Ringkasan Kasus Xerox Corporation (A) Xerox, perusahaan dokumen, adalah perusahaan multinasional yang melayani pemrosesan dokumen

secara global dan pasar jasa keuangan. Mereka mengembangkan, memproduksi, dan memasarkan mesin fotokopi dan penduplikat, produk-produk faksimili, pemindai (scanner), workstations, perangkat lunak komputer, pasokan, dan perangkat pendukung lainnya di lebih dari 130 negara. Operasi-operasi jasa keuangan mereka mencakup asuransi, pendanaan peralatan, investasi, dan bank investasi. Kasus ini akan memfokuskan pada aktivitas pemrosesan dokumen di perusahaan. Xerox merupakan salah satu kisah bisnis yang terkenal di dunia. Dari tahun 1946 hingga tahun 1973, pertumbuhan penjualan per tahun melebihi 25 persen, sedangkan pertumbuhan pendapatannya melebihi 35 persen. Catatan yang mengagumkan ini dikarenakan peranan Xerox yang dominan di dataran bisnis fotokopi kertas. Pada tahun 1959 perusahaan memperkenalkan mesin fotokopi revolusioner 914. Generasi peralatan ini memotivasikan ledakan bisnis usaha fotokopi dari 20 juta kopi hingga pada tahun 1957 sampai dengan 9,5 miliar kopi pada tahun 1965. Pada tahun 1990 bisnis fotokopi dunia melebihi 900 miliar kopi. Selama periode pertumbuhan yang cepat ini, Xerox membangun jaringan bisnis dunianya. Joe Wilson yang merupakan pemimpin legendaris dan pencipta nama Xerox, memutuskan untuk meningkatkan pertumbuhan secepat mungkin. Perusahaan tersebut mencari mitra luar negeri yang menawarkan pintu masuk yang cepat ke pasar luar negeri. Pertumbuhan yang melesat, teknologi yang menunjang, dan metode penjualan (kontrak sewa guna usaha (leasing) menggantikan penjualan peralatan) mensyaratkan masyarakat lokal untuk mengenal budaya dan pasar. Pada

tahun 1956 Xerox melakukan perjanjian joint venture 50/50 dengan Rank Organization PLC, membentuk Rank Xerox Limited. Hal ini memberikan Xerox akses ke pasar Eropa, Afrika, dan Timur Tengah. Pada tahun 1962, Xerox menjalin kemitraan dengan Fuji Photo Film Company di Jepang untuk membentuk Fuji Xerox dan memberikan Xerox akses ke Jepang dan Asia. Pada saat yang bersamaan, perjanjian terpisah juga dibuat dengan negara-negara Amerika Tengah dan Amerika Selatan. Struktur kepemilikan mereka bervariasi antara negara dan mitra lokal tersebut. David Kearns menjadi ketua pada tahun 1982, dan dia benar-benar menyadari kehilangan yang signifikan dari pangsa pasar mereka. Kompetisi tersebut benar-benar sangat hebat, karena mereka sendiri kuat secara finansial, menguasai teknologi, dan menikmati hubungan yang baik dengan konsumennya. Xerox mengembangkan rencana revitalisasi perusahaan yang disebut" Kepemimpinan melalui Kualitas" (Leadeship Through Quality). Rencana ini dibangun sebagai dasar awal yang menandai usaha kompetitif dan keterlibatan karyawan. Manajer-manajer senior mulai memperbaiki proses manajemen yang tidak praktis. Proses pelaporan dan perencanaan di perusahaan itu sangatlah panjang dan birokratis, dengan begitu banyak rincian yang belum tentu dapat dijalankan oleh sebagian besar manajer. Bahkan lebih buruk lagi, format pelaporan tidak konsisten antardivisi. Xerox memperbaiki sistem informasi manajemennya dan menstandarisasikan format pelaporannya untuk mengatasi masalah-masalah ini. Masalah Utama Bagaimana rencana revitalisasi Leadership through Quality yang akan dilakukan oleh Xerox dan dampaknya terhadap budaya organisasi dan bagaimana transfer pricing yang tepat bagi masing-masing unit bisnis dan dampaknya bagi unit bisnis tersebut dan perusahaan secara keseluruhan?

Analisis 1. Buatlah ringkasan dari system pengendalian manajemen di Xerox. Perusahaan melakukan revitalisasi yang disebut Leadership through Quality. Pada revitalisasi ini divisi keuangan dan operasional bekerja bersama untuk membuat perencanaan proses. Sebelumnya divisi keuangan dan operasi berjalan sendiri-sendiri sehingga sudah tidak lagi cocok pada kondisi saat ini yang persaingannya sangat ketat. Manajemen LTQ lebih menonjolkan pada proses operasional di samping faktor keuangan dengan tujuan kepuasan konsumen dan pengukuran lain yang berkaitan dengan kualitas. Dengan penerapan LTQ, para manajer dituntut untuk terus meningkatkan kinerjanya sehingga tingkat pertumbuhan dan profitnya lebih baik yang akhirnya dapat mendorong terwujudnya tujuan dari perusahaan. Revitalisasi yang dilakukan bertujuan untuk melakukan standarisasi dalam sistem palaporan karena proses pelaporan dan perencanaan di perusahaan ini sangatlah panjang dan birokratis, dengan begitu banyak rincian yang belum tentu dapat dijalankan oleh sebagian besar manajer. Bahkan lebih buruk lagi, format pelaporan tidak konsisten antardivisi. Tujuan utama yang ditetapkan dalam LTQ adalah kepuasan pelanggan. Dalam usaha pencapaian tujuan ini, semua karyawan dilibatkan untuk bertanggung jawab dalam membangun budaya perusahaan yang baru melalui empowerment yang diberikan oleh para level manajer. 2. Apakah kecenderungan terakhir di Xerox yang anda lihat berpengaruh terhadap proses pengendalian manajemen? Terdapat kecenderungan terakhir Xerox yang terlihat berpengaruh terhadap proses pengendalian manajemen, yaitu manajer unit bisnis mulai diberi kewenangan lebih dalam mengelola unit bisnisnya. Manajer unit bisnis lebih diberi kekuasaan untuk mengambil keputusan yang berkaitan dengan Apakah unsur-unsur kunci yang membuat sistem tersebut bekerja?

unit bisnisnya masing-masing dan bertanggung jawab atas apa yang terjadi pada unit bisnisnya tersebut. Pertemuan rutin dilakukan untuk mengumpulkan pendapat dan ide dari semua karyawan yang dapat membangun perusahaan. Sistem seperti ini saat ini banyak diterapkan oleh perusahaan kelas dunia, yaitu mengembangkan manajemen perusahaan melalui empowerment. Sistem seperti ini biasa disebut sisitem desentralisasi. Inilah perubahan yang terjadi pada Xerox, yaitu sistem yang dipakai mulai berubah ke arah desentralisasi. 3. Menurut pendapat anda, seberapa pentingkah budaya organisasi dan Perubahan manajemen yang dilakukan oleh Xerox membuat mereka harus mengubah budaya perusahaan juga. Seperti kita ketahui, budaya perusahaan Xerox dahulu belum terbangun dengan baik sehingga melihat kondisi persaingan saat ini yang sangat ketat, maka perusahaan dituntut untuk memperbaiki budaya organisasi. Salah satu bentuk perbaikan budaya perusahaan adalah dengan membangun kepercayaan antar karyawan pada semua divisi, atas divisinya masing-masing. tiap divisi diberi kepercayaan lebih untuk mengelola divisinya dan bertanggung jawab Bentuk lain adalah dengan memberi kepercayaan lebih pada karyawan dalam pengambilan keputusan sehingga mereka merasa lebih dianggap dan termotivasi untuk memberikan yang terbaik bagi perusahaan. pengendalian Xerox. 4. Anda adalah kontroler penjualan wilayah Barat, dan manajer penjualan meminta bantuan pendapat anda. Sebuah bank besar di California dengan lebih dari 200 cabang telah memilih membatalkan kontrak mesin fotokopi Xerox karena masalah harga (keuntungan tahunan sewa lebih dari $ 1juta Oleh karena itu, Budaya organisasi dan kepribadian individual perusahaan merupakan faktor penting dalam proses kepribadian individual dalam proses pengendalian Xerox?

tiap tahun). Persaingan dengan pabrik perakitan West Coast yang memberikan penawaran 27% lebih rendah dari milik anda. Anda dapat meluangkan sekitar 5-7% selisih tersebut tanpa secara material mempengaruhi anggaran anda: jika anda ingin mempertahankan pelanggan, anda memerlukan bantuan harga dari pabrik. Anda menghubungi kontroler operasi pelanggan AS karena kerugian pendapatan penjualan akan mempengaruhi secara signifikan anggaran anda. Apakah pilihan-pilihan yang dimiliki Xerox dan bagaimana Sach akan memecahkan masalah ini? Terdapat dua pilihan yang dimiliki oleh Xerox, yaitu kehilangan pelanggan tanpa melakukan apa-apa atau tetap berusaha mempertahankan pelanggan dengan keuntungan berkurang tetapi masih punya peluang untuk bersaing di pasar lokal. Sebagai kontroler penjualan wilayah barat, saya akan memberikan saran pada manajer untuk tetap berusaha mempertahankan pelanggan. Ada beberapa cara yang bisa dilakukan, dengan menurunkan harga jual. Masalahnya di sini adalah Xerox hanya bisa menurunkan harga jual sebesar 5-7%. Cara ini tidak dapat membantu karena pelanggan tetap akan lebih memilih produk pesaing karena masih lebih murah. Cara yang berikutnya adalah kerjasama antar bagian perusahaan. Cabang wilayah barat dapat bekerjasama dengan kontroler operasi pelanggan AS untuk saling membagi kerugian sehingga secara keseluruhan perusahaan tetap mendapat keuntungan. Mereka dapat melakukan transfer pricing dengan sistem based cost. Cabang wilayah barat cukup membayar sebesar biaya yang dikeluarkan untuk memproduksi dan mungkin ditambah sedikit margin keuntungan. Dengan cara ini divisi operasi pelanggan AS tidak mendapatkan keuntungan yang besar tetapi cabang wilayah barat memperoleh keuntungann dan juga dapat tetap bersaing dipasar lokal. Menurut saya, cara yang terakhir tersebut yang harus dilakukan demi mempertahankan palanggan karena jika pelanggan tersebut hilang, maka

akan menjadi kerugian yang sangat besar bagi perusahaan pada jangka pendek dan terutama pada jangka panjang. Pada jangka pendek, tentu saja perusahaan akan mengalami kerugian dalam hal materi karena tidak memperoleh pendapatan. Pada jangka panjang, perusahaan akan kalah bersaing dengan perusahaan lain terutama West Coast karena kalah dalam memenuhi keinginan pelanggan. 5. Pabrik Venray mentransfer mesin fotokopi pada operasi pelanggan AS dengan ketetapan harga FOB EC. Jika harga pelanggan AS adalah 100% dan tingkat transfer Venray adalah 60%, jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut: a. Mata uang apakah yang harus digunakan dalam perdagangan tersebut? b. Siapa yang bertanggungjawab untuk melakukan lindung nilai? c. Sebagai kontroler Venray, apakah exposure mata uang anda? d. Bagaimana pengaruhnya terhadap pengukuran kinerja anda? e. Apakah sistem ini anda rasa adil?apakah, jika dapat, yang akan anda ubah? Jawab: a) Transaksi dilakukan menggunakan mata uang pembeli atau dollar karena melalui harga transfer dan harga jual dapat dilihat bahwa Venray sebagai unit manufaktur telah menambah nilai produk lebih dari 1/3 (40%). b) Penanggung jawab untuk melakukan lindung nilai adalah unit manufaktur atau Venray. c) Masalah exposure yang dihadapi oleh Venray adalah transaction exposure. Exposure ini muncul karena transaksi pembelian menggunakan mata uang dollar yang menyebabkan pendapatan tidak selalu sama dan profit yang diperoleh mengikuti perubahan mata uang dollar karena biaya produksi menggunakan mata uang lokal (mata uang Eropa). Semua

akhirnya akan berdampak pada pengukuran kinerja yang menjadi ikut berfluktuatif karena menyesuaikan dengan profit yang diperoleh. d) Menurut saya, sistem ini adil. Venray perlu melakukan lindung nilai karena unit bisnis ini yang mengalami masalah sehingga solusi dilakukan sendiri oleh Venray. Tiap unit bisnis bertanggung jawab atas apa yang terjadi pada lingkungannya sendiri. perubahan mata uang dollar. Lindung nilai dilakukan karena pengukuran kinerja unit bisnis menjadi berubah-ubah disebabkan Startegi lindung nilai yang tepat dapat ditetapkan sendiri oleh unit bisnis yang bersangkutan.

MANAGEMENT CONTROL SYSTEM

Final Examination
Xerox Corporation
Lecturer: Drs. Sugiarto, MBA, M.Acc

Prepared by: Helmi Tri Anjar Songko ( 20777/PS/MM/06)

BILINGUAL CLASS BATCH 45

MAGISTER OF MANAGEMENT GADJAH MADA UNIVERSITY YOGYAKARTA

2007