Case for Analysis: Leading a Virtual Team

Latar Belakang Masalah

Ellen Johnson baru saja selesai bulan pertamanya sebagai manajer sebuah perusahaan
yang sukses yang menyediakan berbagai layanan berbasis Web dan solusi. Pekan lalu, dia
diberitahu bahwa dia akan menjadi pemimpin baru dari tim yang termasuk 10 individu. Yang
mengejutkan, tidak hanya itu anggota tim tersebut beragam dalam hal pelatihan fungsional
mereka dan keahlian, tetapi mereka juga mewakili berbagai latar belakang budaya dan hanya tiga
yang terletak di gedung kantornya. Dia cepat belajar bahwa 7 dari 10 orang benar-benar bekerja
dari negara asal mereka, termasuk Jepang, Cina, Meksiko, Australia, Jerman, Kolombia, dan
Mesir. Sampai titik ini, "tim virtual" ini berkolaborasi pada proyek-proyek dengan menggunakan
berbagai alat komunikasi, termasuk pesan instan e-mail, panggilan telepon, konferensi video,
berbagi dokumen, dan pertemuan sesekali di kantor pusat. Setelah meninjau beberapa catatan
pertemuan terakhir dan transkrip komunikasi antara anggota kelompok, Johnson menyadari
bahwa banyak dari anggota tim memiliki gaya komunikasi yang sangat berbeda dan tingkat
kemahiran dalam bahasa Inggris.
Tugas baru tim adalah salah satu yang penting. 10 anggota diperlukan untuk
mengembangkan dan menggelar produk baru dalam enam minggu ke depan. Permasalahan yang
tambah rumit yaitu , siklus pengembangan produk enam minggu tidak pernah terdengar; sampai
titik ini, waktu penyelesaian perusahaan untuk menawarkan produk baru adalah sekitar tiga
bulan. perusahaan tidak punya pilihan. Jika mereka tidak melawan ancaman kompetitif segera,
maka perusahaan berisiko kehilangan beberapa pelanggan utama dan pangsa pasar.
Johnson meneliti kinerja masa lalu dari tim virtual barunya yang diwariskan. Meskipun
kualitas keseluruhan dari keputusan masa lalu cukup tinggi, tim tampaknya mengambil beberapa
bulan untuk membuat keputusan. Ini adalah masalah potensial untuk Johnson. Waktu tidak lagi
sebuah kemewahan. Dia harus mencari cara untuk mendorong tim untuk bergerak lebih cepat
tanpa mengorbankan kualitas. Melalui kombinasi menganalisis catatan rapat terakhir dan
transkrip dan berbicara satu-satu dengan anggota tim, ia mulai mengumpulkan beberapa fakta
yang mungkin berguna dalam memecahkan masalah kecepatan pengambilan keputusan.

Pertama, Johnson menemukan bahwa anggota tim Jepang dan Cina tidak berpartisipasi
banyak dalam konferensi video atau panggilan konferensi telepon; sepertinya, mereka lebih suka
komunikasi tertulis dalam bentuk faks dan e-mail. Sebaliknya, anggota tim Australia dan
Meksiko tampaknya berkembang pada panggilan telepon dan pertemuan face-to-face . Kedua,
tampaknya ada beberapa pertikaian di antara tiga anggota kelompok yang berdomisili di markas.
Sebagian besar argumen masa lalu tampaknya tentang misi kelompok. Masing-masing memiliki
ide yang sangat berbeda dalam pikiran dalam hal pencapaian tujuan kelompok. Komentar dalam
komunikasi tertulis tidak mendapatkan pribadi, tapi pasti ada perdebatan sengit tentang apa harus
fokus pada tujuan kelompok. Potensi kendala ketiga untuk pengambilan keputusan lebih cepat
harus dilakukan dengan penggunaan sporadis pertemuan tatap muka. Yang mengejutkan,
Johnson menemukan bahwa pertemuan tersebut jarang terjadi dan bahwa tidak ada upaya untuk
membawa kelompok bersama-sama ketika pertama kali dibentuk tahun lalu. Johnson diharapkan
bahwa tim akan bertemu dan mungkin terlibat dalam beberapa latihan tim-bangunan untuk
membangun kepercayaan dan hubungan di antara anggota tim. Ini tidak terjadi. Selain itu, tim
tidak menerima segala bentuk pengambilan keputusan atau pelatihan resolusi konflik kelompok.
Johnson duduk kembali kantornya dan berpikir tentang masalah di tangannya. Dia
membutuhkan timnya untuk mengembangkan dan meluncurkan produk baru dalam waktu enam
minggu. Untuk menghasilkan produk yang berkualitas tinggi, masing-masing dari 10 anggota
tim virtual harus menyumbangkan pengetahuan dan usaha mereka secara kooperatif dan tepat
waktu.
Tujuan Analisis Kasus
1. Untuk mengetahui masalah yang paling mendesak Johnson dan mengapa.
2. Menjelaskan secara spesifik Apa yang bisa Johnson lakukan untuk membantu timnya
meluncurkan produk baru dalam jangka waktu enam minggu.
3. Memberikan rekomendasi jika Johnson akan memilih tim baru untuk meluncurkan
produk berbasis Web lain setelah produk ini selesai

Permasalahan

1. Apa masalah yang paling mendesak Johnson? Mengapa?

2. Apa yang bisa Johnson lakukan untuk membantu timnya meluncurkan produk baru dalam
jangka waktu enam minggu? Jelaskan secara spesifik?
3. Asumsikan Johnson akan memilih tim baru untuk meluncurkan produk berbasis Web lain
setelah produk ini selesai. Apa yang Anda sarankan lakukan terhadapnya pada waktu
berbeda berikutnya? jelaskan.
Pembahasan
1. Masalah yang paling mendesak Johnson
a. Johnson dan timnya harus mengembangkan dan menggelar produk baru dalam enam
minggu ke depan tetapi timnya mendapatkan masalah yang rumit yaitu siklus
pengembangan produk enam minggu tidak pernah terdengar; sampai titik ini,

dan

waktu penyelesaian dari perusahaan untuk menawarkan produk baru adalah sekitar tiga
bulan. Jika mereka tidak melawan ancaman kompetitif segera, maka perusahaan berisiko
kehilangan beberapa pelanggan utama dan pangsa pasar.
b. Johnson menemukan bahwa anggota tim Jepang dan Cina tidak berpartisipasi banyak
dalam konferensi video atau panggilan konferensi telepon; sepertinya, mereka lebih suka
komunikasi tertulis dalam bentuk faks dan e-mail. Sebaliknya, anggota tim Australia dan
Meksiko tampaknya berkembang pada panggilan telepon dan face-to-face pertemuan.
tampaknya ada beberapa pertikaian di antara tiga anggota kelompok yang berdomisili di
markas. Potensi kendala ketiga untuk pengambilan keputusan lebih cepat harus dilakukan
dengan penggunaan sporadis pertemuan tatap muka. Yang mengejutkan, Johnson
menemukan bahwa pertemuan tersebut jarang terjadi dan bahwa tidak ada upaya untuk
membawa kelompok bersama-sama ketika pertama kali dibentuk tahun lalu. Johnson
diharapkan bahwa tim akan bertemu dan mungkin terlibat dalam beberapa latihan timbangunan untuk membangun kepercayaan dan hubungan di antara anggota tim. Ini tidak
terjadi. Selain itu, tim tidak menerima segala bentuk pengambilan keputusan atau
pelatihan resolusi konflik kelompok.
2.

Hal yang bisa Johnson lakukan untuk membantu timnya meluncurkan produk baru dalam
jangka waktu enam minggu.
1. Mengadakan face-to-face meeting dengan seluruh anggota tim sebelum proyek
dilaksanakan. Pertemuan ini akan membahas scope dan tujuan dan tugas yang akan

mereka capai dan laksanakan dalalm proyek tersebut. Selain itu pertemuan ini juga akan
meningkatkan kepercayaan antar anggota tim.
2. Meyakinkan kepada seluruh anggota bahwa keragaman dalam tim merupakan hal yang
dapat dimengerti dan bukan menjadi penghambat dalam mencapai tujuan tim.
3. Meminta anggota tim untuk melakukan komunikasi secara real time. Mengingat waktu
yang singkat, pengambilan keputusan juga akan cepat maka informasi akan diperlukan
dengan cepat, kemudian share informasi yang dilakukan tiap anggota di post kedalam
sebuah repository sehingga setiap anggota yang memerlukan informasi tersebut dapat
mengakses dengan mudah
4. Meyakinkan benefit yang akan diterima setiap anggota jika tujuan proyek dicapai. Hal
tersebut bisa memotivasi anggota untuk bekerja
5. Saran untuk Johnson dalam memilih tim baru.
1. Memilih anggota yang memiliki skill dan pengalaman yang sesuai dengan kebutuhan
tim
2. Fokus pada social skill, memilih anggota yang memiliki social skill dan teamwork
yang bagus agar bisa beradaptasi dengan lingkungan virtual
3. Self leadership, dikarenakan terpisah jarak geografis maka Johnson harus memilih
anggota yang memiliki self leadership untuk mengatasi permasalahan yang timbul
antar anggota
4. Melakukan face to face meeting untuk membangun hubungan dan kepercayaan antar
anggota
5. Memonitor progress pekerjaan anggota tim
Kesimpulan