Prosedur

Company
Pengendalian rekaman

Page
Code no.
Revision no.
Issued

Daftar Isi
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Tujuan
Ruang lingkup dan tanggung jawab
Definisi dan referensi
Flowchart
Dokumen penunjang dan penyimpanan dokumen
Status perubahan

Distribusi (Penerima Dokumen)

Nama / Divisi

Tanggal

Tanda Tangan

Dibuat oleh

Disetujui oleh

Didistribusi oleh

Nama

Nama

Nama

Tanggal

Tanggal

Tanggal

1 of 5
0

Prosedur
Company
Pengendalian rekaman

Page
Code no.
Revision no.
Issued

2 of 5
0

1. Tujuan
Prosedur ini menjelaskan tata cara pengendalian rekaman di PT Contoh.
2. Ruang lingkup dan tanggung Jawab
2.1 Ruang lingkup prosedur ini meliputi identifikasi, distribusi dan pemusnahan
rekaman
2.2 Seluruh [unit kerja] bertanggung jawab atas pelaksanaan prosedur ini.
3. Definisi dan referensi
Rekaman adalah suatu dokumen yang menunjukkan bukti telah dilakukannya suatu
kegiatan atau pekerjaan.
Referensi : ISO 9001:2008 klausul 4.2.4. Pengendalian rekaman

Prosedur
Company
Pengendalian rekaman

4. Flowchart

Page
Code no.
Revision no.
Issued

3 of 5
0

Prosedur
Company
Pengendalian rekaman

Page
Code no.
Revision no.
Issued

4 of 5
0

4.1 Mengidentifikasi rekaman

Setiap rekaman yang berhubungan dengan sistem manajemem mutu harus didaftar
dalam form master rekaman.
4.2 Mendistribusikan rekaman
Pendistribusian rekaman harus dicatat dalam form distribusi dokumen.
4.3 Menyimpan rekaman
Tiap-tiap [unit kerja] bertanggung jawab atas penyimpanan rekaman sesuai masa
simpan yang tertera dalam master rekaman. Setiap rekaman harus ditentukan masa
simpan.
4.4 Masa simpan OK?
Jika Ya, maka selesai.
Jika Tidak, ke proses 4.5 Memusnahkan rekaman.
4.5 Memusnahkan rekaman
Rekaman yang telah melewati masa simpan harus dimusnahkan dan dicatat dalam
form berita acara pemusnahan dokumen.

5. Dokumen Penunjang dan penyimpanan dokumen

Prosedur
Company
Pengendalian rekaman
No.

Nama Dokumen

Page
Code no.
Revision no.
Issued

5 of 5
0

Tempat Simpan

Master rekaman

Unit kerja

Distribusi dokumen

Unit kerja

Berita acara pemusnahan

Unit kerja

6. Status perubahan
Revisi

Tgl.

Juml.
hlm.

Penjelasan perubahan

Dibuat oleh

Disetujui
oleh

Didistribusi
oleh