BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN

PEDOMAN TEKNIS
PENYELENGGARAAN SPIP
SUB UNSUR
PENDELEGASIAN WEWENANG DAN
TANGGUNG JAWAB YANG TEPAT
(1.5)
NOMOR : PER-1326/K/LB/2009
TANGGAL : 7 DESEMBER 2009
1.5. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat i
KATA PENGANTAR
Pembinaan penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern
Pemerintah (SPIP) merupakan tanggung jawab Badan
Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP), sesuai dengan
pasal 59 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang
Sistem Pengendalian Intern Pemerintah. Pembinaan ini merupakan
salah satu cara untuk memperkuat dan menunjang efektivitas
sistem pengendalian intern, yang menjadi tanggung jawab
menteri/pimpinan lembaga, gubernur, dan bupati/walikota, sebagai
penyelenggara sistem pengendalian intern di lingkungan masing-
masing.
Pembinaan penyelenggaraan SPIP yang menjadi tugas dan
tanggung jawab BPKP tersebut meliputi:
1. penyusunan pedoman teknis penyelenggaraan SPIP;
2. sosialisasi SPIP;
3. pendidikan dan pelatihan SPIP;
4. pembimbingan dan konsultasi SPIP; dan
5. peningkatan kompetensi auditor aparat pengawasan intern
pemerintah.
Kelima kegiatan dimaksud diarahkan dalam rangka
penerapan unsur-unsur SPIP, yaitu:
1. lingkungan pengendalian;
2. penilaian risiko;
3. kegiatan pengendalian;
4. informasi dan komunikasi; dan
5. pemantauan pengendalian intern.
1.5. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat ii
Untuk memenuhi kebutuhan pedoman penyelenggaraan
SPIP, BPKP telah menyusun Pedoman Teknis Umum
Penyelenggaraan SPIP. Pedoman tersebut merupakan pedoman
tentang hal-hal apa saja yang perlu dibangun dan dilaksanakan
dalam rangka penyelenggaraan SPIP. Selanjutnya, pedoman
tersebut dijabarkan ke dalam pedoman teknis penyelenggaraan
masing-masing sub unsur pengendalian. Pedoman teknis sub unsur
ini merupakan acuan langkah-langkah yang perlu dilaksanakan
dalam penyelenggaraan subunsur SPIP.
Pedoman Teknis Penyelenggaraan SPIP Sub unsur
Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat, pada
unsur Lingkungan Pengendalian merupakan acuan yang
memberikan arah bagi instansi pemerintah pusat dan daerah dalam
menyelenggarakan sub unsur tersebut, dan dapat disesuaikan
dengan karakteristik masing-masing instansi, yang meliputi fungsi,
sifat, tujuan, dan kompleksitas instansi tersebut.
Pedoman ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu,
masukan dan saran perbaikan dari pengguna pedoman ini, sangat
diharapkan sebagai bahan penyempurnaan.
Jakarta, Desember 2009
Plt. Kepala,
Kuswono Soeseno
NIP 19500910 197511 1 001
1.5. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat iii
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ................................................................. i
DAFTAR ISI ............................................................................ iii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang ........................................................ 1
B. Sistematika Pedoman .............................................. 2
BAB II GAMBARAN UMUM
A. Pengertian ............................................................... 5
B. Tujuan dan Manfaat ................................................ 8
C. Peraturan Terkait ..................................................... 9
D. Parameter Penerapan ............................................. 9
BAB III LANGKAH-LANGKAH PENYELENGGARAAN
A. Tahap Persiapan ...................................................... 13
B. Tahap Pelaksanaan .................................................. 18
C. Tahap Pelaporan ...................................................... 24
BAB IV PENUTUP
1.5. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat iv
1.5. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat 1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Penyelenggaraan SPIP harus dilandasi oleh lingkungan
pengendalian yang baik dalam rangka peningkatan suasana
lingkungan yang nyaman sehingga menimbulkan kepedulian dan
keikutsertaan seluruh pegawai. Selain integritas, kompetensi,
dan komitmen, hal lainnya yang harus menjadi landasan penting
bagi upaya penciptaan lingkungan pengendalian yang baik,
adalah pembentukan struktur organisasi sesuai dengan
kebutuhan dan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab
yang tepat.
Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang tepat
oleh setiap unsur manajemen dan pegawai dalam organisasi,
akan membuat pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi menjadi
lebih lancar dan cepat. Kejelasan delegasi wewenang dan
tanggung jawab akan mendorong tercapainya keputusan yang
lebih baik dan menghindarkan terjadinya konflik dalam
organisasi. Pada akhirnya, hal ini diharapkan akan menimbulkan
suasana yang kondusif bagi berjalannya SPIP sehingga tujuan
organisasi dapat tercapai secara efektif.
Oleh karena itu, pendelegasian wewenang dan tanggung
jawab hendaknya ditata secara berjenjang dengan
mempertimbangkan tingkatan risiko dari masing-masing
pendelegasian dan kapasitas staf yang menerima pendelegasian
tersebut. Kewenangan dapat didelegasikan kepada staf
di tingkat yang lebih rendah, namun akuntabilitasnya harus
terdefinisikan dengan jelas karena tanggung jawab akhir tetap
ada pada tangan pimpinan organisasi.
1.5. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat 2
Pedoman ini mengatur dan menjabarkan lebih lanjut
mengenai bagaimana melaksanakan pendelegasian wewenang
dan tanggung jawab yang tepat. Pedoman ini merupakan
jabaran lebih lanjut dan bagian yang tidak terpisahkan dari
Pedoman Teknis Umum Penyelenggaraan SPIP.
Tujuan pedoman teknis ini adalah memberikan arahan
teknis mengenai pendelegasian wewenang dan tanggung jawab
yang tepat sesuai dengan yang diharapkan dalam SPIP,
sehingga dapat menjadi acuan bagi instansi pemerintah untuk
melaksanakan pengembangan dan penyelenggaraan SPIP.
Penerapan pedoman ini dapat disesuaikan dengan
karakteristik masing-masing instansi, baik fungsi, sifat, tujuan,
dan kompleksitasnya. Selanjutnya, perlu dilakukan evaluasi
secara berkala terhadap efektivitas penyelenggaraannya.
B. Sistematika Pedoman
Sistematika penyajian Pedoman Teknis Pendelegasian
Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat ini sebagai berikut:
Bab I Pendahuluan
Bab ini menguraikan latar belakang perlunya
pedoman ini dan sistematika pedoman.
Bab II Gambaran Umum
Bab ini menguraikan pengertian, maksud, tujuan,
parameter penerapan, serta peraturan terkait.
Bab III Langkah-Langkah Penyelenggaraan
Bab ini menguraikan langkah-langkah yang perlu
dilaksanakan dalam menyelenggarakan sub unsur
pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang
tepat, yang terdiri dari tahap persiapan, pelaksanaan,
dan pelaporan.
1.5. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat 3
Bab IV Penutup
Bab ini merupakan penutup yang berisi hal-hal
penting yang perlu diperhatikan kembali dan
penjelasan atas penggunaan pedoman ini.
1.5. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat 4
1.5. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat 5
BAB II
GAMBARAN UMUM
Bab ini menguraikan konsep pendelegasian wewenang dan
tanggung jawab yang tepat. Uraian diawali dengan pengertian
delegasi, wewenang, dan tanggung jawab yang dipakai dalam
pedoman teknis ini. Bab ini diakhiri dengan ketentuan terkait
dengan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang tepat,
yang berlaku di Indonesia.
A. Pengertian
Memahami suatu konsep tentunya harus didahului
dengan pengertian terhadap istilah-istilah yang berkaitan dengan
konsep tersebut. Berkaitan dengan pedoman teknis ini, terdapat
tiga istilah utama yang perlu dipahami, yaitu delegasi,
wewenang, dan tanggung jawab.
Dalam pemerintahan, pengertian wewenang (kewenangan)
terkadang dipertukarkan dengan istilah kekuasaan (power),
padahal keduanya memiliki arti yang berlainan. Kekuasaan
menunjuk pada kemampuan untuk mencapai tujuan tertentu,
sedangkan wewenang menunjuk pada legitimasi dalam
mengelola kekuasaan. Wewenang merupakan salah satu bentuk
kekuasaan, yaitu kekuasaan sah, sedangkan tanggung jawab
adalah keharusan untuk memroses sesuatu yang diemban
sesuai dengan kriteria yang ditetapkan. Tanggung jawab tidak
hanya berkaitan dengan wewenang yang diterima, tetapi juga
segala tugas yang diemban yang diberikan tanpa wewenang
sekalipun.
1.5. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat 6
Delegasi, artinya menugaskan/menyerahkan/memberikan
dan terkadang diartikan mengalokasikan atau mendistribusikan.
Dengan demikian, dalam pedoman teknis ini, pendelegasian
wewenang didefinisikan sebagai proses pengalokasian
wewenang kepada orang lain secara sah untuk melakukan
berbagai aktivitas yang ditujukan untuk pencapaian tujuan
organisasi.
Perbedaan antara wewenang dan tanggung jawab
adalah bahwa wewenang dapat didelegasikan, sedangkan
tanggung jawab tidak dapat didelegasikan. Penerima delegasi
bertanggung jawab hanya sebatas tugas yang didelegasikan
kepadanya, tanggung jawab akhir tetap berada pada pemberi
delegasi.
Mengapa pendelegasian itu penting, dan mengapa
wewenang harus didelegasikan?. Tugas seorang pemimpin
adalah memanfaatkan sumber daya manusia secara efektif
untuk mencapai tujuan organisasi, bukan mengerjakan semua
pekerjaan sendirian. Dengan demikian, pemimpin akan
mempunyai banyak waktu untuk mengerjakan tugas-tugas
manajemen yang sulit dan kompleks, sekaligus dapat
meningkatkan produktivitas karyawan serta mengembangkannya.
Makna/pentingnya delegasi karena:
1. keterbatasan yang dimiliki oleh seorang atasan, baik
keterbatasan waktu, pengetahuan, perhatian, dan lain-lain;
2. merupakan konsekuensi logis dari semakin besarnya
organisasi;
3. pemimpin hanya dapat bekerja bersama dan bekerja melalui
orang lain, sesuatu yang hanya dapat diwujudkan melalui
pendelegasian;
1.5. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat 7
4. pemimpin memercayakan tugas, wewenang, hak, tanggung
jawab, kewajiban, dan pertanggungjawaban, yang sekaligus
"menuntut" adanya hasil kerja yang pasti dari bawahan;
5. memungkinkan sub bagian atau bawahan mempelajari
sesuatu yang baru dan memperoleh kesempatan untuk
melakukan sesuatu yang baru tersebut (pengembangan
kapasitas bawahan).
Pentingnya pendelegasian wewenang juga untuk
mendorong setiap orang dan tim untuk menggunakan inisiatif
saat menjawab serta memecahkan masalah sesuai dengan
batas kewenangannya. Dengan demikian, pengambilan
keputusan dapat dilakukan lebih cepat.
Beberapa variabel yang harus diperhatikan dalam
pembagian wewenang dan tanggung jawab adalah sebagai
berikut:
1. Penetapan tanggung jawab dan pendelegasian otoritas
sejalan dengan tujuan dan sasaran, fungsi operasi,
peraturan, termasuk sistem informasi dan perubahan
(assignment and delegation).
2. Hubungan pengendalian dengan standar dan prosedur,
termasuk uraian pekerjaan pegawai (control-related
standards and procedures).
3. Jumlah personil yang memadai, terutama terkait dengan
fungsi proses data dan akuntansi, dengan tingkat kemampuan
yang sesuai dengan ukuran, sifat, dan kompleksitas dari
aktivitas dan sistem (quantity and quality of people).
1.5. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat 8
B. Tujuan dan Manfaat
Tujuan akhir dari penerapan sub unsur pendelegasian
wewenang dan tanggung jawab yang tepat dalam SPIP adalah
diterapkannya sistem pendelegasian wewenang dan tanggung
jawab kepada tiap tingkatan manajemen dan pegawai. Tujuan
tersebut dapat dicapai melalui sasaran-sasaran sebagai berikut:
1. Wewenang telah diberikan secara tepat sesuai dengan tingkat
tanggung jawabnya (dari pimpinan hingga pegawai), telah
dikomunikasikan, serta diterapkannya prosedur yang efektif
untuk memantau hasil kewenangan yang didelegasikan dan
tanggung jawabnya.
2. Pegawai yang diberi wewenang memahami bahwa wewenang
dan tanggung jawab yang diberikan terkait dengan pihak lain,
yang terindikasikan dengan uraian tugas secara jelas,
menunjukkan tingkat wewenang yang didelegasikan dan
tanggung jawabnya, serta uraian tugas dan evaluasi kinerja
merujuk pada pengendalian intern terkait tugas, tanggung
jawab, dan akuntabilitas.
3. Pegawai telah memahami bahwa pelaksanaan wewenang
dan tanggung jawabnya terkait dengan penerapan SPIP, yang
terindikasikan dengan pegawai telah diberdayakan untuk
mengatasi masalah atau melakukan perbaikan, serta terdapat
keseimbangan antara pendelegasian kewenangan yang
diterima dengan keterlibatan pimpinan yang lebih tinggi.
Manfaat yang dapat diperoleh organisasi dengan
menerapkan sub unsur pendelegasian wewenang dan tanggung
jawab yang tepat adalah:
1. agar pekerjaan keorganisasian dapat berjalan dengan baik;
2. memastikan tanggung jawab tugas setiap individu dalam
suatu organisasi berfungsi secara normal;
1.5. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat 9
3. penyelesaian pekerjaan akan dapat dilakukan lebih cepat, jika
pelimpahan wewenang berjalan efektif;
4. mendorong tercapainya keputusan yang lebih baik dalam
berbagai hal.
5. menghindarkan terjadinya konflik dalam organisasi;
6. terjadinya keseimbangan wewenang antar manajemen yang
setingkat dan distribusi wewenang antarmanajemen vertikal.
C. Peraturan Terkait
Hampir di setiap instansi pemerintah (kementerian/
lembaga dan pemerintah daerah) memiliki aturan yang terkait
dengan pendelegasian wewenang. Oleh karena itu, dalam
menerapkan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab
yang tepat harus memerhatikan peraturan-peraturan yang
berlaku dalam instansi pemerintah masing-masing. Akan tetapi,
setiap pendelegasian wewenang harus memerhatikan
pengendaliannya, ada keseimbangan antara wewenang yang
didelegasikan dengan pengendalian yang dilaksanakan (tidak
meminimalkan kontrol).
D. Parameter Penerapan
Parameter penerapan pendelegasian wewenang dan tanggung
jawab adalah sebagai berikut:
1. Wewenang diberikan kepada pegawai yang tepat sesuai
dengan tingkat tanggung jawabnya, dalam rangka pencapaian
tujuan instansi pemerintah;
2. pegawai yang diberi wewenang memahami bahwa wewenang
dan tanggung jawab yang diterimanya terkait dengan pihak
lain dalam instansi pemerintah yang bersangkutan;
1.5. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat 10
3. pegawai yang diberi wewenang memahami bahwa
pelaksanaan wewenang dan tanggung jawab terkait dengan
penerapan SPIP.
Parameter di atas adalah kriteria minimum yang
sebaiknya dipenuhi. Selanjutnya, parameter di atas
sesungguhnya merupakan kriteria tunggal yang seharusnya
dipenuhi. Penjabaran menjadi tiga kriteria di atas harus
dimaknai sebagai kriteria bertingkat yang dapat digambarkan
pada ilustrasi 1.
Ilustrasi 1
Ketiga parameter tersebut dapat diuraikan lebih lanjut ke dalam
indikator-indikator sebagai berikut:
1. Penerima wewenang adalah pegawai yang tepat sesuai
dengan tingkat tanggung jawabnya dalam rangka
pencapaian tujuan instansi
a. Adanya penetapan wewenang dan tanggung jawab yang
jelas;
b. Penetapan wewenang dan tanggung jawab
dikomunikasikan kepada semua pegawai;
Wewenang dan tanggung
jawab diberikan kepada
pegawai
sesuai dengan tingkat
tanggung jawab dalam
rangka pencapaian tujuan
instansi
memahami bahwa
wewenang dan tanggung
jawab yang diberikan
terkait dengan pihak lain
dalam instansi
pemerintahan yang
bersangkutan
memahami bahwa
pelaksanaan wewenang dan
tanggung jawab terkait
dengan penerapan SPIP
1.5. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat 11
c. Tanggung jawab pimpinan instansi sesuai dengan
kewenangannya dan bertanggung jawab atas keputusan
yang diambilnya; serta
d. Adanya prosedur yang efektif untuk memantau hasil
kewenangan dan tanggung jawab yang diberikan.
2. Keterkaitan dengan pihak lain dalam instansi
pemerintahan yang bersangkutan
a. Adanya uraian tugas yang jelas menunjukkan tingkat
kewenangan dan tanggung jawab yang didelegasikan
pada jabatan yang bersangkutan;
b. Uraian tugas dan evaluasi kinerja merujuk pada
pengendalian intern terkait tugas, tanggung jawab, dan
akuntabilitas.
3. Keterkaitan dengan SPIP
a. Pegawai diberdayakan untuk mengatasi masalah atau
melakukan perbaikan, sesuai dengan wewenang dan
tanggung jawabnya;
b. Terdapat keseimbangan antara pendelegasian
wewenang yang diterima dengan keterlibatan pimpinan
yang lebih tinggi.
Dalam penerapannya, indikator-indikator tersebut dapat
dilengkapi, sesuai dengan karakteristik masing-masing instansi,
baik fungsi, sifat, tujuan, maupun kompleksitasnya.
1.5. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat 12
1.5. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat 13
BAB III
LANGKAH - LANGKAH PENYELENGGARAAN
Penyelenggaraan SPIP pada suatu instansi pemerintah
ditempuh melalui tahapan sebagai berikut:
1. Tahap persiapan, merupakan tahap awal implementasi, yang
ditujukan untuk memberikan pemahaman yang lebih baik atau
kesadaran, serta pemetaan kebutuhan penerapan SPIP.
2. Tahap pelaksanaan, merupakan langkah tindak lanjut atas hasil
pemetaan, yang meliputi tahap pembangunan infrastruktur,
internalisasi, dan pengembangan berkelanjutan.
3. Tahap pelaporan, merupakan tahap pelaporan kegiatan
penyelenggaraan SPIP.
Dalam pelaksanaannya, tahapan berikut langkah-langkahnya
dapat dilakukan secara bersamaan dengan pelaksanaan
penyelenggaraan unsur/sub unsur lainnya.
Berikut ini merupakan langkah-langkah nyata yang perlu
dilaksanakan dalam rangka penyelenggaraan subunsur
pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang tepat di setiap
tahapan.
A. Tahap Persiapan
1. Penyiapan Peraturan, Rencana Kegiatan, dan SDM
Tahap ini dimaksudkan untuk menyiapkan peraturan
pelaksanaan penyelenggaraan SPIP di setiap kementerian
atau lembaga (K/L) dan pemerintah daerah (Pemda).
Berdasarkan peraturan pelaksanaan penyelenggaraan SPIP,
selanjutnya instansi pemerintah membuat rencana
penyelenggaraan, yang antara lain memuat:
1.5. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat 14
a. jadwal pelaksanaan kegiatan;
b. waktu yang dibutuhkan;
c. dana yang dibutuhkan;
d. pihak-pihak yang terlibat.
Berdasarkan peraturan tersebut, selanjutnya instansi
pemerintah membentuk Satuan Tugas Penyelenggaraan
SPIP (disingkat Satgas SPIP), yang diberi tugas untuk
mengawal pelaksanaan penyelenggaraan SPIP, termasuk
penerapan kebijakan, serta praktik pendelegasian wewenang
dan tanggung jawab yang tepat. Satgas SPIP harus dipilih di
antara pegawai yang kompeten dan memahami pengendalian
intern serta risiko kegiatan instansi. Untuk itu, anggota Satgas
SPIP terlebih dahulu diberi pelatihan tentang SPIP,
khususnya sub unsur terkait, agar dapat melaksanakan tugas
dengan baik.
2. Pemahaman (Knowing)
Pemahaman terhadap pendelegasian wewenang dan
tanggung jawab yang tepat dinyatakan dalam sikap pimpinan
akan perlunya membuat kebijakan yang jelas atas penetapan
wewenang dan tanggung jawab. Pada tahap ini dilakukan
langkah-langkah sebagai berikut:
a. Memberikan pemahaman dan penyamaan persepsi
terutama kepada pimpinan. Pada tahapan ini perlu
dibangun kesadaran pimpinan akan perlunya memiliki
kebijakan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab
yang tepat. Tahapan ini juga ditujukan untuk memberikan
pemahaman kepada seluruh pegawai mengenai perlunya
memiliki pemahaman atas wewenang dan tanggung jawab
yang dilimpahkan kepadanya.
1.5. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat 15
b. Memberikan pemahaman kepada seluruh pegawai bahwa
wewenang dan tanggung jawab yang diterimanya terkait
dengan pihak lain dalam instansi pemerintah yang
bersangkutan. Hal yang penting diperhatikan adalah uraian
tugas.
c. Memberikan pemahaman kepada seluruh pegawai bahwa
pelaksanaan wewenang yang dilaksanakannya terkait
dengan penerapan SPIP.
d. Memberikan pemahaman secara mendalam kepada
seluruh pegawai mengenai konsep pendelegasian
wewenang dan tanggung jawab yang tepat, serta
fungsinya sebagai salah satu sub unsur dalam unsur
lingkungan pengendalian, sesuai dengan Peraturan
Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008.
Pemberian pemahaman dapat dilakukan melalui berbagai
media, antara lain:
a. Sosialisasi, menggunakan media komunikasi yang
dilakukan dengan tatap muka, seperti ceramah, diskusi,
seminar, rapat kerja, dan diskusi kelompok secara
terfokus.
b. Website, memiliki cakupan yang lebih luas dengan tujuan
agar dapat dipahami lebih luas, baik oleh pimpinan
maupun setiap pegawai.
c. Multimedia, media ini bersifat lebih interaktif dan
bermanfaat untuk memperoleh sebaran yang lebih luas.
d. Majalah, merupakan media komunikasi dalam bentuk
cetakan yang diterbitkan secara reguler dan dapat
memberikan contoh-contoh yang konkret.
1.5. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat 16
e. Mikrofon, yang memperdengarkan kata-kata penting
melalui mikrofon, pengeras suara, atau saluran komunikasi
lain di kantor.
f. Akses ke jaringan, misalnya dengan menggunakan
password yang harus dijawab dengan benar oleh pegawai,
sebelum masuk ke dalam jaringan.
Pemilihan media tersebut harus disesuaikan dengan
kebutuhan, misalnya tidak semua wewenang dan tanggung
jawab yang didelegasikan perlu diketahui oleh pihak lain
secara luas. Jika informasi tersebut hanya untuk diketahui
oleh pihak internal, tidak perlu menggunakan website, tetapi
cukup menggunakan jaringan internal instansi.
3. Pemetaan (Mapping)
Setelah terbentuk pemahaman yang utuh, baik di level
pimpinan maupun setiap pegawai terhadap pendelegasian
wewenang dan tanggung jawab yang tepat, maka perlu
dilakukan pemetaan atas keberadaan kebijakan dan prosedur
sehubungan dengan pendelegasian wewenang dan tanggung
jawab yang tepat. Selain pemetaan atas keberadaan
kebijakan dan prosedur, pada tahap ini juga dilakukan
pemetaan atas penerapan dari kebijakan dan prosedur
tersebut. Melalui pemetaan ini akan diketahui kondisi yang
ada serta infrastruktur yang perlu dibangun atau diperbaiki
(area of improvement) guna membangun SPIP yang
memadai.
Pemetaan atas pendelegasian wewenang dan tanggung
jawab yang tepat dilakukan dengan cara:
1.5. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat 17
a. Melakukan inventarisasi kebijakan dan prosedur baku atas
pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang telah
ada dan dilaksanakan oleh instansi. Hal ini dapat dilakukan
dengan menggunakan beberapa cara, antara lain
menggunakan kuesioner, wawancara, dan diskusi
kelompok.
b. Melakukan inventarisasi terhadap kebijakan dan prosedur
baku sehubungan dengan pendelegasian wewenang dan
tanggung jawab yang seharusnya ada dan yang
dilaksanakan oleh instansi.
Hasil inventarisasi tersebut dapat dituangkan ke dalam
Ikhtisar Praktik Pendelegasian Wewenang dan Tanggung
Jawab yang dibuat secara sederhana.
c. Memetakan praktik pendelegasian wewenang dan
tanggung jawab, dengan maksud untuk menginventarisasi
tugas-tugas yang ada, dan untuk mengetahui sejauh mana
terdapat pendelegasian. Dari hasil pemetaan ini akan
diketahui hal-hal sebagai berikut:
1) setiap pendelegasian wewenang dan tanggung jawab
telah memiliki peraturan yang melandasinya;
2) Peraturan/kebijakan yang ada tersebut telah sesuai
dengan ketentuan di atasnya, yang mengatur
wewenang dan tanggung jawab yang didelegasikan;
3) Peraturan/kebijakan tersebut telah dijabarkan lebih
lanjut ke dalam Standard Operating Procedures (SOP)
atau pedoman untuk dapat melaksanakan peraturan
tersebut;
4) SOP atau pedoman dimaksud telah sesuai dengan
peraturan yang ada dan atau yang akan dibangun;
1.5. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat 18
5) SOP atau pedoman pelaksanaan kegiatan atau bagian
dari kegiatan tersebut telah dilaksanakan/diterapkan
dan didokumentasikan dengan baik..
d. Menganalis dan menilai beban kerja berdasarkan hasil
pemetaan yang telah dilaksanakan.
Setelah praktik pendelegasian wewenang dan tanggung
jawab terpetakan, kemudian dilakukan analisis beban kerja
untuk melihat beban kerja setiap pegawai, serta dapat
mengalokasikan wewenang dan tanggung jawab yang
telah diinventarisasi kepada setiap pegawai. Analisis
beban kerja dilakukan untuk:
1) mendefinisikan dan mengkaji ulang tugas-tugas
kelompok dan perseorangan;
2) menyusun tingkatan (skala) prioritas tugas-tugas;
3) mengidentifikasi kendala-kendala yang dihadapi;
4) menilai kelayakan setiap kegiatan.
B. Tahap Pelaksanaan
Tahap pelaksanaan terdiri dari tiga tahap kegiatan, yaitu:
membangun infrastruktur (kebijakan dan prosedur serta
pedoman) berdasarkan hasil pemetaan, kemudian
menginternalisasikan atau menerapkan kebijakan yang telah
dibangun ataupun disempurnakan tersebut. Setelah internalisasi
atau penerapan ini berjalan perlu dilakukan pemeliharaan dan
perbaikan terus menerus terhadap pendokumentasian yang baik
agar sesuai dengan tujuan pengendalian intern yang diinginkan.
1. Membangun Infrastruktur (Norming)
Berdasarkan hasil pemetaan, diketahui infrastruktur apa saja
yang perlu dibangun (area of improvement). Pembangunan
infrastruktur dilaksanakan melalui pembangunan kebijakan
dan prosedur, yang bertujuan untuk menciptakan dan
1.5. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat 19
memelihara lingkungan pengendalian yang dapat
menimbulkan perilaku positif dan kondusif untuk penerapan
sistem pengendalian intern. Perilaku positif dan kondusif yang
dimaksud dalam sub unsur ini adalah bahwa setiap pimpinan
telah melaksanakan pendelegasian wewenang dan tanggung
jawab secara tepat.
Kebijakan dan prosedur yang diperlukan berupa pedoman
penyusunan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab,
yang mengatur hal-hal sebagai berikut:
a. Tata cara penetapan wewenang dan tanggung jawab:
1) Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab
dilakukan secara tertulis.
2) Pendelegasian menyatakan kebijakan, pedoman-
pedoman/prosedur, larangan-larangan, dan batas-batas
dimana seseorang harus bekerja/melakukan
kewajibannya.
3) Batasan ruang lingkup, jumlah, dan kerangka waktu
pendelegasian wewenang.
4) Kejelasan faktor pendukung pelaksanaan tugas, yaitu
alokasi sumber daya manusia, keuangan, teknis, yang
dapat dipakai seseorang untuk menyelesaikan tugas
yang didelegasikan kepadanya ditetapkan dalam
dokumen pendelegasian wewenang dan tanggung jawab.
b. Persyaratan yang harus dipenuhi oleh pemberi dan
penerima pendelegasian tugas:
1) Para pimpinan dan penerima delegasi wewenang
adalah orang yang aktif berkecimpung dalam aktivitas
yang akan dilaksanakan dan memiliki cukup
pengetahuan mengenai kebijakan, aturan, hukum,
regulasi, dan prosedur terkait untuk mendorong
ketaatan.
1.5. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat 20
2) Keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab.
3) Batasan-batasan yang jelas bagi si penerima
wewenang, dimulai dari level ke-1 sampai dengan level
ke-4, yaitu:
a) Level ke-1, artinya cukup kewenangan untuk menilai
dan meneliti tugas/keputusan dan masukan-
masukan sebelum mengambil tindakan;
b) Level ke-2, artinya cukup kewenangan untuk
mengambil tindakan/keputusan diikuti dengan
menyampaikan laporan kemajuannya secara reguler;
c) Level ke-3, artinya cukup kewenangan untuk
mengambil tindakan/keputusan dengan hanya
menyampaikan laporan akhir;
d) Level ke-4, artinya cukup kewenangan untuk
mengambil tidakan/keputusan tanpa harus melapor.
c. Muatan yang perlu diungkapkan dalam dokumen
pendelegasian wewenang:
1) Uraian tugas secara jelas sesuai dengan tingkat
kewenangan dan tanggung jawab yang didelegasikan
pada jabatan yang bersangkutan;
2) Batasan tugas yang jelas, yang dapat membedakan
antara tugas-tugas yang didelegasikan dengan tugas-
tugas pihak lain dalam instansi yang bersangkutan;
3) Uraian tugas menyatakan dengan tegas apa yang harus
dicapai oleh setiap penerima delegasi;
4) Uraian tugas dan evaluasi kinerja merujuk pada
pengendalian intern terkait tugas, tanggung jawab, dan
akuntabilitas;
1.5. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat 21
5) Pembatasan terhadap kewenangan dan tanggung
jawab, sebagai bagian dari sistem pengendalian intern
harus diuraikan agar tidak dianggap sebagai sesuatu
yang menjadi masalah yang harus dipecahkan. Suatu
organisasi tidak dapat melakukan tindakan ekspansi
yang merusak tata pengendalian.
6) Prioritas-prioritas di dalam tugas-tugas tersebut,
berdasarkan:
a) Keseimbangan rencana jangka panjang, menengah,
dan pendek.
b) Keseimbangan antara rencana dan fakta kebutuhan
yang timbul.
2. Internalisasi (Forming)
Tahap internalisasi adalah suatu proses untuk mewujudkan
infrastruktur menjadi bagian dari kegiatan operasional sehari-
hari. Perwujudannya dapat tercermin dalam konteks seberapa
jauh proses internalisasi memengaruhi pimpinan instansi
pemerintah dalam mengambil keputusan, dan memengaruhi
perilaku para pegawai dalam melaksanakan kegiatan.
Kegiatan internalisasi dalam sub unsur ini bertujuan
membangun kesadaran pimpinan instansi pemerintah dalam
pengambilan keputusan untuk mendelegasikan wewenang
dan tanggung jawab secara tepat, dan para pegawai yang
menerima pendelegasian dapat melaksanakannya dengan
penuh tanggung jawab.
Langkah-langkah internalisasi untuk membangun kesadaran,
sebagai berikut:
1.5. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat 22
a. Pelatihan Pegawai
Pegawai diberdayakan dengan pelatihan-pelatihan yang
memadai untuk mengatasi masalah atau melakukan
perbaikan, sesuai dengan wewenang dan tanggung
jawabnya.
b. Komunikasi Wewenang dan Tanggung Jawab
Wewenang dan tanggung jawab yang telah ditetapkan
dijelaskan/dikomunikasikan kepada semua pegawai.
Kriteria yang dapat dipakai antara lain adalah sebagai
berikut:
1) Substansi yang perlu dikomunikasikan meliputi antara
lain:
a) Gambaran tugas/aktivitas yang didelegasikan dan
hasil yang diinginkan;
b) Standar kinerja dan jadwal waktu untuk disepakati
bersama;
c) Parameter dan sumber daya, termasuk anggaran;
d) Jumlah wewenang yang diberikan;
e) Umpan balik yang diharapkan;
f) Siapa yang bertanggung jawab dan apa yang
dipertanggungjawabkan;
2) Komunikasi menggunakan cara dan sarana yang efektif.
c. Pemberian umpan balik atas kendala-kendala yang
dihadapi
Pegawai harus memberikan umpan balik atas kendala-
kendala yang dihadapi. Untuk itu, setiap kendala yang
mungkin akan terjadi dalam lingkup wewenang dan
tanggung jawab penerima delegasi harus diidentifikasi agar
prestasinya dapat dinilai secara adil dan wajar.
1.5. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat 23
3. Pengembangan Berkelanjutan (Performing)
Pendelegasian tidak berarti bahwa pimpinan menugaskan
kepada bawahan, lalu melepaskan diri dari tanggung jawab.
Setelah atasan mempersiapkan wewenang dan tanggung
jawab yang akan didelegasikan secara hati-hati, kemudian
merancang secara tepat, dan mengomunikasikannya secara
jelas. Kewajiban selanjutnya adalah melakukan pemantauan
untuk memastikan bahwa tugas-tugas yang didelegasikan
telah dilaksanakan dan dapat diselesaikan sesuai dengan
yang diharapkan. Untuk itu, perlu adanya prosedur yang
efektif untuk memantau hasil kewenangan dan tanggung
jawab yang diberikan, dengan memerhatikan kriteria-kriteria
sebagai berikut:
a. Adanya kewajiban penerima delegasi untuk
membuat/memberikan laporan pada awal pendelegasian,
selama dalam pendelegasian, dan akhir pendelegasian
untuk diketahui serta dievaluasi oleh atasan pemberi tugas
(laporan berkala dan insidentil), baik tertulis maupun lisan;
b. Pemberi kewenangan secara berkala melakukan
pemantauan terhadap pelaksanaan pendelegasian
wewenang dan tanggung jawab;
c. Tersedianya peluang berdiskusi/berkomunikasi secara
terbuka dengan para bawahan untuk mendengar keluhan
mereka;
d. Adanya kegiatan untuk melihat hasil/penemuan langsung
di lapangan;
e. Adanya tolok ukur yang akan digunakan untuk menilai
hasil/prestasi akhir serta penilaian berdasarkan tolok ukur
tersebut.
1.5. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat 24
Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam pengembangan
berkelanjutan antara lain:
a. Setiap langkah-langkah persiapan dan pelaksanaan, serta
evaluasi perlu didokumentasikan agar mudah dilakukan
dalam penelusuran kembali.
b. Setiap langkah-langkah persiapan dan pelaksanaan perlu
dipantau atau memiliki mekanisme yang memiliki
pemantauan (built-in monitoring).
c. Dilakukan evaluasi/assessment terhadap efektivitas
penerapan SPI secara berkala.
d. Berdasarkan hasil monitoring dan evaluasi diperoleh area-
area yang perlu perbaikan sebagai umpan balik untuk
mengembangkan dan meningkatkan sistem secara lebih
lanjut.
C. Tahap Pelaporan
Setelah tahap pelaksanaan selesai, seluruh kegiatan
penyelenggaraan subunsur perlu didokumentasikan.
Pendokumentasian ini merupakan satu kesatuan (bagian yang
tidak terpisahkan) dari kegiatan pelaporan berkala dan tahunan
penyelenggaraan SPIP. Pendokumentasian dimaksud meliputi:
1. Pelaksanaan kegiatan, yang terdiri dari:
a. Kegiatan pemahaman, antara lain seperti kegiatan
sosialisasi (ceramah, diskusi, seminar, rapat kerja, dan
fokus grup) mengenai pengendalian pendelegasian
wewenang dan tanggung jawab yang tepat.
b. Kegiatan pemetaan keberadaan dan penerapan
infrastruktur, yang antara lain berisi: 1) pemetaan
penerapan pengendalian atas pendelegasian wewenang
dan tanggung jawab yang tepat, 2) masukan atas rencana
tindak yang tepat untuk menyempurnakan kebijakan dan
prosedur pengendalian yang sudah ada.
1.5. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat 25
c. Kegiatan pembangunan infrastruktur, yang antara lain
berisi: 1) kebijakan dan prosedur pendelegasian
wewenang dan tanggung jawab yang tepat, 2) pedoman
penyusunan dokumen pendelegasian wewenang dan
tanggung jawab, 3) persyaratan yang harus dipenuhi oleh
pemberi dan penerima pendelegasian tugas.
d. Kegiatan internalisasi, yang antara lain berisi: 1) kegiatan
sosialisasi kebijakan dan prosedur pendelegasian
wewenang dan tanggung jawab yang tepat, 2) kegiatan
yang memastikan bahwa pendelegasian wewenang dan
tanggung jawab telah dilaksanakan di seluruh kegiatan
instansi pemerintah.
e. Kegiatan pengembangan berkelanjutan, yang antara lain
berisi: 1) kegiatan pemantauan penerapan kebijakan dan
prosedur pendelegasian wewenang dan tanggung jawab,
2) masukan bagi pimpinan instansi pemerintah untuk
perbaikan sistem pendelegasian wewenang dan tanggung
jawab secara lebih baik.
2. Hambatan kegiatan
Apabila ditemukan hambatan-hambatan dalam pelaksanaan
kegiatan yang menyebabkan tidak tercapainya target/tujuan
kegiatan tersebut, agar dijelaskan penyebabnya.
3. Saran
Saran diberikan berkaitan dengan adanya hambatan
pelaksanaan kegiatan dan dicarikan alternatif solusi
pemecahannya, untuk tidak berulangnya kejadian serupa dan
guna peningkatan pencapaian tujuan. Saran yang diberikan
agar realistis dan benar-benar dapat dilaksanakan.
1.5. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat 26
4. Tindak lanjut atas saran periode sebelumnya
Bagian ini mengungkapkan tindak lanjut yang telah dilakukan
atas saran yang telah diberikan pada kegiatan periode
sebelumnya.
Dokumentasi ini merupakan bahan dukungan bagi penyusunan
laporan berkala dan tahunan (penjelasan penyusunan laporan
dapat dilihat pada Pedoman Teknis Umum Penyelenggaraan
SPIP). Kegiatan pendokumentasian menjadi tanggung jawab
pelaksana kegiatan, yang hasilnya disampaikan kepada pimpinan
instansi pemerintah sebagai bentuk akuntabilitas, melalui Satuan
Tugas Penyelenggaraan SPIP di instansi pemerintah yang
bersangkutan.
1.5. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat 27
BAB V
PENUTUP
Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab merupakan
bagian dari penyelenggaraan SPIP yang dibangun oleh manajemen
instansi pemerintah sebagai unsur lingkungan pengendalian.
Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang tepat sangat
penting bagi tercapainya tujuan organisasi SPIP secara
keseluruhan.
Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang tepat
diawali dengan pemahaman bersama melalui sosialisasi dengan
media yang ada, selanjutnya dilakukan pemetaan. Pembangunan
infrastruktur, pelaksanaan, dan penerapannya menjadi komitmen
bersama instansi pemerintah, dan dilaksanakan dengan konsisten.
Sementara pengembangan berkelanjutan merupakan langkah agar
secara kontinu penerapan pendelegasian wewenang dan tanggung
jawab yang tepat termonitor, sehingga terhadap setiap kelemahan
yang terjadi dapat dirumuskan rencana tindak yang tepat.
Hal-hal yang dicakup dalam pedoman teknis ini adalah
acuan mendasar yang berlaku secara umum bagi seluruh instansi
pemerintah yang minimal harus dipenuhi dalam penerapan
pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang tepat, serta
tidak mengatur secara spesifik bagi instansi tertentu. Instansi
pemerintah hendaknya dapat mengembangkan lebih jauh langkah-
langkah yang perlu diambil sesuai dengan kebutuhan organisasi,
dengan tetap mengacu dan tidak bertentangan dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku.
1.5. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat 28
Sesuai dengan perkembangan teori dan praktik-praktik
sistem pengendalian intern, pedoman ini perlu disesuaikan secara
terus menerus.