DASAR MANAJEMEN

Oleh: Chabib Musthofa

Fakultas Dakwah IAIN Sunan Ampel Surabaya

Pengertian organisasi

arti statis

Organisasi adalah wadah kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu
arti dinamis Organisasi adalah sebuah sistem atau kegiatan sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu

Prinsip-prinsip organisasi
Menurut Henri Fayol
1. 2. 3. 4.

Menurut Max Weber
1. 2.

Pembagian tugas & kerja Kesatuan pengarahan Sentralisasi Jenjang organisasi

3. 4.

5.

Kegiatan berbasis skill Keseuaian tugas dg kebijakan, prosedur dan peraturan Tanggung jawab tugas Decision making dibuat secara formal, tdk subyektifitas pribadi Tugas berdasar sistem kecakapan (merit skill)

alat dan tujuan Subyek bagi organisasi yang organisasi yg bersangkutan bersangkutan Merupakan wewenang Pimpinan membuka pimpinan semata partisipasi terhadap anggota Tertutup bagi pihak luar Organisasi saling berinteraksi dg masyarakat .PERSEPSI Lingkungan Hakikat manusia Manfaat manajemen Peranan organisasi CLOSED ORGANIZATIONAL Bersifat statis dan tidak menghendaki perubahan OPEN ORGANIZATIONAL Bersifat dinamis menghendaki perubahan obyek.

Gullick. etc) 3. Theory System Bureaucracy (Max Weber) 2. Gilbreth) 3. Organization Development (Lewin.CLOSED ORGANIZATIONAL 1. Scientific Management (Taylor. Administrative Management (Money. McGregor. Fayol. Mayo. etc) 2. Nicholas) 1. Urwick. SINTESIS Contingency (Henry. The organizatio as unit in its environment (barnard) 4. OPEN ORGANIZATIONAL Aliran Human Relations (Maslow. Follett) .

SESI 1 FUNGSI MANAJEMEN DALAM ORGANISASI .

Pengertian MANAJEMEN Proses perencanaan. Terry) . penggerakan. dan pengendalian yg dilakukan untuk menetapkan dan mencapai tujuan dg menggunakan sumber daya yang ada dalam organisasi (George R. pengorganisasian.

Prinsip-prinsip MANAJEMEN Adanya division of work Adanya authority Disiplin Kesatuan perintah Kesatuan pengarahan Kepentingan organisasi diatas kepentingan pribadi Pemberian rangsangan kerja Sentralisasi sebagian kekuasaan Garis wewenang jelas batasnya Tatanan yang baik Stabilitas anggotanya .

pegetahuan Soft Competence Keyakinan. ekosofi CO2 O2 Hard Competence kedewasaan Ketenangan.Tree management Fotosintesis. Gerak Motivasi Spiritual. diam Rendah hati. Ekosistem. damai Mutualisme. pengabdian kejernihan Pengayoman. Prinsip . energi Pelayanan.

Terkadang. antara 2 orang juga terjadi kekeliruan penafsiran .

.

Tingkatan MANAJEMEN TOP MANAGEMENT MIDDLE MANAGEMENT LOWER MANAGEMENT .

Diversifikasi keterampilan dlm manajemen TOP MANAGEMENT CP CP CP T T T H H H MIDDLE MANAGEMENT LOWER MANAGEMENT Keterangan : C = Conseptual Skills H = Human Skills P = Political Skills T = Technical Skills .

The Dream Team Team Creativity Team Dynamic Team Spirit .

Communication .

SESI 2 PERENCANAAN DALAM ORGANISASI .

3.5.10 th mendatang) atau Pemetaan langkah-langkah strategis dan taktis untuk mengatasi masalah yg sedang/akan terjadi .PERENCANAAN adalah Penentuan arah kebutuhan komunitas pada masa yang akan datang (1.

Identifikasi masalah Analisis masalah Perencanaan pemecahan masalah (pilihan) Memilih pilihan . 3. 4.Langkah-langkah PERENCANAAN 1. 2.

1.Fakta lapangan (observasi) Biarkan mereka berbicara sesukanya & biarkan fakta berbicara sejujurnya .Cerita masyarakat (wawancara) b. Identifikasi Masalah Pendataan fakta dari dua hal: a.

2. Kategorisasi perilaku (mendukung masalah atau menghambat masalah) 3. Cross-check data dg perilaku 4. Narasi situasi terjadinya masalah . Analisis Masalah Dengan melakukan: 1. Pemetaan data & masalah 2.

Istimasi ketidak berhasilan 6. Pembiayaan & waktu 5. Pemilahan rintangan problem solving 2. Rangking rencana solusi . Menemukan alternatif tindakan 3.3. Pembagian peran 4. Perencanaan Pemecahan Masalah Dengan melakukan: 1.

Memilih Pilihan Dengan melakukan: 1.4. Menentukan skala prioritas 2. Jawab “siapa melakukan apa” atau “apa dilakukan siapa” 3. Penentuan waktu tindakan .

PENGORGANISASIAN adalah Membagi peran subyek dalam rencana solusi yang telah dimusyawarahkan terdiri: 1. 2. Job Design Job Analysis .

Job Design
1. 2. 3.

Job Content (muatan tugas) Job Functions (fungsi tugas) Job Relationships (hubungan tugas)

Job Analysis
1. 2. 3. 4.

Wawancara Observasi Daftar pertanyaan Catatan harian (pengalaman)

Job Design
JOB DESCRIPTION JOB SPECIFICATION

Job Analysis

PENGARAHAN
Dengan melakukan: 1. Menentukan tujuan & target tugas 2. Memberikan gambaran teknis pelaksanaan 3. Deskripsi wilayah koordinasi

PENGAWASAN adalah: Usaha mendapatkan kepastian bahwa upaya mengatasi problem telah dilakukan oleh tiap elemen dengan langkah: 1. Monitoring Evaluasi partisipatif . 2.

4. 3.Pengertian PLANNING Fungsi manajemen yg berkaitan dg pemilihan alternatif pencapaian tujuan. Planning Planning Planning Planning Planning = = = = = proses berkesinambungan melibatkan semua elemen organisasi disusun secara bertingkat kegiatan dimasa mendatang jawaban dr keadaan organisasi tertentu . 5. prosedur dan program organisasi (Harold Koonty & Cyril O’Donnel) Hakekat PLANNING 1. 2. pelaksanaan kebijakan.

Macam-macam perencanaan BERDASARKAN WUJUD Perencanaan fisik Berkaitan dg fasilitas fisik BERDASARKAN WAKTU Perencanaan jangka pendek Antara 1 – 2 tahun Perencanaan jangka menengah Antara 2 – 10 tahun Perencanaan jangka panjang Untuk 10 tahun ke atas Perencanaan non fisik Perencanaan menyeluruh tapi tidak berkaitan dg yg fisik Perencanaan umumkimbinasi Kombinasi antara unsur fisik dan non fisik .

Prinsip-prinsip perencanaan ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ Prinsip Kontribusi sasaran Prinsip sehat dan teraturnya organisasi Prinsip faktor pembatas Prinsip keterikatan organisasi Prinsip perencanaan yang terkoordinasi ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ Prinsip penggunaan waktu Prinsip efisiensi Prinsip keluwesan Prinsip perubahan situasi dan kondisi secara terkendali Prinsip penerimaan .

Bahan PERENCANAAN Prakiraan dg dasar analisis deret berkala (time series) Prakiraan dg dasar hukum kausalitas 1 PROYEKSI 2 PREDIKSI 3 KONJEKSI Prakiraan dg dasar intuisi Menurut William N. Dunn .

Mengapa menangispun kita perlu rencana ? .

11 WHAT ?? WHAT 66 HOW ?? HOW UNSUR UNSUR PLANNING PLANNING 55 WHEN ?? WHEN 44 WHERE ?? WHERE 33 WHO and WHO and WHO ?? WHO 22 WHY ?? WHY .

SWOT dlm PLANNING .

SWOT memiliki corak analisis 3-1-5 Artinya : analisis saat ini (1) mengumpulkan data 3 tahun yang lalu (3) untuk menemukan strategi bagi 5 tahun kedepan (5) . Threat Individu/kelompok/organisasi lingkungan (internal & eksternal) analisa SWOT perencanaan/pemecahan masalah. Weakness. SWOT awalnya muncul sebagai instrumen bagi organisasi profit menyusun perencanaan & penyelesaian problemnya.Munculnya SWOT Strength. Opportunity.

keterampilan. 1997 Strength (kekuatan) sumberdaya. kapabilitas yg menghambat. keterampilan atau keunggulan khas atas orang/organisasi lain. Threat (tantangan) situasi penting yg tidak menguntungkan. Weakness (kelemahan) keterbatasan atau kekurangan sumberdaya. 1997) atau core distinctive (kompetensi inti) (Campbell dan . Opportunity (peluang) situasi penting yg menguntungkan. Strength juga disebut distinctive competence (kompetensi khusus) Luch.Pengertian item SWOT Pearce & Robinson.

Apa yang anda lihat ? .

6. Seorang kakek-nenek ? Lelaki bertopi yg sedang bernyanyi membawa gitar ? Dan seorang perempuan bertopi yg terlihat asyik memperhatikannya ? Apakah anda melihat botol minuman ? Dan apakah anda temukan pot digambar tersebut? Sudahkah anda lihat sebuah pintu ? Dan juga wanita berlengan satu ? .Apakah anda dapat melihat: 1. 7. 3. 5. 2. 4.

1992 Dikembangkan Pearce & Robinson 1998 Alternatif : menggunakan teknik Delphi dlm menemukan data.Pendekatan Curah pendapat swot Pendekatan kualitatif Pendekatan Kuantitatif = = Dikembangkan Kearns. Tapi memerlukan waktu lama & mahal .

Setiap poin (statemen) variabel SWOT harus memiliki satu pengertian yg utuh dan tdk memungkinkan terjadinya duplikasi atau kontradiksi dg poin lain. 2. 2. 1. Pada tiap tahapan skoring & pembobotan. Peluang (opportunity) Dst. 2. Kelemahan (weakness) Dst.Pendekatan curah pendapat faktor-faktor SWOT. No 1. seluruh poin variabel SWOT diupayakan lahir dr satu penilaian bersama dg obyektifitas. No 1. brainstrorming verbal . No 1. 2. Tantangan (threat) Dst. dg syarat No Kekuatan (strength) Dst.

Terkadang kita tidak kuasa menyalahkan diri sendiri .

Pendekatan kualitatif matrik SWOT Kearns. 1992 EKSTERNAL Peluang (opportunity) Tantangan (threats) INTERNAL Kekuatan (strength) Keunggulan komparatif (comparatif advantage) Mobilisasi (mobilization) Kelemahan (weakness) Divestasi/investasi (divestment/ investment) Kendali kerusakan (damage control) .

organisasi harus berusaha memperkuatnya dengan berbagai perencanaan yg mampu mendukungnya . sebaliknya.Sel A = Keunggulan Komparatif Pertemuan antara peluang & kekuatan. sehingga organisasi tidak boleh membiarkan peluang tsb hilang begitu saja.

organisasi mengubahnya menjadi peluang . Disini organisasi harus melakukan mobilisasi sumberdaya yg merupakan kekuatan organisasi untuk memperlunak ancaman dari luar tersebut.Sel B = Mobilisasi Pertemuan antara ancaman & kekuatan. bahkan jika mungkin.

atau diam ? .Sel C = Investment atau Divestment Pertemuan antara kelemahan & peluang. akan menghadapi resiko tinggi. Haruskah melakukan sesuatu. namun organisasi tidak memiliki kemampuan menggarapnya. Peluang yang ada sangat meyakinkan. Jika dipaksakan.

Adalah sel yg paling lemah diantara semua sel.Sel D = Mengendalikan kerusakan Pertemuan antara tantangan & kelemahan. maka semakin perlu diberikan prioritas utk dilakukan . Hukumnya: Semakin dekat isu dg visi & misi organisasi.

Model analisa SWOT dengan pendekatan kualitatif tersebut dapat dikembangkan/diterapkan pada model analisa dengan pendekatan kuantitatif .

Paham nggaaak.? ....

Pendekatan kuantitatif SWOT Pearce & Robinson. Utk memudahkan. Menghitung bobot (b) masing-masing poin dilakukan secara saling berketergantungan > penilaian thd satu poin faktor dg membandingkan tgk kepentingan poin tsb dg poin lainnya (b= poin : jumlah poin faktor) . digunakan rentang skor dari 1-5 atau 1-10. 1998 Pendekatan kuantitatif dalam analisa SWOT menggunakan tiga langkah penghitungan gejala item secara kuantitatif 1 Melakukan perhitungan skor (a) dan bobot (b) poin faktor serta jumlah total perkalian skor dan bobot (c = a x b) pada setiap faktor SWOT menghitung skor (a) masing-masing poin faktor dilakukan saling bebas > penilaian thd sebuah poin faktor tdk boleh dipengaruhi atau mempengaruhi penilaian poin faktor lainnya.

selanjutnya menjadi nilai atau titik pada sumbu Y . sementara perolehan angka (e = y). ( e = O – T).2 Melakukan pengurangan antara jumlah total faktor S dengan W. Perolehan angka (d = x) selanjutnya menjadi nilai atau titik pada sumbu X. ( d = S – W) dan faktor O dengan T.

Y) pada kuadran SWOT .3 Mencari posisi organisasi yang ditunjukkan oleh titik (X.

Dst. 2. Total Kelemahan Selisih Total Kekuatan – Total Kelemahan. 2.W = x Kekuatan (strength) Skor bobot total Kelemahan (weakness) skor bobot Total Skoring hasil curah pendapat Analisis Internal . Total Kekuatan No 1. S .Tabulasi SWOT (i) No 1. Dst.

Total Peluang Skor bobot total No 1. O . Total Tantangan skor bobot Total Selisih Total Peluang – Total Tantangan.T = y Skoring hasil curah pendapat Analisis Eksternal . 2. 2. Peluang (opportunity) Dst. Tantangan (threat) Dst.Tabulasi SWOT (ii) No 1.

2. 3.TOWS Matrix Strategic issues Strengths (S) 1. Strategi ST Weaknesses (W) 1. Opportunities(O) 1. 3. 3. 2. 2. Gunakan S untuk menghindari T Strategi WT Minimalkan W dan hindari T Strategi SO Gunakan S untuk memanfaatkan O Strategi WO Atasi W dengan memanfaatkan O . 3. Threats (T) 1. 2.

+) progresif Kuadran III Kuadran IV (-.-) Diversifikasi strategi weakness W strength S threat .Kuadran SWOT opportunity O (-.-) Strategi bertahan T Kuadran I Kuadran II (+.+) Ubah strategi (+.

... .Santai aja booossss Hiiii... wong iku medheni..

..Aku lebih nyantai..

Aplikasi analisis SWOT pendekatan KUALITATIF problem lesunya aktifitas lembaga mahasiswa .

Isu determinan .Eksternal Opportunities -Tema Threats .Kebijakan upper kampus & misi dimiliki -Konsep kerjasama intern -Output yg unik -Motivasi SDM -Jaringan Penguatan & ekspansi wilayah gerakan Peningkatan kerjasama dg organ lain Weakness -Garis manajemen baku -SOP belum mapan -Efisiensi lemah -Antipati internal -Kecurigaan internal Rekomendasi strategis Rekomendasi strategis MOBILISASI MOBILISASI Penguatan manajemen kelembagaan Penguatan & sosialisasi manajeman lembaga .Keraguan Internal Strengths -Visi tindakan luas -Minimnya kompetitor -Ketertarikan pemula -Basis pemula besar pihak luar menerima inovasi .

Aplikasi analisis SWOT pendekatan KUANTITATIF problem lesunya aktifitas lembaga mahasiswa .

Analisis Internal No 1.W = 11 . 3. 4. 2. koordinasi lemah Pemborosan sering terjadi Kompetisi internal tdk jelas & tdk sehat Cenderung individual Skor 4 3 4 3 3 Total bobot 4/5 3/5 4/5 3/5 3/5 total 3 2 3 2 2 12 Selisih antara kekuatan & kelemahan S . Kekuatan (strength) Kepemimpinan kuat & terpercaya Memiliki struktur organisasi lengkap Pemahaman yg baik dari pengurus Skor 4 3 5 Total bobot 3/3 2/3 3/3 total 4 2 5 11 No 1. 2.12 = -1 . 5. 3. Kelemahan (weakness) Kakunya garis manajerial SOP tidak ada.

2. 2. 3. 4. 7. Tantangan (threat) Pengangguran ide/material tinggi Pengetahuan agama tdk aplikatif Masih ada sikap kontraproduktif Lembaga upper bersifat non-kooperatif Kelompok elit struktur antipati Isu pemojokan terhadap lembaga/organisasi Kecenderungan strutur upper utk monoton Skor 3 4 4 3 4 3 4 total bobot 5/7 7/7 6/7 5/7 6/7 5/7 7/7 bobot 6/8 7/8 8/8 5/8 7/8 6/8 5/8 5/8 total 4 3 5 3 4 3 2 1 25 total 2 4 3 2 3 2 4 20 Selisih antara Peluang & Tantangan O – T = 25 – 20 = 5 . Peluang (opportunity) Ketersediaan SDM yg memadai Adanya basis riil dari SMA/Pontren Basis semua muslim Komunitas makro ramah tamah Terbuka thd ide-ide Rasa kekeluargaan masih kental Lingkungan relatif aman Relatif tersedia fasilitas kegiatan Skor 5 3 5 4 4 4 3 2 Total No 1. 6. 6. 3.Analisis Eksternal No 1. 5. 8. 5. 7. 4.

Kuadran SWOT opportunity posisi aktifitas lembaga mahasiswa O 5 weakness W -1 strength S T threat .

Jangan macak paham dooonk mas !!! .

LATIHAN ☺ Coba analisa organisasi dimana anda berada dengan analisis SWOT. ukur kekuatan. peluang beserta ancamannya lalu tentukan ren-stranya ! . kelemahan.

id. 2003-2004) Dakwah dan Perubahan Perilaku Keagamaan (2006) Perilaku Politik Santri dlm Pilgub Jatim 2008 (2007) Agama Pelacur (2007) Respon Santri Terhadap Khilafah Islamiyah (2007) Motto : “Sekali layar terkembang. 8050973 Email : habibatul@yahoo.id. surut kembali berpantang. Sekali bendera dikibarkan. Tangan terkepal dan maju kedepan” .ac. chabib7@sunan-ampel. Islam Fak. no 699 Taman Kode Pos: 61257 atau Banjar Kemantren 09/I Buduran Phone number HP : 081330721998 Home : 031-7874901. Masy. Dakwah 1998-2000 (2 periode) Presidium BEM Fak.Alamat CURRICULUM VITAE Nama : Chabib Musthofa Lahir : Sidoarjo.co. 30 Juni 1979 : Ngelom Megare 05/I. hentikan ratapan dan tangisan. Education : MI Salafiyah Bahauddin Ngelom lulus 1991 MTs Program Khusus YPM lulus 1994 MA Program Khusus Wachid Hasyim 2 Taman lulus 1997 S1 Fak Dakwah IAIN Sunan Ampel lulus terbaik Institut 2003 Magister PSDM PPs UNAIR lulus 2007 Organization : Ketua HMJ Pengemb. Dakwah 2000-2001 Ketua Cabang PMII Surabaya Selatan 2001-2002 Research : Dinamika Masyarakat Pedagang Kecil Sidoarjo (1999) Pengembangan SDM di Kalangan Kaum Muda NU (2003) Tradisi Islam Pesisiran (Disertasi PPs UNAIR.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful