PERTAYAAN 1. Evaluasi sistem pengendalian saat ini untuk departemen produksi, pemasaran, dan pembelian Aloha Products. 2.

Pertimbangkan strategi kompetisi perusahaan, perubahan apa yang anda sarankan untuk sistem control dari ketiga departemen tersebut?

JAWABAN 1. Sebelum melakukan Evaluasi sistem pengendalian manajemen perusahaan Aloha Products, terlebih dahulu kelompok kami akan melakukan summary atau ringkasan singkat mengenai job description dan siapa penanggung jawab dari ketiga departemen tersebut. Berikut ringkasan singkat mengenai job description serta penaggungjawab dari ketiga departemen.

Nama Departemen Departemen Produksi

Job Description Penanggung Jawab Bertanggung jawab Wakil presiden bagian dibidang hijau, produksi kopi produksi meliputi dibidang dan

pemanggangan, penggilingan, Products. Melakan periklanan promosi Departemen Pembelian produk Products ke pasaran Bertanggungjawab hijau perusahaan pengemasan produk Aloha Departemen Pemasaran dan Presiden dan wakil

Aloha presiden bagian penjualan atas Unit pembelian khusus dan dengan perusahaan Aloha

persediaan/stock biji kopi terpisah yang terintergrasi melakukan hubungan Products (lokasi berada

dengan broke/makelar kopi dipusat bisnis kopi hijau diseluruh wilayah eksportir Amerika Serikat yang ada kopi didunia di New York)

Setelah memahami mengenai job description serta penaggungjawab dari ketiga departemen tersebut (departemen produksi, pemasaran & pembelian), kelompok kami melakukan evaluasi secara menyeluruh sistem pengendalian manajemen yang diterapkan dari ketiga departemen tersebut. Hasil evaluasi sistem pengendalian manajemen dari kelompok kami sebagai berikut Perusahaan tidak memiliki unit/departemen pembelian internal sendiri yang secara khusus menangani kontrak pembelian persediaan biji kopi hijau dengan para broker/makelar biji kopi hijau dipasaran. Perusahaan hanya mengandalkan unit pembelian khusus terpisah (bukan bagian dari sistem pengendalian intern perusahaan) yang menangani kontrak pembelian biji kopi dengan broker dipasaran. Implikasinya adalah, semua ketentuan dan kapastitas pembelian perusahaan diatur oleh unit pembelian khusus yang dikontrak oleh perusahaan, sehingga perusahaan tidak mempunyai sistem kendali/pengendalian penuh terhadap input/masukan pasokan persediaan biji hijau. Adanya suatu rangkap tanggung jawab/jabatan yang diemban oleh Presiden dan wakil presiden bagian penjualan (Presiden dan wakil presiden bagian penjualan bertanggung jawab juga atas periklanan dan promosi produk) dimana tugas tersebut seharusnya diamanahi oleh seorang yang bekerja dibidang departemen marketing/pemasaran. Secara konseptual, sistem pengendalian manajemen yang baik diperusahaan adalah adanya kejelasan tanggungjawab (tanpa terjadinya rangkap jabatan/tanggungjawab) yang akan sangat berpengaruh terhadap tingkat keberhasilan suatu perusahaan. Bagian penjualan bertanggung jawab atas target penjualan yang telah direncanakan dengan total penjualan aktual yang terjadi di perusahaan, bukan mengurusi periklanan dan promosi produk-produk yang dihasilkan bagian produksi. Pembebanan tugas/tanggung jawab tersebut akan menyebabkan tidak terfokusnya bagian penjualan dalam mencapai target penjualan yang telah direncanakan. Implikasinya, fokus departemen penjualan menjadi terpecah belah. Kebijakan kontraktual yang dilakukan secara individual (ditentukan oleh unit pembelian tanpa ada koordinasi dengan pihak perusahaan Aloha Products) berakibat terjadinya kelebihan permintaan yang dilakukan oleh pihak unit pembelian dengan kebutuhan aktual yang dibutuhkan perusahaan.

Ketika terjadi kelebihan pemesanan yang dilakukan unit pembelian terpisah dengan kebutuhan aktual persediaan biji kopi Aloha Produtcs, Kebijakan alternatif yang diambil oleh unit penjualan perusahaan salah satunya adalah menjual kembali ke pasar bebas (biasanya ke pengusaha kecil) dengan tarif sesuai biaya kontrak yang ditanggung oleh perusahaan. Kebijakan penjualan kembali yang dilakukan unit penjualan perusahaan kami rasa kurang tepat. Fluktuasi harga biji kopi didunia tidak menentu disebabkan oleh banyak faktor (salah satunya faktor cuaca). Penjualan dengan harga berdasarkan biaya kontrak akan memicu kerugian yang cukup besar bagi perusahaan ketika harga pasar dari biji kopi hijau mengalami kenaikan/penurunan. Contoh konkrit ketika perusahaan lebih menetapkan nilai kontrak daripada harga pasar, ketika harga pasar lebih tinggi dari nilai kontrak yang dibebani perusahaan, dan perusahaan tetap menggunakan nilai kontrak sebagai patokan dasar, maka perusahaan telah membuang kesempatan meraup keuntungan dari tingginya harga biji kopi hijau. Sebaliknya, ketika harga pasar lebih rendah, dan nilai kontrak juga tetap dipertahankan, maka pengusaha kecil (sasaran penjualan) akan lebih memilih harga pasar yang ditetapkan daripada memilih nilai kontrak yang dibebankan dan secara tidak langsung, perusahaan akan menanggung beban kerugian yang lebih besar karna penjualan kembali biji kopi hijau tidak laku dipasaran.

Kebijakan perusahaan dalam melakukan penggabungan pencatatan akun biaya overhead pabrik-pabrik perusahaan kedalam satu akun yang bernama biaya overhead umum korporat akan sangat menyulitkan bagi manajer dalam melakukan analisis manajerialnya, selain itu biaya overhead pabrik idealnya harus dicatat dimasing-masing pabrik tempat terjadinya kegiatan produksi, sehingga informasi yang akan dituangkan dalam laporan keuangan tidak menjadi sesat bagi para pengguna informasi tersebut.

2. Dari hasil evaluasi yang dilakukan oleh kelompok kami, maka kami dapat merumuskan strategi kompetisi perusahaan yang cocok sehingga perusahaan mampu memperbaiki sistem pengendalian manajemen yang diterapkan perusahaan. Harapannya adalah, dengan evaluasi yang kami berikan, akan dapat meingkatkan kinerja perusahaan serta tujuan & harapan perusahaan tercapai.

Berikut beberapa strategi kompetisi yang kami tawarkan ke perusahaan Aloha Products Untuk menghindari terjadinya kelebihan stock biji kopi hijau kembali, maka disarankan perusahaan melakukan investasi lahan dinegara-negara pengekspotir biji kopi (investasi perkebunan kopi hijau), sehingga perusahaan dapat melakukan kontroling kualitas dan kuantitas biji kopi yang dibutuhkan departemen produksi perusahaan. Mengubah alur kontrak perjanjian dengan unit pembelian terpisah, yang tadinya unit pembelian bertanggungjawab untuk menyediakan pasokan biji kopi ke perusahaan ketika perusahaan berproduksi menjadi bertanggungjawang untuk menyediakan pasokan biji kopi ke perusahaan ketika perusahaan mengalami kekurangan persediaan digudang. Membentuk bagian/departemen khusus yang menangani masalah

periklanan/promosi produk perusahaan (membentuk departemen pemasaran), sehingga departemen penjualan dapat fokus dalam menjalankan tugasnya sebagaimana mestinya (tidak terjadi rangkap jabatan atau tanggungjawab) Untuk menghilangkan ketergantungan perusahaan terhadap unit pembelian terpisah, kami sarankan pula kepada perusahaan untuk membentuk bagian/departemen khusus yang menangani pembelian/kontrak biji kopi dengan para broker/makelar biji kopi hijau, sehingga perusahaan memiliki sitem pengendalian intern penuh terhadap input biji kopi yang masuk kedalam gudang perusahaan. Ketika departemen pembelian didalam perusahaan telah terbentuk, maka sumber daya manusia didalam departemen pembelian tersebut harus mampu melakukan analisis pembelian secara komperhenship, mulai dari analisis tren pasar (tingkat kebutuhan konsumen, kekhawatiran konsumen akan konsumsi kopi secara berlebihan atau harga eceran kopi yang tinggi dikalangan masyarakat) hingga analisis tren harga (analisis cuaca, gangguan hama serangga terhadap perkebunan kopi, atau peristiwa mogok buruh).

Perusahaan harus melakukan pencatatan akun biaya overhead pabrik secara terpisah dari akun biaya overhead pabrik korporat, sehingga memudahkan manajer dalam melakukan analisis yang bersifat manajerial.