepat untuk digunakan.
D.Database Administrator
Database administrator (DBA) adalah orang yang bertanggunng jawab terhadap
penanganan basis data dalam suatu organisasi. Umumnya, DBA bertanggung jawab
terhadap area-area berikut.
• Perancangan dan kordinasi secara keseluruhan dari database.
• Mengembangkan skema.
• Bertanggung jawab atas terhadap keamanan dari basis dta.
• Menentukan organisasi dari data.
• Membuat dokumentasi sistem dan penggunaannya.
• Menajdi penenganh antara pemakai dan manajemen.
• Melatih dan mendidik personel yang berhubungan dengan basis data.
• Bertanggung jawab terhadap seluruh operasi dari sistem dasar data.
• Penerapan terhadap DBMS.
• Pengetesan dan pmeliharaan dari sistem basis data.
• Menerapkan prosedur darurat dalam kasus terjadinya kegagalan sistem atau
kerusakan basis data.
MODUL 8 Pengendalian Sistem
Informasi
 Pengendalian sistem informasi
Pengendalian Secara Umum
Sistem informasi perlu dipasang dengan pengendalian-pengendalian
sehingga dapat mencegah dan mendeteksi gangguan-gangguan yang akan
terjadi. Pengendalian-pengendalian di sistem informasi adalah pengendalian
secara umum (general controls) dan pengendalian aplikasi (application
controls).
Pengendalian secara umum merupakan pengendalian-pengendalian sistem
teknologi informasi yang paling luar yang harus dihadapi terlebih dahulu oleh
pemakai sistem informasinya. Jika pengendalian-pengendalian secara umum
dapat dilewati maka pengendalian-pengendalian aplikasi akan diaktifkan.
Pengendalian-pengendalian secara umum terdiri dari beberapa bagian yaitu
diantaranya :
1.Pengendalian organisasi
2.Pengendalian dokumentasi
3.Pengendalian kerusakan perangkat keras
4.Pengendalian keamanan fisik
5.Pengendalian keamanan data
 A.PENGENDALIAN ORGANISASI
Perencanaan yang baik dan organisasi sistem
informasi yang berfungsi seperti yang diharapkan
merupakan pengendalian organisai yang baik.
Pengendalian organisasi ini dapat tercapai apabila
ada pemisahan tugas (segregation of duties) dan
pemisahan tanggung jawab (segregation of
responsibilities) yang tegas. Pemisahan dapat
berupa pemisahan tugas dan pemisahan tanggung
jawab diantara departemen sistem informasi itu
sendiri.
Pemisahan tugas dan tanggung jawab diantara departemen dapat berupa
sebagai berikut ;

1.Pemisah tugas dan tanggung jawab antara pemberi wewenang transaksi

dengan bagian yang menyimpan aktiva bersangkutan.
2.Pemisahan tugas dan tanggung jawab antara pemberi wewenang
transaksi dengan bagian yang melakukan pengolahan data.
3.Pemisahan tugas dan tanggung jawab antara bagian penyimpanan aktiva
dengan bagian pelaksanaan.
4.Pemisahan tugas dan tanggung jawab antara bagian pelaksana dengan
bagian yang melakukan pengolahan data.
5.Pemisahan tugas antara bagian penyimpanan aktiva dengan bagian
pengolahan data.
6.Pemisahan tugas dan tanggung jawab antara yang melakukan koreksi
kesalahan dengan bagian pengolahan data.
Fungsi-fungsi utama dalam departemen sistem
informasi harus dipisahkan tugas dan tanggung
jawabnya. Fungsi-fungsi yang perlu dipisahkan antara
lain;
1.Bagian pengontrol data
Bagian pengontrol data (data contol section) berfungsi
sebagai penengah antara departemen-departemen
lainnya dengan departemen sistem informasi.
Personil-personil bagian ini sering disebut dengan data
control group. Data control group yang menerima
data dari departemen-departemen lainnya,
mengagendakannya ,membuat batch control total,
mengawasi jalannya pengolahan data dan
mendistribusikan output kepada pemakai yang berhak.
2.Bagian yang mempersiapkan data
Bagian yang mempersiapkan data (data preparation
section) berfungsi untuk mempesiapkan data ,
melengkapinya dan memverifikasi kebenarannya sehingga
siap untuk dimasukan kedalam sistem.
3.Bagian operasi komputer
Bagian yang mengoperasikan data (data processing section)
merupakan bagian yang berfungsi mengolah data sampai
dihasilkan laporan. Personil bagian ini disebut dengan
computer operator dan bekerja sesuai dengan prosedur
yang tertulis didalam manual pengoperasian.
4.Bagian penyimpanan data
Bagian penyimpanan data (data library section) berfungsi
menjaga ruangan penyimpanan data yang disebut dengan
perpustakaan data. Perpustakaan data (data
library )merupakan tempat dimana data dan program disimpan
dalam bentuk media simpanan luar. Personil bagian ini disebut
pustakawan (librarian). Tujuan utama dari fungsi perpustakaan
data adalah untuk pemisahan tugas dan tanggung jawab
antara bagian yang menyimpan data dengan bagian yang akan
mengunakannya untuk operasi sehingga dapat mencengah
orang yang tidak berhak untuk mengaksesnya.
5.Bagian pemrograman dan pengembangan
Sistem ini berfungsi di dalam pembuatan program dan
pengembangan sistem informasi, personil bagian ini disebut
dengan pemograman (programer) dan analisi sistem (system
analyst). Bagian ini harus dipisahkan dengan bagian operasi dan
tidak boleh terlibat dalam pengoperasian secara langsung
karena dapat mengubah program yang dipergunakan untuk
maksud-maksud negatif.
6.Bagian pusat informasi
Dibuat dengan maksud untuk membantu para manajernya
membuat program aplikasi sendiri untuk keperluan end user
computing (EUC ) atau end user development (EUD).
 B.PENGENDALIAN
DOKUMENTASI
Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi tertulis atau
sesuatu yang menyediakan informasi tentang sesuatu subjek.
Dokumentasi dapat berisi tentang deskripsi-deskripsi ,
penjelasan-penjelasan, bagan alir, daftar-daftar ,cetakan hasil
komputer , contoh-contoh objek dari sistem informasi.
Dokumentasi ini penting untuk keperluan-keperluan sabagai
berikut :
1.Mempelajari cara mengoperasi sistem
2.Sebagai bahan pelatihan
3.Dasar pengembangan sistem lebih lanjut
4.Dasar apabila akan memodifikasi atau perbaikan-perbaikan
sistem di kemudian hari
5.Materi acuan bagi auditor
Dokumentasi yang ada di departemen sistem informasi
antara lain :
1.Dokumentasi Dokumen Dasar
Merupakan dokumentasi yang berisi kumpulan dokumen-
dokumen dasar sebagai bukti transaksi yang digunakan
dalam sistem. Misalnya order penjualan, order pembelian
dll
2.Dokumen Daftar Rekening (chart of account)
Merupakan dokumentasi yang menunjukkan informasi
mengenai rekening-rekening yang dipergunakan di dalam
transaksi.
3.Dokumentasi Prosedur Manual
Merupakan dokumentasi yang menunjukkan arus dari dokumen-
dokumen dasar di dalam perusahaan. Dokumentasi ini menyediakan
informasi mengenai bagian mana yang menyiapkan dokumen dasar,
jumlah tembusannya, bagian-bagian mana saja yang Dokumentasi Data
mengarsipkannya dan kepada bagian mana saja dokumen dasar
tersebut harus dikirimkan.
4.Dokumentasi Prosedur
Dokumentasi prosedur dapat berisi prosedur-prosedur yang harus
dilakukan pada suatu keadaan tertentu, seperti prosedur pengetesan
program, prosedur penggunaan file dll
5.Dokumentasi Sistem
Dokumentasi sistem menunjukkan bentuk dari sistem informasi yang
digunakan dalam bagan alir sistem (system flowchart). Pada
dokumentasi ini dapat terlihat deskripsi dari input yag
digunakan,deskripsi output yang digunakan, deskripsi output yang di
hasilkan, dll. dokumentasi sistem merupakan dokumen yang
dibutuhkan oleh sistem analis, pemakai sistem dan auditor.
6.Dokumentasi Program
Dokumentasi program menggambarkan logika dari program
dalam bentuk bagan alir program (program flowchart), tabel
keputusan (decision table) dan bentuk pengendalian program.
Dokumentasi sangat dibutuhkan oleh programmer apabila akan
memodifikasi atau mengembangkan program.
7.Dokumentasi operasi
Dokumentasi operasi berisi penjelasan-penjelasan cara dan
prosedur-prosedur mengoperasikan program. Dokumen ini
sangat berguna bagi operator.
8.Dokumentasi data
Berisi definisi-definisi dari item-item di dalam databes yang
digunakan oleh sistem informasi. Hal yang paling banyak
memerlukan dokumentasi adalah data base administrator (DBA)
dan auditor
 C. PENGENDALIAN KERUSAKAN
PERANGKAT KERAS
Proses pengolahan data dapat terganggu jika terjadi kerusakan
perangkat keras yang dapat menyebabkan kemacetan proses. Untuk
mencegah hal ini dapat dilakukan dengan pengendalian perangkat keras,
menyediakan perangkat keras cadangan dan membeli asuransi.
Pengendalian perangkat keras komputer (hardware controls) merupakan
pengendalian yang sudah dipasang di dalam komputer itu (built in) oleh
pabrik pembuatnya. Pengendalian ini dimaksudkan untuk mendeteksi
kesalahan atau tidak berfungsinya perangkat keras (hardware
malfuncition). Adapun pengendalian perangkat keras berupa :
1.Parity check
2.Echo check
3.Read after write check
4.Dual read check
5.Validity check
 D.PENGENDALIAN KEAMANAN
FISIK
Pengendalian keamanan fisik dapat dilakukan sebagai berikut :
1.Pengawasan terhadap pengaksesan fisik
Pengawasan ini merupakan potensi yang berupa pembatasan
terhadap orang-orang yang akan masuk ke bagian yang penting.
Pengawasan ini dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
1.Penempatan satpam
2.Pengisian agenda kunjungan
3.Penggunaan tanda pengenal
4.Pemakaian kartu
5.Penggunaan closed-circuit television
6.Penggunaan pengracik kertas
7.Tersedianya pintu arah yang membuka ke luar
2.Pengaturan lokasi fisik
Lokasi dari ruang komputer merupakan
pertimbangan yang penting di dalam
perencanaan sekuriti. Pengendalian terhadap
lokasi fisik yang baik dari ruang komputer dapat
berupa sebagai berikut :
a.Lokasi yang tidak terganggu oleh lingkungan
b.Gedung yang terpisah
c.Tersedia fasilitas cadangan
3.Penerapan alat-alat pengaman
Alat-alat pengaman tambahan dapat digunakan untuk
mengendalikan hal-hal yang dapat terjadi yang dapat
menyebabkan sesuatu yang fatal. Alat-alat pengaman
tersebut dapat sebagai berikut :
a.Saluran air
b.Alat pemadam kebakaran
c.Uninterruptible power systems (UPS)
Digunakan untuk mengatasi apabila arus listrik tiba-
tiba terputus. UPS berisi accu yang dapat
menggantikan fungsi arus listrik apabila arus listrik
terputus dan dapat bertahan berjam-jam.
 E.PENGENDALIAN KEAMANAN
DATA
Beberapa cara pengendalian keamanan data, diantaranya adalah
sebagai berikut :
1.Dipergunakan data log
Dapat digunakan pada proses pengolahan data untuk memonitor,
mencatat, dan mengidentifikasikan data. Disamping data log dapat juga
dipergunakan transaction log, yaitu suatu file yang akan berisi nama-
nama pemakai kompter ,tanggal jam, tipe pengolahan dll
2.Proteksi file
Beberapa alat untuk teknik telah tersedia untuk menjaga file dari
penggunaan yang tidak benar yang dapat menyebabkan kerusakan,
diantaranya sebagai berikut :
a.Cincin proteksi pita magnetik
b.Write protect tab
c.Label eksternal dan label internal
d. Read only storage