(CONTOH

)
PEMBERIAN NIK (NOMOR
INDUK KARYAWAN)

I.

TUJUAN.
1. Setiap Karyawan Master Group harus mempunyai NIK
2. NIK sebagai dasar pengelolaan administrasi karyawan / Master Data

II. SASARAN
Kemudahan dan kelancaran proses administrasi karyawana di Personalia.
III. PENANGGUNG JAWAB
Departement Sumber Daya Manusia ( HR ) bertanggung jawab mencatat
karyawan baru dan memberikan NIK.
IV.

URUTAN KERJA
1. Department HR akan memberikan NIK segera setelah calon karyawan
diterima sebagai karyawan.
NIK

2.

dan

data-data

karyawan

penggajian untuk diproses

dan

diInformasikan
merupakan

kepada

dasar

bagian

pengelolaan

administrasi keryawan tersebut pada bagian penggajian.

V.

SISTEM PENOMORAN
Untuk memudahkan dan kelancaran administrasi, NIK diatur sebagai
berikut :
NIK terdiri atas 10 digit yang terdiri atas angkaangka. ( contoh; 2004121001 )
Pengaturan digit tersebut sebagai berikut:

Empat angka pada digit pertama untuk tahun masuk.

Dua angka pada digit kelima dan keenam untuk bulan lolos
training / Masa Percobaan .

Satu angka pada digit ketujuh untuk posisi / jabatan

(Contoh).
1 Posisi GM

2 Posisi Manager

3 Posisi Supervisor 4 Posisi

Pelaksana

Tiga angka pada digit kedelapan, kesembilan dan kesepuluh

untuk nomor urut masuk pada tahun itu.

PEMBUATAN BADGE

KARYAWAN I.

TUJUAN.

1. Bukti Pengakuan perusahaan atas keberadaan karyawan.

2. Memudahkan mengenal identitas dan status karyawan.
SASARAN
Badge sebagai identitas diri karyawan wajib dipakai saat jam kerja/
berada dalam lingkungan perusahaan.
PENANGGUNG JAWAB
1. Department HR bertanggung jawab atas pembuatan badge karyawan,
baik bagi karyawan baru maupun lama atas permintaan dari setiap
bagian melalui kepala Departemennya.
2.

Karyawan yang bersangkutan bertanggung-jawab atas keamanan

badge dan memakainya pada saat jam kerja dan atau berada
dalam lingkungan perusahaan.

II.

MASUKAN YANG DIBUTUHKAN DALAM PROSES

Surat permohonan pembuatan badge dari kepala Departemen
karyawan yang bersangkutan.

III. KELUARAN YANG DIHASILKAN

Badge karyawan dibedakan berdasarkan:
1. Departemen.
2. Karyawan Trainee (Masa Percobaan)
IV.

URUTAN KERJA (PROSES)

1. Pembuatan Badge Karyawan Baru.

Department HR membuat badge untuk diberikan dan dipakai oleh

karyawan baru. Pembuatan ini atas permintaan dari setiap bagian dan
ditandatangani oleh Kepala Departemennya.
2.
Badge.

Penggantian

- Penggantian badge hanya boleh dilakukan karena hal-hal sebagai

berikut:
a. Hilang.
b. Rusak (dengan menunjukkan bukti)
c. Mutasi antar
depatemen d. Lulus
Masa Percobaan.
-

Dalam hal penggantian badge tersebut, yang bersangkutan

harus

mengisi

formulir

yang

telah

disediakan

oleh

Sub

Department HR, dan harus ditandatangani oleh kepala Depatemen

yang bersangkutan.
-

Khusus

untuk

penggantian

Badge

karena

hilang,

yang

bersangkutan dikenakan denda Rp.5000,- (Lima Ribu Rupiah),

Potong Gaji.
- Selama dalam proses pembuatan badge, yang bersangkutan akan
diberikan
Badge sementara.

FORMULIR YANG
DIGUNAKAN
3.
Formulir
(Terlampir)

Permintaan

Badge

4.
Contoh Bentuk dan Ukuran
Badge.

FORMULIR PERMINTAAN BADGE

Yang bertanda tangan dibawah ini :

Nama

Nomor Induk Karyawan

Jabatan

Tanggall Masuk

Status Karyawan

Departemen / Divisi

Tetap / Kontrak /

Dengan ini mohon dapat dibuatkan Badge, karena Badge yang lama :
-

Hilang
Lulus Masa Percobaan
Mutasi / Promosi
Rusak

:
:
:
:

Bayar sebesar Rp. 5.000,- (potong gaji)

Ada Bukti
Ada Bukti (Surat Mutasi / Promosi)
Seluruhnya / Gantungan / Plastik (ada bukti)

Demikian untuk menjadikan periksa. Atas kerja-samanya yang baik

diucapkan teima kasih.
Jakarta,

Pemohon
NB:

Mengetahui

Atasan Langsung

Badge hilang / rusak seluruhnya harus melampirkan pas photo

berwarna (untuk karyawan tetap) ukuran 3 x 4cm sebanyak 1 lembar
dan dibelakang photo harus ditulis Nama dan NIK.
Mohon diisi sesuai dengan data yang sebenarnya.

TAHAPAN PERMINTAAN BADGE

SELEKSI

Pelamar Menerima
Surat Perjanjian
Kerja

Penempatan

NIK

Badge

DOKUMENTAS
I

I.

Dokumen Pribadi
1. Surat Lamaran Kerja
2. Curriculum Vitae
3. Foto copy Akte Kelahiran
4. Foto copy Kartu Keluarga
5. Foto copy Surat Pengalaman Kerja
6. Foto Copy KTP
7. Foto copy SIM (untuk driver)
8. Foto copy Surat Keterangan Kelakuan Baik dari Kepolisian.
9. Pas Photo Terakhir
10. Foto copy Ijazah Terakhir
11. Ijazah Asli terakhir
- Untuk Driver, Salesman, Sales Supervisor, Kasir, baru dapat
diambil/ dikembalikan
kerja

dan

jika

terjadi

pemutusan

hubungan

hak/ kewajiban masing-masing pihak telah

dipenuhi.
- Untuk

pelaksana,

baru

dapat

diambil/

dikembalikan

jika

yang bersangkutan telah lolos training dan atau terjadi

pemutusan hubungan kerja.
12. Surat ijin bekerja dari suami bagi karyawati yang sudah nikah.
13. Surat ijin bekerja dari orang tua bagi tenaga kerja yang belum
mencapai usia 17 (tujuh belas) tahun.
II.

Dokumen Kesehatan
Dokumen yang dibuat oleh Dokter Perusahaan atau yang ditunjuk
untuk itu pada saat test fisik / kesehatan.

III.

Surat Perjanjian
Calon karyawan yang dinyatakan dapat diterima akan diproses dengan
diterbitkan
Surat Perjanjian Kerja yang intinya berisi hal-hal sebagai berikut:

Posisi / Jabatan

Upah

Tanggal penerimaan

Hak dan Kewajiban

Surat Perjanjian Kerja disiapkan oleh Sub Depatment Human

Resources dan ditandatangani oleh :
Karyawan Kontrak
Karyawan Tetap
Recr.& Adm. Supervisor
Human Resources
Manager
Human Resource
Director
Manager
Director
Director
President Director
Director
Chairman
Dokumen tersebut diatas harus disimpan sebagai arsip sejak

Di bawah Supervisor
Supervisor
Manager
Senior Manager
Director

karyawan baru bergabung dengan ketentuan:

1. Dokumen untuk manager Kebawah disimpan oleh Human Resources
Manager
2. Dokumen untuk Manager dan Keatas disimpan oleh Director

FORM TANDA TERIMA IJAZAH

TANDA
TERIMA
Telah
terima
Saudara/ i:

dari

Nama

Jabatan

Berupa

(Satu)

lembar

STTB

Ijazah

asli

atas

nama

.. dikeluarkan oleh Nomor

STTB / Ijazah

Dokumen tersebut diserahkan kepada Bogor Raya sebagai jaminan, dan akan
diserahkan kembali kepada yang bersangkutan apabila telah berhenti atau
diberhentikan oleh Bogor Raya dan yang bersangkutan tidak mempunyai
tanggungan atau kewajiban-kewajiban lain.
Bogor Raya akan bertanggung jawab terhadap pemeliharaan/ penyimpanan
dokumen yang diberikan dan menanggung jika terjadi kerusakan/ kehilangan
terkecuali yang disebabkan oleh adanya Force Majeur.

Jakarta,

Penerima,
Menyerahkan

Yang

LAPORAN DATA
KARYAWAN

I.

TUJUAN
Akurasi data sesuai dengan perkembangan/ perubahan.

II.

SASARAN
Mendukung kegiatan operasional dalam memenuhi kebutuhan data
karyawan secara Akurat, Komplit dan Tepat Waktu.

III. PENANGGUNG JAWAB

1.

HRD Department (melalui sub. Dept. Employment/ Payroll )

bertanggung-jawab atas pemeliharaan akurasi pencatatan/ pelaporan
data karyawan.

2. Sub. Dept. Employment/ Payroll bertanggung-jawab

melaporkan
posisi
perubahan/ keadaan tenaga kerja setiap
bulan.
3.

Relator HRD Department bertanggung-jawab memberikan masukan

dan koreksi bila terdapat kekeliruan dalam Laporan bulanan yang
difeedbackkan oleh HRD Department.

IV.

MASUKAN YANG DIBUTUHKAN DALAM PROSES

Laporan data karyawan dan perubahan-perubahannya.

V.

KELUARAN YANG DIHASILKAN

1. Laporan data karyawan dikelompokkan sesuai dengan Departemen.
2. Rekapitulasi profile data karyawan.
3. Daftar penambahan dan pengurangan karyawan.

VI. KRITERIA KARYAWAN YANG DILAPORKAN

1. Karyawan Tetap dengan status Bulanan.
2. Karyawan Tetap dengan status Mingguan.
3. Karyawan untuk jangka Waktu Tertentu (Karyawan training/ percobaan)

VII. Jenis Form Pelaporan Data

1. Form Daftar Karyawan dikelompokkan menurut Departemen.
2. Form Daftar Karyawan Tambahan.
3. Form Daftar Pengurangan Karyawan.
VIII. URUTAN KERJA (PROSES)
a. Pelaporan Data dilakukan tiap bulan dan diserahkan selambatlambatnya tanggal 5 bulan berikutnya.
b. Data tersebut disiapkan oleh Sub. Dept. Employment / Payroll.
c. HRD Department c.q Personnel Manager akan mengirimkandata per
Department ke masing-masing manajernya sebagai bahan informasi.

IJIN PADA JAM

KERJA

I.

TUJUAN.
Untuk menjaga disiplin kerja, tata tertib dan keselamatan karyawan.

II.

SASARAN
1. Tertib Hukum
2. Tertib Administrasi.

III. KEBIJAKAN UMUM

1. Karyawan yang karena alasan-alasan tertentu (mendasar) sehingga
harus meninggalkan
ditetapkan
tersebut,

baik
wajib

pekerjaan

sebelum

waktu

yang

telah

akan kembali bekerja atau tidak pada hari kerja

memberitahukan

kepada

Atasannya

Kepala

Departemennya.
2.

Atas

pertimbangan

Atasa

Kepala

Departemennya

yang

bersangkutan ijin pada jam kerja dapat diberikan.

IV.

PENANGGUNG JAWAB
1. Atasan

bertanggung

Kepala

Departemen

yang

bersangkutan

jawab memberikan pertimbangan dan mengeluarkan

Surat Ijin.
2. Security bertanggung jawab memeriksa Surat Ijin yang diberikan
sebelum karyawan yang bersangkutan meninggalkan lokasi kerja.
V.

MASUKAN YANG DIBUTUHKAN

Surat Ijin Meninggalkan Pekerjaan.

VI. KELUARAN YANG DIHASILKAN

Form Surat Ijin Meninggalkan Pekerjaan yang telah ditandatangani
oleh Atasan/ Kepala Departemen yang bersangkutan.

VII. URUTAN KERJA (PROSES)

1.

Karyawan yang pada hari kerja dan atau jam kerja yang akan
keluar

lokasi

permohonan

kerja
ijin

karena

kepada

keperluan

Atasan

tertentu,

Kepala

mengajukan

Departemen

yang

bersangkutan.
2. Atasan / Kepala Departemen yang bersangkutan mempertimbangkan
dan memutuskan pemberian ijin.
3. Karyawan yang telah mendapat ijin dapat meninggalkan lokasi kerja
dengan melapor pada HRD dengan menyerahkan Surat Ijin yang
sudah

ditandatangani oleh Atasan /

Kepala Departemen yang

bersangkutan.
4. Menyerahkan Form Surat Ijin Meninggalkan Pekerjaan yang telah
ditandatangani oleh Atasan / Kepala Departemen yang bersangkutan
dan HRD ke Security.
5. Security mencatat dan membuat rekap setiap bulan dan melaporkan
ke HRD.

Karyawan

Bogor Raya HRD

Security

Atasan/Kepala
Departeme
n
Isi Form Surat Ijin
Meninggalkan
Pekerjaan

Kembali ke tempat
kerja

Persetujuan

ditolak

disetujui

Tanda tangan
dikolom
mengetahui

Hasil Rekapan Ijin

Catat buat
laporan

>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>

VERSI GRATIS!!!
LENGKAPNYA SAMPAI HALAMAN 110
BISA DAPATKAAN DI www.contohsop.com