Perancangan Organisasi Szagibella Aprilia 13410056
13410042 13410101 1 PRAKTIKUM PERANCANGAN SISTEM TERINTEGRASI TI-3007 MODUL IV PERANCANGAN ORGANISASI
Kelompok 53
Nadya Maraya 13410042 Dhony Yudha 13410101
LABORATORIUM INOVASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM PERUSAHAAN PROGRAM STUDI TEKNIK INDUSTRI INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG 2014 Modul 4. Perancangan Organisasi Szagibella Aprilia 13410056 13410042 13410101 2 LEMBAR PENGESAHAN
Asisten Laboratorium Inovasi dan Pengembangan Sistem Perusahaan Institut Teknologi Bandung (LIPSP ITB) yang bertanda tangan di bawah ini mengesahkan Laporan Praktikum Perancangan Sistem Terintegrasi 3 Modul 4 Perancangan Organisasi Kelompok 53, yang beranggotakan: 1. Nadya Maraya (13410042) 2. Dhony Yudha (13410101)
Dan menyetujui untuk dikumpulkan pada: Hari : Jumat Tanggal : 28 Maret 2014 Pukul : 11.00 WIB
Bandung, 28 Maret 2014
Szagibella Aprilia
Modul 4. Perancangan Organisasi Szagibella Aprilia 13410056 13410042 13410101 3 LEMBAR ASISTENSI
Asistensi Modul ke : 4 Asistensi ke : 0 Tanggal : 21 Maret 2014 Kelompok 53 : 1. Nadya Maraya (13410042) 2. Dhony Yudha (13410101) Asisten : Szagibella Aprilia 13410056 Catatan : Semua dikumpulkan dalam bentuk excel Visi harus satu kalimat Misi harus memenuhi 9 komponen utama Value : nilai2 yang menjadi landasan perilaku, contoh : value > integritas, belief > kami percaya integritas adalah motor pembawa sukses Tujuan : lebih terukur dari misi (harus SMART-C) Cara bikin matriks IFE EFE: identifikasi peluang sama threat Matriks SWOT:(mengawinkan S-W-O-T), di setiap kotak min. 2 strategi Matriks IE: Bakal tau perusahaan masuk zona apa Penjelasan IDEF0, SO, Task Interdependency, ARC, jobdesc, RAM jobdesc, ram, idef0 (sama yg turunannya) >> bikinnya dua divisi Penjelasan format laporan
Asisten
Szagibella Aprilia Modul 4. Perancangan Organisasi Szagibella Aprilia 13410056 13410042 13410101 4 LEMBAR ASISTENSI
Asistensi Modul ke : 4 Asistensi ke : 1 Tanggal : 24 Maret 2014 Kelompok 53 : 3. Nadya Maraya (13410042) 4. Dhony Yudha (13410101) Asisten : Szagibella Aprilia 13410056 Catatan : Idef 0 level 1 dibuat Level 2 dibuat dari setiap activity box Buat struktur organisasi, ditulis di bawahnya penjelasannya ada jabatan apa aja Buat matriks RAM, yang responsible harus 1(pemasaran dan produksi) Buat Jobdesc, jobdesc ini untuk setiap jabatan (pemasaran dan produksi) Buat struktur organisasi
Asisten
Szagibella Aprilia Modul 4. Perancangan Organisasi Szagibella Aprilia 13410056 13410042 13410101 5 DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN .............................................................................................................................2 LEMBAR ASISTENSI ...................................................................................................................................3 LEMBAR ASISTENSI ...................................................................................................................................4 DAFTAR ISI ................................................................................................................................................5 BAB I PENDAHULUAN ...............................................................................................................................7 1.1. LATAR BELAKANG .....................................................................................................................7 1.2. TUJUAN.....................................................................................................................................7 1.3. FLOWCHART PRAKTIKUM.........................................................................................................8 BAB II PENGOLAHAN DATA ......................................................................................................................9 2.1. VISI DAN MISI PERUSAHAAN ....................................................................................................9 2.2. VALUE DAN BELIEF PERUSAHAAN ............................................................................................9 2.3. TUJUAN PERUSAHAAN .......................................................................................................... 10 2.4. STRATEGI BERSAING .............................................................................................................. 10 2.4.1 MATRIKS EXTERNAL FACTOR EVALUATION (EFE) .......................................................... 10 2.4.2 MATRIKS INTERNAL FACTOR EVALUATION (IFE) ........................................................... 12 2.4.3 MATRIKS STRENGTH-WEAKNESS-OPPORTUNITY-THREAT (SWOT) ............................... 13 2.4.4 MATRIKS INTERNAL-EXTERNAL (IE) ............................................................................... 14 2.5. IDENTIFIKASI PROSES BISNIS ................................................................................................. 14 ) ......................................................................................................................................................... 17 2.6. STRUKTUR ORGANISASI ........................................................................................................ 18 2.7. RESPONSIBILITY ASSIGNMENT MATRIX (RAM) ..................................................................... 19 2.8. JOB DESCRIPTION .................................................................................................................. 19 2.9. PERANCANGAN STRUKTUR ORGANISASI LANTAI PRODUKSI ................................................ 20 2.9.1 TASK INTERDEPENDENCY .............................................................................................. 20 2.9.2 ACTIVITY RELATIONSHIP CHART (ARC) .......................................................................... 21 BAB III ANALISIS ..................................................................................................................................... 22 3.1. ANALISIS KETERKAITAN ANTARA TAHAP PENGERJAAN PRAKTIKUM PERANCANGAN ORGANISASI PERUSAHAAN DAN LANTAI PABRIK ............................................................................. 22 3.2. ANALISIS PEMBOBOTAN FAKTOR INTERNAL DAN EKSTERNAL ............................................. 22 3.3. ANALISIS PEMILIHAN STRATEGI BERSAING BERKAITAN DENGAN HASIL MATRIKS IE DAN SWOT 23 3.4. ANALISIS PENENTUAN PARAMETER SANDI KUALITATIF DALAM ARC................................... 23 3.5. ANALISIS MATRIKS RAM DAN TASK INTERDEPENDENCY ...................................................... 24 3.6. ANALISIS KETERKAITAN ANTAR MODUL ............................................................................... 26 Modul 4. Perancangan Organisasi Szagibella Aprilia 13410056 13410042 13410101 6 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ......................................................................................................... 27 4.1. KESIMPULAN ......................................................................................................................... 27 4.2. SARAN .................................................................................................................................... 28
Modul 4. Perancangan Organisasi Szagibella Aprilia 13410056 13410042 13410101 7 BAB I PENDAHULUAN
1.1. LATAR BELAKANG D&D Consulting menerima pekerjaan untuk membuat perancangan struktur organisasi dari PT KKM Raya yang membuat produk kereta api mainan. Hal tersebut dibuktkan dengan luas dan jangkauan pasar yang dituju oleh perusahaan PT KKM RAYA yang telah mampu merambah pasar internasional untuk beberapa negara di ASEAN. PT KKM RAYA merupakan produsen kereta kayu mainan yang kompettf, hal ini ditunjukkan dengan predikatnya sebagai market leader pada pasar penjualan kereta kayu mainan di Indonesia dan masih berjuang untuk menjadi pemimpin di pasar ASEAN. Dalam keberjalanannya PT KKM RAYA memiliki dua lokasi pabrik utama di Indonesia dan juga telah memiliki beberapa kantor cabang di dalam negeri guna mempermudah melakukan proses aliran bisnis dan komunikasi dengan setap kliennya. PT KKM Raya dikenal dengan ketepatan waktunya dalam melayani permintaan konsumennya. Produk yang dihasilkan oleh PT KKM RAYA sesuai dengan kebutuhan konsumen terutama mengingat target pasar yang sangat beragam di pasar internasional dengan kualifkasi produk yang tnggi, hal tersebut dapat tercipta karena keandalan sistem produksi perusahaan yang baik. PT KKM Raya saat ini telah memiliki jumlah karyawan yang cukup tnggi yakni 1000 pegawai. Secara garis besar proses produksi perusahaan dilakukan dengan menggunakan sistem produksi massal (mass producton). Dalam melakukan proses produksi massal tersebut PT KKM RAYA juga telah melengkapi proses operasinya dengan mesin-mesin berteknologi canggih yang mampu menunjang keberjalanan bisnis perusahaan. Dalam hal pengadaan bahan baku perusahaan juga melibatkan beberapa supplier guna memasok ketersediaan bahan baku. Organisasi adalah suatu entitas sosial dan kumpulan individu, yang saling berinteraksi dalam suatu sistem, mempunyai tujuan, dan berhubungan dengan lingkungan eksternal (Daft, 2001). Perancangan organisasi adalah salah satu aspek krusial dalam membangun perusahaan. Struktur organisasi yang baik akan membantu keberjalanan perusahaan dengan memberikan batas yang jelas responsibility apa yang diemban masing-masing individu di perusahaan.
1.2. TUJUAN Memahami dan mampu membuat visi, misi , value dan belief perusahaan Memahami dan mampu membuat proses bisnis pada suatu perusahaan manufaktur Memahami dan mampu merancang struktur organisasi dalam mendukung tujuan perusahaan dan strategi bersaing perusahaan Memahami keterkaitan antara penentuan proses bisnis dan perancangan struktur organisasi perusahaan dalam proses pembuatan job description Memahami dan mampu membuat ARC (Activity Relationship Chart) untuk membantu penyusunan struktur unit organisasi
Modul 4. Perancangan Organisasi Szagibella Aprilia 13410056 13410042 13410101 8 1.3. FLOWCHART PRAKTIKUM
START Asistensi 0 Menentukan Visi, Misi, Value, Belief & Tujuan Skenario Praktikum Membuat Strategi Bersaing Membuat IDEF0 Context Diagram, level 0, level 1 dan level 2 Membuat Struktur Organisasi Membuat Matri ks RAM Membuat Job Description Visi & Misi, Value & Belief, Tujuan, Matriks IFE, Matriks EFE, Matriks SWOT, Matriks IE, IDEF0 Diagram, Struktur Organisasi, Matriks RAM, JobDesc, Task Interdependency, ARC, Struktur Organisasi Lantai Produksi Membuat Struktur Organisasi Lantai Produksi Pengerjaan Laporan START
Modul 4. Perancangan Organisasi Szagibella Aprilia 13410056 13410042 13410101 9 BAB II PENGOLAHAN DATA
2.1. VISI DAN MISI PERUSAHAAN PT KKM RAYA merupakan perusahaan manufaktur dengan produk berupa kereta kayu mainan yang telah memiliki skala besar dalam proses produksi dan penjualan produknya. PT KKM RAYA telah mampu merambah pasar internasional untuk beberapa negara di ASEAN. PT KKM RAYA juga telah mendapatkan predikat market leader pada pasar penjualan kereta kayu mainan di Indonesia dan masih berjuang untuk menjadi pemimpin di pasar ASEAN. Visi perusahaan: Menjadi produsen kereta kayu mainan nomor satu dunia dan selalu menjadi yang terdepan dalam inovasi, kualitas, pelayanan, dan kinerja. Misi perusahaan: 1. Menghasilkan produk kereta kayu mainan dan layanan konsumen yang bermutu tinggi. 2. Mempelopori sistem dan teknologi produksi yang inovatif, efisien, sustainable dan ramah lingkungan. 3. Menjalin kerjasama dan komunikasi yang baik antara perusahaan dengan distributor dan konsumen. 4. Membangun image perusahaan yang berdedikasi, berintegritas, dan peduli terhadap lingkungan dan masyarakat.
2.2. VALUE DAN BELIEF PERUSAHAAN Value adalah nilai-nilai yang menjadi landasan dalam perilaku dan motivasi karyawan serta mempengaruhi persepsi karyawan mengenai perusahaan. PT KKM RAYA memiliki beberapa value yakni: kompetitif, integritas, tepat waktu, dan konsistensi. Belief mengarah pada apa yang dirasa benar atau tidak benar oleh organisasi dan seluruh anggotanya. Belief juga dapat didefinisikan sebagai keyakinan dasar semua personel yang ada di perusahaan dalam mencapai visi perusahaan. Belief yang dimiliki PT KKM RAYA didasari oleh value di atas, yakni sebagai berikut: 1. Integritas menjamin setiap individual dalam perusahaan menjunjung tinggi kejujuran dan rasa percaya agar menghasilkan aliran informasi yang tejamin kebenarannya untuk kebaikan perusahaan. 2. Kompetitif mengharuskan perusahaan untuk selalu memperhitungkan peluang kompetisi dan memotivasi perusahaan agar dapat menghasilkan output yang lebih baik dari perusahaan saingannya, serta mendukung terjadinya kompetisi yang sehat. 3. Tepat waktu mengharuskan setiap individu mengeksekusi seluruh aktivitas dalam perusahaan dalam rentang waktu dan jadwal yang telah ditentukan sehingga menghasilkan kondisi yang efisien. Modul 4. Perancangan Organisasi Szagibella Aprilia 13410056 13410042 13410101 10 4. Konsistensi menjamin output perusahaan selalu memiliki spesifikasi dan kualitas yang sesuai dengan yang dibutuhkan konsumen, serta mempertahankan kondisi tersebut.
2.3. TUJUAN PERUSAHAAN Tujuan adalah dasar penyusunan dari struktur organisasi. Tujuan digambarkan sebagai keadaan yang ingin dicapai oleh organisasi yang lebih operasional dan terukur. Tujuan yang dimiliki PT KKM RAYA adalah sebagai berikut: 1. Menjadi market leader di pasar ASEAN sebagai perusahaan dengan data penjualan produk tertinggi dalam 2 tahun ke depan 2. Mencapai market share dalam negeri sebesar 50% pada akhir tahun 2014 3. Meningkatkan market share dalam dan luar negeri sebesar 10% dibandingkan tahun sebelumnya 4. Mencapai nilai persentase produk cacat hingga maksimal 0.01%
2.4. STRATEGI BERSAING Strategi adalah rencana tentang cara pelaksanaan bisnis suatu organisasi, cara bersaing dengan sukses (competitive advantage), dan cara suatu organisasi menarik dan memuaskan para pelanggannya. Tahap pertama dalam menentukan strategi bersaing perusahaan adalah dengan menganalisis kondisi eksternal perusahaan dan mendapatkan identifikasi dari peluang (opportunity) dan ancaman (threat) perusahaan. Setelah itu dilakukan tahap kedua dengan menganalisis kondisi internal perusahaan untuk mendapatkan kekuatan (strength) serta kelemahan (weakness) perusahaan. Dari keempat faktor tersebut kemudian dibangun strategi terbaik untuk perusahaan.
2.4.1 MATRIKS EXTERNAL FACTOR EVALUATION (EFE) Matriks EFE dibuat untuk mempermudah proses analisis kondisi lingkungan ekternal perusahaan dan bagaimana pengaruh serta respon perusahaan terhadap faktor lingkungan yang ditemukan. Matriks ini menggunakan bobot yang dialokasikan untuk tiap faktor peluang dan ancaman. Nilai bobot yang dipilih menunjukkan kemungkinan factor tersebut dalam memberikan dampak terhadap keberhasilan perusahaan dalam industri. Jumlah total seluruh bobot pada matriks harus bernilai 1. Selain bobot, pada matriks EFE juga digunakan rating yang mengindikasikan seberapa efektif strategi perusahaan saat ini dalam merespon faktor eksternal tersebut. Semakin besar rating maka respon perusahaan semakin baik. Nilai rating ditentukan berdasarkan perusahaan (company-based), sedangkan bobot ditentukan berdasarkan industri (industry-based) Tabel berikut adalah matriks EFE dari PT KKM RAYA: Modul 4. Perancangan Organisasi Szagibella Aprilia 13410056 13410042 13410101 11
Tabel 1 Matriks EFE
Tabel 2 Keterangan rating matriks EFE Salah satu contoh penentuan bobot, rating, dan perhitungan skor akhir dari masing-masing factor lingkungan akan dijelaskan menggunakan factor opportunity pertama: jangkauan pasar yang sudah internasional. Bobot yang ditentukan untuk factor tersebut adalah 0.15. Rating ditentukan sejumlah 3 dari 4 dengan arti respon perusahaan terhadap factor tersebut di atas rata-rata. Skor akhir merupakan perkalian dari bobot dan rating, yang akhirnya akan dijumlah untuk mendapatkan total skor berbobot (weighted score) dari matriks EFE.
Weight Rating Weighted Score 1 jangkauan pasar yang sudah i nternasi onal (daerah ASEAN) 0.15 3 0.45 2 memi l i ki pel anggan l oyal dengan ti ngkat pemesanan yang ti nggi dan vol ume yang besar 0.2 4 0.8 3 kemudahan mendapatkan cal on pekerja berkual i tas pada bi dangnya dengan adanya program uni versi ty partnershi p (dengan menetapkan standar peneri maan tertentu) 0.15 2 0.3 1 persai ngan yang ketat tak hanya dari perusahaan dal am negeri , tapi juga l uar negeri 0.18 4 0.72 2 pengembangan teknol ogi yang di l akukan kompeti tor di dal am dan l uar negeri 0.15 3 0.45 3 kompeti tor / wartawan yang berusaha mel i put kondi si i nternal perusahaan dengan tujuan membuat skandal dan merusak i mage perusahaan 0.17 2 0.34 Total 1 3.06 opportunity threat Key External Factors Keterangan Rating: 1 = respon buruk 2 = respon sedang 3 = respon di atas rata-rata 4 = respon sangat baik * respon berdasarkan situasi saat ini (skenario) Modul 4. Perancangan Organisasi Szagibella Aprilia 13410056 13410042 13410101 12 2.4.2 MATRIKS INTERNAL FACTOR EVALUATION (IFE) Matriks IFE dibuat juga untuk mempermudah proses analisis kondisi lingkungan internal perusahaan, berupa kekuatan (strength) dan kelemahan (weakness) yang dimiliki oleh perusahaan. Lingkungan internal yang dimaksud adalah semua elemen yang terdapat dalam organisasi. Elemen internal perusahaan terdiri dari pemasaran, keuangan, produksi/operasi, research and development (R&D), dan sistem manajemen operasi. Matriks IFE juga menggunakan system bobot dan rating yang mirip dengan matriks EFE. Perbedaannya adalah rating pada matriks IFE menunjukkan tingkatan factor internal yang dimiliki perusahaan, dalam bentuk semakin kecil rating maka factor tersebut adalah major weakness, dan semakin besar rating maka factor tersebut adalah major strength. Tabel berikut adalah matriks IFE dari PT KKM RAYA:
Tabel 3 Matriks IFE
Tabel 4 Keterangan rating matriks IFE Perhitungan total skor berbobot (weighted score) dari matriks IFE sama dengan matriks EFE.
Weight Rating Weighted Score 1 predi kat market l eader penjual an kereta mai nan di i ndonesi a 0.08 3 0.24 2 memi l i ki banyak kantor cabang di beberapa kota di i ndonesi a 0.07 4 0.28 3 memi l i ki kantor pusat di jakarta 0.09 4 0.36 4 l okasi pabri k di daerah suburban 0.07 3 0.21 5 sal ah satu l okasi pabri k dekat dengan kantor pusat 0.08 3 0.24 6 di kenal mel ayani demand dengan tepat waktu 0.07 4 0.28 7 memi l i ki si stem produksi yang bai k 0.08 4 0.32 8 memi l i ki di vi si pemasaran khusus, yai tu media corporate secretary 0.06 3 0.18 9 menggunakan mesi n berteknol ogi canggi h 0.08 4 0.32 10 memi l i ki juml ah karyawan yang ti nggi , yai tu 1000 pegawai . 0.05 3 0.15 11 perusahaan sel al u taat dal am pembayaran pajak dan penerapan standard gaji bagi tenaga kerjanya, bahkan di atas standard UMR 0.09 4 0.36 1 permasal ahan adanya prakti k keti dakjujuran berupa penggel apan dana perusahaan 0.1 1 0.1 2 proses pengel ol aan keuangan perusahaan yang kurang ketat 0.08 1 0.08 Total 1 3.12 strength weakness Key Internal Factors Keterangan Rating: 1 = major weakness 2 = minor weakness 3 = minor strength 4 = major strength Modul 4. Perancangan Organisasi Szagibella Aprilia 13410056 13410042 13410101 13 2.4.3 MATRIKS STRENGTH-WEAKNESS-OPPORTUNITY-THREAT (SWOT) Matriks SWOT merupakan tool yang penting bagi suatu manajer ataupun individu yang bertugas dalam penyusunan strategi untuk mengembangkan empat strategi berdasarkan kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman yang dimiliki perusahaan. Matriks SWOT PT KKM RAYA adalah sebagai berikut:
Tabel 5 Matriks SWOT
1 predi kat market l eader penjual an kereta mai nan di 1 permasal ahan adanya prakti k keti dakjujuran berupa 2 memi l i ki banyak kantor cabang 2 proses pengel ol aan keuangan 3 memi l i ki kantor pusat di jakarta 4 l okasi pabri k di daerah 5 sal ah satu l okasi pabri k dekat 6 di kenal mel ayani demand 7 memi l i ki si stem produksi yang 8 memi l i ki di vi si pemasaran 9 menggunakan mesi n 10 memi l i ki juml ah karyawan yang 11 perusahaan sel al u taat dal am pembayaran pajak dan 1 jangkauan pasar yang sudah i nternasi onal (daerah ASEAN) memaksi mal kan produksi sesuai dengan demand yang ada menetapkan peraturan yang jel as dan sangsi yang sesuai 2 memi l i ki pel anggan l oyal dengan ti ngkat pemesanan yang ti nggi menambah ti ngkat kepercayaan pel anggan dan juml ah mengganti pegawai berkasus dengan tenaga kerja baru yang 3 kemudahan mendapatkan cal on pekerja berkual i tas pada bi dangnya dengan adanya merancang produk dengan desai n yang dapat merepresentasi kan i ndonesi a memaksi mumkan program uni versi ty partnershi p dan outsourci ng sehi ngga kual i tas mel akukan kerjasama dengan pi hak touri sm dal am mempromosi kan Indonesi a di pasar i nternasi onal (mi sal memperketat sel eksi cal on pegawai baru dengan di utamakan pada i ntegri tas i ndi vi du (general , W1) 1 persai ngan yang ketat tak hanya dari perusahaan dal am negeri , tapi juga l uar negeri memanfaatkan potensi produksi perusahaan untuk memenangkan persai ngan yang menerapkan si stem i nformasi yang efekti f sehi ngga ti dak terjadi keambi guan dan cel ah 2 pengembangan teknol ogi yang di l akukan kompeti tor di dal am sel al u mel akukan i novasi produk agar dapat menjadi 3 kompeti tor / wartawan yang berusaha mel i put kondi si i nternal perusahaan dengan Memperbesar jangkauan produksi agar semaki n banyak pel anggan yang dapat Mel akukan pemasaran l ebi h akti f mel al ui media corporate secretary agar terci pta brand menerapkan si stem keamanan yang ketat dan penggunaan ID Card untuk ti ap i ndi vi du pada menanamkan budaya kejujuran pada ti ap i ndi vi du, dapat di mul ai dengan komuni kasi vi sual (poster) dan semi nar moti vator mengenai threat strength weakness opportunity Modul 4. Perancangan Organisasi Szagibella Aprilia 13410056 13410042 13410101 14 2.4.4 MATRIKS INTERNAL-EXTERNAL (IE) Matriks IE dibuat sebagai bentuk portofolio bisnis perusahaan dengan memperlihatkan posisi perusahaan saat ini berdasarkan pada dua dimensi, yaitu nilai total weighted score dari matriks EFE (sumbu y) dan IFE (sumbu x). Berikut adalah matriks IE PT KKM RAYA:
Tabel 6 Matriks IE Dengan nilai total untuk matriks IFE dan EFE seperti yang dicantumkan di atas, maka PT KKM RAYA termasuk ke dalam kategori I pada matriks IE.
2.5. IDENTIFIKASI PROSES BISNIS TITLE: NODE: NO.: A-0 Mengelola PT KKMRaya 0 A-0 Mengelola PT KKM Raya Profit Modal Visi Misi Value Belief Tujuan Regulasi Pemerintah Sumber Daya Manusia Teknologi
Gambar 1 Diagram Konteks IFE TOTAL WEIGHTED SCORE Strong Average Weak Hi gh I II III Medi um IV V VI Low VII VIII IX Total score IFE: 3.12 Total Score EFE: 3.06 EFE TOTAL WEIGHTED SCORE Modul 4. Perancangan Organisasi Szagibella Aprilia 13410056 13410042 13410101 15 TITLE: NODE: NO.: A-0 Mengelola PT KKMRaya 0 A-0 Mengelola PT KKM Raya Profit Modal Visi Misi Value Belief Tujuan Regulasi Pemerintah Sumber Daya Manusia Teknologi
Gambar 2 IDEF0 level 0
Gambar 3 IDEF0 level 1 untuk divisi penelitian dan pengembangan TITLE: NODE: NO.: A1 Mengelola Penelitian dan Pengembangan 1 A11 Melakukan Riset 3 A13 Melakukan Pengembangan Produk 2 A12 Menganalisis Data Stati stika Kebutuhan Perusahaan Data Statistik Kuesioner Keinginan Konsumen Sample Uji Statistik Tujuan Analisis Kondisi Lingkungan Desain Produk Spesifikasi Produk Hasil Riset Pasar Analisis Kondisi Perusahaan Perbaikan Pengujian Teknologi yang tersedia Anggaran Karyawan Arahan Pengembangan Modul 4. Perancangan Organisasi Szagibella Aprilia 13410056 13410042 13410101 16
Gambar 4 IDEF0 level 2 divisi penelitian dan pengembangan untuk aktivitas 1
Gambar 5 IDEF0 level 2 divisi penelitian dan pengembangan untuk aktivitas 2 1 A111 Merancang riset sesuai kebutuhan perusahaan dan konsumen 2 A112 Melakukan riset yang dibutuhkan 3 A113 Mengumpulkan dan mengarsipkan data statistika Kebutuhan Perusahaan Rancangan Riset yang Dibutuhkan Hasil Riset Data statistika Karyawan Kuesioner TITLE: NODE: NO.: A11 Melakukan Riset 1 A121 Mengolah data statistika yang didapat 2 A122 Mengekstraksi informasi yang dapat diperoleh dari riset 3 A123 Menganalisis dan menyimpulkan hasil riset 4 A124 Dokumentasi dan arsip Data Statistika Analisis Kondisi Lingkungan Analisis Kondisi Perusahaan Pengolahan Data Informasi dari hasil riset Kesimpulan hasil riset Hasil Riset Pasar Karyawan Uji Statistik TITLE: NODE: NO.: A12 Menganalisis Data Statistika Modul 4. Perancangan Organisasi Szagibella Aprilia 13410056 13410042 13410101 17
Gambar 6 IDEF0 level 2 divisi penelitian dan pengembangan untuk aktivitas 3
) 1 A131 Membuat rancangan berdasarkan hasil riset 2 A132 Melakukan pengujian hasil rancangan produk 3 A133 Memperbaiki rancangan produk yang telah diuji Hasil Riset Pasar Hasil evaluasi produk Rancangan produk Desain Produk Analisis Kondisi Lingkungan Analisis Kondisi Perusahaan Perbaikan Pengujian 4 A134 Menyetujui hasil rancangan Spesifikasi Produk Karyawan TITLE: NODE: NO.: A13 Melakukan Pengembangan Produk Modul 4. Perancangan Organisasi Szagibella Aprilia 13410056 13410042 13410101 18 2.6. STRUKTUR ORGANISASI Setelah memperoleh susunan proses bisnis secara mendetail dengan memodelkan proses tersebut ke dalam bentuk diagram IDEF 0 seperti yang sudah dijabarkan pada sub bab sebelumnya, struktur organisasi perusahaan bisa disusun dengan mengacu pada hasil breakdown proses bisnis yang telah diperoleh tersebut. Gambar di bawah berikut merupakan struktur organisasi yang dibentuk berdasarkan hasil breakdown proses bisnis dengan menggunakan IDEF 0 pada sub bab sebelumnya.
Manajer Gudang Barang Jadi dan Pengiriman
Direktur Utama PT. KKMRaya
Direktur Produksi
Direktur Pemasaran
Direktur Keuangan
Direktur Logistik
Direktur Sumber Daya Manusia
Direktur Penelitian dan Pengembangan
Manajer Keuangan
Staff
Manajer Pemasaran
Staff
Manajer Produksi
Staff
Manajer SDM
Auditor
Staff
Supervisor Lantai Produksi
Supervisor Pemasaran
Manajer Pengadaan
Manajer Riset
Staff
Manajer Pengendalian Kualitas
Staff
Manajer Gudang Bahan Baku
Manajer Pengembangan Produk
Supervisor Perencanaan Produksi
Operator Material Handling
Operator Mesin
Operator Maintenance Mesin
Staff
Supervisor SDM
Supervisor Pembelian
Supervisor Perencanaan
Supervisor Penerimaan
Supervisor Gudang Bahan Baku Umum
Supervisor Gudang Bahan Baku Penunjang
Supervisor Gudang Barang Jadi (Warehouse)
Supervisor Pengiriman
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Supervisor Penjualan
Salesman
Gambar 7 Struktur Organisasi Perusahaan
Modul 4. Perancangan Organisasi Szagibella Aprilia 13410056 13410042 13410101 19 2.7. RESPONSIBILITY ASSIGNMENT MATRIX (RAM) Responsibility Assignment Matrix memetakan hubungan antara tugas dengan jabatan-jabatan yang terdapat dalam suatu organisasi. RAM merupakan sebuah matriks yang mengilustrasikan hubungan antara tugas dengan jabatan-jabatan yang terdapat pada suatu organisasi. RAM dapat dibuat untuk berbagai level dalam organisasi. Matriks ini berguna untuk mengklasifikasikan dan mendefinisikan tugas-tugas dalam organisasi dengan menguraikan dari yang umum seperti proses bisnis hingga yang spesifik seperti job description. Untuk setiap proses bisnis, terdapat kode huruf yang dialokasikan kepada jabatan-jabatan pada divisi yang terkait dengan proses tersebut. Kode huruf tersebut adalah: Responsibility (R), : jabatan yang bertanggung jawab terhadap setiap tugas pada RAM. Setiap tugas hanya memiliki satu responsibility. Approve (A), : jabatan yang menyetujui tugas yang akan dijalankan. Operate (O), : jabatan yang menjalankan tugas tersebut Support (S), : jabatan yang mendukung tugas tersebut Informed (I), : jabatan yang terkait mengenai tugas yang akan dijalankan. Berikut adalah matriks RAM untuk divisi penelitian dan pengembangan PT KKM RAYA:
Tabel 7 RAM untuk proses bisnis divisi penelitian dan pengembangan 2.8. JOB DESCRIPTION Job description merupakan catatan sistematis tentang tugas dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta-fakta yang ada meliputi apa yang sesungguhnya dilakukan pemegang jabatan, bagaimana dia melakukannya, dan dalam kondisi apakah pekerjaan itu dilaksanakan. Penyusunan uraian jabatan ini bertujuan untuk menghindari terjadinya perbedaan pengertian, untuk menghindari redundansi dalam pembagian pekerjaan, serta untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab dan wewenang masing-masing jabatan.
Manajer Riset Manajer Pengembangan Produk Staff 1 Mel akukan ri set I A RA 1.1 Merancang ri set sesuai kebutuhan perusahaan dan konsumen RA O 1.2 Mel akukan ri set yang di butuhkan R O 1.3 Mengumpul kan dan mengarsi pkan data stati sti ka R O 2 Menganal i si s Data Stati sti ka RA 2.1 Mengol ah data stati sti ka yang di dapat R O 2.2 Mengekstraksi i nformasi yang dapat di perol eh dari ri set R O 2.3 Menganal i si s dan menyi mpul kan hasi l ri set I RA I O 2.4 Dokumentasi dan arsi p R O 3 Mel akukan Pengembangan Produk RA 3.1 Membuat rancangan berdasarkan hasi l ri set RA O 3.2 Mel akukan penguji an hasi l rancangan produk R O 3.3 Memperbai ki rancangan produk yang tel ah di uji R O 3.4 Menyetujui hasi l rancangan I A RA No Organisasi / Proses Bisnis Board of Director General Manager Divisi Penelitian dan Pengembangan Modul 4. Perancangan Organisasi Szagibella Aprilia 13410056 13410042 13410101 20 2.9. PERANCANGAN STRUKTUR ORGANISASI LANTAI PRODUKSI 2.9.1 TASK INTERDEPENDENCY
No Kegiatan Saling Ketergantu ngan Untuk Memproses Part Jenis Saling Ketergantungan Tingkat Koordinasi 1 Bench I Rack Box Car Berurutan Sedang 2 Bench I Rack Caboose Berurutan Sedang 3 Bench I Rack Engine Berurutan Sedang 4 Bench II Bench III Assembly Kereta Mengumpul Rendah 5 Bench II Bench III Kereta EBCC Mengumpul Rendah 6 Circ. Saw Bench I Caboose Mengumpul Rendah 7 Circ. Saw Bench I Engine Mengumpul Rendah 8 Circ. Saw Disc. Sand Body Box Car Berurutan Sedang 9 Circ. Saw Disc. Sand Boiler Berurutan Sedang 10 Circ. Saw Disc. Sand Chassis Caboose Berurutan Sedang 11 Circ. Saw Disc. Sand Chassis Engine Berurutan Sedang 12 Circ. Saw Disc. Sand Roof Box Car Berurutan Sedang 13 Circ. Saw Disc. Sand Roof Cab Berurutan Sedang 14 Circ. Saw Disc. Sand Roof Caboose Berurutan Sedang 15 Circ. Saw Disc. Sand Stack Berurutan Sedang 16 Circ. Saw Drill Press Side Cab Berurutan Sedang 17 Circ. Saw Drill Press Side Caboose Berurutan Sedang 18 Disc. Sand Bench I Assembly Boiler-Stack Mengumpul Rendah 19 Disc. Sand Bench I Box Car Berurutan Sedang 20 Disc. Sand Bench I Caboose Mengumpul Rendah 21 Disc. Sand Bench I Engine Mengumpul Rendah 22 Disc. Sand Drill Press Body Box Car Berurutan Sedang 23 Disc. Sand Drill Press Boiler Berurutan Sedang 24 Disc. Sand Drill Press Chassis Caboose Berurutan Sedang 25 Disc. Sand Drill Press Chassis Engine Berurutan Sedang 26 Disc. Sand Spray Booth Box Car Berurutan Sedang 27 Disc. Sand Spray Booth Caboose Berurutan Sedang 28 Disc. Sand Spray Booth Engine Berurutan Sedang 29 Drill Press Bench I Assembly Boiler-Stack Mengumpul Rendah 30 Drill Press Bench I Assembly Chassis Engine-Boiler Mengumpul Rendah 31 Drill Press Bench I Box Car Mengumpul Rendah 32 Drill Press Bench I Caboose Mengumpul Rendah 33 Drill Press Bench I Engine Mengumpul Rendah 34 Drill Press Jointer Side Cab Bolak-balik Tinggi 35 Drill Press Jointer Side Caboose Berurutan Sedang 36 Jointer Circ. Saw Back Tender Berurutan Sedang 37 Jointer Circ. Saw Body Box Car Berurutan Sedang 38 Jointer Circ. Saw Boiler Berurutan Sedang 39 Jointer Circ. Saw End Caboose Bolak-balik Tinggi 40 Jointer Circ. Saw Front Cab Berurutan Sedang 41 Jointer Circ. Saw Side Cab Berurutan Sedang 42 Jointer Circ. Saw Side Caboose Berurutan Sedang 43 Jointer Circ. Saw Side Tender Bolak-balik Tinggi 44 Oven Bench II Box Car Berurutan Sedang 45 Oven Bench II Caboose Berurutan Sedang 46 Oven Bench II Engine Berurutan Sedang 47 Rack Disc. Sand Box Car Berurutan Sedang 48 Rack Disc. Sand Caboose Berurutan Sedang 49 Rack Disc. Sand Engine Berurutan Sedang 50 Spray Booth Oven Box Car Bolak-balik Tinggi 51 Spray Booth Oven Caboose Bolak-balik Tinggi 52 Spray Booth Oven Engine Bolak-balik Tinggi Modul 4. Perancangan Organisasi Szagibella Aprilia 13410056 13410042 13410101 21 2.9.2 ACTIVITY RELATIONSHIP CHART (ARC)
Modul 4. Perancangan Organisasi Szagibella Aprilia 13410056 13410042 13410101 22 BAB III ANALISIS
3.1. ANALISIS KETERKAITAN ANTARA TAHAP PENGERJAAN PRAKTIKUM PERANCANGAN ORGANISASI PERUSAHAAN DAN LANTAI PABRIK Dalam merancang struktur organisasi, diperlukan beberapa tahap. Yang pertama adalah menentukan visi dan misi perusahaan untuk menentukan ke arah perusahaan ingin dibawa. Lalu setelah itu dari visi misi yang dimiliki ditentukan value dan belief apa yang akan dibawa perusahaan untuk keberjalanannya. Setelah itu ditentukan tujuan dari perusahaan berupa langkah-langkah operasional untuk mencapai misi. Setelah itu dibuat matriks IFE, EFE, dan IE untuk menentukan strategi bersaing menggunakan matriks SWOT didasari oleh kondisi internal dan eksternal perusahaan. Dari sana dapat dibuat identifikasi proses bisnis (IDEF0) untuk aktivitas apa saja yang diperlukan perusahaan sampai ke level 2. Dari sana dapat dibuat struktur organisasi dengan menentukan bagian apa saja yang dibutuhkan untuk melakukan kegiatan yang diperlukan.
Sedangkan dalam perancangan organisasi lantai pabrik diperlukan tabel Task Interdependency yang digunakan untuk membuat ARC. Dari ARC dapat dilihat mesin-mesin apa saja yang perlu disatukan dalam satu unit sehingga proses produksi dapat berjalan efektif. Pengelompokan tersebut disusun dalam Struktur Organisasi Lantai Produksi. Dari Struktur Organisasi dan Struktur Organisasi Lantai Produksi yang telah dibuat kemudian dapat dibuat matriks RAM, yang menentukan bagaimana hubungan antara tugas-tugas dan jabatan yang telah dibuat. Dari sana dibuat Job Description yang menjelaskan deskripsi masing-masing jabatan dan tugas yang diemban.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa Perancangan Organisasi Perusahaan dan Perancangan Organisasi Lantai Pabrik saling berkaitan karena responsibility dari kegiatan di lantai produksi bisa diemban oleh jabatan di struktur organisasi perusahaan, begitupun sebaliknya.
3.2. ANALISIS PEMBOBOTAN FAKTOR INTERNAL DAN EKSTERNAL Pembobotan yang dilakukan pada factor kondisi lingkungan internal dan eksternal dilakukan berdasar kondisi perusahaan pada saat analisis dilakukan. Untuk PT KKM RAYA, hubungan antara perusahaan dengan factor lingkungan dapat dilihat pada scenario yang telah diberikan. Pembobotan pada matriks IFE dan EFE dilakukan untuk mengkuantifikasi hubungan antara factor lingkungan dengan perusahaan serta kemudahan penyajian data melalui tabel dan diagram. Penentuan nilai bobot sebaiknya dilakukan berdasarkan data hasil riset sehingga bobot dapat merepresentasikan hubungan perusahaan dengan lingkungan secara akurat.
Modul 4. Perancangan Organisasi Szagibella Aprilia 13410056 13410042 13410101 23 3.3. ANALISIS PEMILIHAN STRATEGI BERSAING BERKAITAN DENGAN HASIL MATRIKS IE DAN SWOT Menurut nilai yang didapat dari matriks EFE dan IFE, PT KKM RAYA memiliki skor berbobot akhir yang bernilai lebih dari 3 untuk kedua matriks. Hal ini menjadikan posisi perusahaan pada region I di matriks IE. Hal ini menjadikan PT KKM RAYA cocok untuk menjalankan strategi grow and build. 3.4. ANALISIS PENENTUAN PARAMETER SANDI KUALITATIF DALAM ARC Berikut adalah sandi-sandi kualitatif yang terdapat dalam ARC:
Tabel 8 Sandi Kualitatif ARC Kode Keterangan A Absolutely necessary E Especially important I Important O Ordinary U Unimportant X Undesirable
Dalam menentuan sandi-sandi kualitatif untuk pembuatan ARC, digunakan table konversi untuk menghitung data dari task interdependency untuk dijadikan ke dalam table ARC. Dalam task interdependency, terdiri dari tingkat koordinasi rendah, sedang dan tinggi. Dalam konversinya, tingkat koordinasi rendah diberi nilai 1, tingkat koordinasi sedang diberi nilai 3, dan tingkat koordinasi tinggi diberi nilai 3. Untuk lebih lengkapnya dapat dilihat di tabel di bawah :
Tabel 2 Tabel Konversi Nilai Task Interdependency Kegiatan Saling Ketergantungan Jumlah Hubungan Nilai Total Rendah Sedang Tinggi Bench I Rack 3 0 9 0 9 Bench II Bench III 2 2 0 0 2 Circ. Saw Bench I 2 2 0 0 2 Circ. Saw Disc. Sand 8 0 24 0 24 Circ. Saw Drill Press 2 0 6 0 6 Disc. Sand Bench I 3 1 3 3 0 6 Disc. Sand Drill Press 4 0 12 0 12 Disc. Sand Spray Booth 3 0 9 0 9 Drill Press Bench I 5 5 0 0 5 Drill Press Jointer 1 1 0 3 5 8 Jointer Circ. Saw 6 2 0 18 10 28 Oven Bench II 3 0 9 0 9 Rack Disc. Sand 3 0 9 0 9 Modul 4. Perancangan Organisasi Szagibella Aprilia 13410056 13410042 13410101 24 Spray Booth Oven 3 0 0 15 15
Untuk total nilai 0 maka dikategorikan tidak unimportant (tidak berwarna di ARC), nilai 1-8 dikategorikan Ordinary (berwarna biru), nilai 9-16 dikategorikan Important (berwarna hijau), nilai 17- 24 dikategorikan Especially Important (berwarna orange/kuning), dan nilai 25-32 dikategorikan Absolutely Necessary (berwarna merah). Sedangkan dalam pemilihan alasan sandi kualitatif dipilih alasan berikut: Tabel 3 Tabel Kode Alasan Kode Alasan Alasan 1 Tidak berhubungan sama sekali 2 Tingkat koordinasi tinggi dan hubungan bolak-balik 3 Tingkat koordinasi sedang dan hubungan berurutan 4 Tingkat koordinasi rendah dan hubungan mengumpul 5 Sangat sukar dalam pengawasan 6 Cukup sukar dalam pengawasan 7 Mudah dalam pengawasan 8 Hubungan kedua kegiatan tidak diinginkan terjadi dalam proses produksi
ARC yang telah diberikan kode warna akan diberikan parameter alasan sandi kualitatif dengan berdasarkan analisis tingkat keterkaitan yang telah dibuat.
3.5. ANALISIS MATRIKS RAM DAN TASK INTERDEPENDENCY Dalam menentukan task interdependency ada 3 jenis saling ketergantungan, yaitu mengumpul, berurutan dan bolak-balik. Jenis saling ketergantungan mengumpul memiliki tingkat koordinasi rendah, jenis berurutan memiliki tingkat koordinasi sedang dan jenis bolak balik memiliki tingkat koordinasi rendah. Dalam menentukan jenis ketergantungan dapat dilihat dari OPC bagaimana proses berlangsung dari mesin ke mesin. Berikut contoh masing-masing jenis ketergantungan beserta gambarnya : Modul 4. Perancangan Organisasi Szagibella Aprilia 13410056 13410042 13410101 25
Gambar di atas menunjukkan jenis ketergantungan mengumpul karena adanya proses assembly dari 100-10 di Bench I ke 110-60 di Drill Press.
Gambar di atas menunjukkan jenis ketergantungan berurutan dari Jointer-Circ. Saw Disc Sand, karena proses berjalan sekuensial tanpa ada assembly atau pengulangan. Modul 4. Perancangan Organisasi Szagibella Aprilia 13410056 13410042 13410101 26
Gambar di atas menunjukkan jenis ketergantungan bolak balik karena terjadi pengulangan proses sebanyak 2 kali sehingga total menjadi tiga kali. Sehingga dengan melihat dari OPC dapat dibuat tabel Task Interdependency dengan mengidentifikasi semua jenis ketergantungan dari masing-masing proses dan mesin.
3.6. ANALISIS KETERKAITAN ANTAR MODUL Input modul ini merupakan Operation Process Chart dari demand kereta paling banyak yang didapatkan dari modul 3. Input tersebut diolah menjadi output berupa visi, misi, tujuan, value dan belief perusahaan, serta analisa strategi IE, SWOT, proses bisnis berupa IDEF 0, hingga struktur organisasi perusahaan maupun lantai produksi. Output visi, misi, tujuan, value, dan belief perusahaan nantinya akan menjadi acuan arah perusahaan ke depannya. Begitu juga dengan strategi-strategi yang dibuat, strategi ini dibuat untuk mencapai tujuan dan visi perusahaan. Struktur organisasi perusahaan digunakan salah satunya untuk mengelompokkan dan mengkoordinasikan pekerjaan. Output modul ini yang berupa IDEF 0 nantinya akan digunakan sebagai input pada modul selanjutnya, yaitu Pemodelan Proses Bisnis. IDEF 0 akan menjadi acuan dalam pembuatan decomposition diagram, context diagram, dan data flow diagram.
Modul 4. Perancangan Organisasi Szagibella Aprilia 13410056 13410042 13410101 27 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
4.1. KESIMPULAN PT KKM RAYA merupakan perusahaan manufaktur dengan produk berupa kereta kayu mainan yang telah memiliki skala besar dalam proses produksi dan penjualan produknya. Visi perusahaan: Menjadi produsen kereta kayu mainan nomor satu dunia dan selalu menjadi yang terdepan dalam inovasi, kualitas, pelayanan, dan kinerja. Misi perusahaan: 1. Menghasilkan produk kereta kayu mainan dan layanan konsumen yang bermutu tinggi. 2. Mempelopori sistem dan teknologi produksi yang inovatif, efisien, sustainable dan ramah lingkungan. 3. Menjalin kerjasama dan komunikasi yang baik antara perusahaan dengan distributor dan konsumen. 4. Membangun image perusahaan yang berdedikasi, berintegritas, dan peduli terhadap lingkungan dan masyarakat. Value perusahaan: kompetitif, integritas, tepat waktu, dan konsistensi. Belief yang dimiliki PT KKM RAYA didasari oleh value di atas, yakni sebagai berikut: 1. Integritas menjamin setiap individual dalam perusahaan menjunjung tinggi kejujuran dan rasa percaya agar menghasilkan aliran informasi yang tejamin kebenarannya untuk kebaikan perusahaan. 2. Kompetitif mengharuskan perusahaan untuk selalu memperhitungkan peluang kompetisi dan memotivasi perusahaan agar dapat menghasilkan output yang lebih baik dari perusahaan saingannya, serta mendukung terjadinya kompetisi yang sehat. 3. Tepat waktu mengharuskan setiap individu mengeksekusi seluruh aktivitas dalam perusahaan dalam rentang waktu dan jadwal yang telah ditentukan sehingga menghasilkan kondisi yang efisien. 4. Konsistensi menjamin output perusahaan selalu memiliki spesifikasi dan kualitas yang sesuai dengan yang dibutuhkan konsumen, serta mempertahankan kondisi tersebut. Tujuan yang dimiliki PT KKM RAYA adalah sebagai berikut: 1. Menjadi market leader di pasar ASEAN sebagai perusahaan dengan data penjualan produk tertinggi dalam 2 tahun ke depan 2. Mencapai market share dalam negeri sebesar 50% pada akhir tahun 2014 3. Meningkatkan market share dalam dan luar negeri sebesar 10% dibandingkan tahun sebelumnya 4. Mencapai nilai persentase produk cacat hingga maksimal 0.01%
Modul 4. Perancangan Organisasi Szagibella Aprilia 13410056 13410042 13410101 28 4.2. SARAN a. Saran untuk Praktikum Bobot modul ini cukup banyak untuk dikerjakan 2 orang sehingga lebih baik apabila modul ini dikerjakan seperti kelompok PPST awal yaitu berjumlah 5 orang. Diharapkan untuk selanjutnya diberikan teori yang lebih jelas sehingga praktikan tidak banyak membuat asumsi. Dikarenakan bobot modul yang cukup berat maka akan lebih baik bila modul ini diberi jeda 2 minggu seperti modul sebelumnya, atau modul selanjutnya yang diberi jeda satu minggu karena sudah kembali ke kelompok PPST awal. b. Saran untuk Asisten Untuk asisten sudah cukup baik, namun untuk selanjutnya untuk lebih dijelaskan mengenai pemahaman dasar teori agar praktikan tidak terlalu banyak membuat asumsi.