AUDIT MUTU

oleh : Darwin Kadarisman & Tjahja Muhandri

2010 SUPERVISOR JAMINAN MUTU PANGAN INSTITUT PERTANIAN BOGOR

PENDAHULUAN
Audit mutu adalah suatu penilaian yang sistematis dan bebas untuk mengetahui apakah persyaratan sistem manajemen mutu telah dipenuhi Hasil audit mutu digunakan untuk menilai efektivitas sistem manajemen mutu dan identifikasi peluang untuk perbaikan Pelaksanaan audit mutu untuk mencari bukti bahwa : Implementasi telah sesuai dengan sistem yang dideklarasikan Aplikasi sistem manajemen mutu memenuhi standar tertentu

Seluruh proses telah dikendalikan dengan efektif

Alasan Audit
1. Meningkatkan sistem sendiri (Menjamin efektivitas dan kesesuaian sistem) 2. Memilih pemasok baru agar mampu memenuhi syarat

3. Menjamin pemasok tetap dapat penuhi syarat

4. Meningkatkan kinerja pemasok 5. Memperoleh sertifikat agar pelanggan percaya terhadap sistem manajemen mutu yang diterapkan

EXTERNAL INPUTS

QUALITY SYSTEM

MANAGEMENT REVIEW

IMPLEMENTATION

EXTERNAL AUDIT

INTERNAL AUDIT

QUALITY IMPROVEMENT CYCLE

4

ISI
1. Jenis Audit Berdasarkan Metode Yang Diberikan
Audit Sistem Menentukan kesesuaian unsur-unsur sistem mutu dengan persyaratan yang ditentukan (standar) Menentukan efektivitas implementasi sistem mutu dalam pencapaian tujuan mutu yang ditentukan Memverifikasi ketidaksesuaian (non-conformities) pada audit sebelumnya

Berdasarkan Metode Yang Diberikan (lanjutan)

Audit Proses (disebut juga compliance) Untuk menilai apakah seluruh proses (terutama proses kunci), bekerja dengan baik. Apakah semua prosedur dan instruksi kerja terdokumentasi efektif Tujuannya untuk menjawab : Apakah karyawan bekerja sesuai prosedur dan instruksi kerja Apakah prosedur, instruksi kerja dan ketrampilan karyawan cukup untuk menjamin pengendalian proses Apakah proses efektif dan tujuannya tercapai Audit Produk Penilaian independen (bebas) terhadap mutu produk untuk menentukan kesesuaian dengan spesifikasi (standar) Mencakup bahan, produk akhir baik pada tahap akhir proses maupun setelah pengiriman (distribusi, pengecer atau konsumen) 6

Berdasarkan Lingkup Audit

Audit dapat diklasifikasikan menjadi 3 tipe :

1. Audit Pihak Pertama (Audit Internal)

Dilakukan oleh perusahaan sendiri menggunakan staf sendiri atau sepesialis yang dikontrak sebagai auditor 2. Audit Pihak Kedua (Audit Eksternal)

Diadakan oleh atau atas nama pelanggan terhadap pemasok atau calon pemasok barang dan jasa
3. Audit Pihak Ketiga (Audit Eksternal) Perusahaan menyewa suatu perusahaan audit untuk melakukan audit untuk memeperoleh sertifikat standar sistem mutu tertentu

Dasar - Dasar Audit

Independen Dilaksanakan tanpa bias atau pengaruh agar menghasilkan laporan yang fair tanpa bias Perencanaan Direncanakan secara sistematis sesuai keperluan dan tujuan organisasi. Kompeten Anggota tim dilatih, kompeten, dan bebas dari pertentangan kepentingan.

Dasar - Dasar Audit

Bukti Kesimpulan dan laporan harus didasarkan pada bukti tercatat untuk menjamin kehandalan (misal: sampel dokumen, catatan, dan fakta selama audit) Integritas Auditor bekerja dengan etika, tidak bias, melaporkan dengan jujur, adil, akurat dan tidak ada pertentangan kepentingan.

Tahapan Kegiatan Audit

1. Inisiasi Dilakukan oleh organisasi audit, termasuk menentukan tujuan audit, penugasan ketua tim dan pemberitahuan 2. Perencanaan dan Persiapan

Oleh tim audit

Menilai dokmentasi (Quality Manual) Menyusun rencana audit Menentukan contoh audit (sampling)

Membuat check list

3. Pelaksanaan Audit 4. Pelaporan
10

Pelaksanaan Audit
1. Pertemuan Awal (Entry Meeting) 2. Mengumpulkan Fakta dan Data

Wawancara, pengujian dokumen, observasi kegiatan dan kondisi awal kerja

Meneliti indikasi non-comfornity

Mencatat semua observasi dan fakta dalam check list

11

Pelaksanaan Audit (lanjutan)

3. Caucus Pertemuan diantara tim audit untuk mereview hasil observasi dan fakta yang diperoleh Menentukan status temuan menjadi : advisory finding non-confornity non-confornity kritis 4. Temu Akhir (Exit Meeting)

12

Teknis Pelaksanaan Audit

Kaji ulang semua syarat, dengan pengambilan sampel yang diaudit, periksa dan catat bukti kesesuaian

Buat catatan yg presisi saat wawancara

Catatan untuk suatu prosedur, bisa digunakan saat audit yang lain, seperti pengendalian dokumen Catatan mencakup aktivitas audit, sampel yang diminta, fakta yang diperoleh dan bukti objektif yang diperoleh Catat ketidak-sesuaian dan kesesuaian sebagai bukti komplitnya audit Kerjakan checklist berurutan; jika perlu, lebih dalam mengambil data Bukti harus diverifikasi (visual, verbal, dokumen, catatan) bukti audit

13

Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan Saat Audit

Informasi dapat diperoleh dan diverifikasi dengan banyak cara: Dokumentasi, misal: kebijakan, sasaran, rencana, prosedur, instruksi kerja, izin, spesifikasi, gambar, kontrak, order Catatan, misal: catatan pertemuan, laporan, hasil pengukuran Kesimpulan, analisis, pengukuran Dalam wawancara, pertimbangkan: Mengaudit pekerja pada kerjaannya di tempat kerja Pada tempat dan waktu kerja normalnya Jelaskan mengapa wawancara dicatat Dimulai dengan tanya perannya dan penjelasan tugasnya Gunakan pertanyaan terbuka; sedikit tertutup; tidak mengarah
14

Kemampuan Mengaudit
Auditor hendaknya punya pemahaman tentang ketrampilan dan teknik audit: Pendengar yang baik Pengamat Pencatat yang baik Sistematis Komunikator yang baik Adil Berpengetahuan Sabar Gigih Independen Pandai bicara Sopan Bersahabat Penilai yang baik Logis Perencana yg baik Tepat waktu Taktis dan diplomatis Percaya diri Tegas Waspada Siap

15

Tanggung Jawab dan Peran

TIM AUDIT Mengikuti persyaratan dan standar pelaksanaan audit Menverifikasi unsur-unsur sistem yang ditentukan dan diimplementasikan dalam lingkup audit Mencatat semua hasil observasi secara objektif Mengkompilasi dan menganalisis bukti-bukti yang relevan dan melaporkan kepada manajemen auditee.

16

Tanggung Jawab dan Peran (lanjutan)

AUDITEE Memberikan akses terhadap fasilitas, arsip dan dokumentasi yang relevan terhadap audit Memberikan sumber daya yang diperlukan dan bekerja sama untuk efektivitas pelaksanaan audit Menunjuk pegawai yang sesuai untuk melayani audit dan juru bicara pada setiap unit kerja yang dikunjungi Mereview temuan audit dan melakukan setiap tindakan koreksi (corrective action) yang disepakati

17

Melaporkan Temuan Audit

Pada akhir audit, Ketua Tim Audit mengumpulkan semua temuan dan mencapai kesimpulan. Ketua Tim mampu beri contoh praktek yang baik dalam organisasi yang dapat ditiru untuk kegiatan lain Jika meragukan (tanpa bukti kuat) tinggalkan ! Pada pertemuan penutup disetujui auditi. Jika tidak setuju, harus dituntaskan.

18

Management Review
Setelah semua kegiatan audit selesai dilakukan maka Management Review dilaksanakan untuk membahas semua hasil audit serta tindakan perbaikan yang telah dilakukan dalam rangka menjamin terciptanya perbaikan yang berkesinambungan (continual improvement)

19

terima kasih