Tugas dan Tanggung Jawab Personalia di perusahaan batu bara

1.

Penerimaan Tenaga Kerja koordinasi dengan labour Supply

-Memeriksa kelengkapan syarat Administasi calon pekerja ( data lengkap pelamar pekerjaan)
-Membuat material soal tes kualifikasi
-Melakukan wawancara
-Membuat kesimpulan / rekomendasi
2.

Sosialisasi dan koordinasi

-Sosialisasi kepada masyarakat sebagai sarana informasi mekanisme penerimaan tenaga kerja
-Koordinasi dengan DISNAKERTRANS
-Koordinasi dengan aparatur keamanan (security atau Polisi) melihat tingkat kebutuhannya.
3.

Menyiapkan Perjanjian kerja baru karyawan Baru

-Memasukan / menyiapkan data lengkap karyawan baru

-Membuat rekomendasi induksi koordinasi dengan safety departemen
-Membuat Joining report
-Membuat perjanjian perpanjangan kontrak kerja
-Membuat SKEP permanen bagi karyawan tetap
4.

Absensi daftar hadir

-Menyiapkan/ membuatan Absensi karyawan khusus untuk bagian personalia dan Humas
-Melaporkan data absensi pada atasan dan untuk diserahkan pada bagian payroll
-Membuat surat izin karyawan
5.

Internal Letter

-Membuat surat panggilan Dinas pada karyawan untuk pembinaan, Peringatan,PHK,dll.

-Membuat/menyiapkan surat penyataan karyawan untuk pembinaan

-Membuat/menyiapkan surat peringatan
-Membuat dan menyiapkan surat promosi atau mutasi
-Membuat/menyiapkan surat penyataan pengunduran diri Karyawan/PHK
-Memproses/menindak lanjuti karyawan PHK koordinasi dengan Ware
house,Accounting,Payroll juga departemen terkait
-Membuat Undangan pertemuan/meeting Personalia
-Membuat surat pengantaran berobat ke klinik
-Membuat surat pengalaman kerja
6.

Incoming letter/Surat masuk

-Memasukan data sesuai tanggal,jam,nomor surat dan tujuan

-Menindak lanjuti surat masuk sesuai tujuan dan kepentingan
7.

Outgoing Letter/Surat Keluar

-Membuat dan melaporkan karyawan bulanan ke DISNAKERTRANS BARSEL

-Membuat dan melaporkan Tenaga kerja
-Membuat Surat pengantar berobat ke RS.PERTAMINA
8.

Memperbaharui/Update dan Record data

-Mempower/Tenaga kerja sesuai perubahan/perkembangannya

-Schedule Cuti karyawan
-Cuti, ijin, sakit, atau masuk tanpa keterangan
-Data karyawan yang mendapat peringatan
-Data karyawan yang di PHK

9.

Koordinasi dengan masing masing Departemen

-Hubungan timbal balik kerja yang berkesinambungan

-Pembinaan awal karyawan pada masing masing departemen
-Permohonan kebutuhan /penambahan karyawan di ajukan masing masing departemen
-Penilaian kinerja karyawan/evaluasi pada masing masing departemen untuk dibuat dan
disampaikan kepada bagian personalia
10. Jamsostek
-Proses hak karyawan untuk jaminan kecelakaan kerja
-Proses hak karyawan untuk jaminan hari tua
-Proses dan hak karyawan untuk jaminan kematian
11. Proses pembinaan,peringatan,PHK
-Proses pembinaan pada karyawan mengacu pada pelanggaran kerja ringan untuk dibuat surat
pernyataan
-Proses peringatan pada karyawan mengacu pada pelanggaran sedang/ berat untuk di buatkan
surat peringatan 1,2.3
-Proses PHK pada karyawan mengacu kepada pelanggaran berat untuk dibuat surat pemutusan
hubungan kerja( surat penyataan pengunduran diri/ pemutusan kontrak kerja)
12. Adapun Tugas dan tanggung jawab tersebut diatas masih menyesuaikan dan akan di
tambahkan atau dirobah sewaktu waktu dan mengacu kepada perkembangan perusahaan dan
tingkat kebutuhan.