APA DAN

BAGAIMANA
2013
MENGELOLA ARSIP
ELEKTRONIK

Oleh :
Drs. FEBRIADI, M.Si.
1
 APA DAN BAGAIMANA MENGELOLA tertib, teratur dan lancar. Dengan demikian
ARSIP ELEKTRONIK fungsi arsip bagi suatu organisasi adalah
Oleh : Drs. FEBRIADI, M.Si. sebagai tulang punggung yang akan

I. PENDAHULUAN menopang gerak operasi organisasi dalam

rangka mencapai tujuannya secara dinamis.
Kalau dilihat dari sejarah arsip,
Disamping itu dalam kehidupan berbangsa
keberadaannya diperkirakan sudah ada
dan bernegara arsip berperan sebagai
sejak peradaban Yunani kuno yaitu abad IV
memori kolektif bangsa, simpul pemersatu
dan V SM, ketika masyarakat Athena
bangsa, sumber informasi sejarah bangsa
menyimpan dokumen-dokumen berharga
yang lengkap, nyata dan benar.
di kuil dewa ibu yaitu Metroon, yang
terletak di sebelah balai pengadilan alun- Dari peradaban Yunani kuno hingga
alun kota Athena1 dan eksistensi arsip terus modernisasi Ilmu pengetahun dan
berkembang hingga sekarang ini. Berarti teknologi (IPTEK) saat ini arsip masih
sejak beribu-ribu tahun yang lalu arsip tetap eksis, tetapi dalam hal perkembangan
sudah dimanfaatkan dan dianggap sebagai bentuk atau media simpan arsip mengalami
salah satu sumber kebudayaan sangat perubahan cukup signifikan. Perubahan itu
penting bagi kehidupan manusia secara terjadi karena konsekuensi logis atau
universal. pengaruh dari kemajuan IPTEK,
khususnya berkaitan dengan ditemukannya
Sampai saat ini juga, arti dan peran arsip
teknologi komputer, yang kemudian
sangat konkrit dan jelas serta sangat
melahirkan spesialisasi pengetahuan baru
diperlukan untuk berbagai kegiatan
di bidang kearsipan yaitu arsip elektronik.
administrasi, manajemen dalam suatu
organisasi. Dalam administrasi dan Kehadiran arsip elektronik sebagai
manajemen arsip berperan sangat vital genre (jenis) baru dari pada jenis atau tipe
sebagai bahan untuk perencaan, bahan arsip yang sudah ada, telah menyebabkan
pengawasan dan pelaporan, bahan utama adanya penambahan kapasitas untuk
pengambilan keputusan dalam suatu penggarapannya. Dalam kontek
organisasi dan tanpa arsip tidak mungkin penggarapan arsip elektronik tersebut,
suatu organisasi dapat beroperasi dengan tentu membutuhkan pengetahuan dan
kemampuan yang lengkap yaitu menguasai
1 T.R. Schellenberg, Modern Archives,
pengetahuan pengelolaan arsip dan
Terjemahan, Arsip Nasional Republik
Indonesia, 1980 ditambah dengan pengetahuan komputer.
2
 Oleh karena itu dibutuhkan model kode yang dapat disimpan pada komputer
elaborasi yang baik antara arsiparis sebagai dan dalam beberapa media untuk dilihat
tenaga profesional kearsipan dengan kembali dan dipergunakan.
programer sebagai tenaga profesional
Menurut Undang-Undang Nomor
komputer untuk mewujudkan sistem
11 Tahun 2008 tentang Informasi Transaksi
pengelolaan arsip elektronik yang dapat
Informasi Elektronik, menerangkan
diandalkan, sehingga membawa pengaruh
informasi elektronik adalah adalah satu
terhadap perubahan image masyrakat
atau sekumpulan data elektronik, termasuk
bahwa arsip tidak hanya merupakan
tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara,
tumpukan-tumpukan kertas yang
gambar, peta, rancangan, foto, elektronik
memenuhi ruang-ruang kerja.
data interchange (EDI), surat elektronik
Dalam makalah ini, penulis tertarik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy
menyampaikan mengenai apa dan atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode
bagaimana mengelola arsip elektronik akses, simbol atau perforasi yang telah
secara konseptual, dengan harapan tulisan diolah yang memiliki arti atau dapat
ini dapat menjadi salah satu bagian yang dipahami oleh orang yang mampu
melengkapi dari beberapa banyak tulisan memahami.
tentang arsip elektronik.
Kemudian Dokumen Elektronik
II. ARSIP ELEKTRONIK adalah setiap informasi elektronik yang
dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima,
Ahli kearsipan dari belahan benua
atau disimpan dalam bentuk analog,
Eropa, Patricia E. Wallace, Jo Ann Lee dan
digital, elektromagnetik, optikal, atau
Dexter R. Schumbert, dalam buku Records
sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan,
Management : Integrateg Information
dan/atau didengar melalui komputer atau
System, 1992 telah membuat satu definisi
sistem elektronik, termasuk tetapi tidak
tentang file elektronik. Electronic file
terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta,
generally consist of any collection of
rancangan, foto, elektronik data
information that is recorded in a code that
interchange (EDI), surat elektronik
can be stored by computer and stored on
(electronic mail), telegram, teleks, telecopy
some medium for retrieval viewing and
atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode
use. Apabila diterjemahkan, file elektronik
akses, simbol atau perforasi yang telah
pada umumnya terbagi dalam beberapa
diolah yang memiliki arti atau dapat
kumpulan informasi yang direkam dalam

3
dipahami oleh orang yang mampu 2. Teknologi komputer
memahami.
3. Data yang diolah dan disimpan sebagai
Menurut undang-Undang Nomor dokumen elektronik
43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,
4. Kepentingan digunakan kembali
menerangkan arsip adalah rekaman
kegiatan atau peristiwa dalam berbagai Terhadap keempat unsur diatas,
bentuk media sesuai dengan perkembangan dapat dilakukan identifikasi untuk
teknologi informasi dan komunikasi yang mengetahui apa saja yang akan menjadi
dibuat dan diterima oleh lembaga negara, objek utama dalam mengelola arsip
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, elektronik, sehingga dengan mengetahui
perusahaan, organisasi politik, organisasi objek utamanya maka dapat ditentukan
kemasyarakatan dan perorangan dalam sistem operasionalnya, serta alokasi
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, sumber daya yang diperlukan.
berbangsa dan bernegara.
Kumpulan informasi arsip tersebut,
Dari keempat pengertian diatas, apabila disangkut pautkan dengan ilmu
dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa, kearsipan (archievologi) seperti yang
arsip elektronik memiliki konotasi sama dijelaskan oleh Drs. Hadi Abubakar2,
dengan file elektronik maupun dokumen terdapat 3 istilah dalam ilmu kearsipan
elektronik. Oleh karena itu arsip elektronik yang dapat dijadikan inisial dari kumpulan
memiliki kesamaan pengertian dengan file informasi arsip seperti yang telah
elektronik maupun dokumen elektronik. diterangkan yaitu :
Pengertian arsip elektronik adalah
1. File
kumpulan informasi yang direkam
menggunakan teknologi komputer sebagai 2. Records
dokumen elektronik agar dapat dilihat dan
3. Archives
dipergunakan kembali.
File adalah arsip aktif yang masih terdapat
Berdasarkan pengertian arsip
di unit kerja dan masih diperlukan dalam
elektronik seperti dikemukan diatas, dapat
proses administrasi secara aktif, masih
dirinci lagi mengenai unsur-unsur
secara langsung digunakan.
didalamnya yaitu :

1. Kumpulan informasi arsip 2 Drs. Hadi Abubakar, Pola Kearsipan

Modern : Sistem Kartu Kendali, hal 10,
Djambatan, Jakarta, 1996
4
 Record adalah arsip in aktif yang 4. Level archives
oleh unit kerja setelah diadakan seleksi
Keempat level diatas, apabila
diserahkan penyimpanannya ke unit
dikonversikan dengan teknologi komputer
kersipan pada instansi bersangkutan arsip
maka dapat menghasilkan modul-modul
in aktif sudah menurun nilai kegunaannya
arsip elektronik sebagai berikut :
dalam proses administrasi sehari-hari.
1. e-letter
Archive adalah arsip statis yang
terdapat di Arsip Nasional Republik 2. e-file
Indonesia, Lembaga Kearsipan Provinsi,
3. e-record
Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota,
Lembaga Kearsipan Universitas. 4. e-archives

File, record, archive, sebagai Untuk mengintegarsikan masing-

kumpulan informasi arsip yang akan diolah
menggunakan teknologi komputer dengan
hasil yang dapat dilihat, ditampilkan dan
atau didengar melalui komputer.
Disamping ketiga inisial kumpulan
informasi arsip yang dikemukakan diatas,
penulis berpendapat bahwa masih terdapat
satu kumpulan informasi yang sangat
penting dan integratif dengan file, records,
dan archives yaitu letter atau surat.
Dengan demikian sesungguhnya terdapat 4
(empat) kumpulan informasi arsip yang
terhubung secara integratif
teknologi komputer, dan model integratif
kumpulan informasi arsip bersifat leveling
yaitu :
1. Level letter
2. Level file
3. Level records
masing modul-modul diatas, maka setiap
modul tersebut harus dilengkapi dengan
metadata serta fasilitas menu pendukung
lainnya, dan yang penting diperhatikan
adalah susunan masing-masing metadata
harus didesign dengan tepat dan akurat
yaitu metadata yang wajib diisi
(mandatori) dan metadata pendukung
(unmandatori). Dengan design metadata
yang akurat, maka akan terjadi aliran
aktivasi elektronik terhadap kumpulan
informasi arsip dari masing-masing level
yang pada akhirnya bermuara pada sistem
melalui
pengelolaan arsip elektronik sesuai dengan
diharapkan.
Keberadaan teknologi komputer
dikaitkan arsip elektronik yaitu berfungsi
sebagai perangkat kerja utama (main
utilities resouces) bagi operasionalisasi
sistem pengelolaan arsip elektronik, dan
5
hampir seluruh proses bisnis atau aktifitas 3. Proses elektronikisasi arsip yaitu
secara manual dalam pengelolaan arsip proses kerja teknologi komputer yang
dapat dilakukan oleh sistem kerja teknologi beroperasi secara total mengikuti alur
komputer seperti mencatat, mengindeks, bisnis atau aktifitas pengelolaan arsip,
mengolah dan menyimpan arsip hingga mulai dari hulu, hilir hingga sampai
menyusun dan menampilkan daftar arsip, muaranya. Proses elektronikisasi arsip
menemukan kembali arsip mampu ini yang akan melahirkan model
dilakukan oleh teknologi komputer dengan papperless office yang sudah tidak
cepat, akurat dan menarik. Sedangkan asing lagi terdengar oleh kita.
untuk melakukan penilaian (appraisal)
Secara sistemik komputer
arsip, teknologi komputer masih
beroperasi sesuai dengan proses kerja
tergantung dengan sumber daya manusia
secara standar elektronik meliputi :
kearsipan.
1. Proses input data
Sebagai perangkat kerja utama
sistem pengelolaan arsip elektronik, 2. Proses pengolahan data
teknologi komputer dapat dimanfaatkan
3. Proses output data
untuk 3 (tiga) proses kerja yaitu :
4. Jaringan dan distribusi data
1. Proses digitalisasi arsip yaitu proses
kerja teknologi komputer yang Berdasarkan proses kerja tersebut,
beroperasi terbatas hanya merubah dapat didesign aplikasi penginputan
bentuk (transformer) dari arsip meliputi seluruh modul sistem pengelolaan
berbentuk analog menjadi arsip arsip elektronik yaitu keempat modul
berformat digital, elektromagnetik, seperti yang telah diuraikan diatas, apabila
optikal. design aplikasi penginputan dapat
memenuhi kriteria seluruh level kumpulan
2. Proses alih media arsip yaitu proses
informasi arsip maka akan menghasilkan
kerja teknologi komputer yang
aktivasi elektronik yang integratif dari
dipergunakan dalam rangka
masing-masing level tersebut. Selanjutnya
pemeliharaan arsip, baik arsip dinamis
kumpulan informasi arsip dari seluruh
maupun arsip statis dalam rangka
level yang sudah diinput, akan diolah di
menjaga keamanan, keselamatan, dan
central prossesing unit komputer
keutuhan arsip tersebut.
menggunakan seperangkat program dan
aplikasi yang sudah didesign sesuai dengan
6
kebutuhan alur kerja pengolahan arsip itu arsip akan dicari, untuk dipergunakan
untuk semua level. Kemudian output dari kembali oleh pangguna arsip sesuai dengan
sistem kerja komputer tersebut terdiri dari kepentingan dari masing-masing pengguna
2 (dua) unjuk kerja yaitu : arsip. Berdasarkan kepentingan pengguna
arsip dapat dibagi menjadi 4 (empat)
1. Informasi arsip elektronik untuk
kelompok pengguna arsip yaitu :
kepentingan bahan perencanaan,
pelaporan dan pengawasan serta 1. Masyarakat
pengambilan keputusan.
2. Pelajar
2. Daftar dari masing-masing level
3. Mahasiswa
kumpulan informasi arsip untuk
kepentingan penilaian arsip, layanan 4. Aparatur Pemerintah
keterbukaan informasi publik, kontrol
Kepentingan untuk menggunakan
dan pengendalian arsip.
kembali arsip terhadap empat kelompok
Berkenaan dengan data yang diatas, harus memperhatikan prinsip
disimpan sebagai dokumen elektronik keterbukaan dan ketertutupan arsip sesuai
pemahamannya berkaitan erat dengan dengan ketentuan peraturan perundang-
tempat menyimpan dokumen elektronik. undangan yang terkait dengan keterbukaan
Apabila menggunakan analogi dan ketertutupan arsip maupun prinsip
pengorganisasi file, records, archives maka Maximum Acces Limited Exception
dapat dipahami pengorganisasian file (MALE) yaitu prinsip yang menghendaki
terdiri dari sentralisasi, desentralisasi, atau semua informasi pada dasarnya terbuka
desentralisasi terkendali, sedangkan tetapi menghendaki pula keterbatasan dan
pengorganisasian records hanya meliputi pengecualian untuk arsip dengan kriteria
records centre, dan terakhir tertentu. Keberadaan sistem pengelolaan
pengorganisasian archives hanya meliputi arsip elektronik yang dapat diandalkan
archival building. Jika analogi akan memberikan keuntungan yang besar
pengorganisasian file, records, dan bagi pengguna arsip karena penemuan
archives diatas diaplikasi kedalam sistem kembali arsip dikaitkan penggunaan
komputer maka tempatnya hanya satu yaitu kembali arsip sangat cepat, akurat serta
data centre atau bank data. murah.

Pada dasarnya arsip yang disimpan III. BAGAIMANA MENGELOLA ARSIP

itu karena memiliki nilai guna, oleh sebab ELEKTRONIK
7
 Seperti diketahui bahwa kehadiran arsip jenis kertas. Dengan tingginya
arsip elektronik dapat dikatakan masih volume arsip kertas yang dihasilkan dari
baru atau jenis baru (new genre) dalam kegiatan administrasi tersebut sering
tipologi bidang kearsipan, dan arsip menimbulkan berbagai masalah berkaitan
elektronik mulai dikenal pada dekade 1980 dengan tempat penyimpanan arsip kertas,
1990 di belahan benua Eropa. biaya pemeliharaannya, tenaga
Dibandingkan dengan jenis arsip yang pengelolanya, fasilitas peralatan yang
sudah ada yaitu arsip kertas memang sudah diperlukan seperti rak, roll opack, boks
sejak lama diakui sebagai salah satu alat arsip, proteksi dari bahaya kebakaran atau
bukti hukum yang sah sesuai dengan faktor yang bisa menyebabkan kerusakan
hukum acara di Indonesia, sedangkan arsip arsip kertas seperti cahaya, serangga,
elektronik, baru diakui sebagai alat bukti kimiawi, suhu dan kelembaban udara.
hukum yang sah, sejak diberlakukannya Sehingga untuk memanage atau
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 menghandle arsip kertas dibutuhkan
tentang Informasi Transaksi Elektronik. sumber daya yang besar dan budget yang
Dalam Undang-Undang tersebut relatif tinggi, terutama untuk tempat
diterangkan bahwa Informasi Elektronik penyimpanan dan maintenancenya.
dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau
Kehadiran arsip elektronik sebagai
hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum
akibat dari kemajuan IPTEK, merupakan
yang sah bunyi pasal 5 ayat (1),
peluang yang sangat besar terhadap upaya
selanjutnya Informasi Elektronik dan/atau
diversifikasi (penambahan ragam)
Dokumen Elektronik dan/atau hasil
pengelolaan arsip berbasis teknologi
cetakannya sebagaimana dimaksud pada
komputer.
pasal 5 ayat (1) merupakan perluasan dan
alat bukti yang sah sesuai dengan hukum Bagaimana melaksanakan sistem
acara yang berlaku di Indonesia bunyi pengelolaan arsip elektronik dengan tetap
pasal 5 ayat (2). mengikuti atau sesuai dengan norma-
norma atau kaidah kearsipan yaitu :
Dengan latar belakang seperti itu,
arsip elektronik belum terlalu diperhatikan 1) Mempersiapkan pranata organisasi
dalam kegiatan administrasi oleh berbagai serta sistem dan prosedur berkaitan
instansi, baik di instanasi pemerintah dengan program diversikasi
maupun instansi swasta, sehingga produk pengelolaan arsip berbasis teknologi
administrasi sebagian besar adalah berupa komputer.

8
2) Menyusun dan menata alokasi sumber 4. Melakukan integrasi, migrasi terhadap
daya untuk implementasi sistem group arsip (arsip statis) pada data
pengelolaan arsip elektronik. processing centre menggunakan modul
e-archives.
3) Menyusun Detail Enginering Design
(DED) untuk empat modul arsip Demikian gambaran bagaimana
elekronik oleh arsiparis dan programer pola operasionalisasi sistem pengelolaan
komputer. arsip elektronik dapat dilaksanakan.

4) Melaksanakan implementasi sistem

pengelolaan arsip elektronik sesuai
III. PENUTUP
kelayakan atau kemampuan sumber
daya organisasi, seperti penerapan Arsip elektronik merupakan tipe
empat modul arsip elektronik secara atau jenis baru dalam khasanah tipologi
modular. arsip, dan konsekuensi logisnya bagi
bidang kearsipan adalah mengupayakan
Berdasarkan keempat hal diatas,
arsip elektronik ini agar dapat
secara garis besar operasional sistem
diaplikasikan, diimplementasikan sama
pengelolaan arsip elektronik dilaksanakan
seperti tipe atau jenis arsip yang sudah
sebagai berikut :
eksis lebih lama yaitu arsip kertas.
1. Melakukan input data, scanning dan
Dalam rangka upaya seperti yang
recognation terhadap surat menyurat
dikemukakan diatas, perlu dibangun
pada mail processing centre, dengan
konsepsi dan pemahaman yang kuat
menggunakan modul e-letter.
tentang arsip elektronik, bahkan Arsip
2. Melakukan verifikasi, validasi, Nasional Republik Indonesia (ANRI)
autentifikasi terhadap file-file (arsip selaku pembina kearsipan nasional, segera
aktif) pada filing processing centre, membuat pedoman atau standar sistem
dengan menggunakan modul e-file. pengelolaan arsip elektronik sehingga
konsepsi dan pemahamannya berlandaskan
3. Melakukan kendali berkas terhadap
satu regulasi yang jelas.
records (arsip inaktif) pada records
processing centre, dengan Dilihat dari peluang arsip
menggunakan e-records. elektronik untuk masa yang akan datang,
penulis berkeyakinan bahwa arsip
elektronik ini yang akan menjadi
9
primadona, unggulan dari beberapa tipe tidak baik terhadap arsip, diharapkan akan
atau jenis arsip, dan image yang selama ini berubah menjadi baik.

10