Anda di halaman 1dari 19

PENGURUSAN

MASA
YANG EFFEKTIF

Hakcipta IAB

APA MATLAMAT HIDUP KITA?

KONSEP 4D

1. DEAL WITH IT NOW (LAKUKAN SEKARANG)

2. DELIGATE IT (AGIHKAN)

3. DELAY IT (TANGGUHKAN)

4. DUMP IT (BUANG SAJA)

Hakcipta IAB

3.

Mengapa Masa Mesti Di Urus Dengan


Baik

Meningkatkan kecekapan & keberkesanan


Meningkatkan produktiviti
Menambahkan masa rehat
Menambahkan kepuasan kerja
Mengurangkan tekanan
Mempunyai banyak masa untuk membuat
perancangan
Meningkatkan kreativiti

Hakcipta IAB

FORMULA RAPT
R

Result yang ingin anda capai


A Aktivity yang anda perlukan
untuk mencapai matlamat
P Period/tempoh masa yang akan
diambil untuk menyelesai masalah
T Timetable/Jadualkan masa bagi
setiap aktiviti

Hakcipta IAB

4.

Bagaimana Pembaziran Masa Berlaku

Membuat kerja orang lain

Tiada ilmu dalam pekerjaan

Tiada jadual yang sistematik

Gangguan telefon

Membuat kerja tidak cekap

Tiada motivasi dalam kerja

Tiada disiplin dalam kerja


Hakcipta IAB

Mesyuarat tidak ikut prosedur

Suka menangguhkan kerja

Suka khayal

Tidak tegas

Komunikasi lemah

Karenah bos

Kewujudan krisis
Hakcipta IAB

TIP MENGURUS MASA YANG BAIK


1. IRINGKAN DIRI BERSAMA NIAT YANG
SUCI DAN IKHLAS APABILA BEKERJA
2. MEMBUAT PERANCANGAN RAPI
DALAM MELAKUKAN KERJA
3. HUBUNGAN YANG BAIK DENGAN
PENCIPTA DAN SESAMA MANUSIA
4. MENGHAYATI SEGALA KERJA YANG
KITA LAKUKAN
5. BERTEKAD MENGHABISKAN TUGAS
YANG DIBERIKAN PADA WAKTU YANG
DITETAPKAN
6. MENCARI KELEMAHAN DIRI APABILA
MELAKUKAN SESUATU KERJA

Hakcipta IAB

5.

Bagaimana Merancang Masa Untuk


Kecemerlangan

5.1. Menetapkan Matlamat


Dalam hidup kita, masing-masing ada matlamat.
Matlamat hidup umpama kompas yang sentiasa
menjadi panduan dalam satu-satu perjalanan.
Dengan adanya matlamat hidup yang jelas kita
tidak banyak membuang masa. Segala yang tiada
kaitan dengan matlamat hidup/kerjaya kita
ketepikan segala aktiviti-aktiviti tersebut.
Tumpuan kita sentiasa berfokus kepada aktivitiaktiviti yang menepati matlamat hidup atau
kerjaya kita. Dengan itu kita akan bahagia.
Hakcipta IAB

5.2. Matlamat boleh dibahagikan


kepada dua iaitu matlamat dalam
kerjaya dan matlamat peribadi.
Kedua-duanya perlu seimbang.

Hakcipta IAB

5.3. Merancang Kerjaya


Untuk mencapai matlamat dalam kerjaya
kita, kita mesti merancang untuk jangka
pendek dan jangka panjang. Untuk
mencapai sesuatu matlamat kita mesti
ada dua perkara penting iaitu ilmu dan
kemahiran. Justeru itu dalam kerjaya
kita, kita mesti rancang untuk
mendapatkan kedua-dua asas ini.
Hakcipta IAB

5.4 MENENTUKAN KEUTAMAAN


Banyak masa kita terbuang kerana kita membuat kerja tidak
mengikut keutamaan. Mengikut Dr. Yusuf Al-Qaradawi, 1996,
keutamaan boleh dibahagikan kepada tiga iaitu :
i.

Al-Dharuriyyat

ii.

Al-Hajiyyat

iii.

Tiada upaya hidup tanpanya


Ketiadaannya membawa kesusahan

Al-Tahsinat

Adanya baik, tiadanya pun tiada membawa apaapa masalah

Hakcipta IAB

Al-Dharurriyat
Sesuatu yang kita tidak berupaya
untuk hidup kecuali dgn kewujudannya:
Agama
Jiwa
Keturunan
Harta Kekayaan
Kehormatan

Al-Hijayyat
Kehidupan boleh
berlaku tanpanya,
tapi kehidupan
menghadapi
kesukaran

Hakcipta IAB

Al-Tahsinat
Sesuatu yang diperguna
untuk menghias dan
mempercantikkan
kehidupan
Barang Kemas
Perabot
Pakaian
Pinggan Mangkuk

5.5. MENGURUS MASA MENGIKUT


PRIORITI
a)

Mengikut Alan Lakein, 1996, jika kita menghadapi tugas


yang banyak, tugas-tugas tersebut kita bahagikan kepada 3
kategori :

Kategori A : Tugas yang penting perlu dilaksanakan segera

Kategori B : Tugas yang sama ada penting atau tidak tapi


harus dilaksanakan segera

Kategori C : Tugas-tugas rutin

Hakcipta IAB

TUGAS-TUGAS INI DISUSUN MENGIKUT KATEGORI A,B,C


DAN KERJA-KERJA DIMULAI MENGIKUT KATEGORI
TERSEBUT

Kumpulan A
A1
A2
A3
A4
A5
Kumpulan B
Kumpulan C
B1
C1
B2
C2
B3
C3
B4
C4
B5
C5
Hakcipta IAB

5.6. DELEGASI TUGAS DENGAN EFEKTIF


Salah satu kunci kepada pengurusan masa yang efektif ialah
dengan mendelegasi tugas pada orang lain
a)

Tiada individu yang dapat melakukan kerja secara sendirian.


Tiga proses utama untuk delegasi tugas iaitu :

1.

Membuat keputusan untuk delegasi


Penerangan ringkas
Tindak ikut

2.
3.

Hakcipta IAB

5.7. LAIN-LAIN CARA DIGUNAKAN UNTUK


KECEMERLANGAN MEMANFAATKAN MASA
1.

2.
3.
4.

5.
6.
7.

8.
9.
10.

Menggunakan planners
Berfikir positif
Susun atur pejabat yang kemas
Menapis maklumat
Membuat dan menerima panggilan telefon
Mengurus mesyuarat
Manfaat semasa menunggu
Berkomunikasi
Mengurus orang atasan
Membaca dan menulis
Hakcipta IAB

6.

CARA-CARA MENJIMATKAN MASA


Menghitung waktu sebagai efektif
Memberi cuti
pada diri

Bekerja guna
kecerdasan otak

Mencuba menikmati
apa yang dilakukan

Menentukan prioriti
tugasan di pejabat
Melekatkan tanda di
dalam pejabat

Cara Menjimatkan
Waktu

Ada kad Indek 3 x 5

Pejabat dekat rumah

Sentiasa ada masa


untuk perkara penting
Makan tengah hari
ringan

Mengunci 3 minit awal


Tinggal yang tidak produktif

Tidak membazir masa


merasa bersalah apa
yang tidak dilakukan

Tidak membaca
akhbar lama-lama

Hakcipta IAB

Bangun 5.00 pagi


tidur awal

7.

PANDUAN BAGI MENGURUS MASA DENGAN JAYANYA MENURUT


RANJIT SINGH MALHI
Senaraikan apa akan dilakukan
Tetapkan
matlamat

Wakilkan
kerja rutin

Jangan lengahkan tugas

Buat sesuatu dengan


betul pada pertama
kali

Beri tumpuan kepada


matlamat dan aktiviti

Cara Mengurus
Masa

Kekalkan perspektif

Kawal penggunaan
telefon

Jalan mesyuarat
singkat

Adakan waktu
lenggang
Belajar menyatakan
tidak

Laksanakan tugas sukar

Hakcipta IAB

Bertindak tegas