MANAJEMEN OBAT DI PUSKESMAS HALMAHERA

Periode 8 Agustus 8 Oktober 2016

Laporan Kesehatan Masyarakat
Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan
Dalam Program Pendidikan Profesi Dokter
Bagian Ilmu Kesehatan Masyarakat Di Puskesmas Halmahera
Periode Kepaniteraan 12 september 2016 12 november 2016

HERYANTO KURNIAWAN SAPUTRA

012116408

FAKULTAS KEDOKTERAN
UNIVERSITAS ISLAM SULTAN AGUNG
SEMARANG
2016

HALAMAN PENGESAHAN
Laporan Kegiatan Kepaniteraan Klinik Ilmu Kesehatan Masyarakat di
Puskesmas Halmahera
Periode Kepaniteraan 12 september 2016 12 november 2016
Yang dipersiapkan dan disusun oleh:
Heryanto kurniawan saputra
012116408
Laporan Kasus yang telah diseminarkan, diterima dan disetujui di depan tim
penilai Puskesmas Halmahera Semarang.
Semarang, 1 November 2016
Disahkan Oleh:

Mengetahui,
pembimbing

Drs.

Purwito

Soegeng.

M.kes

PRAKATA
Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah
memberikan rahmat dan hidayah-Nya, sehingga kami dapat menyelesaikan
laporan kasus mengenai Manajemen Obat di Puskesmas Halmahera Semarang.
Laporan ini disusun untuk memenuhi tugas-tugas dalam rangka
menjalankan Kepanitraan Klinik Ilmu Kesehatan Masyarakat.Laporan ini memuat
data tentang Manajemen Obat Puskesmas Halmahera Semarang.
Laporan ini dapat diselesaikan berkat kerjasama tim dan bantuan dari
berbagai pihak. Untuk itu kami mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya
kepada :
1 dr. Muhammad hidayanto, selaku Kepala Puskesmas Halmahera yang telah
memberikan bimbingan dan pelatihan selama kami menempuh Kepanitraan
Klinik Ilmu Kesehatan Masyarakat di Puskesmas Halmahera Semarang.
2 Ibu Supriyanti, S.Farm. Apt selaku pembimbing di Puskesmas Halmahera yang
telah memberikan bimbingan dan pelatihan selama kami menempuh

Kepanitraan Klinik Ilmu Kesehatan Masyarakat di Puskesmas Halmahera

Semarang.
3 Dokter, Paramedis, beserta Staf Puskesmas Halmahera atas bimbingan dan
kerjasama yang telah diberikan.
Kami menyadari sepenuhnya bahwa penyusunan laporan ini masih jauh
dari sempurna karena keterbatasan waktu dan kemampuan.Karena itu kami sangat
berterima kasih atas kritik dan saran yang bersifat membangun.
Akhir kata kami berharap semoga hasil laporan kasus Manajemen Obat di
Puskesmas halmahera Semarang ini bermanfaat bagi semua pihak.
Semarang, oktober 2016

Penyusun

DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL....................................................................................

HALAMAN PENGESAHAN......................................................................

ii

PRAKATA....................................................................................................

iii

DAFTAR ISI ..............................................................................................

iv

BAB I

PENDAHULUAN ....................................................................

Latar belakang ................................................................................

Rumusan Masalah...........................................................................
Tujuan.............................................................................................
Manfaat Penelitian..........................................................................
1 Bagi Dokter Muda......................................................................
2 Bagi Puskesmas..........................................................................

1
3
3
3
3
4

TINJAUAN PUSTAKA.............................................................

1
2
3
4

BAB II

1
2
3
4
BAB III

Obat.......................................................................................
Manajemen............................................................................
Proses Pengelolaan Obat.......................................................
Tupoksi Pengelolaan Obat di Puskesmas..............................

5
6
7
12

MANAJEMEN OBAT...............................................................

15

1
2
3

Struktur Organisasi Manajemen Obat...................................

Perencanaan Obat..................................................................
Pengadaan Obat.....................................................................

15
16
16

4
5
6
7
8
BAB IV

Penerimaan Obat...................................................................
Penyimpanan Obat.................................................................
Pendistribusian Obat..............................................................
Pemantauan Obat...................................................................
Form-form yang digunakan...................................................

17
17
20
22
23

PEMBAHASAN ......................................................................

26

Prioritas Masalah...................................................................
1 Daftar Masalah...............................................................
2 Prioritas Masalah dengan metode Hanloon...................
Analisis Kemungkinan Penyebab Masalah...........................
Analisis Akar Penyebab Masalah..........................................
Usulan Pemecahan Masalah..................................................

29
29
30
33
34
35

KESIMPULAN DAN SARAN..................................................

36

5.1 Kesimpulan............................................................................

36

5.2 Saran......................................................................................

37

BAB IV PENUTUP.....................................................................................

38

DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................

39

LAMPIRAN

40

2
3
4
BAB V

........................................................................................

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Puskesmas (Pusat Kesehatan Masyarakat) merupakan unit organisasi

pelayanan kesehatan terdepan yang mempunyai misi sebagai pusat
pengembangan pelayanan kesehatan secara menyeluruh dan terpadu untuk
masyarakat yang tinggal di suatu wilayah kerja tertentu. Puskesmas sebagai
salah satu organisasi fungsional pusat pengembangan masyarakat yang
memberikan pelayanan promotif (peningkatan), preventif (pencegahan),
kuratif (pengobatan), dan rehabilitatif (pemulihan kesehatan). Salah satu
upaya pemulihan kesehatan yang dilakukan melalui kegiatan pokok
Puskesmas adalah pengobatan. Dalam memberikan pelayanan kesehatan
terutama pengobatan di Puskesmas maka obat-obatan merupakan unsur yang
sangat penting. Ketersediaan dan manajemen obat yang sesuai standar dan
memenuhi syarat yang ada memegang peranan penting dalam pengobatan.
Berdasarkan analisis pembiayaan kesehatan (Pemerintah dan Masyarakat
termasuk Swasta) yang dilakukan oleh Departemen Kesehatan, masyarakat
dan Bank Dunia selama tahun 1982/1983 dan tahun 1986/1987 menunjukkan
bahwa pengeluaran khusus obat-obatan di sektor pemerintah sebesar 18% dari
keseluruhan pembiayaan pelayanan kesehatan dan masyarakat mengeluarkan
sebesar 40% biaya pelayanan kesehatan mereka untuk membeli obat-obatan
(Anonim, 2002). Kebijakan Obat Nasional (KONAS) bertujuan untuk
menjamin ketersediaan obat baik dari segi jumlah dan jenis yang mencukupi,
juga pemerataan, pendistribusian dan penyerahan obat-obatan harus sesuai
dengan kebutuhan masing-masing Puskesmas. Dengan adanya pengelolaan
obat yang baik diharapkan pelayanan kesehatan kepada masyarakat menjadi
lebih maksimal.
Manajemen pengadaan obat adalah salah satu unit yang paling penting
dalam sebuah institusi pelayanan kesehatan.

bagi konsumennya. Tujuan dari manajemen obat adalah agar obat dapat
digunakan secara bijaksana dan dapat mencegah penggunaan yang berlebihan
pada pasien. Obat harus dimanajemen dengan baik karena:
A. Obat merupakan bagian penting dari pelayanan kesehatan terhadap pasien.
Konsekuensinya, ketersediaannya atau ketidakadaanya akan berkontribusi
pada efek baik positif maupun negatif pada kesehatan.
B. Pengaturan obat yang buruk, terlebih dalam lembaga pelayanan kesehatan
masyarakat negara berkembang adalah masalah yang sangat penting.
Diperlukan perbaikan manajemen, agar institusi dapat menghemat biaya
dan meningkatkan akses masyarakat terhadap pelayanan kesehatan.
C. Permasalahan obat bukan hanya tanggung jawab petugas farmasi
saja.Obat-obat tidak disimpan di lemari pendingin (refrigerator), sehingga
banyak vaksin dan obat yang tidak efektif lagi.
Oleh karena alasan-alasan tersebut diatas, maka seorang manajer harus
mampu dalam manajemen obat di sebuah institusi. Manajemen obat ini sama
seperti manajemen yang lain yaitu melibatkan perencanaan (planning),
pengorganisasian (organizing), pelaksanaan (actuating) dan pengendalian
(controlling).
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang, maka rumusan masalah dalam penelitian ini
adalah Bagaimanakah Tentang Manajemen Pengelolaan Obat di Puskesmas
Halmahera Tahun 2016
1.3 Tujuan
a) Mengetahui perencanaan kebutuhan obat di puskesmasHalmahera
b) Mengetahui tentang pengadaan obat di puskesmas Halmahera
c) Mengetahui tentang penyimpanan obat di puskesmasHalmahera

d) Mengetahui tentang distribusi obat di puskesmas Halmahera

e) Mengetahui tentang pemantauan obat di puskesmas Halmahera
1.4 Manfaat
1.4.1

Bagi Dokter Muda

Memperluas wawasan Dokter Muda mengenai manajemen
obat dan alatkesehatan dan mampu menjalankan pelayanan
kesehatan untuk masyarakat dengan menggunakan sumberdaya yang
tersedia dan mengikut sertakan peran serta masyarakat setempat.

1.4.2

Bagi Puskesmas Halmahera

-

Sebagai salah satu sumber informasi bagi pemerintah Kota

Semarang dalam rangka penentuan arah kebijakan, perbaikan
dalam hal pengelolaan obat di puskesmasHalmahera

Bahan masukan bagi puskesmas Halmahera dalam pengelolaan

obat dalam rangka peningkatan efisiensi.

Sebagai aplikasi ilmu dan pengalaman berharga dalam

memperluas wawasan dan pengetahuan penelitian tentang
pengelolaan obat di puskesmas Halmahera.

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Obat
Obat adalah bahan atau paduan bahan-bahan yang digunakan untuk
mempengaruhi atau menyelidiki sistem fisiologi atau keadaan patologi dalam
rangka

penetapan

diagnosis,

pencegahan,

penyembuhan,

pemulihan,

peningkatan kesehatan dan kontrasepsi termasuk produk biologi. Obat

merupakan komponen yang penting dalam upaya pelayanan kesehatan di
Pusat Pelayanan Kesehatan primer maupun di tingkat pelayanan kesehatan
yang lebih tinggi. Keberadaan obat merupakan kondisi pokok yang harus
terjaga ketersediaannya. Penyediaan obat sesuai dengan tujuan pembangunan
kesehatan yaitu menjamin tersedianya obat dengan mutu terjamin dan tersedia
merata dan teratur sehingga mudah diperoleh pada tempat dan waktu yang
tepat.
Dari segi farmakologi obat didefinisikan sebagai substansi yang digunakan
untuk pencegahan dan pengobatan baik pada manusia maupunpada hewan.
Obat merupakan faktor penunjang dalam komponen yang sangat strategis
dalam pelayanan kesehatan. Upaya pengobatan di puskesmas merupakan
segala bentuk kegiatan pelayanan pengobatan yang diberikan kepada
seseorang dengan tujuan untuk menghilangkan penyakit dan gejalanya yang
dilakukan oleh tenaga kesehatan dengan cara yang khusus untuk keperluan
tersebut.
2.2 Manajemen
Manajemen adalah suatu proses kegiatan yang terdiri dari perencanaan,
pengorganisasian,

pelaksanaan

dan

pengawasan

dengan

memadukan

penggunaan ilmu dan seni untuk mencapai tujuan organisasi.Konsep ini

dikenal

dengan

POAC

yaitu

Planning

(perencanaan),

Organizing

(pengorganisasian), Actuating (pengarahan) dan Controling (pengendalian).

Agar tujuan yang ditetapkan terlebih dahulu dapat tercapai, maka manajemen
memerlukan unsur atau sarana atau the tool of management meliputi unsur
6M yaitu:
a. Man (manusia), yaitu sumber daya manusia organisasi, eksekutif dan
operatif. Sumber daya manusia meliputi tenaga kesehatan maupun non
kesehatan dilihat dari tingkat pendidikan, pengalaman bekerja di
puskesmas dan motivasi dalam bekerja.
b. Money (uang), yaitu dana operasional untuk mencapai tujuan. Dana
operasional meliputi jumlah yang diterima, jumlah yang digunakan dan
sisa baik kelebihan maupun kekurangan.
c. Methods (metode), yaitu cara-cara untuk mencapai tujuan yang sesuai
dengan jenis pelayanan.
d. Materials (bahan), yaitu bahan-bahan untuk mencapai tujuan. Bahan yang
dimaksud adalah bahan yang habis pakai seperti obat, vaksin, kertas
e. Machine (mesin), yaitu mesin/ alat untuk mencapai tujuan.
f. Market (sasaran penduduk), yaitu sasaran berdasarkan ketepatan jumlah
dan persentase penduduk sasaran untuk mencapai tujuan.
Untuk dapat terselenggaranya manajemen yang baik, unsur-unsur tersebut
diproses melalui fungsi-fungsi manajemen. Prinsip manajemen tersebut
merupakan pegangan umum untuk terselenggaranya fungsi-fungsi logistik
dengan baik.
2.3 Proses Pengelolaan Obat
Hal yang masih menjadi masalah di bidang pelayanan kefarmasian, obat,
sediaan farmasi dan alat kesehatan adalah menyangkut ketersediaan,
keamanan manfaat, serta mutu dengan jumlah dan jenis yang cukup serta
terjangkau dan mudah di akses oleh masyarakat.
Untuk memberikan/melaksanakan pelayanan

kefarmasian

yang

berorientasi pada penerapan hasil pengobatan yang optimal bagi pasien maka
diperlukan jaminan ketersediaan barang dan dana yang cukup sehingga
pelayanan kepada pasien berjalan lancar. Hal ini berarti operasional

pelayanan yang telah disusun harus dilakukan proses pengendalian persediaan

obat-obatan yang tujuannya agar tidak terjadi gangguan dalam memberikan
pelayanan kepada pasien. Sistem pengendalian obat-obatan yang bertujuan
untuk meningkatkan kelancaran pelayanan bukanlah suatu hal yang mudah
untuk dilakukan, sering didapat masalah-masalah dalam sistem pengendalian
persediaan obat-obatan yang mempengaruhi kelancaran pelayanan itu sendiri.
Menurut Handoko yang dimaksud persediaan adalah suatu istilah umum yang
menunjukkan seagala sesuatu sumber daya-sumber daya organisasi yang di
simpan dalam antisipasi terhadap pemenuhan permintaan-permintaan akan
sumber daya internal atau external. Persediaan ini memungkinkan organisasi
dapat memenuhi permintaan langganan tanpa tergantung dari suplier. Proses
pengelolaan obat terdiri dari beberapa tahap yaitu tahap perencanaan, tahap
pengadaan, penyimpanan, tahap distribusi dan tahap penggunaan.
Pengadaan obat adalah salah satu aspek penting dan menentukan dalam
pengelolaan obat. Tujuan pengadaan obat adalah tersedianya obat dengan
jenis dan jumlah yang cukup sesuai dengan kebutuhan dengan mutu yang
terjamin serta dapat diperoleh pada saat yang diperlukan. Pengelolaan obat
adalah suatu urutan kegiatan yang mencakup perencanaan, permintaan obat,
penerimaan

obat,

penyimpanan,

pendistribusian,

pengendalian

obat,

pencatatan/pelaporan obat dan pemantauan serta evaluasi pengelolaan obat.

a. Perencanaan obat merupakan proses kegiatan seleksi obat untuk
menentukan jenis dan jumlah obat dalam rangka pemenuhan kebutuhan
Puskesmas yang mengacu pada Daftar Obat esensial Nasional (DOEN).
Perencanaan obat di kabupaten dilakukan oleh tim perencana obat terpadu
kabupaten yang dibentuk dengan keputusan bupati atau pejabat yang
mewakilinya. Perencanaan kebutuhan obat di Puskesmas setiap periode
dilaksanakan oleh Ruang Farmasi di Puskesmas. Proses perencanaan
kebutuhan obat pertahun dilakukan secara berjenjang (bottom up).
Puskesmas menyediakan data pemakaian obat dengan menggunakan

Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO). Selanjutnya

Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota akan melakukan kompilasi dan analisa
terhadap

kebutuhan

memperhitungkan
menghindari

stok

Obat

waktu

Puskesmas

kekosongan

berlebih.

di

obat,

Perencanaan

wilayah
buffer

obat

kerjanya,

stock,

dapat

serta

dihitung

menggunakan metode konsumsi obat dan metode morbiditas.

1) Metode konsumsi
Metode ini dilakukan dengan menganalisis data konsumsi obat
tahun sebelumnya dengan memperhatikan pengumpulan data dan
pengolahan data, analisis data untuk informasi dan evaluasi , serta
perhitungan perkiraan kebutuhan obat.
2) Metode morbiditas
Metode ini dilakukan dengan menganalisis kebutuhan obat
berdasarkan pola penyakit, perkiraan kunjungan dan waktu tunggu
(lead time). Langkah-langkah dalam metode ini antara lain dengan
menentukan jumlah penduduk yang akan dilayani, menentukan
jumlah

kunjungan

menyediakan

kasus

berdasarkan

standar/pedoman

pengobatan

frekuensi
yang

penyakit,
digunakan,

menghitung perkiraan kebutuhan obat, penyesuaian dengan alokasi

dana yang tersedia.
b. Permintaan obat bertujuan memenuhi kebutuhan obat di Puskesmas,
sesuai dengan perencanaan kebutuhan yang telah dibuat. Permintaan
diajukan kepada DInas Kesehatan Kabupaten/Kota, sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan dan kebijakan pemerintah
daerah setempat.
c. Penerimaan obat adalah suatu kegiatan dalam menerima obat dari
Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota sesuai dengan permintaan yang telah
diajukan. Tujuannya adalah agar obat yang diterima sesuai dengan
kebutuhan berdasarkan permintaan yang diajukan oleh Puskesmas. Semua
petugas yang terlibat dalam kegiatan pengelolaan bertanggung jawab atas

keterlibatan penyimpanan, pemindahan, pemeliharaan dan penggunaan

obat berikut kelengkapan catatan yang menyertainya. Petugas penerimaan
wajib melakukan pengecekan terhadap obat yang diserahkan, mencakup
jumlah kemasan/peti, jenis dan jumlah obat, bentuk obat sesuai dengan isi
dokumen (LPLPO, ditandatangani oleh petugas penerima, dan diketahui
oleh Kepala Puskesmas. Bila tidak memenuhi syarat, maka petugas
penerima dapat mengajukan keberatan. Masa kadaluarsa minimal dari
obat yang diterima disesuaikan dengan periode pengelolaan di Puskesmas
ditambah satu bulan.
d. Penyimpanan obat setiap obat yang disimpan dilengkapi dengan kartu
stok untuk mencatat setiap mutasi obat. Penyimpanan obat harus
sedemikian rupa sehingga memudahkan distribusi obat secara FIFO (first
in first out), yaitu sisa stok tahun lalu digunakan lebih dahulu daripada
pengadaan baru untuk mencegah terjadinya obat rusak atau obat
kadaluwarsa.
e. Pendistribusian obat merupakan kegiatan pengeluaran dan penyerahan
obat secara merata dan teratur untuk memenuhi kebutuhan sub unit/
satelit farmasi Puskesmas dan jaringannya. Tujuannya adalah untuk
memenuhi kebutuhan obat sub unit pelayanan kesehatan yang ada di
wilayah kerja Puskesmas dengan jenis, mutu, jumlah dan waktu yang
tepat. Sub unit di Puskesmas dan jaringannya antara lain : Sub unit
pelayanan kesehatan di dalam lingkungan Puskesmas, Puskesmas
Pembantu, Puskesmas Keliling, Posyandu, Polindes. Pendistribusian ke
sub unit dilakukan dengan cara pemberian obat sesuai resep yang diterima
(floor stock), pemberian obat per sekali minum (dispensing dosis unit)
atau kombinasi, sedangkan pendistribusian ke jaringan Puskrsmas
dilakukan dengan cara penyerahan obat sesuai dengan kebutuhan (floor
stock).

10

f. Pengendalian obat adalah suatu kegiatan untuk memastikan tercapainya

sasaran yang diinginkan sesuai dengan strategi dan program yang telah
ditetapkan sehingga tidak terjadi kelebihan dan kekurangan/ kekosongan
obat di unit pelayanan kesehatan dasar. Tujuannya adalah agar tidak
terjadi kelebihan dan kekosongan obat yang terdiri dari pengendalian
persediaan, pengendalian penggunaan, dan penanganan obat hilang, rusak
dan kadaluwarsa.
g. Pencatatan/Pelaporan obat merupakan fungsi pengendalian dan evaluasi
administratif obat mulai dari perencanaan, pengadaan, penyimpanan,
sampai pendistribusian obat. Pencatatan perencanaan kebutuhan jumlah
dan jenis obat digunakan untuk mengevaluasi kesesuaian dengan
pengadaan obat. Pencatatan penggunaan total semua jenis obat pada
pasien puskesmas, sisa stok obat, dan pola penyakit dapat digunakan
untuk perencanaan kebutuhan obat tahun mendatang.
h. Pemantauan dan evaluasi pengelolaan obat dilakukan secara periodik
dengan tujuan mengendalikan dan menghindari terjadinya kesalahan
dalam pengelolaan obat sehingga dapat menjaga kualitas maupun
pemerataan pelayanan, memperbaiki secara terus menerus pengelolaan
obat dan memberikasn penilaian terhadap capaian kinerja pengelolaan.
2.4 Tugas Pokok dan Fungsi (TUPOKSI) Pengelola Obat di Puskesmas
Sesuai dengan pedoman pengelolaan obat publik dan perbekalan di
puskesmas menurut Depkes tahun 2003, bahwa Tugas dan Fungsi
(TUPOKSI) pengelola obat di puskesmas meliputi tahap kegiatan
perencanaan, pengadaan, pendistribusian dan penggunaan, dengan uraian
tugas masing-masing tahap kegiatan sebagai berikut:
a. Perencanaan merupakan suatu proses kegiatan seleksi obat untuk
menentukan jumlah obat sesuai kebutuhan puskesmas. Tugas pengelola
obat dalam kegiatan perencanan ini adalah menyusun data obat yang
masih tersedia (stok) dan menghitung kebutuhan obat puskesmas

11

b. Pengadaan merupakan proses kegiatan penyediaan obat puskesmas sesuai

kebutuhan. Tugas pengelola obat dalam kegiatan pengadaan ini adalah
pengadaan rutin sesuai jadwal dari Dinas Kesehatan, pengadaan obat
khusus bila terjadi kebutuhan meningkat, menghindari kekosongan,
penanganan Kejadian Luar Biasa (KLB), setiap pengadaan obat petugas
harus melakukan pengecekan (jumlah, kemasan, jenis dan jumlah obat)
disesuikan dengan dokumen pengedaan obat, melakukan penyimpanan
obat sesuai dengan memperhatikan: kondisi persyaratan gudang,
pengaturan penyimpanan obat, kondisi penyimpanan (kelembaban, sinar
matahari, temperatur/panas, kerusakan fisik, kontaminasi bakteri,
pengotoran), memperhatikan tata cara penyimpanan obat, dan pengamatan
mutu obat
c. Distribusi merupakan kegiatan pengeluaran dan penyerahan obat secara
merata dan teratur untuk memenuhi sub-sub unit pelayanan puskesmas.
Tugas pengelola obat dalam tahap distribusi adalah menentukan frekuensi
distribusi,

menentukan

jumlah

dan

jenis

obat

yang

diberikan,

melaksanakan penyerahan obat, dan melakukan pengendalian obat untuk

menghindari kelebihan dan kekosongan obat di unit pelayanan.
d. Penggunaan adalah proses kegiatan yang meliputi penerimaan resep
dokter sampai penyerahan obat kepada pasien. Tugas pengelola obat pada
tahap penggunaan ini adalah penetapan ruang pelayanan obat, penyiapan
obat, penyerahan obat, memberikan informasi obat, memperhatikan etika
pelayanan, dan membuat daftar perlengkapan peracikan obat.
Tupoksi berdasarkan pengelolaan obat publik dan perbekalan di
puskesmas merupakan pedoman umum untuk seluruh unit pelayanan
(puskesmas dan puskesmas pembantu) di seluruh Indonesia, namun dalam
pelaksanaannya di lapangan, setiap puskesmas dapat membuat tupoksi
tersendiri dengan tetap berpedoman kepada pedoman umum yang telah
ditetapkan.

12

26

BAB III
MANAJEMEN OBAT PUSKESMAS HALMAHERA

3.1 Analisis situasi

Lokasi penelitian adalah Puskesmas halamaherasemarang.Jenis

penelitian yang digunakan adalah rancangan penelitian kualitatif

dengan pendekatan deskriptif melalui teknik in-depth interview
(wawancara mendalam) dan observasi. Informan dalam penelitian
ini sebanyak 4 orang adalah kepala puskesmas,penanggung jawab
obat, penanggung jawab apotik, pelaksana farmasi. Pemilihan
informan
Sampling.

dilakukan
Informan

dengan
yang

menggunakan
dipilih

adalah

tehnik
yang

Purposive
mengetahui

permasalahan dengan jelas, dapat dipercaya untuk dapat menjadi

sumber data yang baik serta mampu mengemukakan pendapat
secara baik dan benar (Notoatmojo, Soekidjo2005).

Ya
1. Perencanaan dan Pengadaan
Apakah pengadaan obat mengacu pada metode konsumsif sebelummnya ?
V
Apakah pengadaan obat dan vaksin dilakukan secara berkala ?
V
Apakah ada tim khusus yang menangani tentang masalah pengadaan obat dan V

tdk

vaksin?
Apakah mekanisme pengadaan obat dan vaksin mudah ?
V
Apakah obat dan vaksin yang akan di gunakan selalu di periksa tanggal expire- V
nya ?
Apakah sumber pengadaan obat hanya beegantung dari DKK ?
Apakah obat yang diterima sesuai dengan yang telah di ajukan ?
Apakah obat dan vaksin telah mencukupi pelayanan puskesmas ?
Apakah pengadaan barang sering terjadi keterlambatan ?

V
V
V
V

27

2. Penyimpanan
Apakah penyimpanan obak dan vaksin telah sesuai SOP ?
V
Apakah penyusunan obat menggunakan kaidah absensi / FEFO/FIFO ? V
Apakah alat penyimpanan obat sudah memadai ?
Apakah obat dan vaksin yang memiiki kemiripan(nama, warna, V

pelafalan, bentuk aroma) telah diberikan perlakuan khusus (labelling) ?

3.Pendistribusian
Apakah obat dan vaksin di distribusikan kepada sub unit sesuai kebutuhan ?
Apakah stok obat dan vaksin memadai di bagian unit puskesmas ?
Apakah pencatatan pendistribusian obat dilakukan setiap hari ?
apakah setiap pasien mendapat kan obat yang telah di beriakn etiket ?
Apakah dalam melayani pasien petugas farmasi membutuhkan waktu >10 menit ?
Apakah pernah mengalami kehabisan stok obat sehingga penggunaan obat yang

V
V
V
V
V
V

seharusnya di gantikan dengan obat lain ?

Apakah petugas farmasi telah memadai ?
V
Apakah alat yang di gunakan dalam pembuatan obat dalam bentuk sedian puyer
telah memadai ?
Apakah ruangan instalasi farmasi telah memadai ?

1. Perencanaan
a. Tahap Persiapan
Pertanyataan informan bahwa perencanaanobatitu ada di setiap kegiatan
b. Tahap Kebutuhan Obat
Perencanaan obat yang dilakukan di Puskesmas Halmahera mengacu pada
kebutuhan obat sebelumnya.Jadi, dalam merencanakan permintaan obat untuk
periode berikutnya berdasarkan obat pada penyakit ataupun kebutuhan obat
sebelumnya.Selain itu juga permintaan obat yang tiba-tiba karena

28

jumlah penyakit yang meningkat pada waktu tertentu kadang harus

dilakukan oleh petugas obat di Puskesmas Halmahera.Kompilasi pemakaian obat
untuk mengetahui pemakaian obat setiap bulan masing-masing jenis obat di
Puskesmas selama setahun serta menentukan stok minimum. Kompilasi obat
dilakukan dengan mengumpulkan data dari tiap unit pelayanan dan sub unit
pelayanan kemudian merekaipitulasi untuk menentukan jenis dan jumlah obat
yang dibutuhkan. Pada Puskesmas Halmahera data pemakaian obat di Puskesmas
halmahera diperolah dari Lembar Permintaan dan Lembar Pemakaian Obat.Dalam
perencanaan Kebutuhan obat Puskesmas direncanakan oleh penanggung jawab
obat secara berkala setiap periode kebutuhan yaitu dalam setahun empat kali
dilaksanakan pengamprahan obat, yakni setiap tiga bulan. Perencanaan obat di
Puskesmas didasarkan pada kebutuhan obat tahun sebelumnya (metode
komsumsi).
2. Pengadaan
a. Pemilihan Metode Pengadaan
Metode yang digunakan dalam pengadaan obat dipuskesmas halmahera
yaitu sesuai dengan kebutuhan tahun sebelumnyadenganmenggunakan Lembar
Permintaan dan Lembar Pemakaian Obat kemudian ke dinas kesehatan ( Gudang
Farmasi Kabupaten/Kota) setiap pertriwulan. Selain itu, tidak semua obat yang di
minta tersedia oleh dinas kesehatan.
b. Penentuan Waktu pengadaan dan kedatangan obat
Pada penentuan waktu dan kedatangan obat di puskesmas halmahera
diadakan setiap triwulan tapi kadang kala kedatangan obatnya tidak sesuai dengan
jadwal obat yang pada saat itu mendesak.
c. Penerimaan dan pemeriksaan obat

29

Penerimaan dan pemeriksaan obat di Puskesmas halmahera di mulai dari

dinas kesehatan diperiksa terlebih dahulu kemudian diperiksa kembali digudang
puskesmas serta di catat didalam pembukuan. Obat tersebut diangkut dengan
mobil dinas.

3. Penyimpanan
Penyimpanan obat merupakan kegiatan menyimpan dan memelihara
dengan cara menempatkan obat-obatan yang telah diterima pada tempat yang
aman.
a. Pengaturan tata ruang
Penjelasan informan tadi memberikan informasi bahwa obat yang telah
sampai di Puskesmas halmahera setelah di cek nantinya akan disimpan di dalam
gudang atau ataupun di apotik. Peneliti juga mengadakan observasi pada apotik
dan gudang dan didapatkan bahwa ada sedikit kekurangan pada gudang tenpat
penyimpanan stok obat yaitu tidak adanya ventilasi udara dan juga tidak ada AC
ataupun kipas angin didalam gudang.
b. Penyusunan stok obat
Penyusunan obat yang dilakukan di gudang farmasi Puskesmas Halmahera
di buat sesuai dengan abjad sehingga memudahkan dalam mencari obat yang di
butuhkan.Metode yang digunakan dalam penyimpananobat menggunakan metode
FIFO (First In First Out) dan FEFO (First Expired First Out). Obat yang
mendekati masa expired didahulukan untuk dipakai sehingga tidak ada obat yang
nantinya terbuang percuma. Obat disimpan sesuai dengan jenisnyamaksudnya

30

penyusunan obat dipisahkan antara yang obat untuk injeksi maupun tablet dan
sebagainya. Obat tablet nantinya akan disusun di rak sesuai dengan urutan alfabet.
c. Pencatatanstok obat
Pencatatan stok obat yang dilakukan di bagian farmasi Puskesmas
Halmahera dilakukan setiap harinya ataupun setiap bulannya. Peneliti juga
melakukan observasi dan didapatkan hasil bahwa setiap harinya pasien yang
datang memeriksakan diri di puskesmas akan mendapatkan resep obat dari dokter
yang kemudian dibawa ke bagian obat untuk mendapatkan obat yang dibutuhkan.
Obat-obat yang dikeluarkan setiap harinya kepada pasien akan di tuliskan dalam
buku obat yang dikeluarkan, begitupula untuk obat-obat yang dikeluarkan ketida
ada kegiatan posyandu ataupun yang di bawa ke puskesma pembantu.
d. Pengamananmutuobat
Pengamanan mutu obat yang dilakukan di Puskesmas Halmahera
dilakukan dengan upaya pemisahan obat yang akan kadaluarsa sehingga itu yang
digunakan terlebih dahulu.
4. Pendistribusian
Pendistribusian obat merupakan suatu rangkaian kegiatan dalam rangka
melakukan pengiriman obat yang bermutu dan terjamin keabsahannya serta tepat
jenis dan jumlahnya dari gudang obat ke unit pelayanan kesehatan termasuk
penyerahan obat ke pasien namun sering terjadi kehabisan stok obat sehingga obat
yang seharusnya diberikan tidak dapt diberikan
a. Mekanisme

31

Mekanisme pendistribusian obat yang dilakukan di Puskesmas Halmahera

mengikuti protap yang ada. Pendistribusian obat yang di mulai dari dinas
kesehatan yang kemudian menyalurkan ke puskesmas dan dipuskesmas nantinya
akan menyalurkan ke pasien dari unit-unit maupun ke posyandu ataupun pustu.
b. Unit
Puskesmas Halmahera memprioritaskan semua unit yang ada di bawah
Puskesmas karena semua mempunyai kebutuhan yang sama pentingnya.

32

BAB IV
PEMBAHASAN

Pembagian tugas untuk tim obat di puskesmas Halmaherasudah terstruktur

dengan baik terdapat tim khusus yang menangani manajemen obat, dimana dibagi
menjadi tim pengadaan, tim pemeriksa, dan tim bendahara barang. Setiap
timbertanggungjawab sesuai perannya masing-masing dengan kepala puskesmas
sebagai penanggungjawab.
Perencanaan obat puskesmas Halmaheradilakukan 1 tahun sekali. Dasar
yang digunakan untuk merencanakan pengadaan obat di Puskesmas Halmahera
adalah dengan menggunakan metode konsumsi, yaitu obat yang paling banyak
digunakan pada tahun sebelumnya ditambah 10% dari jumlah tersebut.
Pengadaan obat puskesmas Halmaheradidapatkan dari dropping IF Dinas
Kesehatan Kota Semarang tiap 3 bulan sekali.Selain dari dropping IF, puskesmas
Halmahera juga melakukan pengadaan obat dengan swadana apabila IF tidak
mampu memenuhi permintaan obat atau stock obat kosong. Sumber dana untuk
pengadaan swadana obat berasal dari JKN dan APBD. Pendistribusian obat ke
telah diterima dari IF dan masuk ke gudang obat puskesmas induk, adalah ke

33

ruang farmasi dan puskesmas pembantu, dimana ruang farmasi bertanggungjawab

atas unit-unit seperti balai pengobatan, KIA, poli gigi, dan rawat inap.
Manajemen

obat

di

puskesmas

Halmahera

telah

menerapkan

manajemenPreventif, yaitu:
1. Planning
- Perencanaan obat selalu didasarkan pada pemakaian obat selama 1
tahun sebelumnya ditambah dengan 10% untuk mengantisipasi
-

bertambahnya jumlah kunjungan.

Perencanaan juga mempertimbangkan sisa obat tahun lalu. Hal ini juga

untuk mencegah jumlah obat yang berlebihan.

Dalam hal terjadinya KLB atau wabah, pengadaan obat dilaksanakan
dengan mekanisme tertentu. Penanggung jawab dalam hal ini adalah
penanggung jawab obat. Surat permintaan obat dikirimkan ke dinkes

kota Semarang bersamaan dengan laporan terjadinya KLB.

2. Organizing
- Permintaan obat diajukan oleh kepala puskesmas kepada kepala dinas
kesehatan kota dengan menggunakan format LPLPO, dipesan tiap 3
bulan, sedangkan permintaan dari subunit ke kepala gudang obat
puskesmas dilakukan secara periodik yaitu dipesan tiap 1 bulan
menggunakan LPLPO Sub unit (ruang farmasi, pustu,dan posyandu).
Alur pemesanan yang sistematis ini mempermudah pekerjaan
mendaftar kebutuhan obat, sehingga ketersediaan obat lebih dapat
-

dijamin.
Sistem pelaporan pemakaian obat dilakukan setiap bulan dari sub unit
kepada puskesmas dan dari puskesmas kepada dinas kesehatan kota

sehingga pemanfaatan obat-obatan tersebut dapat selalu dipantau.

Terdapat tim khusus yang menangani manajemen obat, dimana dibagi
menjadi tim pengadaan, tim pemeriksa, dan tim bendahara barang
sehingga ketersediaan obat lebih terjamin.

34

3. Actuating
- Kadang terjadi keterlambatan pengiriman obat-obatan dari DKK kota
-

semarang.
Sering terjadi kehabisan stok obat
Pendistribusian obat kepada subunit pelayanan disesuaikan dengan

jumlah permintaan atau stok di Gudang Obat Puskesmas.

Penyimpanan obat-obatan di dalam instalasi farmasi masih meiliki

kekurangan dimana terbatasnya jumlah alat penyimpanan obat.

Untuk pembuatan obat dalam sediaan puyer, petugas belum memiliki
alat yang memadai dalam pembutan puyer sehingga pelayanan dalam

penyediaan puyer memakan waktu yang cukup lama

Obat-obatan yang tidak tersedia atau habis biasanya diganti dengan

obat lain yang masih satu golongan dan memiliki efek yang sama.
4. Controlling
- Setiap penerimaan, pemakaian dan persediaan obat dicatat dan
dilaporkan dalam buku khusus di tiap sub unit pelayanan yang
selanjutnya setiap bulan diserahkan petugas gudang obat. Dengan
-

demikian arus barang obat dapat terpantau dengan baik.

Adanya perhatian khusus untuk obat-obat psikotropika, pemakaiannya
dicatat secara khusus dalam laporan penggunaan psikotropika. Hal ini
berguna untuk mencegah penyalahgunaan obat-obatan psikotropika.

Sistem manajemen obat yang dilaksanakan di puskesmas Halmaheracukup

dapat menjamin kualitas dan keamanan obat serta kesediaan obat. Rak-rak obat
diletakkan di tempat yang terhindar dari sinar matahari langsung. Penyimpanan
berbeda-beda, tergantung tempat. Obat di gudang obat disimpan di rak, obat di
apotik disimpan di rak atau lemari kayu namun alat penyimpanan ini masih
kurang memadai sehingga beberapa obat-obatan di tata di atas meja. Obat-obatan
psikotropika dan narkotika disimpan di lemari besi yang terkunci. Vaksin
disimpan dilemari pendingin. Keluar masuknya obat juga dicatat pada kartu
stelling dan buku pencatatan khusus yang dilakukan oleh petugas khusus.

35

Keamanan obat dikontrol seorang penanggung jawab dalam ruangan. Gudang dan
ruang obat di luar jam kerja akan dikunci.
4.1 Prioritas Masalah
4.1.1

Daftar masalah

Kurangnya alat pembuat puyer

Kurangnya tempat penyimpanan obat-obatan

4.1.2

Prioritas Masalah dengan Metode Hanloon Kualitatif

Prioritas Masalah
Prioritas masalah berdasarkan metode Hanlon Kualitatif dengan kriteria
sebagai berikut:
Permasalahan yang teridentifikasi tersebut kemudian ditentukan
prioritas masalahnya dengan menggunakan metode Hanlon kualitatif
dengan 3 Kelompok kriteria :

Kelompok kriteria U : Mendesak (Urgency)

Pertimbangan ini dari aspek waktu, masih dapat ditunda atau harus
segera ditanggulangi. Semakin pendek tenggang waktunya, semakin

mendesak untuk ditanggulangi.

Kelompok Kriteria S : Kegawatan (Seriousness)
Besarnya akibat atau kerugian yang dinyatakan dalam besaran

kuantitatif berapa rupiah, orang dll.

Kelompok Kriteria G : Perkembangan (Growth)
Kecenderungan atau perkembangan akibat dari suatu permasalahan.
Semakin berang masalah, semakin diprioritaskan.
4.1.2.1 Urgency
No
1

Permasalahan
Kurangnya alat pembuat puyer

Nilai Skor U
0

36

2
Kurangnya tempat penyimpanan obat-obatan
3
Keterlambatan penerimaan obat
4
Kehabisan stok obat
Tabel 3.3 Kriteria Urgency

1
2
3

4.1.2.2 Seriously
No
Permasalahan
1
Kurangnya alat pembuat puyer
2
Kurangnya tempat penyimpanan obat-obatan
3
Keterlambatan penerimaan obat
4
Kehabisan stok obat
Tabel 3.3 Kriteria Seriously

Nilai Skor S
1
0
2
3

4.1.2.3 Growth
No
1
2
3
4

Permasalahan
Kurangnya alat pembuat puyer
Kurangnya tempat penyimpanan obat-obatan
Keterlambatan penerimaan obat
Kehabisan stok obat

Nilai Skor G
1
2
3
2

4.1.2.4 Tabel total USG

Masalah
Kurangnya

Urgency
alat

pembuat puyer
Kurangnya
tempat
penyimpanan

obat-

Seriously

Growth Total

Prioritas

37

obatan
Keterlambatan

2
penerimaan obat
Kehabisan stok obat
3
Tabel 3.5 Tabel total USG

Urutan masalah berdasarkan prioritas masalah adalah :

1

33

Analisis kemungkinan penyebab masalah dengan menggunakan Fishbone Analysis:

MAN

Kurang
nya
koordinasi dengan
petugas DKK

MARKET

MONEY

METHODE

Pengecekan
stok obat tidak
dilakukan
setiap hari

Pasien yang
bertambah banyak

Stok yang
diberikan dari
IF kurang

MACHINE

MATERIAL

INFORMATION

Kehabisan Stok obat

34

3.1. Analisis Akar Penyebab Masalah Berdasarkan Pendekatan Sistem

Komponen
Input
Man
Money
Method
Market
Machine
Material
Information
Proses
P1
P2

Kekurangan
Kurang nya koordinasi dengan petugas DKK
Pasien yang bertambah banyak

Stok yang diberikan dari IF kurang

Upaya perencanaan penaggulangan kehabisan stok belum memadai
Koordinasi antar petugas farmasi dan sub unit puskesmas lainnya

kurang
P3
Pengawasan dalam pengguanaan obat belum maximal
Umpan Balik
Stok obat harus memadai
Tabel 3.6 Identifikasi kemungkinan penyebab masalah Tahap Analisis Pendekatan Sistem

35

3.2. Usulan pemecahan masalah

Tabel 3.7 Tabel Plan of Action

No

Kegiatan

Tujuan

1 1. Diskusi
dengan
Kepala
Puskesmas
Halmahera
dan Bagian
farmasi

Sasaran

Lokasi

Pelaksana

Waktu

Mengajak

Kepala

Puskesmas

Kepala

September

petugas

pusmesmas

Halmahera

Puskesmas

2016

untuk

lebih dan

meningkatka
n

Pendanaan

petugas

kinerja Petugas

Tolak ukur
proses

Metode
Memberikan
motivasi

Petugas
dan melakukan

edukasi

kepada pengecekan

petugas

agar obat setiap

melakukan

dalam

stok farmasi

pengecekan stok

obat

agar

obat

tidak habis

BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

hari

Tolak

ukur

hasil
Tidak terjadi
kehabisa stok
obat

36

a) Perencanaan obat Puskesmas Halmaheradilakukan satu tahun sekali dengan menggunakan metode konsumsi, yaitu obat
b)

yang paling banyak digunakan pada tahun sebelumnya ditambah 10% dari jumlah tersebut.
Pengadaan obat di puskesmas Halmahera didapatkan dari dropping IF Dinas Kesehatan Kota Semarang tiap 1 bulan
sekali dan swadana apabila IF tidak mampu memenuhi permintaan obat atau stock obat kosong. Sumber dana untuk

pengadaan swadana obat berasal dari JKN dan APBD

c) Penyimpanan obat di Puskesmas Halmaherasudah sesuai dengan syarat penyimpanan yang sesuai standart antara lain :
penyusunan obat berdasarkan alfabet serta menggunakan prinsip FIFO dan FEFO, namun alat penyimpanan obat yang
masih kurang sehingga ada beberapa obat-obatan yang di susun di atas meja
d) Pendistribusian obat di puskesmas halmahera sudah baik dengan memberikan stok obat ke sub unit sesuai permintaan
namun, seringkali terjadi kekosongan stok obat yang mengakibatkan beberapa obat harus membeli obat secara mandiri di
luar puskesmas serta seringnya terjadi kehabisan stok obat.
e) Terdapat tim khusus yang menangani manajemen obat dan alat kesehatan yaitu tim pengadaan, , bendahara barang yang
masing-masing melaksanakan peran dan bertanggungjawab sesuai tugas masing-masing.

5.2 Saran
a. Saran terhadap puskesmas
Meningkatkan motivasi petugas untuk melakasana pengecekan stok obat berkala setiap hari agar tidak terjadi
kehabisan stok obat
b. Saran terhadap unissula
Bekerja sama dengan puskesmas Agar memberikan pengetahuan lebih dalam tentang manajemen obat.

37

38

a) BAB VI
b) PENUTUP
c)
d)

Demikianlah laporan dan pembahasan mengenai hasil peninjauan tentang manajemen obat di

PuskesmasHalmahera.Kami menyadari bahwa kegiatan ini sangat penting dan bermanfaat bagi para calon dokter, karena dokter juga
berperan sebagai manajer di instansi kesehatan.
e)
Akhir kata kami berharap laporan ini bermanfaat sebagai bahan masukan dalam upaya peningkatan derajat
kesehatan masyarakat di Puskesmas Halmahera.
f)
g)
h)
i)
j)
k)
l)
m)

39

n)
o)
p)
q)
r)
s)
t)

DAFTAR PUSTAKA

u) Depkes, 2004, Pedoman Pengelolaan Obat Program Kesehatan, Ditjen Pelayanan Farmasi dan Alat Kesehatan, Depkes RI,
Jakarta
v) Depkes RI. Jakarta, 2000.Jasa Konsultan Pelatihan Manajemen Obat Puskesmas Pengelolaan dan pelayanan obat di Puskesmas.
w) George R. Terry, Ph.D., Office Management and Control, Fourth Edition, Richard D. Irwin Inc., Homewood, Ilinois, 1992,
Halaman 21
x) Trisnantoro, L., 2001. Sistem Kesehatan Wilayah Pasca Desentralisasi, Makalah Seminar, PMPK FK UGM, Yogyakarta.
y) Widhayani, 2002.Studi Tentang Pengelolaan Obat dengan Menggunakan Analisis Pareto di Puskesmas Patingaloang Kec.Ujung
Tanah Kota Makassar. Skripsi Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Hasanuddin. Makassar

40

z)