PENDAHULUAN
1.2 Tujuan
Mengerti dan memahami mekanisme kerja dari Divisi Marketing Plywood sesuai tugas
dan fungsinya dalam proses pembuatan plywood.
BAB II
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
2.1. Divisi Marketing Plywood
PT. Kayu Lapis Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak dalam perdagangan
plywood baik dalam skala eksport maupun lokal. Untuk melakukan kegiatan pengiriman
eksport maupun lokal maka didalamnya dibutuhkan bagian yang mengatur kegiatan tersebut.
Dan dalam hal ini kegiatan tersebut dilaksanakan oleh bagian marketing plywood.
Divisi Marketing merupakan salah satu bagian dari perusahaan yang memiliki peran
penting dalam menentukan kemajuan perusahaan, sebab bidang ini memiliki fungsi untuk
menghasilkan pemasukan bagi perusahaan, semakin besar pemasukan yang berhasil dicapai,
makai perusahaan akan semakin berkembang dan begitu juga sebaliknya.
Meski demikian divisi ini tidak dapat berdiri sendiri dalam sebuah perusahaan, maka
setiap kegiatan di divisi marketing, mempunyai keterkaitan dan hubungan dengan setiap
bagian dalam perusahaan. Seperti bagian keuangan, sumber daya manusia, produksi, riset dan
pengembangan. Tanpa hubungan yang selaras dengan semua bagian, maka Divisi Marketing
tidak akan bisa menjalankan fungsi sebagaimana fungsi nya
Komunikasi
Marketing
Pembeli (Buyer)
Produksi
(speck, BEP, kualitas, jumlah, time)
Keterangan: Sebelum terjadi kontrak ada komunikasi antara marketing dengan
produksi, kemudian marketing mengkomunikasikan kepada pembeli (buyer) jika deal maka
muncul akan Kontrak.
Untuk melaksanakan tugasnya, Divisi Marketing Plywood dibagi menjadi 5 area yang
masing-masing dipimpin oleh area head. Area tersebut dibentuk sesuai dengan fungsinya
masing-masing. Struktur Organisasi Divisi Marketing Plywood disajikan ke dalam bagan
berikut.
DIVISI
MARKETING PLYWOOD
M. Slamet Sulistio
EKSPEDISI LOKAL
Andjar Akuantoro,
SH
EKSPEDISI EKSPORT
Suhartono, SH
GUDANG BARANG
JADI
EXIM ADMINISTRASI
Udeng Sutisna
Agung Devi T. ST
Dalam pelaksanaan pemesanan sampai dengan pengiriman barang, pada PT. Kayu
Lapis Indonesia diatur dalam sebuah mekanisme yang ditangani langsung oleh bagian
marketing. Mekanisme marketing plywood mulai dari pemesanan sampai dengan pengiriman
adalah sebagai berikut.
Plywood
Log/Sawn Timber
Diteruskan ke bagian ekspedisi lokal, MIS, dan keuangan. Ekspedisi Lokal akan
menyalin PO tersebut di buku order harian, kemudian MIS merekap data sisa order,
dan keuangan bertugas untuk memastikan uang masuk/pelunasan.
Marketing memesan alat angkut yang kemudian dibentuk dalam rencana muat.
Dari MIS akan keluar data barang yang akan dimuat, dan diteruskan ke bagian
gudang untuk memuat barang.
Setelah proses pemuatan di gudang selesai, maka barang siap untuk dikirim.
Untuk memastikan pengiriman, gudang membuat laporan kitir yang berfungsi untuk
crosscheck atau memastikan pengiriman.
Perlu diketahui, untuk plywood lokal dalam pemilihan barang yang akan dikirim tidak
menggunakan sistem FIFO. Hal ini disebabkan karena lamanya waktu yang dibutuhkan untuk
pemuatan oleh sebab harus dipilih terlebih dahulu barang-barang yang sesuai FIFO. Oleh
karena itu pemilihan barang yang akan dikirim cukup yang sesuai dengan spesifikasi yang
ditetapkan oleh buyer, sehingga waktu pemuatan akan lebih cepat karena tidak perlu
melakukan pemilihan barang.
Alat angkut yang digunakan untuk pengiriman lokal adalah truck trailer dan tronton,
sebab pengiriman lokal hanya disekitar Pulau Jawa saja sehingga hanya menggunakan
transportasi darat. Untuk daerah Jawa Timur misalnya Malang, Jawa Barat misalnya Cirebon,
Bandung dan sekitarnya, kemudian Jakarta, Jogja, dan Solo. Spesifikasi alat angkut tersebut
adalah sebagai berikut.
Trailer
Truck trailer yang digunakan panjangnya 12 meter, dengan kapasitas maksimal
36 ton.
Tronton
Truck tronton yang digunakan ada 2 macam, yaitu tronton jumbo dan standar.
Tronton jumbo panjangnya 9,2 meter, dengan kapasitas maksimal mencapai 32
ton. Sedangkan tronton standar panjangnya 7,2 meter, dengan kapasitas
maksimal 22 ton.
Kapasitas plywood lokal yang terjual setiap bulan mencapai 4.000 m3 atau mencapai
23,5% dari kapasitas total produksi plywood. Penjualan ini dilakukan dengan sistem SO,
dimana pihak buyer harus membayar terlebih dahulu baru kemudian barang akan dikirim.
Tidak seperti halnya penjualan eksport, penjualan lokal tidak ada sistem claim. Buyer disini
bisa berasal dari perusahaan maupun distributor/perseorangan.
Analis
Analis
Analis
Analis
Muat
USA/UK
Asia
Australia
60 %
AUSTRALIA 20%
ASIA
15%
EROPA
5%
Setting Container
Setting container ini dilakukan untuk efektivitas dan efisiensi dalam pengiriman
plywood. Dengan sistem yang tepat diharapkan volume barang yang dikirim dapat optimal
sesuai dengan kapasitas maksimal container. Beberapa model setting container adalah
sebagai berikut.
-
Metode 2-2
2
2
2
2
Metode 1-3
1
Metode Sergung
adalah
Supervisor
Supervisor
Supervisor
Supervisor
Pengiriman
Pengiriman
Ada 9 lokasi gudang di PT. Kayu Lapis Indonesia, yang dibedakan berdasarkan
fungsinya masing-masing, yaitu sebagai berikut.
a.
Gudang 1
b.
Gudang 2
c.
Gudang 3
d.
Gudang 4
e.
Gudang 5
f.
Gudang 6
g.
Gudang 7
h.
Gudang IR
i.
Gudang coridor
Mekanisme Penyimpanan
Mekanisme Penerimaan
OK
NO OK
Deskripsi :
1. Kemasan barang jadi masuk gudang harus sesuai dengan ketentuan packing,
2. Penerimaan harus disertai bukti pengiriman barang jadi yang dibuat oleh produksi,
3. Dilakukan pengecekan barcode pada pallet dengan bukti pengiriman, jika sudah
sesuai barcode M pada pallet diambil sebagai bukti barang sudah masuk gudang.
4. (Khusus Eksport) Pallet plywood tersebut kemudian ditimbang. Penimbangan
dilakukan menggunakan timbangan khusus yang dibantu dengan forklift. Hasil
timbangan dan lokasi pallet plywood akan diletakkan tersebut kemudian
dituliskan di barcode M dan K1.
5. Bagian penerimaan kemudian mengecek MO untuk melihat sudah turun marking
atau belum. Jika sudah barang ditaruh pada area marking. Jika belum ditempatkan
pada tempat yang sudah ditentukan.
6. Setiap 2 jam sekali bagian MIS mengambil barcode M dan bukti pengiriman
untuk di entry.
Penerimaan Lokal
Untuk lokal gradenya C, D, E dan F dan tidak menggunakan pallet, untuk grade C
plywood diberi tidak diberi tanda dengan cat atau polos, untuk grade D diberi tanda
satu garis dengan menggunakan cat berwatna hijau pada samping plywood, untuk
grade E diberi tanda garis 2 dengan menggunakan cat berwarna hijau pada samping
plywood, dan untuk grade F diberi tanda garis 3 dengan menggunakan cat
berwarna hijau pada samping plywood.
Mekanisme :
Produksi
OK
NO OK
Marketing membuat order marking yang berisi daftar nomor pallet yang ditujukan
ke bagian gudang dan ke bagian MIS, untuk bagian MIS sebagai dasar pembuatan
marking kontrol,
Marking kontrol yang dibuat MIS diserahkan ke gudang sebagai dasar kerja pihak
gudang,
Kopelan (spesifikasi dari isi plywood) yang sudah diisi sesuai dengan ketentuan
marking diambil dan disimpan sebagai data lacak balak,
Setelah dilakukan pengecekan oleh petugas kontrol marking dari kontrol produk,
bila sudah ok, berarti sudah sah di marking, barang siap diambil dan ditempatkan
sesuai dengan tempat yang sudah ditentukan,
Tiap 2 jam barcode yang telah diambil gudang di upload ke MIS untuk kemudian
di entry pihak MIS,
Barang yang sudah dimarking lalu digunakan untuk keperluaan supply barang
harus dipoloskan terlebih dahulu.
Mekanisme Pengiriman
b.
c.
Rencana stuffing container diperoleh pihak gudang 1 hari sebelum barang dimuat,
d.
Penyiapan barang yang akan dimuat dilakukan sehari sebelum dan dilakukan
pada shift 3,
e.
Sebelum muat barang sopir membawa DO diberikan pada pihak marketing, dari
pihak marketing memberikan OPB pada supir untuk dibawa ke gudang barang
jadi,
f.
Sebelum muat barang dilakukan kontrol dengan membuat kontrol eksport oleh
gudang barang jadi,
g.
Container harus dicek keadaan fisiknya sesuai dengan tally muat container, hal ini
dilakukan untuk mengatasi claim dari pihak container,
h.
i.
Barang yang sudah siap untuk dimuat kemudian dipasang landasan supaya,
memudahkan untuk pemasukan kedalam container, pemasukan kedalam container
dilakukan sesuai dengan setting container yang sudah direncanakan dari
marketing,
j.
k.
Pengeluaran yang digunakan oleh internal perusahaan dalam hal ini adanya
permintaan dari bagian IR dan bagian marketing dengan menggunakan bon, didalam
bon dijelaskan peruntukan plywood yang dikeluarkan. Misalnya pengeluaran internal
ini dilakukan untuk mengubah ukuran plywood menyesuaikan dengan pesanan buyer.
Mengubah ukuran plywood dilakukan dengan pemotongan menggunakan panel saw
oleh bagian Inspection Room. Plywood dari pengeluaran internal dikeluarkan untuk :
regrade
Gudang barang jadi menyiapkan barang sesuai bon dan nomor barcode, sebelum
dikirim sesuai bagian yang melakukan permintaan, dilakukan pengambilan barcode
K1 sebagai bukti barang sudah keluar dari barang.
Stock opname
Stock opname merupakan proses akhir yang biasa dilakukan oleh area gudang barang
jadi, dan dilakukan saat semua kegiatan berhenti, pada minggu terakhir per bulan dan
dilakukan pada hari minggu.
Pihak accounting,
Pihak gudang.
Hasil stock opname digunakan untuk stock awal pada bulan berikutnya.
Analis
Analis
Entry MO/SO
Data
Area Inventory Control dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang membawahi
analis mencakup entry MO/SO dan analis data. Analis entry MO (Manufacturing Order)
merupakan Sector Head II yang bertanggung jawab langsung ke Area Head Inventory
Control. Tugas analis Entry MO yaitu melakukan input data yang akan dijadikan sebagai
acuan proses produksi. MO yang dientry secara garis besar mencakup rincian ukuran produk,
jumlah spek produk, dan waktu. MO harus sesuai dengan kontrak yang telah disepakati, jika
terjadi kesalahan terhadap entry MO maka berakibat kesalahan proses produksi. Dengan
demikian entry MO sangat penting dalam perencanaan dan proses produksi selanjutnya.
Begitu juga dengan entry SO (Stock Order) merupakan input data produksi berlebih
yang akan dioder ke negara lain maupun lokal di luar kontrak (nonMO). Ketersediaan stock
gudang yang mencapai 22.000 m bisa dibuat SO dengan melakukan penawaran secepatnya
ke buyer lain untuk dipasarkan sesuai mekanisme yang telah ditentukan. Penjualan stock
yang cepat bertujuan:
1. Memberikan ruang yang cukup bagi produk selanjutnya.
2. Mencegah rusaknya produk akibat terlalu lama tersimpan
3. Jika terlalu banyak stock maka pihak gudang barang jadi akan kesulitan dalam
mengatur penempatan produk
4. Kesulitan dan kerumitan dalam penempatan produk dapat berakibat kesalahan pada
pengambilan produk untuk pengiriman, pengambilan produk membutuhkan waktu
lama.
Stock di gudang yang dianalisis datanya dapat dilakukan dengan sistem FIFO. Sistem
ini bertujuan supaya produk tidak terlalu lama di gudang sehingga produk tidak rusak akibat
temperatur, jamur, maupun patogen lainnya. Namun sistem ini mempunyai kekurangan
berupa kesulitan dan waktu yang lama dalam pengambilan produk untuk pengiriman
sehingga pengiriman ke buyer berpeluang tidak tepat waktu. Selain sistem FIFO diterapkan
cara saling mengisi antar stock namun masih dalam ukuran yang sama. Sistem ini diterapkan
karena permintaan dari buyer, dan terdapat kekurangan atau kelebihan jumlah dari salah satu
stock.
Analis data berperan penting dalam pengolahan data hasil produksi dari MO maupun
stock produk di gudang. Data yang dianalisis berfungsi sebagai evaluasi terhadap hasil
produksi dan mekanismenya sehingga dapat mendukung perencanaan produksi menjadi lebih
sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan sehingga hal-hal yang disepakati antara buyer
dan pihak produksi tidak ada permasalahan. Permasalahan antara buyer dan pihak produksi
sering kali terjadi, misalkan terjadi claim oleh buyer akibat kondisi produk yang tidak sesuai.
Kondisi produk bisa berubah ketika dalam container yang kotor dan basah. Oleh sebab itu
data yang akan menjadi bukti akurat, data yang digunakan bisa menjawab claim dari buyer
sehingga perusahaan tidak dirugikan atas claim.
BAB III
KESIMPULAN
Area Ekspedisi Lokal, yang berfungsi untuk melakukan pengiriman barang jadi
plywood untuk tujuan lokal.
2. Secara garis besar, mekanisme kerja Divisi Marketing Plywood dimulai dengan
adanya PO dari buyer, apabila spesifikasi produk sesuai dan bagian plywood
menyanggupi kemudian penyusunan MO, pelaksanaan produksi plywood, kemudian
barang jadi masuk gudang dan siap dikirim sesuai dengan waktu yang telah disepakati
dengan buyer.
Disusun oleh:
1. Rohmatus Rizqy Kisna Yunanta
(A7627/08144)
(A7629/08144)
(A7633/08144)
(A7635/08144)
5. Munalita Riamawahyu
(A7636/08144)
MANAGEMENT TRAINEE
PT. KAYU LAPIS INDONESIA
MOROREJO, KALIWUNGU, KENDAL
2014