BUDAYA ADMINISTRASI

MAKALAH
diajukan guna memenuhi salah satu tugas Matakuliah Teori Organisasi Administrasi
Oleh
Purno Winardi
NIM 140920101006
MAGISTR ILMU ADMINISTRASI
PR!GAM PAS"ASAR#ANA
UNI$RSITAS #MBR
2014
BAB 1% PNDAHULUAN
1%1 La&ar B'(a)an*
Budaya adalah suatu cara hidup yang berkembang dan dimiliki bersama oleh
sebuah kelompok orang dan diwariskan dari generasi ke generasi. Budaya terbentuk
dari banyak unsur yang rumit, termasuk sistem agama dan politik, adat istiadat,
bahasa, perkakas, pakaian, bangunan, dan karya seni. Bahasa, sebagaimana juga
budaya, merupakan bagian tak terpisahkan dari diri manusia sehingga banyak orang
cenderung menganggapnya diwariskan secara genetis. Ketika seseorang berusaha
berkomunikasi dengan orang-orang yang berbeda budaya dan menyesuaikan
perbedaan-perbedaannya, membuktikan bahwa budaya itu dipelajari.
alam ruang lingkup ilmu administrasi, budaya administrasi memiliki peran
penting dalam prosesnya. !ebagaimana, budaya tersebut adalah hal yang menjadikan
ciri khas khusus untuk membedakan ilmu administrasi dengan ilmu lainnya. !elain
itu, budaya dalam ilmu administrasi sebagai mekanisme kontrol yang memandu dan
membentuk sikap dan perilaku seorang administrator.
Budaya administrasi banyak digunakan pada administrasi perusahaan, Budaya
administrasi merupakan pola asumsi dasar yang dianut bersama oleh sekelompok
orang setelah sebelumnya mereka mempelajari dan meyakini kebenaran pola asumsi
tersebut sebagai cara untuk menyelesaikan berbagai persoalan yang berkaitan dengan
adaptasi eksternal dan integrasi internal, sehingga pola asumsi dasar tersebut perlu
diajarkan kepada anggota-anggota baru sebagai cara yang benar untuk berpersepsi,
berpikir dan mengungkapkan perasaannya dalam kaitannya dengan persoalan-
persoalan organisasi.
Budaya administrasi dapat dijelaskan apa yang dipersepsikan karyawan dan
cara persepsi itu menciptakan suatu pola keyakinan, nilai, dan ekspektasi. !elain itu,
budaya sebagai suatu pola dari asumsi dasar yang diciptakan, ditemukan, atau
dikembangkan oleh kelompok tertentu saat belajar menghadapi masalah adaptasi
eksternal dan integrasi internal yang telah berjalan cukup baik untuk dianggap "alid,
dan oleh karena itu, untuk diajarkan kepada anggota baru sebagai cara yang benar
untuk berpersepsi, berpikir dan berperasaan sehubungan dengan masalah yang
dihadapinya.
Budaya administrasi sangatlah penting untuk dipahami karena #budaya
administrasi dapat mempengaruhi cara orang dalam berprilaku dan harus menjadi
patokan dalam setiap program pengembangan administrasi dan kebijakan yang
diambil. $al ini terkait dengan bagaimana budaya itu mempengaruhi administrasi dan
bagaimana suatu budaya itu dapat dikelola oleh administrasi.
1%2 Ru+u,an Ma,a(a-
ari latar belakang diatas maka dapat dirumuskan masalah %
a. apa pengertian budaya, administrasi dan budaya administrasi&
b. bagaimana nilai dan karakteristik budaya administrasi&
c. bagaimana membangun dan membina budaya administrasi&
d. bagaimana nilai dominan dan subbudaya administrasi&
e. bagaimana upaya untuk meningkatkan kualitas budaya administrasi&
'. apa 'aktor ( 'aktor yang mempengaruhi budaya administrasi&
1%. Tu/uan
Tujuan makalah ini adalah untuk memberikan pengertian kepada mahasiswa tentang%
a. pengertian budaya, administrasi dan budaya administrasi.
b. nilai dan karakteristik budaya administrasi.
c. membangun dan membina budaya administrasi.
d. nilai dominan dan subbudaya administrasi.
e. upaya untuk meningkatkan kualitas budaya administrasi.
'. 'aktor ( 'aktor yang mempengaruhi budaya administrasi.
BAB 2% PMBAHASAN
2%1 P'n*'r&ian Buda0a1 Ad+ini,&ra,i dan Buda0a Ad+ini,&ra,i
Budaya adalah salah satu dasar dari asumsi untuk mempelajari dan
memecahkan suatu masalah yang ada didalam sebuah kelompok baik itu masalah
internal maupun eksternal yang sudah cukup baik dijadikan bahan pertimbangan dan
untuk diajarkan atau diwariskan kepada anggota baru sebagai jalan yang terbaik
untuk berpikir dan merasakan didalam suatu hubungan permasalahan tersebut.
Menurut )lbert, #Administrasi secara sempit dide'inisikan sebagai
penyusunan dan pencatatan data dan in'ormasi secara sistematis baik internal maupun
eksternal dengan maksud menyediakan keterangan serta memudahkan untuk
memperoleh kembali baik sebagian maupun menyeluruh. *engertian administrasi
secara sempit ini lebih dikenal dengan istilah Tata )saha+
Menurut ,illiam -e''ingwell dan .dwin /obinson, #Administrasi adalah
cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran
secara e'isien, kapan, dan dimana pekerjaan itu harus dilakukan.+sedangkan, menurut
,$ ."ans #Administrasi adalah 'ungsi yang menyangkut manajemen dan
pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan,
komunikasi, dan ingatan organisasi.+
Menurut 0eorge Terry, #Administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan
pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang
melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.+
1adi, budaya administrasi adalah sebuah sistem makna bersama yang dianut
oleh para anggota yang membedakan suatu administrasi dari organisasi satu dengan
lainnya. !istem makna bersama ini adalah sekumpulan karakteristik kunci yang
dijunjung tinggi oleh organisasi. Budaya tersebut berkaitan dengan bagaimana
indi"idu memahami karakteristik budaya suatu administrasi, dan tidak terkait dengan
apakah indi"idu menyukai karakteristik itu atau tidak. Budaya administrasi adalah
suatu sikap deskripti', bukan seperti kepuasan kerja yang lebih bersi'at e"aluati'.
2%2 Ni(ai dan Kara)&'ri,&i) Buda0a Ad+ini,&ra,i
2ilai, dapat diartikan sebagai sesuatu yang menjadi acuan ideal bagi indi"idu-
indi"idu dalam berperilaku3bertindak. 2ilai merupakan konsepsi-konsepsi yang ada
dalam alam pikiran masyarakat3organisasi mengenai hal-hal yang dianggap berarti
dalam hidup 4Koentjaraningrat, 56789. alam konteks nilai budaya administrasi, hal
ini berarti pedoman atau kepercayaan yang dijadikan acuan dalam menjalankan tugas
administrasi. 2ilai budaya administrasi terkait dengan masalah pencapaian suatu
organisasi, termasuk ke dalam nilai adalah ideologi, cita-cita, keyakinan. 2amun di
satu sisi, sebagaimana diungkapkan /obbins 4:;;:9, budaya juga dapat menjadi salah
satu 'aktor penghambat dalam menghadapi berbagai perubahan. inyatakannya pula
bahwa budaya administrasi pada hakikatnya merupakan system makna bersama atau
dengan kata lain berkaitan dengan masalah nilai-nilai yang dianut bersama. !istem
makna bersama ini, bila dicermati secara lebih seksama merupakan seperangkat
karakteristik utama yang dihargai oleh organisasi.
!ebuah penelitian mengemukakan karakteristik-karakteristik utama yang
secara bersama-sama menangkap esensi dari budaya administrasi, sebagai berikut%
<no"asi dan pengambilan resiko
Karakteristik ini berkaitan dengan sejauh mana para karyawan3anggota
administrasi didorong untuk ino"ati' dan mengambil resiko.
*erhatian ke rincian
Karakteristik ini berkaitan dengan sejauh mana para karyawan3anggota
administrasi diharapkan memperlihatkan kecermatan, analisis, dan perhatian
kepada rincian.
Orientasi hasil
Karakteristik ini berkaitan dengan sejauh mana manajemen memusatkan
perhatian pada hasil bukan pada teknik dan proses yang digunakan untuk
mencapai hasil tersebut.
Orientasi orang
Karakteristik ini berkaitan dengan sejauh mana keputusan manajemen
memperhitungkan e'ek hasil-hasil kepada orang-orang di dalam organisasi.
Orientasi tim
Karakteristik ini berkaitan dengan sejauh mana kegiatan kerja diorganisasikan
sekitar tim-tim, bukannya indi"idu-indi"idu.
Keagresi'an
Karakteristik ini berkaitan dengan sejauh mana indi"idu-indi"idu dalam
organisasi memiliki keagresi'an dan sikap kompetiti'.
Kemantapan
Karakteristik ini berkaitan dengan sejauh mana kegiatan organisasi yang
melibatkan in"idu-indi"idu di dalamnya mempertahankan status =uo
dibandingkan dengan pertumbuhan.
Berbagai karakteristik tersebut berlangsung pada suatu kontinum dari rendah
ke tinggi. 0ambaran yang cukup komprehensi' mengenai administrasi antara lain
dapat diperoleh dengan melakukan penilaian berdasarkan karakteristik-karakteristik
tersebut. engan demikian, hal tersebut dapat dijadikan dasar bagi pemahaman
bersama dari anggota-anggota administrasi, dasar bagi penyelesaian urusan di dalam
administrasi, serta cara berperilaku anggota-anggota administrasi 4/obbins, :;;:%
:87-:8>9.
engan melihat bagaimana awalnya suatu budaya administrasi terbentuk,
sampai kepada proses sosialisasinya, persoalannya tentu tidak akan berhenti pada
apakah budaya administrasi yang ada disukai atau tidak. 2amun diharapkan setelah
nilai-nilai dan karakteristik budaya administrasi tersebut terinternalisasi, pengaruhnya
akan tampak lebih signi'ikan antara lain kepada kepuasan kerja ataupun kinerja dari
para anggota organisasi.
2%. M'+2an*un dan M'+2ina Buda0a Ad+ini,&ra,i
Kebiasaan pada saat ini, tradisi, dan cara-cara umum untuk melaksanakan
pekerjaan kebanyakan berasal dari apa yang telah dilaksanakan sebelumnya dan
tingkat keberhasilan dari usaha-usaha yang telah dilakukan. <ni membawa kita kepada
sumber utama dari budaya sebuah organisasi yaitu para pendirinya
*ara pendiri organisasi secara tradisional mempunyai dampak yang penting
dalam pembentukan budaya administrasi, karena para pendiri tersebut adalah orang-
orang yang mempunyai ide awal, mereka juga biasanya mempunyai bias tentang
bagaimana ide-ide tersebut harus dipenuhi.
Tahapan-tahapan pembangunan budaya administrasi dapat diidenti'ikasikan
sebagai berikut%
5. !eseorang 4biasanya pendiri9 datang dengan ide atau gagasan tentang sebuah
usaha baru
:. *endiri membawa orang-orang kunci yang merupakan para pemikir, dan
menciptakan kelompok inti yang mempunyai "isi yang sama dengan pendiri
?. Kelompok inti memulai serangkaian tindakan untuk menciptakan organisasi,
mengumpulkan dana, menentukan jenis dan tempat usaha dan lain
sebagainya
8. Orang-orang lain dibawa kedalam organisasi untuk berkarya bersama-sama
dengan pendiri dan kelompok inti, memulai sebuah sejarah bersama
2%4 Ni(ai do+inan dan Su22uda0a Ad+ini,&ra,i
Budaya administrasi mewakili sebuah persepsi yang sama dari para anggota
organisasi atau dengan kata lain, budaya adalah sebuah sistem makna bersama.
Karena itu, harapan yang dibangun dari sini adalah bahwa indi"idu-indi"idu yang
memiliki latar belakang yang berbeda atau berada di tingkatan yang tidak sama dalam
organisasi akan memahami budaya administrasi dengan pengertian yang serupa.
!ebagian besar organisasi memiliki budaya dominan dan banyak subbudaya.
!ebuah budaya dominan mengungkapkan nilai-nilai inti yang dimiliki bersama oleh
mayoritas anggota organisasi. Ketika berbicara tentang budaya administrasi sebuah
organisasi, hal tersebut merujuk pada budaya dominannya, jadi inilah pandangan
makro terhadap budaya yang memberikan kepribadian tersendiri dalam organisasi.
!ubbudaya cenderung berkembang di dalam organisasi besar untuk mere'leksikan
masalah, situasi, atau pengalaman yang sama yang dihadapi para anggota. !ubbudaya
mencakup nilai-nilai inti dari budaya administrasi dominan ditambah nilai-nilai
tambahan yang unik.
1ika organisasi tidak memiliki budaya dominan dan hanya tersusun atas
banyak subbudaya, nilai budaya administrasi sebagai sebuah "ariabel independen
akan berkurang secara signi'ikan karena tidak akan ada keseragaman pena'siran
mengenai apa yang merupakan perilaku semestinya dan perilaku yang tidak
semestinya. Aspek makna bersama dari budaya inilah yang menjadikannya sebagai
alat potensial untuk menuntun dan membentuk perilaku. <tulah yang memungkinkan
seseorang untuk mengatakan, misalnya, bahwa budaya Microso't menghargai
keagresi'an dan pengambilan risiko dan selanjutnya menggunakan in'ormasi tersebut
untuk lebih memahami perilaku dari para eksekuti' dan karyawan Microso't. Tetapi,
kenyataan yang tidak dapat diabaikan adalah banyak organisasi juga memiliki
berbagai subbudaya yang bisa memengaruhi perilaku anggotanya.
2%3 U4a0a Un&u) M'nin*)a&)an Kua(i&a, Buda0a Ad+ini,&ra,i
alam usaha untuk meningkatkan budaya administrasi, dapat menggunakan
praktik-praktik yang juga dilakukan dalam administrasi tersebut. Misalnya, dilakukan
proses seleksi yang sesuai dengan budaya administrasi tersebut, lalu misalnya dengan
pemberian penghargaan kepada orang-orang yang dengan baik menjaga budaya
administrasi tersebut dan juga melakukan pemutusan hubungan kerja dengan orang-
orang yang menentang buday administrasi tersebut. engan begitu, budaya
administrasi ada dalam suatu organisasi tersebut akan terjaga dengan baik.
2%6 5a)&or 6 5a)&or 0an* M'+4'n*aru-i Buda0a Ad+ini,&ra,i
59 !ejarah Organisasi
!ejarah organisasi memuat tentang bagaimana proses pendirian suatu
organisasi tersebut, keberhasilan yang dimulai dari bawah, pengurangan tenaga kerja,
pemindahan karyawan dan juga masalah-masalah lain yang muncul dalam organisasi.
$al tersebut menjadi suatu cerminan budaya dan memberikan pengaruh agar dapat
melakukan hal yang lebih baik lagi di masa sekarang.
:9 Kebiasaan
Merupakan suatu pengulangan akti"itas yang dilakukan dalam proses
administrasi sehingga akan menjadi suatu kebiasaan dan juga akan menjadi budaya
yang ada dalam organisasi tersebut, dengan tetap terjaganya budaya-budaya
administrasi maka akan memantapkan nilai-nilai dan tujuan-tujuan administrasi.
?9 Bahasa
engan mempelajari bahasa organisasi yang ada, maka pelaku-pelaku
administrasi pun akan mempelajarinya bahasa-bahasa tersebut dan akan berusaha
mempertahankannya.
BAB .% KSIMPULAN
Budaya dalam kajian ilmu administrasi merupakan salah satu asset atau
sumber daya ilmu yang menjadikan ilmu administrasi dinamis dengan karakteristik
'isik 4obser"able9 maupun non-'isik 4unobser"able9 yang khas berisi asumsi-asumsi,
nilai-nilai, norma, komitmen dan kepercayaan, berman'aat untuk mendorong dan
meningkatkan e'isiensi dan e'ekti"itas organisasi publik maupun pri"at.
Budaya administrasi merupakan sistem makna bersama terhadap nilai-nilai
primer yang dianut bersama dan dihargai organisasi, yang ber'ungsi menciptakan
pembedaan yang jelas antara satu organisasi dengan organisasi lainnya, menciptakan
rasa identitas bagi para anggota organisasi, mempermudah timbulnya komitmen
kolekti' terhadap organisasi, meningkatkan kemantapan sistem sosial, serta
menciptakan mekanisme pembuat makna dan kendali yang memandu membentuk
sikap dan perilaku para anggota organisasi.
Merubah budaya administrasi bukan perkara mudah, karena sekali budaya
sudah terkristalisasi ke dalam masing-masing anggota organisasi dan tersistem dalam
kehidupan administrasi, maka para anggota akan cenderung mempertahankannya
tanpa memperhatikan apakah budaya administrasi tersebut @unctional atau
dys'unctional terhadap kehidupan organisasi. engan kata lain perubahan budaya
hampir selalu berhadapan dengan resistensi para indi"idu, sehingga perubahan
budaya seringkali berjalan secara gradual dan membutuhkan waktu yang cukup lama.
DA5TAR PUSTAKA
http%33mahalapie.'iles.wordpress.com3:;5:3;?3bab-5:-budaya-organisasi.ppt
http%33www.sarjanaku.com3:;5:3;73pengertian-budaya-organisasi-de'inisi.html
http%33id.wikipedia.org3wiki3Budaya
http%33id.wikipedia.org3wiki3BudayaAorganisasi
http%33'ile.upi.edu3irektori3@*.B3*/O<.AMA2A1.M.2A@*.B3567:;75B:;;?5:
5-C$A</)-A@)/DO23Artikel-OrganiEationalACulture.pd'
http%33herisllubers.blogspot.com3:;5?3;F3pengertian-dan-'ungsi-budaya-
organisasi.html