TOTAL QUALIT Y MA NAJEME NT

DALA M K ONT EK S P EN DIDI KA N

(Sumber : Bab 3, Buku TQM In Education, Edwar Sallis)

TQM adalah sebuah filosofi tentang perbaikan secara terus menerus, yang dapat
memberikan seperangkat alat praktis kepada setiap institusi pendidikan dalam
memenuhi kebutuhan, keinginan dan harapan para pelanggannya, saat ini dan untuk
masa yang akan datang (Edwar Sallis, 2008).

Untuk menghindari salah persepsi tentang TQM, kita bisa membedakannya, seperti
pada tabel di bawah ini:

TQM (Benar) BUKAN TQM (Salah)

TQM bisa diterapkan untuk siapa saja TQM tidak bisa diterapkan untuk kita
(organisasi atau individu)
TQM dikerjakan dengan baik sejak awal TQM tidak selalu dikerjakan dengan baik
dari awal
TQM menekankan adanya perbaikan TQM tidak menyiapkan kesempatan untuk
disetiap tahap manajemen. keselahan
TQM dikerjakan secara menyeluruh oleh TQM hanya dikerjakan oleh manajer senior,
seluruh staff yang ada di lembaga atau bukan pegawai bawahan.
organisasi tersebut.
Yang terpenting bukan nama (TQM) tetapi Nama TQM tidak boleh diganti dengan
perubahan yang terjadi pada kultur nama lain.
sekolah.
TQM adalah pola pikir sekaligus aktivitas TQM hanya konsep dan gagasan.
praktis.
Mendeskripsikan alat dan teknis seperti TQM tidak perlu menjelaskan teknis dan
brainstorming. alat yang digunakan.

Kenapa perbaikan terus-menerus?. TQM adalah pendekatan praktis dan strategis

dalam menjalankan roda organisasi yang memfokuskan diri pada kebutuhan
pelanggandan kliennya. Karena kebutuhan dan kepuasan pelanggan selalu berubah
dan berkembang, maka manajemen dan pelayanan terhadap pelnggan juga harus
terus diperbaiki

Mengapa TQM perlu di wujudkan dalam bentuk rangkaian proyek-proyek

bersekala kecil?. TQM menganut konsep perubahan dan perbaiakan yang bertahap
1
tidak sekaligus. Hal ini bisa diwujudkan dalam bentuk proyek-proyek bersekala kecil.
Sekala kecil (Kaizen) bisa dilakukan dengan lebih murah dan lebih mudah, tidak
terlalu tergantung pada sumberdaya besar. Kaizen dilakukan untuk membangun
pengetahun dan kepercayaan diri, yang kelak bisa dikembangkan dalam sekala yang
lebih besar. Jika kita punya proyek besar, pilah-pilah menjadi proyek kecil-kecil,
sehingga semua bisa dilakukan dengan teliti dan bertahap.

Kenapa TQM memerlukan perubahan kulture?. Total quality manajement hanya

akan tercapai jika dilakukan oleh seluruh pihak yang terlibat dan dilakukan terus
menerus. Ini artinya memerlukan perubahan sikap, kebiasaan dan budaya seluruh
staff dan memerlukan perubahan metode dalam mengarahkan sebuah institusi. Untuk
bisa berubah dan menghasilkan mutu yang baik, para staf membutuhkan : 1).
Lingkungan yang cocok untuk bekerja (prosedur yang jelas, sederhana, dan
dilengkapi oleh sarana yang cukup); 2). Lingkungan yang mendukung dan
menghargai kesuksesan dan prestasi yang mereka raih.

Apa yang dimaksud dengan struktur organisasi terbalik?.. Biasanya susunan

organisasi berbentuk krucut. Pimpinan ada dibagian atas, menyusul pimpinan tengah,
guru dan staff pendukung. Dalam TQM bentuk krucut ini harus terbalik. Justru pucuk
pimpinan berada di bawah, yang memberikan implikasi ia harus menjadi pelayan bagi
pimpinan di yang ada level menengah. Begitupun pimpinan menengah harus
melayani guru, dan guru harus melayani kebutuhan siswanya.

Mengapa hubungan dengan pelanggan (siswa) menjadi hal yang utama dalam
TQM pendidikan? Kriteri keberhasilan penerapan TQM dalam pendidikan adalah
kepuasan pelanggan, dalam hal ini siswa, orang tua dan masayarakat. Hubungan
yang erat dan komunikasi yang lancar antara institusi sekolah dengan pihak
pelanggan sangat dibutuhkan. Komunikasi yang baik, akan memudahkan proses
panjang penyesuaian antara harapan pelanggan dengan berbagai hal yang
ditawarkan oleh institusi sekolah. Proses ini sangat penting untuk mengatasi
keragaman kebutuhan tiap pelanggan.

2
Siapa pelanggan utama dalam QTM?. Untuk menentukan siapa pelanggan utama
kita, ada dua pertanyaan kunci: 1). Siapa yang paling utama kita layani?; 2). Siapa
yang bergantung pada kita agar tugas-tugas mereka berjalan dengan baik?. Yag
termasuk dalam dua jawaban pertanyaan tersebut bisa pelanggan eksternal (siswa
dan orang tua siswa), bisa juga pihak yang ada di dalam institusi sekolah itu sendiri.
Dalam kondisi ini hirarki dalam institusi menjadi tidak perlu. Bos dan pucuk pimpinan
bukan yang harus dilayani sebagai raja, tetapi sebaliknya harus melayani semua
jajaran yang ada di bawah koordinasinya. Guru-guru yang ada di sekolah adalah
pelanggan utama bagi kepala sekolah. Para murid adalah pelayan utama bagi guru
dikelasnya.

Apa itu pemasaran internal dan mengapa sangat dibutuhkan dalam aplikasi
TQM?. Pemasaran internal adalah serangkaian proses komunikasi ide antar seluruh
staff dalam institusi sekolah. Dalam hal ini terjadi sharing ide dan pengalaman antara
sesama staff, sehingga perbaikan mutu setiap saat bisa dilakukan. Pengetahuan dan
pengalaman guru, dan seluruh pengelola akan lebih cepat meningkat, yang akan
berguna untuk memecahkan setiap masalah yang muncul di dalam institusi tersebut.
Jika hal ini dikerjakan terus menerus, maka akan dihasilkan guru-guru, dan staf-staf
yang sangat paham terhadap pekerjaanya (Profesionalisme), dalam rangka
memenuhi harapan pelanggan dan mutu pendidikan dan kejuruan. Profesionalisme
tidak hanya membuat pelanggan tersenyum, tetapi mampu berdialog dengan mereka
tentang harapan dan kekuatiran yang mereka hadapi. Dalam hal ini profesionalisme
mengandung arti ”memiliki perhatian yang tinggi terhadap pelanggan”.

Bagaiaman menciptakan mutu pembelajaran?. Mutu pembelajaran hanya akan

tercapai jika memperhatikan fakta berikut ini :
1. Tiap individu siswa memiliki keragaman dalam metode belajar, sehingga guru
harusnya memiliki metode mengajar yang juga beragam.
2. Keragaman metode belajar belum tentu diterima langsung oleh siswa dan orang
tua, sehingga guru harus menjelaskan kenapa perlu variasi metode belajar –
mengajar.

3
3. Sering terjadi gap antara harapan siswa/orang tua dengan hal yang ditawarkan
oleh guru (sekolah), oleh karena itu sebaikan ada media negosiasi tentan visi dan
misi yang tersepakati antara sekolah dan orang tua, atau antara guru dan siswa.
Lebih detil guru harus selalu bersepakat dengan siswa tentang ”Hasil belajar yang
ingin dicapai

Kendala apa yang dihadapi dalam mengaplikasi TQM?. Banyak hambatan yang
biasanya dihadapi dalam implemtasi TQM, seperti :
• Kurangnya dukungan dari top manajemen (pimpinan), hal ini bisa disebabkan oleh
kekuatiran kehilangan peran sebagai pemimpin, atau kurangnya niat baik dari
pimpinan untuk bersikap sebagai pelayan.
• Diperlukan biaya yang cukup besar untuk melakukan pemberdayaan aparatur
pemerintah, dan warga masyarakat yang dipimpinnya, serta biaya
untukmelakukan evaluasi yang terus menerus.
• Koordinasi dan komunikasi antar bagian atau staf intitusi tidak mudah dilakukan,
memerlukan kerja keras dan kemauan tingi.
• Biasanya tiap individu atau bagian intsitusi sekolah bekerja sendiri-sendiri.
• Besarnya tekanan eksternal yang menghambat atau menolak implementasi TQM.
• Biasanya manajer level menengah menjadi penghambat komunikasi antara
pelanggan dengan top manajer. Hal ini bisa diakibatkan oleh kekuatiran terhadap
hal yang belum tentu.

4
 TOKOH -TOKOH M UT U :
Deming, Juran dan Crosby

(Sumber : Bab 4, Buku TQM In Education, Edwar Sallis)

Filsafat Mutu Deming

Deming merumuskan konsep TQM dalam 14 poin penting, yang kemudian terkenal
dengan konsep 14 poin deming, yaitu sebagai berikut :

1. Ciptakan sebuah usaha peningkatan produk dan jasa. dengan tujuan agar bisa
kompetitif dan tetap berjalan serta menyediakan lowongan pekerjaan. Deming
percaya bahwa terlalu banyak organisasi yang hanya memiliki tujuan jangka
pendek dan tidak melihat apa yang akan terjadi pada 20 atau 30 tahun
mendatang. Mereka harus memiliki rencana jangka panjang yang didasarkan
pada visi masa depan dan inovasi baru. Mereka harus terus menerus berusaha
memenuhi kebutuhan pelanggan mereka.

2. Adopsi falsafah baru. Sebuah organisasi tidak akan mampu bersaing jika
mereka terus mempertahankan penundaan waktu. kesalahan, bahan-bahan
cacat dan produk yang jelek. Mereka harus membuat perubahan dan
mengadopsi metode kerja yang baru.

3. Hindari ketergantungan pada inspeksi massa untuk mencapai mutu. Inspeksi tidak
akan meningkatkan atau menjamin mutu. Anda tidak dapat menginspeksi mutu ke
dalam produk. Deming berpendapat bahwa manajemen harus melengkapi staf-
staf mereka dengan pelatihan tentang ala-talat statistik dan teknik-teknik yang
dibutuhkan mereka untuk mengawasi dan mengembangkan mutu mereka sendiri.

4. Akhiri praktek menghargai bisnis dengan harga. Menurut Deming harga tidak
memiliki arti apa-apa tanpa ukuran mutu yang dijual. Praktek kontrak yang hanya
cenderung pada harga yang murah dapat menggiring pada kesalahan yang
mahal. Metode yang ditawarkan mutu terpadu adalah mengembangkan hubungan
dekat dan berjangka panjang dengan pensuplai, dan sebaiknya pensuplai tunggal,

5
 dan bekerjasama dengan mereka dalam mutu komponen.

5. Tingkatkan secara konstan sistem produksi dan jasa, untuk meningkatkan mutu
dan produktivitas. dan selanjutnya turunkan biaya secara konstan. Ini merupakan
tugas manajemen untuk mengarahkan proses peningkatan dan menjamin bahwa
ada proses perbaikan yang berkelanjutan.

6. Lembagakan pelatihan kerja. Pemborosan terbesar dalam sebuah organisasi

adalah kekeliruan menggunakan keahlian orang-orangnya secara tepat.
Mempergunakan uang untuk pelatihan tenaga kerja adalah penting, namun yang
lebih penting lagi adalah melatih dengan standar terbaik dalam kerja. Pelatihan
adalah alat kuat dan tepat untuk perbaikan mutu.

7. Lembagakan kepemimpinan. Deming mengatakan bahwa kerja manajemen

bukanlah mengawasi melainkan memimpin. Makna dari hal tersebut adalah
berubah dari manajemen tradisional yang selalu memperhatikan hasil -indikator-
indikator prestasi, spesifikasi dan penilaian- menuju peranan kepemimpinan yang
mendorong peningkatan proses produksi barang dan jasa yang lebih baik.

8. Hilangkan rasa takut, agar setiap orang dapat bekerja secara etektit. Keamanan
ada/ah basis motivasi yang dibutuhkan para pegawai. Deming yakin bahwa pada
hakikatnya setiap orang ingin melakukan kerja dengan baik asalkan mereka
beke~a da/am /ingkungan yang mampu mendorong semangat mereka.

9. Uraikan kendala-kenda/a antar departemen. Orang dalam departemen yang

berbeda harus dapat bekerja bersama sebagai sebuah tim. Organisasi tidak
diperkenankan untuk memiliki unit atau departemen yang mendorong pada arah
yang berbeda.

10. Hapuskan slogan, desakan, dan target, serta tingkatkan produktifitas tanpa
menambah beban kerja. Tekanan untuk bekerja giat merepresentasikan sebuah
pemaksaan kerja oleh seorang manajer. Slogan dan target memiliki sedikit
dampak praktis terhadap peke~a. Kebanyakan persoa/an produksi terletak pada
persoa/an sistem dan ini merupakan tanggungjawab manajemen untuk
mengatasinya.
11. Hapuskan standar kerja yang menggunakan quota numerik. Mutu tidak dapat
6
 diukur dengan hanya mengkonsentrasikan pada hasil proses. Bekerja .antuk
mengejar quota numerik sering menyebabkan terjadinya pemotongan dan
penyusutan mutu.

12. Hilangkan kenda/a-kendala yang merampas kebanggaan karyawan atas

keah/iannya. Hal ini perlu dilakukan dengan menghilangkan s/stem penilaian dan
penghitungan jasa. Deming telah berupaya keras menentang sistem penilaian
yang mana diyakln/ menempatkan peke~a dalam kompetisi antara satu dengan
yang lain dan merusak ke~a tim.
13. Lembagakan aneka program pendidikan yang meningkatkan semangat dan
peningkatan kualitas kerja. Semakin tahu, orang akan semakin giat bekerja. Stat
yang berpendidikan baik adalah mereka yang memiliki semangat untuk
meningkatkan mutu.
14. Tempatkan setiap orang dalam tim kerja agar dapat melakukan transformasi.
Transformasi menuju sebuah kultur mutu adalah tugas setiap orang. la juga
merupakan tug as terpenting dari manajemen

7
Apa saja yang menjadi penyebab utama kegagalan mutu pendidikan menurut
Deming?

Kegagalan mutu pendidikan disebabkan oleh : Desain kurikulum yang lemah,

bangunan yang tidak memenuhi syarat, lingkungan kerja yang buruk, sistem dan
prosedur yang tidak sesuai, jadwal kerja yang serampangan, sumberdaya yang
kurang, dan pengembangan staf yang tidak memadai.

Kegagalan Umum : Masalah sistem, kebijakan, atau

sumberdaya,

• Untuk menentukan akar dan penyebaran sebuah masalah, diperlukan

sebuah upaya untuk mencari data-data kegagalan dan melakukan
pemeriksaan secara teratur.

• Dan kesalahan yang sering kali terjadi dalam dunia pendidikan adalah
kurangnya penelitian dan analisa terhadap sebab-sebab rendahnya
tingkat pencapaian tujuan, serta belum terwujudnya penelitian dan
analisa tersebut sebagai subyek

Sebab-sebab khusus masalah mutu bisa mencakup kurangnya pengetahuan dan

ketrampilan anggota, kurangnya motivasi, kegagalan komunikasi, atau masalah
yang berkaitan dengan perlengkapan-perlengkapan

Lalu apa peran manajer dalam menangani kegagalan tersebut ?. Mengetahui

sebab kegagalan mutu dan memperbaikinya adalah tugas kunci seorang manajer.
Sudah terlalu sering solusi atau orang yang tidak tepat ditugaskan untuk
memecahkan masalah. Juga sudah terlalu sering individu dipersalahkan dengan
kesalahan yang bukan salah mereka. Dalam kasus-kasus sedemikian, mereka
berubah menjadi frustasi ketika usahanya tidak dihargai.

8
Manajemen Joseph Duran : Aturan 85/15 .
Juran adalah 'guru' manajemen pertama dalam menghadapi isu-isu manajemen mutu
yang lebih luas. Dia yakin, seperti Deming, bahwa kebayakan masalah mutu dapat
dikembalikan pada masalah keputusan manajemen. Saat mempertimbangkan peran
kepemimpinan dalam mum, aturan 85/15 dariJosephJuran menjadi sesuatu
yang'sangat dibutuhkan. Juran menyatakan bahwa 85 persen masalah-masalah
mutu dalam sebuah organisasi adalah hasil dari desain proses yang kurang
baik. Sehingga, penerapan sistem yang benar akan menghasilkan mutu yang benar.
Dengan demikian, menurutJuran, 85 persen masalah merupakan tanggungjawab
manajemen, karena mereka memiliki 85 persen kontrol terhadap sistem organisasi.

Untuk membantu manajer dalam merencanakan mutu, Juran telah mengembangkan

sebuah pendekatan disebut Manajemen Mutu Strategis (Strategic Quality Management).
SQM adalah sebuah proses tiga-bagian yang didasarkan pada staf pada tingkat
berbeda yang memberi kontribusi unik terhadap peningkatan mutu. Manajemen
senior memiliki pandangan strategis tentang organisasi; manajer menengah memiliki
pandangan operasional tentang mutu; dan para karyawan memiliki tanggungjawab
terhadap kontrol mutu. Ini adalah sebuah ide yang cocok diterapkan dalam konteks
pendidikan dan mirip dengan gagasan yang telah dikembangkan oleh Consultant at
Work dalam upaya meningkatkan mutu dalam pendidikan. John Miller dan rekan-
rekannya di Consultant at Work berpendapat bahwa manajer senior -Dewan Rektor-
perlu menggunakan manajemen mutu strategis dengan cara menemukan dan
menyusun visi, prioritas, dan kebijakan universitas. Manajer menengah -para Dekan-
bertanggungjawab terhadap jaminan mutu, dengan melibatkan diri dalam koordinasi
informasi dalam tim penyusun mata pelajaran dan secara sistematis memeriksa
efektifitasnya serta menyampaikan hasil pemeriksaan tersebut kepada tim penyusun
dan manajemen senior. Kontrol mutu dilakukan oleh para staf -Guru-yang beroperasi
dalam tim penyusun mata pelajaran yang mendesain karakteristik dan' standar
program studio Dengan demikian, mereka dapat memenuhi kebutuhan para pelajar.
Juran Institute, yang memberikan konsultasi berdasarkan prinsip-prinsip Juran,
menganjurkan penggunaan sebuah pendekatan tahap demi tahap untuk
9
menyelesaikan masalah dalam meningkatkan mutu. Peningkatan mutU hanya akan
berarti ketika diaplikasikan secara praktis, dan aplikasi tersebut mempakan variasi
dari tahap itu sendirL Juran pernah mengatakan bahwa, 'Semua bentuk peningkatan
mutu harus dilakukan dengan tahap demi tahap dan tidak

Empat belas langkah Philip Crosby Untuk meraih Mutu.

1. Komitmen Manajemen yang dikomunikasikan dalam bentuk statemen kebijakan.
2. Membangun team peningkatan mutu.
3. Mengukur mutu yang sudah dicapai.
4. Mrngukur biaya mutu.
5. Membangun kesadaran mutu
6. Pelatihan bagi pengawas mutu.
7. Menyusun metodologik yang sistematik.
8. Membentuk tiem tugas dengan agenda kegiatan yang dibuat dengan sangat hati-
hati.
9. Menyelenggarakan hari tanpa cacat.
10. Menyusun tujuan atau goal.
11. Menghapuskan sebab-sebab kesalahan
12. Memberikan apresiasi dan penghargaan bagi mereka yang berprestasi.
13. Mendirikan dewan mutu.
14. Lakukan lagi dan lakukan lagi.

10
 TOTAL QU ALIT Y MAN AGEME NT
IN ED UC ATIO N
(P enga r ang buku : Ed war d Sa ll is)

Makalah ini
disampaikan dalam rangka memenuhi tugas
dari Mata Kuliah ”Kajian Mandiri Manajemen Pendidikan”
yang di Bimbing oleh Prof. Dr. Sutaryat Trisnamansyah.

Di Susun Oleh :

Arman, Efendi, Enci, Endang, Triyono

PROGR AM PAS CA SA RJ ANA S3

MAN AJEMEN PEND ID IK AN
UN IV ERS IT AS ISLA M N USA NT AR A
JUL I 2009

11
 Kata Penghantar

Syukur Alhamdulillah, penulis panjatkan ke hadirat Ilahirobi, dengan selesainya

menyusunan makalah ini. Terimkasih yang tak terhinga, penulis haturkan kepada
Prof. Dr. Sutaryat Trisnamansyah yang telah membimbing kami dalam mempelajari
mata kuliah kebijkan publik dan kinerja birokrasi.
Selama penyusunan makalah ini, penulis memperoleh manfaat dan bahan
pelajaran banyak, yang kelak bisa diterapkan di lapangan untuk memperbaiki mutu
pendidikan, baik pendidikan formal atau pendidikan non formal yang sehari-hari kami
geluti.
Terimkasih banyak penulis sampaikan pada seluruh teman angkatan VI
Program Pasca Sarjana (S3) Uninus, yang menjadi teman dalam berdiskusi dan
mendalami berbagai bidang ke ilmuan baik di dalam atau di luar kelas.
Akhirnya penulis harapkan adanya manfaat dari penulisan makalah ini, bagi diri
sendiri dan bagi siapa saja yang punya perhatian besar pada upaya perbaikan kinerja
birokrasi di Negri Indonesia Tercinta ini.

Terimkasih

Team Penulis

12