BAB I

GAMBARAN UMUM ORGANISASI

1.1

Sejarah Organisasi

Pada awal kemerdekaan umumnya pemerintah provinsi tidak berjalan

dengan lancar karena terjadi pergolakan di seluruh tanah air, untuk
mempertahankan kemerdekaan yang baru diproklamasiakan. Provinsi
Provinsi yang dibentuk pada waktu itu yitu pada tanggal 19 Agustus 1945
adalah Sumatra, Jawa Timur, Jawa Tengah, Jawa Barat, Kalimantan
(Borneo), sulawesi, Maluku dan Sunda Kecil. Nusa Tenggara Timur pada
saat itu bergabung dengan Provinsi Sunda Kecil dengan Gubernur
pertama Mr.Gusti Ketut Pudja dan mulai bertugas di Singaraja Bali pada
tanggal 23 Agustus 1945.
Berbagai peristiwa dan pergolakan terus terjadi, namun tokoh tokoh
timor seperti I.H Doko, Tom Pello, F.Ndaomanu dan H.A Koroh Raja Amarasi
segera menghimpun kekuatan untuk mempertahankan kemerdekaan
Republik Indonesia yang baru di prolamasikan. Mereka menghimpun
kembali Perserikatan Kebangsaan Timor (PKT). Selang berapa lama
kemudian

berdirilah

sebuah

organisasi

baru

dengan

nama

Partai

Demokrasi Indonesia (PDI) dibawah pimpinan ketua L.H Doko, Wakil Ketua
Tom Pello, Sekretaris F. Ndaumanu dan penasihat H.A Koroh. Namun
Belanda atau sekutu lainya tidak setuju dengan kegiatan kegiatan yang
dilakukan sehingga Gubernur Jendral Dr. HJ. Van Mook mengadakan
konfrensi MALINO pada tanggal 15 Juli sampai dengan 25 Juli 1946 di
Sulawesi Selatan . Isi konfrensi MALINO tersebut mengatakan Negara
Indonesia nantinya berbentuk Federasi yang mempunyai ikatan erat
dengan kerajaan Belanda. Dalam perjalanan selanjutnya perundingan
Perdana

Menteri

Republik

Indonesia

Sutan

Syahir

dan

Belanda

Prof.Ir.Schernerhon mencapai kesepakatan Linggarjati pada tanggal 15

Nopember 1946 yang isinya mengakui Republuk Indonesia sacara
defactor jawa, Madura dan Republik Indonesia harus bersedia menjadi
bagian dari Negara Indonesia Serikat. Perjanjian Lingarjati isinya hampir
1

sama dengan konfrensi MALINO yang menghendaki memecah belah

Persatuan Republik Indonesia. Dalam perjanjian itu wilayah Sunda Kecil
termasuk

Nusa

Tenggara

Timur

terlepas

dari

kekuasaan

Republik

Indonesia.
Untuk mempercepat kelahiran Negara Serikat yang direncanakan, maka
pada tanggal 24 sampai 28 Desember1946 Belanda melaksanakan
konfrensi Dempasar yang dihadiri oleh wakil wakil kerajaan yang ada di
wilayah Indonesia Timor sebelum perang dunia ke II. Dalam konfrensi
Dempasar itu lahirlah Negara Indonesia Timur (NIT). Dalam pasal 14
peraturan pembentukan Indonesia Timur (NIT) terdiri dari 13 wilayah
kkuasaan yaitu Sulawesi Tengah, Kepulauan Sangihe, Talaut, Maluku
Utara, Bali, Lombok, Timor, Pulau Flores, Sumbawa dan Sumba. Dengan
Negara Indonesia Timur maka berakhirlah Provinsi Sunda Kecil.
Ditengah situasi pergolakan pemerintah. Negara Indonesia Timur yang
berpusat di Makasar mulai membentuk DPRD yang terdiri dari daerah
bagiannya. Kejadian serupa juga terjadi di Nusa Tenggara Timur sehingga
Residen

Belanda

menyerah

kekuasaannya

ke

daerah

Timor

dan

kepulauannya dalamhal ini kepada H.A Koroh pada tanggal 29 September

1949. Pada tanggal 23 Maret 1950 DPRD timor dan kepulauannya
mengeluarkan

Resolusi

yang

menginginkan

daerah

Timor

dan

kepulauannya bergabung dengan Negara Republik Indonesia. Dalam rapat

pleno dewan raja raja timor dan kepulauannya tanggal 10 Mei sampai
dengan 12 Mei 1950 mengeluarkan satu resolusi antara lain mendesak
kepada Pemerintah Republik Indonesia Serikat, Republik Indonesia dan
Negara Indonesia Timur, supaya Negara Indonesia Timur segera dihapus
dan Daerah Timor di jadikan bagian Negara Republik Indonesia. Pada
tanggal 17 agustus 1950 di Jogyakarta, Republik Indonesia Serikat (RIS)
dibubarkan dan daerah sebelumnya merupakan daerah bagian dari
Negara Indonesia Timur (NIT) dilebur ke Wilayah Republik Indonesia.
Tanggal 2 november 1950 secara resmi Daerah Timor kembali menjadi
bagian Negara Republik Indonesia dan secara administrasi termasuk ke
dalam wilayah Provinsi Nusa Tenggara yang Ibukotanya di Singaraja Bali.
2

Tidak berapa lama kemudian pada tahun 1958 Provinsi Nusa Tenggra
dimekar menjadi 3 Provinsi Yaitu Provinsi Bali, Provinsi Nusa Tenggara
Barat dan Provinsi Nusa Tenggara Timur. Berdasarkan Undang Undang
Nomor 64 tahun 1958 Daerah Tingkat I Nusa Tenggara Timur mempunyai
daerah kekuasaan meliputi Flores, Sumba dan Timor dan pulau pulau
kecil lainnya termasuk Lembata, Alor, Sabu dan Rote. Pada awal
terbentuknya Provinsi Nusa Tenggara Timur

terdiri dari 12 Daerah Swatantra Tingkat II dengan Gubernur pertama W.J

Lala Mentik. Provinsi Nusa Tenggara Timur ditetapkan pada tanggal 14
Agustus 1958 .
Dengan

adanya

perubahan

dan

perkembangan

pesat,

maka

penyelenggaraan Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Timur resmi berjalan

tanggal 20 Desember 1958 dan pada waktu itu bertepatan dengan
dilantiknya Bapak W.J Lala Mentik sebagai pejabat sementara daerar
tingkat I Nusa Tenggara Timur yang diangkat berdasarkan SK MENDAGRI
tanggal 20 Oktober 1958 dengan No.UP.6/21 dan berlaku 1 November
1958, KEPRES tanggal 24 Desember 1959 No.476/M/Tahun 1959 W.J Lala
Mentik ditetapkan menjadi Gubernur Nusa Tenggara Timur yaitu berlaku
tanggal 1 Januari 1960 dan dilantik menjadi kepala daerah tingkat I Nusa
Tenggara

Timur

perkembangan

pada

tanggal

penyelenggaraan

Februari

pemerintah

1960.
yang

Seiring
berjalan

dengan
maka

terbentuklah Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Nusa Tenggara Timur

sejak tanggal 20 Juni 1968 yang merupakan salah satu Biro diantara biro-biro
yang berada di lingkup Sekretariat Daerah Provinsi Nusa Tenggara Timur dan
pada tahun 2000 Biro Umum mengalami perubahan yang dibentuk berdasarkan
Peraturan Daerah Provinsi Nusa Tenggara Timur Nomor 10 Tahun 2000.
Berdasarkan pasal 10 ayat (16) Peraturan Daerah Provinsi Nusa Tenggara
Timur.Biro

Umum

mempunyai

tugas

yaitu

menyiapkan

pembinaan

ketatausahaan, kearsipan melaksanakan urusan Rumah tangga, sandi dan

telekomunikasi, perjalanan dinas dan tata usaha keuangan Sekretariat Daerah.
Selain pembentukan Organisasi Biro Umum berdasarkan Perda Provinsi NTT

Nomor 10 tahun 2000. Bersama biro-biro lainnya di lingkup Sekretariat Daerah

Provinsi Nusa Tenggara Timur, kondisi sebelumnya Biro Umum dan Biro-Biro
lainnya dibentuk berdasarkan Perda-Perda sebelumnya.

Dengan adanya perkembangan dan tuntutan reformasi birokrasi

pemerintahan,lahirnya regulasi atau kewajiban mengenai revitalisasi
birokrasi khususnya birokrasi pemerintahan daerah sebagaimana yang
diamanatkan dalam peraturan pemerintah (PP) Nomor 41 Tahun 2007
tentang

pedoman

implementasinya,

Organisasi

maka

Perangkat

pemerintah

Provinsi

Daerah

dan

Nusa

Tenggara

sebagai
Timur

bersama Dewan Perwakialn Rakyat Daerah (DPRD) Provinsi Nusa Tenggara

Timur telah

menetapkan peraturan Daerah Provinsi Nusa Tenggara Timur Nomor 8

Tahun 2008 tentang organisasi sekretariat Daerah provinsi Nusa Tenggara
Timur disamping Perda Nomor 9, 10 dan 11 untuk Sekretariat DPRD dan
Dinas lainya.
Berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Nusa Tenggara Timur Nomor 8
Tahun 2008,struktur organisasi Sekretariat Daerah Provinsi Nusa Tenggara
Timur mengalami perubahan dari keadaan sebelumnya (Perda Nomor 10
Tahun 2000) yakni pada Bagian dan Sub Bagian. Untuk bagian, terdiri dari:
a. Bagian Tata Usaha
b. Bagian Rumah Tangga dan Perlengkapan
c. Bagian Protocol,Sandi dan Telekomunikasi
d. Bagian Tata Usaha Keuangan Setda Provinsi NTT
Selain itu pada Sub-Sub Bagian tertentu mengalami perubahan
seperti:
a. Pada Bagian Tata Usaha:
1) Sub Bagian Tata Usaha
2) Sub Bagian Arsip dan Ekspedisi
3) Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan
b. Pada Bagian Rumah Tangga:
1) Sub Bagian Rumah Tangga Pimpinan
4

2) Sub Bagian Urusan Dalam

3) Sub Bagian Perlengkapan
c. Pada Bagian Tata Usaha Keuangan:
1) Sub Bagian Administrasi Perjalanan
2) Sub Bagian belanja pegawai
3) Sub Bagian belanja non-pegawai
d. Bagian Protocol,Sandi dan Telekomunikasi
1) Sub Bagian Protocol dan Perjalanan
2) Sub Bagian Sandi Dan Telekominikasi

Dengan adanya tuntutan peleyanan kepada masyarakat,maka Perda

Nomor 8 Tahun 2008 tentang Struktur Organisasi direvisi menjadi Perda
Nomor 36 Tahun 2013 tanggal 31 Desember 2013 yang menyebabkan
perubahan pada Bagian Humas Dan Protocol yang sebelumnya terdiri dari
tiga sub bagian yaitu;Sub Bagian Hubungan Masyarakat (Humas),Sub
Bagian

Protocol

dan

Perjalanan

serta

Sub

Bagian

Sandi

dan

Telekomunikasi yang perubahannya terletak pada sub Bagian Hubungan

Masyarakat

(Humas)

berubah

menjadi

Biro

Hubungan

Masyarakat

(Humas), sehingga Bagian Hubungan Masyarakat dan Protocol berubah

menjadi Bagian Protocol dan Santel.
1.1.1 Nama dan Bektuk Organisasi
Adapun nama dan bentuk instansi dimana penulis melaksanakan
kegiatan Praktek kerja lapangan (PKL) yaitu Biro Umum Sekretariat
Daerah Provinsi Nusa Tenggara Timur (NTT) yang berbentu Organisasi
Lini/Garis dan bertugas membantu gubernur dalam mengkoordinasikan
penyelenggaraan Ketatausahaan, Rumah Tangga dan Perlengkapan, Tata
Usaha Keuangan Sekretariat Daerah, Protocol, Sandi dan Telekomunikasi
berdasarkan ketentuan dan prosedur yang berlaku untuk meningkatkan
kualitas kerja sama dan pelayanan prima administrative kepada seluruh
5

satuan kerja perangkat daerah (SKPD) baik di lingkungan Sekretariat

Daerah Provinsi Nusa Tenggara Timur maupun dari lingkungan Sekretariat
Daerah Kabupaten/Kota dalam wilayah Provinsi Nusa Tenggara Timur dan
kepada public.
1.1.2 Bidang Usaha
Secara umum Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Nusa Tenggara
Timur terdiri dari 4 (empat) bagian dan 11 Sub Bagian. Adapun Bagian
dan sub bagian yang dimaksud diantaranya:
1. Bagian Tata Usaha terdiri dari 3 (Tiga) Sub Bagian yaitu:
a. Sub Bagian Tata Usaha
b. Sub Bagian Arsip dan Ekspedisi
c. Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan

2. Bagian Rumah Tangga dan Perlengkapan, terdiri dari 3 Sub Bagian

yaitu:
a. Sub Bagian Rumah Tangga Pimpinan
b. Sub Bagian Urusan Dalam
c. Sub Bagian Perlengkapan
3. Bagian Protocol,Sandi dan Telekomunikasi,terdiri dari 2 Sub Bagian
yaitu:
a. Sub Bagian Protocol dan Perjalanan
b. Sub Bagian Sandi dan Telekomunikasi
4. Bagian Tata Usaha Keuangan Setda, terdiri dari 3 Sub Bagian yaitu
a. Sub Administrasi Perjalanan
b. Sub Bagian Belanja Pegawai
c. Sub Bagian Belanja Non-Pegawai
1.1.3 Lokasi Perusahaan
Adapun lokasi tempat penulis melaksanakan kegiatan Praktek Kerja
Lapangan yaitu Jalan Basuki Rahmat No.1 Kupang NTT Telp (0884) 2345
1.2 Organisasi Perusahaan
Organisasi yaitu wadah atau tempat terhimpunya orang-orang untuk
melaksanakan tugas secara bersama-sama guna mencapai target yang
ditetap bersama.

1.2.2 Struktur Organisasi

Berdasarkan peraturan gubernur NTT Nomor 9 tahun 2013 tentang
uraian tugas

jabatan struktural dan jabatan fungsional umum di

lingkungan Sekretariat Daerah Provinsi Nusa Tenggara Timur, maka dapat

dijelaskan tugas pokok dari jabatan dimaksud sebagai berikut:
a. Kepala Biro Umum
Menyusun

rencana

strategis

(renstra)

biro

berdasarkan

rencana

pembangunan jangka menengah daerah (RPJMD) provinsi dan kebijakan

Kepala

Daerah

serta

masukan

dari

komponen

masyarakat

untuk

meningkatkan kualitas pelayanan administrative.

1) Menyusun

rencana

kinerja

tahunan

berdasarkan

rencana

strategis biro dan data yang ada untuk digunakan sebagai

pedoman pelaksanaan tugas.
2) Menetapkan

pencapaian

Standar

Pelayanan

Minimal

(SPM)

secara tepat pada penetapan kinerja (PK) Biro.

3) Merumuskan dan menetapkan kebijakan, pedoman, standar
penyelenggaraan

ketatausahaan,

rumah

tangga

dan

perlengkapan, tata usaha keuangan Setda, protocol dan santel

sesuai ketentuan dan prosedur yang berlaku untuk digunakan
sebagai acuan pelaksanaan tugas.
4) Merencanakan dan menetapkan pelaksanaan penerimaan dan
pendapatan daerah bidang layanan pengolahan sarana dan
prasarana gedung kantor Setda untuk peningkatan Pendapatan
Asli Daerah (PAD).
5) Mengkoordinir penyelenggaraan ketatausahaan, rumah tangga
dan perlengkapan, tata usaha keuangan Setda, protocol dan
santel agar tercipta sinkronisasi dalam pelaksanaan program dan
terpenuhinya kebutuhan akan sarana dan prasarana kantoryang
memadai di lingkungan Sekretriat Daerah.
6) Membina dan mengawasi pelaksanaan tugas ketatausahaan,
rumah tangga dan perlengkapan, tatausaha keuangan Setda,
7

protocol dan santel agar terciptanya kinerja aparatur berbasis

kinerja.
7) Mengkoordinir dan melaksanakan pelayanan kebutuhan pimpinan
yang mendesak sesuai ketentuan dan prosedur yang berlaku
untuk mendukung kelancaran pelaksanaan tugas pimpinan
8) Mengevaluasi

hasil

pelaksanaan

pelaksanaan

tugas

biro

berdasarkan rencana kerja untuk mengetahui keberhasilan dan

kegagalannya
pemecahan

serta

mengkaji

masalah

ketatausahaan,rumah

dan

yang

tangga

dan

merumuskan

alternatif

berkaitan

dengan

perlengkapan,tata

usaha

keuangan setda,protocol dan santel untuk mencapai hasil

pelaksanaan tugas yang optimal.

9)

Merumuskan dan menetapkan laporan pelaksanaan Budaya

Kerja, pelaksanaan

Melekat, akuntabilitas kinerja pemerintah,

laporan

dan

keuangan

laporan

kinerja

biro

berdasarkan

ketentuan dan prosedur yang berlaku untuk digunakan sebagai

bahan pertanggungjawaban pelaksanaan kinerja
10)

Menyelenggarakan rapat staf secara rutin dan berkala untuk

menjalin

kebersamaan

dan

mendapatkan

masukan

dalam

pelaksanaan tugas
11)

Melaksanakan pembinaan disiplin terhadap bawahan sesuai

peraturan perundang-undangan yang berlaku agar terciptanya

Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang handal, profesional dan bermoral
12)

Melakukan koordinasi tugas dengan instansi dan pihak terkait

baik daerah maupun

pusat agar tersinkronisasi program dan

terjalin kerja sama yang baik

13)

Memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik

diminta maupun tidak untuk bahan pengambilan keputusan

dalam rangka menyelesaikan rangkaian masalah yang berkaitan
dengan pelayanan administratif umum
14)

Menyampaikan laporan bulanan dan tahunan dari hasil

pelaksanaan tugas kedinasan lainya berdasarkan kegiatan yang

telah dilakukan dan sumber data yang ada untuk dipergunakan
sebagai bahan masuka bagi atasan
15)

Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh

atasan baik secara lisan maupun tertulis sesuai tugasdan

fungsinya untukkelancaran pelaksanaan tugas.
b. Kepala Bagian Tata Usaha
Bagian Tata Usaha mempunyai tugas merencanakan operasional
Ketatausahaan meliputi tata usaha biro, tata usaha pimpnan, arsip
dan ekspedisi berdasarkan ketentuan dan prosedur yang berlaku
untuk meningkatkan pelayanan administrasi berbasis kerja dalam
melaksanakan tugas yaitu:

1) Merencanakan langkah-langkah operasional Bagian Tata Usaha

berdasarkan rencana strategis biro dan ketentuan yang berlaku
untuk digunakan sebagai pedoman pelaksanaan tugas.

2) Mengatur dan menyelenggarakan pelayanan ketatausahaan yang

meliputi pengelolaan dan pengendalian naskah dinas baik masuk
maupun keluar, tata usaha pimpinan, arsip dan ekspedisi untuk
meningkatkan pelayanan ketatausahaan.

3) Mengkoordinir penyusunan laporan pelaksanaan budaya kerja,

pengawasan

melekat

dan

ketentuan

yang

berlaku

untuk

digunakan sebagai bahan pertanggungjawaban pelaksanaan

kinerja biro.

4) Menyampaikan laporan bulanan dan tahunan serta hasil

pelaksanaan tugas kedinasan lainnya sesuai sumber data yang
9

ada dan berdasarkan kegiatan yang telah dilakukan agar

dipergunakan sebagai bahan masukan atasan.
c. Kepala Sub Bagian Tata Usaha
Menyusun rencana dan menkoordinir serta melaksanakan langkahlangkah operasional Sub Bagian Tatausaha yang meliputi urusan
surat-menyurat

dan

mengecek

layanan

administrasi

dari

perlengkapan, Rumah Tangga, Keuangan dan kepegawaian serta

urusan umum lainya.
d. Kepala Sub Bagian Arsip dan Ekspedisi
Menyusun rencana dan melaksanakan kegiatan urusan kearsipan
dan ekspedisi sesuai dengan sistem dan prosedur yang berlaku
serta urusan pengendalian surat-menyurat.
e. Kepala Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan
Menyusun rencana dan melaksanakan urusan kegiatan pimpinan
untuk meningkatkan pengawasan dan kerja sama.
f. Kepala Bagian Rumah Tangga dan Perlengkapan
Bagian Rumah Tangga dan Perlengkapan mempunyai tugas sebagai
berikut: merencanakan kegiatan operasional Rumah Tangga dan
Perlengkapan meliputi Rumah Tangga pimpinan, Urusan Dalam dan
Perlengkapan berdasarkan prosedur dan ketentuan yang berlaku
agar terciptanya lingkungan kerja yang nyaman serta pelayanan
berbasis kinerja. Dalam melaksanakan tugas Bagian Rumah Tangga
dan Perlengkapan Sekretariat Daerah menyelenggarakan fungsinya
yaitu:
1) Merencanakan

langkah-langkah

operasional

Bagian

Rumah

Tangga dan Perlengkapan berdasarkan rencana strategis biro dan

ketentuan yang berlaku untuk digunakan sebagai pedoman
pelaksanaan tugas.
2) Mengkoordinir penyusunan konsep pembinaan dan petunjuk
teknis di bidang rumah tangga pimpinan, urusan dalam dan
perlengkapan sesuai ketentuan dan prosedur yang berlaku untuk
digunakan sebagai acuan pelayanan administrasi pimpinan.
10

3) Mengkoordinir pelaksanaan penerimaan dan pendapatan daerah

bidang layanan sarana dan prasarana gedung kantor Setda untuk
peningkatan PAD.

4) Memantau dan mengkoordinir pelaksanaan tugas pemeliharaan

rumah dinas jabatan pimpinan, gedung kantor sekretariat daerah
dan kendaraan dinas di lingkungan sekretariat daerah agar
tercipta lingkungan yang bersih, nyaman, asri serta fasilitas
sarana dan prasarana kantor terpelihara dengan baik.
5) Memantau dan mengkoordinir pelayanan tamu pimpinan dan
jamuan rapat untuk memberikan layanan prima.
6) Menyampaikan

laporan

bulanan

dan

tahunan

serta

hasil

pelaksanaan tugas kedinasan lainnya sesuai dengan sumber data

yang ada dan berdasarkan kegiatan yang telah dilakukan agar
dipergunakan sebagai bahan masukan atasan.
g. Kepala Sub Bagian Rumah Tangga Pimpinan
Menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Tatausaha pimpinan
berdasarkan langkah-langkah operasional bagian sumber data yang
ada untuk kelancaran dan ketetapan pelaksanaan tugas pimpinan.
h. Kepala Sub Bagian Urusan Dalam
Menyusun dan/atau mengoreksi konsep rencana kebutuhan pegawai
dan melaksanakan kegiatan urusan pengamanan, kebersihan dan
pemeliharaan gedung kantor serta urusan dalam lainnya.

i. Kepala Sub Bagian Perlengkapan

Menyusun dan mengkoordinir pelaksanaan kegiatan pengadaan,
pendataan, penomoran serta penghapusan aset daerah berdasarkan
ketentuan dan prosedur yang berlaku.
j. Kepala Bagian Protocol, Sandi dan Telekomunikasi
11

Bagian Protocol, Sandi dan Telekomunikasi bertugas merencanakan

dan

melaksanakan

kegiatan

operasional

keprotocolan

dan

perjalanan, sandi dan telekomunikasi berdasarkan ketentuan dan

prosedur yang berlaku agar terwujudnya pelayanan yang baik
kepada pimpinan. Dalam melaksanakan tugas Bagian Protocol, Sandi
dan Telekomunikasi Sekretariat daerah, menjalankan fungsinya
yaitu:
1) Merencanakan

langkah-langakah

operasional

Protokol

berdasarkan rencana strategis biro dan ketentuan yang berlaku

untuk digunakan sebagai pedoman pelaksanaan tugas.
2) Mengoreksi dan meneliti konsep usulan kebutuhan sarana dan
prasaran

protokol

pemeliharaan

dan

jaringan

perencanaan
sandi

dan

pengadaan

sarana,

telekomunikasi

serta

pengembangan SISKOMDAGRI di Provinsi, Kabupaten/kota agar

meningkatkan layanan sandi dan telekomunikasi secara cepat,
tepat dan berkesinambungan.
3) Memantau

penyelenggaraan

protokol

dan

perjalanan

serta

layanan pengiriman, penerimaan dan penyampaian berita sandi

dan

telekomunikasi

di

lingkungan

Pemerintah

Provinsi/Kabupaten/Kota agar tugas layanan informasi dan berita

sampai pada alamat yang dituju.
4) Menyampaikan

laporan

bulanan

dan

tahunan

serta

hasil

pelaksanaan tugas kedinasan lainnya sesuai dengan sumber data

yang ada dan berdasarkan kegiatan yang telah dilakukan agar
dipergunakan sebagai bahan masukan atasan.
k. Kepala Sub Bagian Protocol dan Perjalanan
Menyusun dan melaksanakan kegiatanke protokolan dan perjalanan
dinas kepala daerah dan wakil kepala daerah serta menyampaikan
usalan kebutuhan saranadan prasarana protocol sesuai ketentuan
dan prosedur yang berlaku.

12

l. Kepala Sub Bagian Sandi Dan Telekominikasi

Merencanakan

dan

penyampaian

berita

melaksanakan
sandi

dan

kegiatan

penerimaan

telekomunikasi

di

dan

lingkungan

Pemerintah Provinsi/Kabupaten/Kota sesuai dengan ketentuan dan

prosedur yang berlaku agar tugas layanan informasi dan berita
sampai pada alamat yang dituju.
m. Kepala Bagian Tata Usaha Keuangan Setda
Bagian Tata Usaha Keuangan bertugas untuk merencanakan tata
usaha keuangan Setda yang meliputi administrasi perjalanan,
belanjan pegawai, belanja non-pegawai berdasarkan ketentuan dan
prosedur yang berlaku untuk meningkatkan layanan administrasi
keuangan Setda secara efektif dan efisien. Dalam melaksanakan
tugas Bagian Tata Usaha Keuangan Setda menjalankan fungsinya
sebagai berikut:
1) Merencanakan langkah-langkah operasional Bagian Tata Usaha
Keuangan Setda berdasarkan rencana kerja biro dan ketentuan
yang berlaku untuk digunakan sebagai pedoman pelaksanaan
tugas.
2) Mengkoordinir penyusunan konsep pembinaan dan petunjuk
teknis di bidang administrasi perjalanan, belanja pegawai dan
belanja non pegawai dan keuangan pimpinan sesuai ksetentuan
dan prosedur yang berlaku untuk digunakan sebagai acuan dalam
pelaksanaan tugas.
3) Mengatur pelaksanaan pengadministrasian gaji dan tunjangan
pegawai, perjalanan dinas dan belanja non pegawai serta
keuangan pimpinan sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku
agar tertib administrasi sebagai bahan petanggungjawaban dan
meningkatnya layanan administrasi dalam rangka kelancaran
pelaksanaan tugas.
4) Memeriksa kartu pengawasan kredit anggaran Kepala Daerah dan
anggaran Setda Provinsi sesuai ketentuan yang berlaku untuk
menghindari kekeliruan dan kesalahan.

13

5) Mengendalikan pelaksanaan pengelolaan keuangan di lingkungan

Setda sesuai ketentuan yang berlaku agar pelaksanaannya sesuai
dengan rencana kerja.
6) Menyampaikan

laporan

bulanan

dan

tahunan

serta

hasil

pelaksanaan tugas kedinasan lainnya sesuai dengan sumber data

yang ada dan berdasarkan kegiatan yang telah dilakukan agar
dipergunakan sebagai bahan masukan atasan.
n. Kepala Sub Bagian Administrasi Perjalanan
Merencanakan

dan

melaksanakan

konsep

pembinaan

dan

petunjuk teknis administrasi perjalanan dinas pimpinan dan pegawai

staf lainnya sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang berlaku
untuk penertiban administrasi.
o. Kepala Sub Bagian belanja pegawai
Menyusun,

merencanakan

dan

melaksanakan

Mengatur

pelaksanaan pengadministrasian gaji dan tunjangan pegawai dan

belanja pegawai lainnya serta keuangan pimpinan sesuai prosedur
dan ketentuan yang berlaku agar tertib administrasi sebagai bahan
petanggungjawaban dan meningkatnya layanan administrasi dalam
rangka kelancaran pelaksanaan tugas.
p. Kepala Sub Bagian belanja non-pegawai
Mengatur pelaksanaan pengadministrasian belanja non pegawai
yang meliputi belanja barang maupun jasa sesuai ketentuan yang
berlaku agar tertib administrasi sebagai bahan petanggungjawaban
dan meningkatnya layanan administrasi dalam rangka kelancaran
pelaksanaan tugas.
1.2.2 Ketenaga Kerjaan
Ketersediaan pegawai dalam suatu instansi akan menentukan kualitas
pelayanan yang di berikan kepada masyarakat, sama halnya dengan Biro
14

Umum Setda provinsi NTT. Untuk mengetahui ketersediaan pegawai pada

Biro Umum Setda provinsi Nusa Tenggara Timur dapat dilihat pada tabel
berikut.

Tabel 1
Keadaan Pegawai Negeri Sipil (PNS) Biro Umum Setda Provinsi NTT Tahun
2013 2016 Berdasarkan Pangkat/Golongan
N
Pangkat/golo
Jenis Kelamin
Jumlah
Persentase
ngan
L
P
o
1
IV
9
3
12
7,10
2
III
42
25
67
39,64
3
II
70
11
81
47,9
4
I
9
9
5,33
Jumlah
130
39
169
100
Sumber Data: Biro Umum Setda NTT
Tabel 2
Keadaan Pegawai Negeri Sipil (PNS) Biro Umum Setda Provinsi NTT Tahun
2013/2016 Berdasarkan Tingkat Pendidikan
N
Jenis
Jenis Kelamin
Jumlah
Persentase
Pendidikan
L
P
o
1
S-II
4
4
8
4,7
2
S-I
27
15
43
25,44
3
D-III
3
4
7
4,14
4
SMA
80
16
96
56,8
5
SMP
9
9
5,33
6
SD
7
7
4,14
Jumlah
130
39
169
100
Sumber Data: Biro Umum Setda NTT
Tabel 3
Keadaan Pegawai Honorer Biro Umum Setda Provinsi NTT Tahun 20132016
N
Jenis
Jenis Kelamin
Jumlah
Persenta
L
P
o
Pendidikan
si
1
S-I
26
5
31
19,14
2
D-III
3
3
1,85
3
SMA
115
7
122
75,31
15

4
5

SMP
3
SD
2
Jumlah
149
Sumber Data: Biro Umum Setda NTT

1.2

4
2
162

13

2,47
1,24
100

Kegiatan Produksi

Kegiatan produksi yang dilakukan pada biro Umum Sekretariat Daerah

Provinsi Nusa Tenggara Timur adalah memberikan pelayanan dalam
membantu

gubernur

mengkoordinasikan

penyelenggaraan

kegiatan

Ketatausahaan, Rumah Tangga dan Perlengkapan, Tata usaha keuangan

Sekertariat

Daerah,

Protocol,

Sandi

dan

Telekomunikasi

untuk

meningkatkan kualitas kerja sama dan pelayanan administrative kepada

seluruh satuan kerja perangkat daerah (SKPD) di lingkungan Sekertariat
Daerah Provinsi Nusa Tenggara Timur dan kepada public.
1.2.1 Proses Produksi
Proses produksi yang dihasilkan pada Biro Umum Sekretariat Daerah
Provinsi Nusa Tenggara Timur adalah memberikan pelayanan kepada
kepala daerah, wakil kepala daerah, anggota KORPRI dan masyarakat
dalam memberikan pelayanan yang berupa surat-menyurat, komunikasi,
pemeliharaan kesehatan pegawai negeri sipil (PNS), pemeliharaan dan
perizinan

kendaraan

dinas,

pengamanan

kantor,

pendidikan

dan

pelatihan(Diklat), pelayanan kedinasan kepala daerah dan wakil kepala

daerah,

pengadaan

pembangunan

gedung

kantor,

pengadaan

dan

pemeliharaanaset daerah, pelayanan administrasi keuangan sekretariat

serta pelayanan adaministrasi perjalanan dinas pegawai.
1.3.1 Hasil Produksi
Hasil dari kegiatan produksi pada Biro Umum Sekretariat daerah
Provinsi Nusa Tenggara Timur sesuai dengan program kerjanya yaitu
sebagai berikut:
1. Program pelayanan administrasi kantor yang meliputi:
a. Surat menyurat
b. Komunikasi
16

c.
d.
e.
f.

Pemeliharaan kesehatan pegawai negeri sipil (PNS)

Pemeliharaan dan perizinan kendaraan dinas
Pengamanan kantor
Pendidikan dan pelatihan (Diklat)

g. Kebersihan
h. Peningkatan pelayanan kedinasan kepala dan wakil kepala
daerah
2. Program peningkatan saran dan prasarana aparatur yang meliputi:
a. Pengadaan pembangunan gedung kantor
b. Rehabilitas rumah jabatan
c. Pengadaan dan pendataan aset daerah
d. Pemeliharaan aset daerah
e. Penomoran aset daerah
3. Program peningkatan dan pengembangan sistem capaian kinerja
keuangan yang meliputi:
a. Perhitungan penyusutan aktiva tetap
b. Penyusunan laporan keuangan satuan kerja perangkat daerah (SKPD)

1.4 Pemasaran/Wilayah Operasional

Wilayah operasional/pelayanan yaitu wilayah yang menjadi sasaran
dari kegiatan pelayanan yang dilakukan dalam menjalakan tugas dan
tanggungjawab dalamorganisasi.
1.4.1 Daerah Pelayanan
Wilayah operasional/pelayanan dari Biro Umum Sekretariat Daerah
Provinsi NusaTenggara Timur sesuai dengan tugas dan fungsi pokok yaitu
memberikan pelayanan yang mencakup seluruh satuan kerja perangkat
daerah (SKPD) baik di lingkungan sekretarian daerah provinsi Nusa
Tenggara

Timur

maupun

dari

lingkungan

sekertariat

daerah

Kabupaten/Kota dan kepada masyarakat.

1.4.2 Daerah Kerja
Dalam menjalankan tugas dan fungsi pokoknya daerah kerja Biro
Umum Sekretariat Daerah Provinsi Nusa Tenggara Timur meliputi:
1. Sekretariat Daerah Provinsi NTT yang terdiri dari 13 biro
2. Dinas Kelautan dan Perikanan
17

3. Dinas Pertanian dan Perkebunan

4. Dinas Peternakan
5. Dinas Pekerjaan Umum (PU)
6. Dinas Pendapatan dan Aset Daerah
7. Dinas Kehutanan
8. Dinas Kebudayaan dan Pariwisata
9. Dinas Pertambangan dan Energi
10.
Dinas Kesehatan
11.
Dinas Sosial
12.
Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olahraga
13.
Dinas Perindustrian dan perdagangan
14.
Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi
15.
Dinas Koperasi dan Usaha Mikro Kecil Menengah (UMKM)
16.
Dinas Perhubungan
17.
Dinas Komunikasi dan Informatika
18.
Inspektorat
19.
Badan Pemberdayaan Masyarakat Dinas
20.
Badan Arsip
21.
Badan Lingkungan Hidup Daerah
22.
Badan Pendapatan Daerah
23.
Badan Ketahanan Pangan dan Penyaluhan
24.
Badan Pendidikan , Pelatihan, Penelitian dan Pengembangan
25.
Badan Kesatuan Bangsa dan Perlindungan Masyarakat
26.
Badan Perpustakaan Daerah
27.
Kantor Perhubungan NTT
28.
Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD)
29.
Komisi Pemilihan Umum dan Panwaslu
30.
RSUD Prof.W.Z Yohanes Kupang
31.
Kasat Pol PP

BAB II
AKTIVITAS PRAKTEK KERJA LAPANGAN
2.1 Tempat Penugasan
Adapun tempat penulis melaksanakan praktek kerja lapangan ini
adalah di Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Nusa Tenggara Timur,
khususnya pada Sub Bagian Protocol dan Sub Bagian Arsip dan Ekspedisi.
Pelaksanaan praktek kerja lapangan pada setiap Sub Bagian berlangsung
18

selama satu bulan, pelaksanaan pada Sub Bagian Protocol di mulai dari
tanggal 7 Maret sampai dengan 1 April 2016 dan Sub Bagian Arsip dan
Ekspedisi terhitung dari tanggal 4 April sampai dengan 7 Mei 2016 dengan
peserta pada Sub Bagian Protocol sebanyak tiga orang dan Sub Bagian
Tata Usaha sebanyak dua orang mahasiswa Jurusan Administrasi Bisnis.
2.2 Sistem dan Prosedur
Sistem dan prosedur yang ada di biro umum, khususnya sub bagian
arsip dan ekspedisi dalam menangani pengecekan surat-menyurat dari
satuan kerja perangkat daerah (SKPD) maupun masyarakat yaitu sebagai
brikut:
Setiap pegawai maupun masyarakat yang mengecek surat harus
melalui sub bagian arsip dan ekspedisi dengan membawa arsip surat yang
sudar diberi tanda terima untuk mengambil kartu kendali, setiap surat
yang dicek akan dicatat ke buku pengisian kartu kendali surat masuk
kemudian dilanjutkan pengurusannya ke tatausaha pimpinan yang dituju
dan proses selanjutnya dari tatausaha pimpinan yang dituju akan
diserahkan selanjutnya ke biro yang memiliki tugas dan fungsi yang
berkaitan dengan isi surat.
2.3 Macam Macam Kegiatan Praktek Kerja Lapangan
Adapun jadwal kerja yang berlaku dalam Biro Umum Setda Provinsi
Nusa Tenggara Timur yaitu lima hari kerja yang diatur sebagai berikut:
Hari Senin Kamis
Hari Jumat

Beberapa

: Pukul 07.30 16.00 WITA

: Pukul 07.30 16.30 WITA

kegiatan

yang

dilaksanakan

selama

praktek

kerja

lapangan pada Biro Umum Sekertariat Daerah Provinsi Nusa Tenggara

Timur, khususnya pada Sub Bagian Protocol dan Sub Bagian Arsip dan
Ekspedisi yaitu sebagai berikut:
Tabel 4
Rincian Kegiatan Praktek Kerja Lapangan
19

Hari/Tanggal

Jenis Kegiatan

Deskripsi Kegiatan

o
1

Senin,7
216

Maret

Perkenalan

melaporkan
diri
dan
memperkenalkan diri kepada
pimpinan Biro Umum sekaligus
pengenalan struktur organisasi
Biro Umum
Selasa,8 Maret Perkenalan
dan Memperkenalkan diri kepada
2016
Pengenalan
pimpinan dan staf sub bagian
lingkungan kerja
protocol
dan
sekaligus
pengenalan lingkungan kerja
dan uraian tugas pada sub
bagian protocol
Kamis,10 Maret
2016
Jumat,11 Maret
2016
Senin,14 Maret
2016

Mengetik jadwal

Selasa,15
Maret 2016

Rabu,16 Maret
2016
Kamis,17 Maret
2016

Mengambil nomor, Mengambil nomor dan mencap

mencap
dan surat
pada
sub
bagian
mengatar surat
tatausaha dan mengatar surat
ke tatausaha gubernur,wakil
gubernur
dan
Sekertaris
daerah
Mengetik jadwal
Membantu mengetik jadwal
harian sekertaris Daerah
Mengikuti kegiatan Mengikuti
kegiatan
dialog
antar agama di Aula rumah
dialog
jabatan gubernur NTT
Mengetik jadwal
Membantu mengetik jadwal
harian wakil gubernur NTT
Print jadwal dan
Memprint jadwal harian dan
Mengikuti seminar Mengikuti kegiatan seminar di
ruang rapat setda NTT

4
5

9
10

Jumat,18 Maret
2016
Senin,21 Maret
2016

11

Selasa,22
Maret jumat,1
April 2016

12

Senin,4
2016

13

Selasa,5

Membantu mengetik jadwal

harian gubernur NTT
Mengetik
berita Membantu mengetik berita
actual
actual dari surat kabar lokal
Mengetik surat
Membantu
mengetik
surat
undangan jamuan

Mengetik berita
actual

April

Membatu mengetik berita

actual dari surat kabar lokal
dan ini menjadi tugas rutinitas
selama delapan hari terakhir

Rekap arsip surat Membantu merekap/mencatat

masuk
surat masuk kedalam buku
pertelaan arsip sementara
April Memilah dan
Membatu memilah dan
20

2016

mengarsipkan
kartu kendali

14

Rabu,6
2016

April

15

Kamis, 7 AprilJumat,8
April
2016

Melayani
orang
dan
mencatat
surat masuk

16

Senin,11
2016

April

Memilah dan
mengarsipkan
kartu kendali

17

Selasa,12 April
2016

Memilah kartu
kendali surat
masuk

18

Rabu,13
2016

Menempel tanggal

19

Kamis,14 April Rabu,4

Mei
2016

April

Memilah
kendali
masuk

kartu
surat

Menulis
nomor
kartu
kendali,memilah,m
engarsip
Mencatat
kartu
kendali dan
Melayani
orang
yang
mengecek
surat

mengarsipkan kartu kendali

berdasarkan tanggal,bualan
dan tahun
Membantu
memilah
kartu
kendali
surat
masuk
berdasarkan
tanggal,bulan
dan tahun
Membantu melayani orang
yang datang mengecek surat
dan mencatat kedalam buku
pengisian kartu kendali surat
masuk.
Membatu memilah dan
mengarsipkan kartu kendali
berdasarkan tanggal,bualan
dan tahun
Membantu memilah kartu
kendali surat masuk
berdasarkan tanggal,bulan
dan tahun
Membantu
menempelkan
tanggal pada map arsip kartu
kendali surat masuk
Membatu menulis nomor kartu
kendali surat masuk,melayani
orang yang datang mengecek
surat,mencatat surat kedalam
buku pengisian kartu kendali
surat
masuk,memilah
dan
mengarsipkan kartu kendali
surat
masuk
berdasarkan
tanggal,bulan dan tahun

2.4 Masalah Yang Dihadapi

Sebagai mahasiswa tentu masih minim dalam hal pengalaman
kerja, maka penulis banyak menemukan tantangan dan hambatan dalam
pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan, antara lain adalah sebagai berikut:
1. Lingkungan kerja yang baru sehingga sulit untuk beradaptasi
dengan tugas yang diemban karena itu perlu waktu yang cukup
21

untuk melakukan penyesuaian diri sehingga merasa kaku dalam

melaksanakan tugas.
2. Kurang memahami semua rincian tugas dan fungsi dari Biro Umum,
khususnya Sub Bagian Protocol dan Sub Bagian Tatausaha.
3. Kurang memehami sistem dan prosedur yang diterapkan di Biro
Umum Sekretariat Daerah Provinsi NTT.
4. Jenis tugas dan pekerjaan yang

dilaksanakan

seringkali

menimbulkan rasa jenuh karena sering melakukan pekerjaan yang

sama secara berulang-ulang.
2.5 Penanganan Masalah
Dalam menyelesaikan permasalah yang dihadapi penulis bertanya
mengenai rincian tugas dan sistem serta prosedur kepada pegawai yang
ahli di bidang tersebut sebelum melaksanakan tugas yang akan dikerjakan
untuk

mendapatkan

penjelasan/arahan

agar

menyelesaikan tugas yang dikerjakan dengan baik

BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan

22

penulis

mampu

Dari hasil uraian dan pembahasan diatas, maka penulis dapat

menarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Kegiatan yang dilakukan selama Praktek Kerja Lapangan

(PKL)

secara keseluruhan berjalan dengan lancar dan sesuai dengan teori

yang dipelajari sebelumnya. Teori yang dipelajari sebelumnya telah
disesuaikan dengan program kerja yang telah ada di dunia
perkantoran.

Sehingga

penulis

lebih

mudah

ikut

serta

dan

menjalankan program kerja yang telah direncanakan oleh instansi

dimana

penulis

melaksanakan

kegiatan

praktek

kerja

lapangan,tetapi semua pekerjaan yang dilakukan memanglah akan

ada rintangan yang menghadang, namun semuanya berhasil
dilewati berkat kegigihan yang dimiliki.
2. Dari pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) yang telah penulis
laksanakan di Biro Umum Setda NTT, sudah terlaksana sesuai
dengan ilmu yang penulis dapatkan selama proses belajar di bangku
perkuliahan dan penulis juga memperoleh pengetahuan baru
tentang

birokrasi

pemerintahan

yang

dapat

meningkatkan

kemampuan penulis dalam menghadapi dunia kerja. Hasil yang

tampak nyata dari pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di Biro
Umum Setda NTT adalah setelah penulis menyelesaikan praktek
kerja lapangan selama kurang lebih dua bulan, penulis telah
mendapatkan pengetahuan baru tentang dunia kerja khususnya di
birokrasi pemerintahan. Berdasarkan pembelajaran yang didapatkan
dari pegawai yang ada di Biro Umum Setda NTT, penulis ke
depannya sudah bisa untuk mempraktekkannya dan memiliki
kemampuan untuk menghadapi dunia kerja.

3.2 Saran
23

Kegiatan Praktek Kerja Lapangan akan menjadi maksimal apabila

semua pihak yang terkait juga maksimal dan sungguh-sungguh dalam
melaksanakan kewajibannya.Berikut ini beberapa saran atau usulan atau
rekomendasi sebagai koreksi dalam kegiatan praktek kerja lapangan
sebagai berikut:
1. Untuk Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Nusa Tenggara Timur
diharapkan pada waktu mendatang dalam penempatan mahasiswa
yang melaksanakan praktek kerja lapangan bukan hanya satu
bagian tetapi ditempatkan pada bagian lain sehingga mahasiswa
lebih mengetahui aktifitas-aktifitas utama pada bagian tersebut,
dapat juga memberikan

bimbingan yang lebih banyak kepasda

mahasiswa tentang pekerjaan yang ada sehingga mahasiswa dapat

membantu dan dapat

mengerti sistem yang dipakai dalam

pelaksanaan kerja pada kantor.

2. Bagi Lembaga Pendidikan Politeknik Negeri Kupang Agar sebelum
melakukan praktek kerja lapangan sebaiknya memperhatikan suratsurat yang sangat dibutuhkan oleh mahasiswa sehingga pada saat
melaksanaakan praktek kerja lapangan mahasiswa lebih focus pada
aktifitas

kantor

mahasiswa

dapat

dan

diharapkan

dibekali

lagi

dimasa

ketrampilan

yang
baik

mendatang
dari

segi

pengetahuan, Etika, Tata Krarma, dan Disiplin agar mahasiswa

dapat menerapkan didalam Praktek Kerja Lapangan (PKL).
3. Bagi jurusan administrasi bisnis diharapkan pada waktu mendatang
Pemilihan lokasi praktek kerja lapangan perlu disesuaikan dengan
bidang

keahlian/konsetrasi

agar

mahasiswa

mudah

mengaplikasikan, mengembangkan dan membandingkan antara

teori yang dipelajari dengan kenyataan yang terjadi di dunia kerja.
4. Bagi mahasiswa/mahasiswi yang melakukan kegiatan Praktek Kerja
Lapangan agar sunguh-sunguh memamfaatkan kesempatan ini agar
menjadi pengalaman dan bekal untuk memasuki dunia kerja

24