MEMAHAMI FUNGSI DAN

PENGURUSAN ORGANISASI
Oleh:

DATUK ABDULLAH HJ. MOHD. SAID
Pendaftar
KURSUS KEPIMPINAN SIRI 1/2014, 18 FEBRUARI 2014 (SELASA), 2.30 PETANG
1
Memahami;
Definisi Organisasi dan Pengurusan
Teori pengurusan (Ciri-ciri, Prinsip-prinsip)
Fungsi Pengurusan
Peranan Pengurus
Tahap Pengurusan
Kemahiran pengurusan
Kepimpinan dalam Pengurusan
Kaedah Pengurusan Organisasi yang
Berkesan dalam Konteks UMS



OBJEKTIF KURSUS
2
DEFINISI ORGANISASI?
Satu unit sosial yang
mengandungi individu
yang bekerjasama dan
saling bergantungan
antara satu sama lain
bagi mencapai
matlamat setiap
individu itu dan
organisasinya
3
CIRI-CIRI ORGANISASI
Mempunyai identiti sendiri
Mempunyai hierarki atau
tingkat autoriti
Mempunyai struktur atau
pembahagian kerja
Mempunyai peraturan,
dasar, prosedur dan sistem
hubungan bagi
menjalankan aktiviti
organisasi
4
CONTOH ORGANISASI
FORMAL
UMS
Kastam
Imegresen

INFORMAL
Keluarga
Persatuan Sukarela
(NGO)
Jawatankuasa Masjid
5
DEFINISI PENGURUSAN?
Getting things done through other people
..is the prosess of achieving organizational
missions and objectives through the
coordinated behaviour of organizational
members. (Michael & Jones 2000)
.. is the process of working with people
and resources to accomplish organizational
goal. (Snel, Bateman 2000)
6
CIRI-CIRI PENGURUSAN
7
kecekapan
Keberkesanan
Doing the
things right /
Doing the right
things
Proses
Hasil/Outcome
PRINSIP-PRINSIP PENGURUSAN
1. Pembahagian
Kerja
2. Mengutamakan
Kepentingan
Organisasi
3. Kekitaan
4. Pembayaran
Upah
5. Autoriti 6. Disiplin
7. Penurunan
Kuasa
8. Keseimbangan
layanan bagi
melahirkan
ketaatan kepada
organisasi
9. Susunan
Kakitangan
10. Rantai
Pemerintahan
11. Satu Perintah 12. Satu Arahan
13. Inisiatif
14. Kestabilan
Personel
Henry Fayol (1841-1925)
8
HASIL /
OUTPUT
FUNGSI PENGURUSAN?
1. Planning
2. Organizing
4. Coordinating
5. Controlling
3. Directing
6. Evaluating
MANAGEMENT
9
MISI
/ VISI
FUNGSI PENGURUSAN
- Perancangan (Planning)
Proses merangka aktiviti (strategi) yang perlu
dilakukan bagi mencapai matlamat organisasi



Tujuan &
objektif
Kenal pasti perkara yang hendak dicapai
berdasarkan matlamat penubuhan organisasi
Strategi
Mencari jalan untuk mencapai tujuan dan matlamat
Mengatur
program/
projek
Mengikut strategi berasaskan tujuan organisasi
10
FUNGSI PENGURUSAN
- Perancangan bermula di mana??
Perancangan atas ke bawah
Sebab pengurusan atasan dianggap paling
berpengetahuan/berpengalaman tentang organisasi
keseluruhan.
Perancangan bawah ke atas
Kelebihan adalah mereka hampir dengan sistem
operasi, pelanggan dan pembekal
YANG MANA LEBIH BAIK
11
FUNGSI PENGURUSAN
- Perancangan :Langkah dan Kawalan??
Langkah 1

Tetapkan
tujuan &
objektif
Langkah 2

Kenalpasti
situasi &
penentuan
Visi/Misi
Langkah 3

Tentukan
kekuatan/
kelemahan/
peluang/
ancaman
(SWOT)
Langkah 4

Bentuk strategi
& tindakan &
pantau/ nilai

T
U
J
U
A
N
Tujuan Perancangan
Kawalan ukur
prestasi/bandingkan/
pembetulan
12
FUNGSI PENGURUSAN
- Pengorganisasian (Organizing)
Satu proses menentukan tugas yang perlu dilaksanakan, siapa yang akan
melaksanakan, bagaimana tugas-tugas akan diatur dan dikoordinasikan.
Kawalan &
maklumbalas
Membentuk asas
Menentukan tugas & mendiskripsi tugas
Mendefinisikan hubungan kerja
Merekabentuk organisasi
Mengumpul ahli-ahli organisasi
Mengembangkan sistem integrasi/bersepadu
Fokus & membuat keputusan
13
4W 1 H
FUNGSI PENGURUSAN
- Memimpin (Directing)
Kebolehan atau kemahiran untuk
mempengaruhi pekerja dalam
mencapai matlamat organisasi bagi
(kebiasaannya tahap penyelia dan ke
atas):

Menjamin aktiviti organisasi teratur,
lancar dalam suasana harmoni

Menentukan arah tuju yang jelas
untuk pekerja dan memahamkan
tentang peranan mereka dalam
mencapai matlamat

Melibatkan kuasa, motivasi,
kepimpinan dan sistem komunikasi
14
FUNGSI PENGURUSAN
- Penyelarasan (Coordinating)
Menjadikan unsur-unsur yang
berbeza menjadi satu. Contohnya:

Penyelarasan melalui
Perancangan
Penyelarasan melalui Penganjur
Penyelarasan melalui Kakitangan
Penyelarasan melalui Pengarahan
Penyelarasan melalui Mengawal
15
FUNGSI PENGURUSAN
- Pengawalan (Controlling)
Proses mengukur kemajuan
terhadap prestasi matlamat yang
dirancang dan membuat
pembetulan jika aktiviti/kemajuan
tidak selaras/selari dengan objektif
yang ditetapkan

Kitaran Kawalan:
Awalan pastikan arahtuju &
sumber input betul
Semasa pastikan proses
berjalan mengikut perancangan
Selepas pastikan hasil menepati
piawaian
16
FUNGSI PENGURUSAN
- Pengawalan (Controlling)
Gandingan dengan perancangan

Perancangan:
Penetapan objektif
Penentuan kaedah
mencapainya
Tindakan
(Pengorganisasian)
Kawalan:
Pengukuran prestasi
Kawalan:
Bandingkan dengan
perancangan
Kawalan:
Tindakan pembetulan
17
FUNGSI PENGURUSAN
- Contoh: Controlling
Panduan Kawalan Pengurusan Organisasi
(Audit Negara)
Struktur Organisasi Lengkap, isi jawatan yang
layak
Lembaga Pengarah Pelantikan
Pengurusan Sumber Manusia Waran
diisi/Pelan Peralihan/Latihan
Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan
mesyuarat setiap 3 bulan/lapor ke KPT
MPK/FM Lengkap/kemas
18
FUNGSI PENGURUSAN
- Penilaian (Evaluating)

Merujuk kapada proses menyampaikan balik kepada kakitangan secara
berterusan tentang sebaik mana mereka menjalankan tugas untuk
organisasi James A . F . Stoner management ( 1987 ) Hal 547.

Boleh diukur berdasarkan:
Kecekapan
Keberkesanan (sejauh
mana strategi mencapai
matlamat)
Produktiviti (penggunaan
tenaga manusia)
Kualiti Prosedur
(kepuasan pelanggan)
Perkhidmatan yang
ditawarkan
19
Siapa Pengurus?
Individu yang terlibat dalam mengurus
perancangan, mengorganisasi, memimpin &
mengawal semua aktiviti organisasi supaya
segala matlamat yang ditetapkan dicapai.

ADAKAH ANDA SEORANG PENGURUS??

20
Peranan Pengurus?



Peranan
Interpersonal
Tunggak
(figurehead)
Pemimpin
(leader)
Penghubung
(liason)
Peranan Pemberi
Maklumat
Pemantau
(monitor)
Penyampai
(disseminator)
Jurucakap
(spokeperson)
Peranan Pembuat
Keputusan
Usahawan
(entrepreneur)
Pengaman
(disturbance
handle)
Pengagih
sumber
(resource
allocator)
Perunding
(negotiator)
Henry Mintzberg, The Managers Job: Folklore & Fact
21
Tahap-tahap Pengurusan
Pengurus Atasan
Pengurus Pertengahan
Pengurusan Line
Pertama
Pengurus Peringkat
Operasi
Pegawai-pegawai Utama
(Pengurusan Strategik)
Ketua J/S/P/I/U
(Perancangan
Taktikal)
Ketua Seksyen
Perancangan
Operasi
Ketua Unit
22
KEMAHIRAN PENGURUSAN
PENGURUS
MANUSIA
(INTERPERSONAL)
TEKNIKAL
KONSEPTUAL
23
KEMAHIRAN PENGURUSAN
-Manusia (Interpersonal)
Keupayaan membentuk kerjasama
dengan individu & kumpulan.

Kebolehan berkomunikasi dengan
pelbagai golongan manusia atau
masyarakat seperti bertemu
dengan pelbagai jenis pelanggan,
bermesyuarat dengan pegawai
atasan, berbincang dan berhubung
dengan pekerja.

Mampu memotivasikan
individu/kumpulan yang dipimpin.


24
KEMAHIRAN PENGURUSAN
-Teknikal
Berupaya mengaplikasikan
pengetahuan & kepakaran khusus
berkaitan dengan proses kerja,
peraturan dan sumber tertentu
dalam menyelesaikan aktiviti yang
menjadi sebahagian tugas

Berupaya membuat keputusan

Berupaya mengurus masa


25
KEMAHIRAN PENGURUSAN
-Konseptual
Berupaya mengeluarkan idea dan
memahami sesuatu yang abstrak

Berupaya memahami bagaimana
organisasi dapat menyesuaikan
diri dalam persaingan

Kemampuan untuk melihat
organisasi secara keseluruhan dan
mengintegrasikan hubungan
antara bahagian-bahagian dalam
organisasi


26

KEMAHIRAN PENGURUSAN

Pengurus
Atasan
Pengurus
Pertengahan
Pengurus
Bawahan
Kemahiran
Konseptual
Kemahiran
Kemanusiaan
Kemahiran
Teknikal
PERINGKAT
KEMAHIRAN
27
KEPIMPINAN DALAM
PENGURUSAN
28
ADAKAH KITA SEBENARNYA PEMIMPIN????
YES
Pengikut

Kuasa

Pengaruh

Persekitaran




Pengikut

Kuasa

Pengaruh

Persekitaran
NO
x
x
x
x
KEPIMPINAN DALAM
PENGURUSAN
JIKA ANDA SEORANG
PEMIMPIN, ANDA HARUS
PERLU:
Menentukan Visi
Berupaya menyediakan keperluan dalam
keadaan yang mendesak
Membentuk gabungan mantap
Komunikasi berkesan
Memberi kuasa pada orang lain
(empowerment)
Mengiktiraf kejayaan
Mengukuhkan penambahbaikan
29
KEPIMPINAN DALAM
PENGURUSAN
ISU CADANGAN
PENYELESAIAN
Kebanyakan penyelesaian/
aktiviti telah distrukturkan
tiada ruang kreativiti
Latihan kepimpinan
Kurang kemahiran dalam
memimpin.
Dapatkan maklumbalas dari
warga kerja
Gaya kepimpinan yang sama Perluaskan gaya
kepimpinan.
30
Traditional Manager VS
Contemporary Manager
Traditional Manager Contemporary Manager
Think of self as a manager or boss Think of self as a sponsor or internal
consultant
Follow the chain of command Dealing with necessary people to obtain a
good results
Making decision himself/herself Invite others in the organization for
decision making
Mastering only one major discipline Mastering a broad array of managerial
discipline
Look up for mere direction and answer Question, collaborate and negotiate with
others to find solutions
Accept and do repetitive work Learn new way to contribute
See others primarily as bosses and
competitors
Create relationship based on common
purpose, mutual respect, and exchange of
information (Win-win situation)
Demand long hours without thinking about
the productivity
Result and performance is important
(Quality of the job)
31
CABARAN PENGURUSAN
ORGANISASI
12 Ciri-ciri organisasi abad ke-21:

1)Borderless
2)Learning Centric
3)Collaborative
4)Strategically Outsource
5)Geocentric
6)Ethical
7)Network
8)Loosely Couple
9)Self Maintainable
10)Contingency Based
11)Fostering on environment of high care

32
CABARAN PENGURUSAN
ORGANISASI
Organisasi bertaraf dunia
World Class Organization
Customer-
based
focused
Continuous
Improve-
ment
Fluid,
flexible
Virtual
Organiza-
tion
Creative
HRM
Egalitarian
climate
(democtaric)
Tehno-
logical
support
Management
Hodgetts, Luthans & Lee (2000)
-New Paradigm Organization
From Total Quality to Learning to World-Class
33



KAEDAH PENGURUSAN
ORGANISASI YANG BERKESAN
DALAM KONTEKS UMS
34
Bagaimana Organisasi Diurus?
1. Melalui Perancangan
a) Pelan Strategik KPM
b) Pelan Strategik UMS
c) Pelan Akademik UMS

2. Mesti ada pelaksana kepada apa yang dirancang dan
mengikut kapasiti masing-masing
a) Naib Canselor
b) Timbalan-timbalan Naib Canselor
c) Pendaftar
d) Bendahari
e) Ketua Pustakawan
f) Ketua J/S/P/I/U
g) Pentadbir, dan
h) Semua warga organisasi
35
Bagaimana Organisasi Diurus?
3. Mesti ada pihak yang memantau dari apa yang dirancang dan
dilaksana
a) Naib Canselor
b) Timbalan-timbalan Naib Canselor
c) Pendaftar
d) Bendahari
e) Ketua Pustakawan
f) Ketua J/S/P/I/U

4. Mesti ada proses penilaian semula (Pemantauan KPI Universiti &
Jabatan)
a) Tahunan
b) Setengah Tahun
c) Bulanan
36
Bagaimana Organisasi Diurus?

5. Mengamalkan konsep CUGG (Code of University
Good Governance)
a)Institutional Governance
b)Human Resource Governance
c)Financial Governance
d)Academic Governance
37
Bagaimana Memantapkan Lagi
Organisasi?
Visi dan misi yang jelas.

Tadbir urus yang baik (Good Governance)
Kisah kereta dan
pemandunya
Kereta = Goverment
Pemandu = Governer
Peraturan Penjagaan Kereta = Governance

Prosedur kerja yang jelas (FM/MPK)
38
Bagaimana Memantapkan Lagi
Organisasi?
Berpengetahuan, berkemahiran dan sentiasa
bersikap positif (KSA).
K = Knowledge (Must know/Nice to know/Good to
know)
S = Skill
A = Attitude

Berpegang teguh kepada ajaran agama dan
tatasusila yang baik sesama manusia.

Sentiasa tabah dan bersyukur dalam menghadapi
liku-liku hidup.
39


Setiap perkara atau benda yang
dilahirkan oleh Pencipta perlu diterokai
dan dimanfaatkan bagi mereka yang
berfikir.
40


A true leader is a person
whose INFLUENCE &
INSPIRES people to do what
is expected of them to do. You
cease to be a leader when
you manipulate with your egos
instead of convincing by your
inspirations.
- Israelmore Ayivor-
41


42




SEKIAN, TERIMA KASIH
43