WBS

Mendefinisikan Ruang Lingkup dan Work Breakdown Structure (WBS)

Setelah selesai merencanakan ruang lingkup, tahap berikutnya dalam
perencanaan proyek adalah mendefinisikan pekerjaan yang dibutuhkan dalam
proyek dan memecah-mecah menjadi pekerjaan-pekerjaan yang lebih
manageable. Pecahan pekerjaan menjadi pekerjaan yang lebih dapat dikelola
disebut dengan definisi ruang lingkup. Definisi ruang lingkup yang baik sangat
penting untuk suksesnnya sebuah proyek karena membantu meningkatkan
akurasi estimasi waktu, biaya dan sumber daya, memberi acuan ukuran kinerja
dan pengendalian proyek, dan memperjelas dalam pertanggujawaban kerja.
Output dari prose definisi ruang lingkup adalah Work Breakdown Structure(WBS)
proyek.
Work Breakdown Structure
Work Breakdown Structure adalah analisis berorientasi hasil dari
pekerjaan yang tercakup dalam proyek yang disebut dengan total ruang lingkup
proyek. WBS ini merupakan dokumen fundamnetal dalam manajemen proyek
karena menyediakan dasar untuk perencanaan dan mengelola jadwal, biaya dan
perubahan-perubahan yang terjadi.
WBS sering diwujudkan dalam bentuk diagram pohon aktivitas yang
berorientasi tugas dan diorganisasi berdasarkan phase pekerjaan atau produk
proyek. Jika diorganisasi berdasarkan produk disebut juga dengan Product
Breakdown Structure.


Gambar 1.0Work Breakdown Struktur

Pendekatan Dalam Pengembangan WBS
Terdapat beberapa pendekatan yang dapat digunakan untuk
mengembangkan WBS, antara lain:
Penggunaan Panduan. Untuk membreakdown proyek menjadi pekerjaan-
pekerjaan yang lebih kecil berdasarkan pada standar baku yang telah banyak
dipakai dan diakui secara umum.
Pendekatan analogi. Pekerjaan-pekerjaan proyek disusun berdasarkan
pengalaman atau dokumen-dokumen dari proyek-proyek sebelumnya.
Pendekatan top-down.

Mendefinisikan Aktivitas
Pada diagram proyek telah tercantum rencana mulai dan selesainya
sebuah proyek dan ini merupakan langkah awal untuk membuat jadwal lebih
detail. Berdasarkan diagram proyek, manajer proyek mengembangkan statemen
ruang lingkup danWBS
Definisi aktvitas merupakan hasil dari tim proyek dalam mengembangkan
lebih detail dari WBS dengan penjelasan yang mendukungnya. Tujuan dari
proses ini adalah agar tim proyek memahami secara lengkap seluruh pekerjaan
yang harus dikerjakan sebagai bagian dari ruang lingkup proyek. Aktivitas ini
merupakan elemen pekerjaan yang diukur kinerjanya karena memiliki durasi,
biaya dan kebutuhann sumber daya yang diharapkan.

Pengurutan Aktivitas
Pengurutan aktivitas mencakup review aktivitas dalam detail WBS,
diskripsi produk detail, asumsi dan batasan-batasan yang menunjukkan
keterkaitan antar aktivitas. Termasuk di dalamnya mengevaluasi alasan-alasan
ketergantungan dan perbedaan tipe-tipe ketergantungan. Ketergantungan atau
keterkaitan menunjukkan urutan dari aktivitas atau tugas, seperti, apakah
aktivitas harus selesai sebelum aktivitas lain di mulai? Apakah bisa beberapa
aktivitas dikerjakan secara paralel? Apakah bisa beberapa aktivitas sebagian
overlap? Menetapkan relasi atau ketergantungan antar aktivitas memeliki
pengaruh yang signifikan pada pengembangan dan pengelolaan jadwal proyek.
Alat bantu untuk menggambarkan urutan aktivitas adalah Diagram
Jaringan Kerja Proyek (Project Network Diagrams). Diagram jaringan kerja
proyek menampilkan secara skematik dan logik hubungan dan urutan aktivitas
proyek. Contoh dari diagram jaringan kerja proyek ditunjukkan pada gambar




Gambar 1.1 Diagram jaringan kerja proyek

Huruf A, B, C, D, E, F, G, H, I, dan J mewakili aktivitas dengan ketergantungan
lengkap dari proyek. Aktivitas ini diperoleh dari WBS dan definisi aktivitas yang
dibicarakan sebelumnya. Anak panah mewakili urutan atau keterkaitan aktivitas.
Sebagai contoh, aktivitas A harus selesai dikerjakan sebelum aktivitas D,
aktivitas D harus selesai dikerjakan sebelum aktivitas H dan sebagainya.
Format dari diagram jaringan kerja menggunakan activity-on-arrow (AOA)
atau arrow diagramming method (ADM). Dalam teknik diagram jaringan, aktivitas
diwakili dengan anak panah dan dihubungkan pada titik yang disebut dengan
node yang menggambarkan urutan aktivitas. Sebuah node sebagai tanda awal
atau akhir dari sebuah aktivitas. Node pertama menunjukkan awal dari proyek
dan node terakhir menunjukkan akhir proyek.
Sangat penting untuk dicatat bahwa tidak setiap item pada WBS perlu
dimasukknan pada diagram jaringan proyek. Sebuah item yang tidak memiliki
kaitan sama sekali dengan aktivitas lainnya tidak perlu dimasukkan dalam
diagram jaringan.
Apabila diasumsikan terdapat daftar aktivitas proyek, langkah-langkah
untuk membuat diagram jaringan AOA adalah:
Cari aktivitas yang harus dimulai dari node 1. Gambar node selesai dari
aktivitas-aktivitas tersebut dan anak panah dari node 1 ke node selesai tersebut.
Gunakan huruf untuk menamai aktivitas dan beri nilai yang menunjukkan
estimasi durasi penyelesaian aktivitas.Contoh B=2, berarti durasi aktivitas B
adalah 2 hari atau minggu atau satuan waktu lainnya.
Lanjutkan menggambar diagram jaringan dari kiri ke kanan. Cari pecahan
(bursts) atau gabungan (merge). Pecahan jika satu node diikuti dua atau lebih
aktivitas. Gabungan jika dua atau lebih node mendahului sau node. Contoh node
1 memecah karena menuju node 2, 3, dan 4. Node 5 sebuah gabungan oleh
node 2 dan 3.
Lanjutkan menggambar sampai semua aktivitas masuk dalam diagram
Hindari adanya anak panah yang saling berpotongan dengan
menggambar ulang dan merubah letak node.
Walaupun network diagram AOA atau ADM mudah dipahami dan dibuat,
metode lain yang lebih banyak digunakan adalah precedence diagramming
method (PDM). PDM adalah teknik diagram jaringan dimana aktivitas diwakili
dengan kotak. Teknik ini lebih memperlihatkan hubungan waktu.
Terdapat 4 tipe ketergantungan aktivitas dalam proyek :
Finish-to-Start : hubungan dimana suatu aktivitas harus selesai sebelum aktivitas
berikutnya dapat dimulai. Contoh aktivitas pelatihan tidak bisa dilaksanakan
sampai aktivitas sistem baru selesai. Dan teknik AOA hanya mengenal tipe
ketergantungan ini.
Start-to-start : hubungan dimana suatu aktivitas tidak bisa dimulai sampai
aktivitas lain dimulai. Contoh
Finish-to-finish : hubungan dimana suatu aktivitas harus selesai sebelum
aktivitas lain selesai.
Start-to-finish : hubungan dimana suatu aktivitas harus dimulai sebelum aktivitas
lain selesai.
Pada gambar 1.2 mengilustrasikan sebuah proyek menggunakan metode
PDM. Aktivitas ditempatkan dalam kotak sekalikus mewakili node. Garis panah
menunjukkan relasi antar aktivitas. Masing-masing kotak aktivitas
memuat:tanggal mulai dan tanggal selesai, nomor ID aktivitas, lama aktivitas,
dan nama sumber daya yang digunakan.


Gambar 1.2 Precedence Diagramming Method (PDM)


Setelah mendefinisikan aktivitas dan menetapkan urutan, proses perencanaan
dalam manajemen waktu berikutnya adalah mengestimasi durasi dari setiap
aktivitas. Hal ini sangat penting karena durasi merupakan waktu riil yang
diperlukan oleh sebuah aktivitas.

Mengembangkan Jadwal
Pengembangan jadwal merupakan proses akhir yang menunjukkan
tanggal mulai dan tanggal selesainya sebuah proyek. Tujuan dari
pengembangan jadwal adalah menemukan jadwal proyek yang realistis dan
sebagai dasar monitoring kemajuan proyek dipandang dari dimensi waktu.
Beberapa alat dan teknik yang membantu dalam proses mengembangkan
jadwal:

Gantt chart, adalah alat yang secara umum untuk
mendisplaykan informasi jadwal proyek,
Analisis PERT, adalah alat untuk mengevaluasi resiko jadwal
suatu proyek,
Analisis Jalur Kritis, adalah alat penting untuk
mengembangkan dan mengendalikan jadwal proyek,
Penjadwalan rantai kritis, adalah teknik untuk menghitung
batasan sumberdaya
Gantt Charts
Gantt chart menyediakan format baku untuk menampilkan informasi jadwal
proyek berupa daftar aktivitas proyek dan kaitannya dengan tanggal mulai dan
tanggal selesai dalam format kalender.


Gambar 1.3 Gantt Chart

Daftar pustaka
http://inicoretangue.blogspot.com/2013/11/tugas-analisis-kerja-sistem-cara.html
http://manprokjs.blogspot.com/2013/04/wbs_23.html