PROSEDUR PEREKRUTAN

KARYAWAN BARU

Rev.1 : November 2008

Disusun oleh :

Diperiksa oleh :

Disetujui oleh :

Choki Sinaga

Bachtiar Tajudin

Mr. H.W. Lee

Mr. J.S. Yang

Manager Personalia

Compliance

Direktur Marketing

Direktur Utama

Prosedur Perekrutan Karyawan Baru

1. TUJUAN
Untuk menetapkan dan memelihara suatu sistem yang memberikan panduan dalam proses
penerimaan karyawan baru supaya teratur sesuai dengan peryaratan kebijakan kode etik (Code of
Conduct) serta memenuhi minimum persyaratan kompetensi yang diharapkan oleh perusahaan.

2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup seluruh aktivitas penerimaan karyawan mulai dari pengajuan, seleksi
penerimaan, pelatihan atau pengarahan, penandatanganan perjanjian kerja sampai pada
penyerahan kepada Supervisor Terkait.
3. DEFINISI
3.1.

Manager Terkait adalah manager yang membawahi departemen yang membutuhkan

penambahan karyawan baru.

3.2.

Supervisor Terkait adalah Supervisor yang membawahi bagian yang membutuhkan

penambahan karyawan baru.

4. ATURAN UMUM
4.1.

Permintaan karyawan dapat disebabkan oleh pengunduran diri, perluasan organisasi

perusahaan, atau pemutusan hubungan kerja.

4.2.

Semua permintaan penambahan karyawan harus secara tertulis dengan menggunakan

"Formulir Permintaan Penambahan Karyawan" dan dikontrol oleh Manager Personalia.

4.3.

Proses penerimaan karyawan dilaksanakan hanya oleh Departmen Personalia sebagai wakil
dari pimpinan perusahaan untuk menghindari hal yang tidak sesuai dengan ketentuan.

4.4.

Syarat minimum usia yang boleh diterima sebagai karyawan adalah 18 (delapan belas) tahun
terhitung mulai dari penandatangan perjanjian kerja.

4.5.

Terhadap permintaan penambahan karyawan staff yang akan diangkat menjadi karyawan
tetap diperlukan persetujuan dari Direktur.

5. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB

5.1.

Permintaan karyawan baru

Supervisor Terkait
5.1.1.

Mengisi "Formulir Permintaan Penambahan Karyawan" dengan mencantumkan

alasan kebutuhan karyawan.

5.1.2.

Menyerahkan "Formulir Permintaan Penambahan Karyawan" yang

ditandatangani kepada Manager Terkait untuk mendapat persetujuan.

Rev.1 : November 2008

telah

2(6)

Prosedur Perekrutan Karyawan Baru

Manager Terkait
5.1.3.

Memeriksa "Formulir Permintaan Penambahan Karyawan" yang diajukan oleh

Supervisor untuk dilakukan persetujuannya.

5.1.4.

Jika hasil peninjauan disetujui Manager Terkait melanjutkan "Formulir Permintaan

Penambahan Karyawan" Kepada Manager Personalia.

Manager Personalia

5.2.

5.1.5.

Menerima "Formulir Permintaan Penambahan Karyawan" yang diajukan oleh

Manager Terkait.

5.1.6.

Melakukan tindak lanjut recruitment terhadap "Formulir Permintaan Penambahan

Karyawan" yang telah disetujui oleh Manager Terkait.

Penerimaan dan seleksi karyawan baru

Manager Personalia
5.2.1.

Mempublikasikan kebutuhan karyawan baru sesuai dengan permintaan dari

Supervisor Terkait.

5.2.2.

Mengumpulkan surat lamaran yang masuk

5.2.3.

Melakukan seleksi administratif terhadap surat lamaran yang masuk apakah

memenuhi syarat, pelamar harus melengkapi dokumen surat lamaran, Kartu
Tanda Penduduk asli seserta copynya dan copy Kartu Keluarga atau copy Ijazah.

5.2.4.

Besama dengan Compliance melakukan verifikasi usia calon karyawan dengan

memberi stampel dan paraf pada copy Kartu Tanda Penduduk berdasarkan 2
(dua) dokumen diantara copy Kartu Tanda Penduduk dan copy Kartu Keluarga
atau Ijazah, usia minimum 18 tahun.

5.2.5.

Melakukan wawancara terhadap calon karyawan baru untuk mengetahui kejelasan

berkenaan dokumen lamaran kerja.

5.2.6.

Melakukan test mata apakah calon karyawan baru memiliki gangguan penglihatan
yang dapat menghambat pada saat bekerja, dan mencatat hasilnya pada "Laporan
Hasil Seleksi Karyawan".

5.2.7.

Jika calon karyawan baru dianggap lulus test mata maka langsung diserahkan
kepada Supervisor Terkait untuk dilakukan seleksi kompetensi bidang pekerjaan,
dan jika tidak lulus dipersilahkan untuk pulang.

Supervisor Terkait
5.2.8.

Melakukan pengetesan terhadap bidang pekerjaan yang akan dihadapi, dan

membuat laporan pada "Laporan Hasil Seleksi Karyawan" dan mempersilahkan
pulang terhadap calon karyawan yang dianggap tidak lulus seleksi.

5.2.9.

Menyerahkan "Laporan Hasil Seleksi Karyawan" kepada Manager Personalia

untuk dilakukan tindaklanjut.

Rev.1 : November 2008

3(6)

Prosedur Perekrutan Karyawan Baru

5.3.

Pelatihan/pengarahan karyawan baru

Supervisor Terkait
5.3.1.

Mengadakan pelatihan/pengarahan kompetensi kerja terhadap karyawan baru

yang materinya sebagai berikut :
a. Pelatihan tatacara dan kedisiplinan kerja.
b. Prosedur pengoperasian mesin.
c. Prosedur perawatan mesin
d. Penggunaan pengaman mesin
e. Pelatihan jika terjadi keadaan darurat.
f. Pelatihan penanganan bahan kimia berbahaya.
Untuk pelatihan yang tidak dapat diberikan oleh Supervisor Terkait, maka pelatihan
bisa diberikan oleh Manager Produksi atau pihak lain yang berkompeten.

Manager Personalia

5.4.

5.3.3.

Mengadakan pelatihan mengenai aturan dan tata tertib perusahaan terhadap

karyawan baru yang materinya sebagai berikut :
a. Status Karyawan
b. Peraturan Perusahaan
c. Tata Tertib : Jam kerja, Jam istirahat, Kedisiplinan dll.

5.3.4.

Memelihara dokumen hasil pelatihan baik yang dilakukan oleh Bagian Produksi
atau Bagian Personalia.

Penetapan dan penempatan karyawan baru

Manager Personalia
5.4.1.

Menetapkan karyawan baru dengan status karyawan percobaan dengan membuat

Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT) atau karyawan kontrak dengan
membuat Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT).

5.4.2.

Melakukan penandatanganan perjanjian kerja yang sudah dipersiapkan bersama

dengan karyawan sebagai bukti persetujuan atas isi perjanjian kerja.

5.4.3.

Memberikan salinan perjanjian kerja kepada karyawan yang bersangkutan, dan

karyawan harus menandatangani dibelakang perjanjian kerja sebagai bukti telah
menerima salinan perjanjian kerja.

5.4.4.

Menginstruksikan kepada payroll untuk memasukkan data karyawan baru pada

sistem payroll

Payroll/Staff Personalia
5.4.5.

Memasukkan data keryawan baru dalam sistem payroll

5.4.6.

Mendokumentasikan data karyawan dalam odner Personal File berdasarkan

bagian masing-masing.

Rev.1 : November 2008

4(6)

Prosedur Perekrutan Karyawan Baru

6. Lampiran
6.1.
6.2.
6.3.

Formulir Permintaan Penambahan Karyawan

Laporan Hasil Seleksi Karyawan
Daftar Hadir Peserta Rapat/ Training

7. Flow Chart
Spv. Terkait

Manager Terkait

Mgr. Personalia

Direktur

Menerima
"FPPK"

Selesai

Compliance

Payroll

Mulai
Mengisi "Formulir
Permintaan Penambahan
Karyawan"(FPPK)

Selesai

FPPK

Menyerahkan
"FPPK" ke Manager
Terkait

Tidak

persetujuan

Ya

Tidak
FPPK
perlu
Approval
Direktur

Ya

persetujuan

Tidak
Ya
Publikasi kebutuhan
karyawan

Mengumpulkan
surat lamaran yang
masuk

Tidak

Seleksi
administratif

Selesai
Ya

Tidak

Selesai

Rev.1 : November 2008

Lamaran
KTP
KK
Ijazah

Verifikasi usia

Ya

Verifikasi usia
KTP
KK
Ijazah

5(6)

Prosedur Perekrutan Karyawan Baru

Spv. Terkait

Manager Terkait

Mgr. Personalia

Ya

Melakukan test
mata

Direktur

Compliance

Payroll

Selesai
Tidak
Test
kompete
nsi
LHSK

Tidak
Selesai

LHSK

Ya
Pelatihan:
- Tata cara kerja
- Kedisiplinan
- Pengop. Mesin
- Peraw. Mesin
- Pengam. Mesin Penang. Bahan
kimia berbahaya
- Keadaan darurat
DHPR/T

Pelatihan:
- Status Karyawn
- Per. Perusahaa
- Tata tertib

DHPR/T

Penandatanganan
perjanjian kerja
bersama karyawan
baru

Memberikan salinan
perjanjian kerja
kepada karyawan

Lamaran
KTP
KK
Ijazah
PKWT/
PKWTTT

Copy
PKWT/
PKWTTT

Menginstruksikan
kepada payroll
untuk memasukkan
data karyawan baru

Memasukkan data
karyawan baru
Lamaran
KTP
KK
Ijazah
PKWT/
PKWTTT

Mendokumentasika
n data karyawan
pada odner
Personal File

Selesai

Rev.1 : November 2008

6(6)