ORGANIZATIONALS BEHAVIOR
CHAPTER 8
GROUP AND TEAM BEHAVIOR
CASE FOR ANALYSIS LEADING A VIRTUAL TEAM
OLEH :
KELOMPOK IV
MAGISTER MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS ANDALAS
2018
BAB I
PENDAHULUAN
Tugas baru tim adalah satu hal yang terpenting. 10 anggota perlu
mengembangkan dan meluncurkan produk baru dalam enam minggu
kedepan. Hal ini sebagai respon langsung terhadap produk yang baru saja
diluncurkan oleh pesaing utama. Yang menjadi masalah, siklus
pengembangan produk dalam enam minggu tidak pernah terdengar, sampai
saat ini, waktu yang diperlukan oleh perusahaan untuk penyelesaian dan
menawarkan produk baru sekitar tiga bulan. Perusahaan tidak punya
pilihan. Jika mereka tidak menghadapi ancaman persaingan dengan segera,
maka perusahaan berisiko kehilangan beberapa pelanggan utama dan pangsa
pasar.
Johnson meneliti kinerja masa lalu dari tim virtual yang baru saja
dipimpinnya. Meskipun kualitas keseluruhan dari keputusan masa lalu
cukup tinggi, tim tampaknya memerlukan beberapa bulan untuk membuat
keputusan. Hal ini adalah masalah besar untuk Johnson. Waktu tidak lagi
berharga. Ia harus mencari cara untuk mendorong tim untuk bergerak
lebih cepat tanpa mengorbankan kualitas. Melalui kombinasi dari analisis
catatan dan transkrip pertemuan tim yang lalu dan berbicara satu lawan satu
dengan anggota tim, ia mulai untuk mengumpulkan beberapa fakta yang
mungkin berguna dalam memecahkan masalah kecepatan pengambilan
keputusan.
Pertama, Johnson menemukan bahwa anggota tim Jepang dan Cina
tidak banyak berpartisipasi dalam video conference atau panggilan konferensi
telepon, mereka lebih suka komunikasi tertulis dalam bentuk faks dan
email. Sebaliknya, anggota Australia dan Meksiko tampaknya banyak
berpartisipasi pada panggilan telepon dan pertemuan tatap muka. Kedua,
tampaknya ada beberapa perselisihan di antara tiga anggota kelompok yang
berdomisili di kantor pusat. Sebagian besar dari perdebatan masa lalu seperti
tentang misi kelompok. Masing-masing memiliki gagasan yang sangat
berbeda dalam hal apa yang harus diselesaikan oleh kelompok. Komentar
dalam komunikasi tertulis tidak terdapat permasalahan, tapi pasti ada
perdebatan sengit tentang fokus dan tujuan kelompok. Potensi kendala
ketiga untuk pengambilan keputusan yang lebih cepat harus dilakukan
dengan tatap muka secara sporadis. Yang mengejutkan, Johnson
menemukan bahwa pertemuan tersebut jarang terjadi dan bahwa tidak ada
upaya untuk membawa kelompok ke arah itu seperti ketika pertama kali
dibentuk tahun lalu. Johnson berharap bahwa tim akan bertemu dan
mungkin terlibat dalam beberapa latihan membangun tim untuk membangun
kepercayaan dan hubungan di antara anggota tim. Ini bukan kasus. Selain
itu, tim tidak menerima segala bentuk pengambilan keputusan atau
pelatihan resolusi konflik kelompok.
Johnson duduk kembali di kantornya dan memikirkan tentang
masalah yang dihadapi. Ia membutuhkan timnya untuk mengembangkan
dan melunturkan produk baru dalam waktu enam minggu. Untuk
menghasilkan produk yang berkualitas tinggi, masing-masing dari 10
anggota tim virtual harus menyumbangkan pengetahuan dan upaya mereka
dengan cara kooperatif dan tepat waktu.
II. PERMASALAHAN
1. Pengertian Kelompok
Menurut Gibson, kelompok merupakan kumpulan individu dimana
perilaku dan kinerja satu anggota dipengaruhi oleh perilaku atau prestasi
anggota yang lainnya.
Didalam suatu kelompok belum tentu para anggota mempunyai atribut
(sifat-sifat, ciri-ciri) yang sama. Para anggota kelompok yang mempunyai
kesamaan atribut disebut cohort. Jadi kelompok adalah dua orang atau lebih
berkumpul dan berinteraksi serta saling tergantung untuk mencapai tujuan
tertentu.
2. Jenis-jenis Kelompok
Kelompok-kelompok di dalam organisasi secara sengaja
direncanakan atau sengaja dibiarkan terbentuk oleh manajemen selaku
bagian dari struktur organisasi. Kelompok terbagi atas:
a) Kelompok Formal
Adalah kelompok yang sengaja dibentuk dengan keputusan managerial
melalui bagan organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara
efektif dan efisien.Kelompok formal ini terbagi atas:
Kelompok Komando / Command Group
Kelompok komando ditentukan oleh bagan organisasi yang terdiri
dari bawahan yang melapor langsung kepada seorang supervisor
tertentu. Hubungan wewenang antara manajer departemen dengan
supervisor, atau antara seorang perawat senior dan bawahannya,
merupakan kelompok komando.
Kelompok tugas / Task Group
Kelompok tugas terdiri dari para karyawan yang bekerja sama untuk
menyelesaikan suatu tugas atau proyek tertentu. Misalnya, kegiatan
para karyawan administrasi dalam perusahaan asuransi pada
waktu orang mengajukan tuntutan kecelakaan, merupakan tugas
yang harus dilaksanakan secara bersama-sama.
b) Kelompok Informal
Adalah pengelompokan orang-orang secara alami dalam situasi kerja
yang sama dalam menanggapi kebutuhan sosial. Dengan kata lain,
kelompok informal tidak muncul sebagai akibat dari desain yang
disengaja tetapi berevolusi secara alami. Dua kelompok informal yaitu:
Kelompok Kepentingan /Interest Group
Individu-individu yang bukan berasal dari kolompok komando atau
grup tugas yang sama tetapi dapat berafiliasi untuk mencapai
beberapa tujuan bersama. Tujuan dari kelompok semacam itu tidak
berhubungan dengan tujuan organisasi tetapi khusus untuk
masing-masing kelompok.
Grup Persahabatan
Kelompok yang terbentuk karena anggota memiliki kesamaan,
seperti usia, jenis kelamin, keyakinan politik, keinginan untuk
memainkan olahraga yang sama, atau latar belakang etnis.
Persahabatan di kelompok ini sering memperluas interaksi dan
komunikasi mereka ke aktivitas di luar pekerjaan.
Perbedaan utama antara keduanya adalah bahwa kelompok
formal/kelompok komando dan kelompok tugas dibentuk oleh organisasi
formal dan merupakan alat untuk mencapai tujuan, sedangkan kelompok
informal/kelompok kepentingan dan kelompok persahabatan adalah
penting untuk keperluan mereka sendiri artinya, mereka memenuhi
kebutuhan pokok akan berkelompok.
3. Tahapan Perkembangan
Dua model paling menonjol yang dipakai dalam perkembangan kelompok
adalah Model lima-tahap dan Punctuated Ekuilibrium.
a) Model Lima Tahap
Model ini menjelaskan proses pengembangan kelompok dalam hal siklus
kematangan. Kelima tahapan disebut sebagai berikut:
1. Pembentukan. Ini adalah tahap berkenalan. Anggota grup mencoba
perilaku, menguji posisi mereka, dan mengajukan berbgai pertanyaan
kepada anggota kelompok lainnya. Kelompok ini membangun aturan-
aturan dasar yang longgar, tetapi spesifik.
2. Menyerang. Tahap ini ditandai dengan konflik karena mulai muncul
perdebatan antar anggota kelompok dan anggota kelompok mulai
bereksperimen dengan peran dan saran yang ditawarkan oleh anggota
lain, dan upaya untuk pindah ke peran pimpinan. Hirarki grup mulai
terbentuk.
3. Menolak. Kelompok ini mulai bekerja lebih efektif bersama. Ada rasa
kebersamaan atau ketertarikan untuk menjadi bagian dari suatu
kelompok. Ini adalah awal dari kekompakan.
4. Pertunjukan. Struktur grup, hierarki, dan norma sudah ada. Grup itu
fokus pada pencapaian tujuan dan menjadi unit yang efisien. Ini
merupakan tahap penting yang menandakan bahwa kelompok sudah
matang.
5. Adjourning. Kelompok ini bersiap untuk bubar. Tujuan telah tercapai
dan tugas selesai. Beberapa anggota akan kehilangan kontak dan
keterpaduan di masa depan.
b) Punctuated Equilibrium Model
b. Tim Virtual
Sebuah organisasi harus agresif mencari cara untuk memotong biaya,
mengurangi waktu siklus produk, meningkatkan tanggap pelanggan, dan
melakukan integrasikan dengan pemasok, banyak organisasi yang
menciptakan dan menggunakan tim virtual untuk membantu mencapai
tujuan ini. Manfaat lain dari tim virtual termasuk kemampuan untuk
menawarkan kepada karyawan pengaturan kerja yang lebih fleksibel
(misalnya telecommuting) yang menyediakan layanan pelanggan 24 jam
sehari, 7 hari seminggu dimana secara geografis pelanggannya tersebar di
zona waktu yang berbeda dan mengurangi jumlah waktu perjalanan dan
biaya itu rapat tim. Ditetapkan sebagai “tim yang bergantung pada
teknologi interaktif untuk bekerja bersama ketika dipisahkan dengan
jarak fisik” tim virtual dapat menggunakan berbagai teknologi interaktif
yang mencakup email, pesan instan, telekonferensi, konferensi video,
Gips web, rapat manejer, papan tulis, dan papan buletin.
Para peneliti melaporkan cara terbaik berikut praktik yang terkait dengan
mengelola tim virtual yang tersebar:
Fokus pada keterampilan sosial.
Anggota tim virtual biasanya dipilih karena keterampilan teknis
mereka dan pengalaman kerja. Namun, anggota tim juga perlu
memiliki sosial yang kuat dan keterampilan kerja tim untuk
membantu mereka berkolaborasi dalam lingkungan virtual.
Mendorong kepemimpinan diri sendiri di seluruh tim.
Anggota tim yang secara geografis jauh tidak bisa berjalan ke kantor
untuk meminta saran dari pemimpin tim kapan pun ada masalah
atau konflik dengan anggota tim lain muncul. Jadi, anggota tim harus
mandiri dan sadar akan kekuatan dan kelemahan mereka sendiri.
Atur pertemuan tatap muka.
Meskipun tim tersebar, anggota perlu berkumpul bersama untuk
pertemuan tatap muka di titik-titik kunci selama siklus hidup proyek.
Untuk misalnya, setidaknya satu atau dua pertemuan tatap muka
diperlukan pada awal proyek untuk mengidentifikasi ruang lingkup
dan sifat proyek, dan untuk membantu anggota tim berkembang
percaya satu sama lain.
Menumbuhkan pola pikir global di antara anggota tim.
Anggota tim perlu melihat diri mereka sendiri sebagai bagian dari
jaringan global dan mengembangkan seperangkat keterampilan dan
perspektif global yang akan membantu mereka mentransfer
pengetahuan ke seluruh organisasi global.
d. Skunk work
Skunk work mengacu pada tim kecil insinyur, teknisi, dan desainer yang
ditempatkan di tim yang memiliki tujuan untuk mengembangkan inovasi
produk baru. Umumnya, skunk work adalah bagian dari organisasi yang
lebih besar yang melindungi tim dari hambatan atau hambatan birokrasi.
Sering terpisah dari karyawan utama di dalam perusahaan, pendekatan
ini memungkinkan komunikasi cepat dan waktu penyelesaian yang cepat
untuk eksperimen. Meskipun skunk work adalah konsep yang menarik,
tantangan besar yang dihadapi perusahaan adalah bagaimana
menyebarkan semangat inovasi di seluruh budaya organisasi.
1. Peningkatan Produktivitas
c. Keterampilan interpersonal
2. Meratakan Organisasi
4. Peningkatan kualitas
Tim kerja yang sukses memerlukan waktu dan latihan serta komitmen
yang kuat untuk bertanggung jawab dalam menjalankan tugasnya
demi mencapai tujuan bersama. Manajemen perlu menyadari bahwa
manfaat self direction dan self management tergantung pada
perencanaan besar, intens dan akses cepat ke sumber daya (keuangan
dan lainnya), dan sering mendesain ulang fisik struktural dan kantor.
BAB III
4. Rekomendasi Kebijakan
Seorang manajer dapat mengumpulkan sekelompok orang untuk
membangun sebuah tim. Sebuah tim adalah unit antar individu dengan
keterampilan yang saling melengkapi yang berkomitmen untuk tujuan yang
sama dan menentukan tujuan kinerja dan harapan bersama. Konsep tim
menyiratkan misi bersama dan tanggung jawab kolektif. Tim memiliki
mentalitas kolektif yang berfokus pada:
KESIMPULAN