Disusun oleh :
Zahra Cynthia Dewi
10514215
1
KATA PENGANTAR
Banyak kesulitan yang penulis hadapi dalam membuat makalah ini, tetapi
dengan semangat sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah ini.
Penulis juga menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna, oleh
karena itu penulis sangat membutuhkan kritik dan saran yang sifatnya
membangun dan pada intinya untuk memperbaiki kekurangan-kekurangan agar di
masa yang akan datang lebih baik.
Penulis
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR..........................................................................................................i
DAFTAR ISI......................................................................................................................ii
DAFTAR GAMBAR........................................................................................................iv
DAFTAR TABEL..............................................................................................................v
BAB I PENDAHULUAN.................................................................................................1
1.1 Latar Belakang...................................................................................................1
1
1.2 Rumusan Masalah..............................................................................................2
1.3 Tujuan Pembahasan............................................................................................2
BAB II LANDASAN TEORI...........................................................................................3
2.1 Manajemen Sumber Daya Manusia....................................................................3
2.2 Perencanaan Sumber Daya Manusia (SDM)......................................................4
2.3 Konsep Analisa Pekerjaan..................................................................................5
2.3.1 Deskripsi Pekerjaan (Job Description).......................................................7
2.3.2 Spesifikasi Pekerjaan (Job Specification)...................................................8
2.4 Beban Kerja dan Analisis Beban Kerja (Workload Analysis)..............................9
2.4.1 Pengertian Beban Kerja dan Analisis Beban Kerja (Workload Analysis)....9
2.4.2 Tujuan dan Mafaat Analisis Beban Kerja (Workload Analysis).................11
2.4.3 Pendekatan dan Metode Analisis Beban Kerja ............................................
(Workload Analysis).................................................................................13
2.4.4 Tahapan Pelaksanaan Analisis Beban Kerja.................................................
(Workload Analysis)................................................................................14
2.4.5 Pengukuran Beban Kerja..........................................................................16
2.4.6 Cara Perhitungan Analisis Beban Kerja (Workload Analysis)...................22
2.4.7 Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Beban Kerja.....................................24
2.5 Full Time Equivalent (FTE).............................................................................29
2.5.1 Pengertian Full Time Equivalent (FTE)....................................................29
2.5.2 Manfaat Full Time Equivalent (FTE)........................................................29
2.5.3 Perhitungan Kebutuhan Tenanga Kerja dengan FTE...............................29
BAB III PENUTUP.........................................................................................................30
3.1 Kesimpulan......................................................................................................30
3.2 Saran................................................................................................................31
DAFTAR PUSTAKA.......................................................................................................32
LAMPIRAN.....................................................................................................................33
LI. Studi Kasus..........................................................................................................33
LII. Hasil dari Studi Kasus......................................................................................37
2
DAFTAR GAMBAR
DAFTAR TABEL
3
Tabel L. 2 Perbandingan waktu kerja tidak produktif karyawan CV Spirit Wira Utama. .35
Tabel L. 3 Beban kerja dan nilai FTE karyawan CV Spirit Wira Utama..........................35
Tabel L. 4 Analisis beban kerja karyawan bagian teknik dan produksi melalui FTE........36
BAB I
PENDAHULUAN
Perusahaan yang beroperasi pada saat sekarang dituntut untuk dapat selalu
bertahan dalam kondisi persaingan yang sangat ketat, baik itu persaingan harga
maupun persaingan dalam tingkat penekanan biaya di semua sektor organisasi
untuk dapat menggunakan sumber daya financial seminimal mungkin. Hal ini
secara langsung atau tidak langsung akan sangat berpengaruh pada perhitungan
yang tepat atas komposisi kualifikasi atau kompetensi dan jumlah karyawan yang
dimiliki sesuai dengan aktivitas atau pekerjaan yang dibutuhkan oleh perusahaan
4
tersebut, sebab dipungkiri atau tidak, asset SDM merupakan sumber pengeluaran
biaya yang besar, yang apabila tidak dicermati kan menjadi boomerang yang akan
mempengaruhi kelancaran operasional perusahaan, bahkan apabila diabaikan
maka lambat laun dapat menghentikan perusahaan tersebut.
Untuk mencapai kinerja SDM yang optimal membutuhkan setidaknya tiga pilar
utama. Pertama, teknologi yang mendukung pelaksanaan kerja. Kedua, budaya
kerja yang mengarah pada budaya professional. Ketiga, sistem kerja yang dapat
mendorong terciptanya semangat kerja. Membangun tiga hal tersebut bukanlah
hal yang mudah karena membutuhkan dana, komitmen, semangat dan konsistensi.
Salah satu titik kritis dan strategis dalam peningkatan kinerja SDM adalah
workload analysis atau analisa beban kerja. Dari sinilah kemudian berkembang
berbagai teori dan turunannya seperti Full Time Equivalent Employment dan
masih banyak lagi. Karena posisi strategisnya, beban kerja mampu mempengaruhi
KPI dan strategic iniciative yang pada akhirnya mempengaruhi hasil dari
individual/group performance. HR Planning atau man power planning baik
jangka pendek maupun jangka panjang juga tidak akan lepas dari analisis beban
kerja. Analisisnya cukup sederhana, pembagian beban kerja pada setiap
individu/group akan mempengaruhi man power planning sehingga berpengaruh
pula dalam recruitment baik internal maupun eksternal dan akhirnya pada
corporate planning. Workload analysis cukup mendapat perhatian yang serius
karena pada prinsipnya bertujuan untuk membuat proses organisasi lebih efektif
dan efisien.
2
1.3 Tujuan Pembahasan
Tujuan dari pembahasan ini adalah untuk mengetahu satu aspek yang
dibutuhkan dalam Manajemen Sumber Daya Manusia yaitu Analisis
Beban Kerja. Dengan mengetahui aspek penting ini, sebuah
perusahaan atau organisasi dapat menentukan beban kerja dari
karyawan-karyawannya.
3
BAB II
LANDASAN TEORI
4
manusia dalam perusahaan dan lingkungan yang mempengaruhinya agar mampu
memberikan kontribusi yang optimal bagi pencapaian tujuan organisasi.
Melalui perencanaan SDM yang baik, maka dapat diketahui berapa jumlah SDM
yang tersedia dibandingkan dengan SDM yang dibutuhkan. Hal ini dapat menjadi
5
informasi untuk memutuskan apakah harus mempertahankan apabila kondisinya
seimbang atau mengurangi apabila kondisi SDM yang ada lebih besar dengan
SDM yang dibutuhkan. Atau pun bahkan harus menambah apabila SDM yang ada
lebih sedikit dibandingkan dengan SDM yang dibutuhkan, secara lengkap kondisi
tersebut dapat digambarkan sebagai berikut:
6
2. Prosedurnya harus dapat diaplikasikan dan dikelola secara akurat,
absah dan efisien serta objektif.
3. Pelaksana analisis jabatan memiliki pengetahuan, keahlian dan
pengalaman yang memadai.
4. Melibatkan semua komponen karyawan dan pimpinan secara aktif.
Menurut Irawan, Motik, dan Sakti (1997 : 63) analisis jabatan adalah kegiatan
untuk memberikan analisis pada setiap jabatan/pekerjaan, sehingga akan
memberikan gambaran tentang spesifikasi jabatan tertentu. Di samping itu
dikemukakan pula, bahwa analisis jabatan secara sistematik meliputi kegiatan-
kegiatan mengumpulkan, mengevaluasi, dan mengorganisasikan pekerjaan atau
jabatan, di mana hasilnya meliputi uraian jabatan (job description) dan syarat
jabatan (job specification).
7
2.3.1 Deskripsi Pekerjaan (Job Description)
Deskripsi pekerjaan (job description) diketahui serta disusun berdasarkan
informasi yang telah dihasilkan oleh analisis pekerjaan. Deskripsi pekerjaan
biasanya digunakan untuk tenaga operasional. Deskripsi pekerjaan harus
ditetapkan secara jelas untuk setiap jabatan,supaya pejabat tersebut mengetahui
tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan. Deskripsi pekerjaan memberikan
standar tugas yang harus dicapai oleh masing-masing pemegang jabatan tersebut.
Menurut Arep dan Tanjung (2003), deskripsi pekerjaan adalah informasi tertulis
yang menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan
pekerjaan dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi.
Deskripsi pekerjaan harus diuraikan secara jelas agar persepsinya mudah
dipahami. Menurut Hasibuan (2001), deskripsi pekerjaan menguraikan hal-hal
berikut :
8
Berdasarkan uraian di atas dapat diambil kesimpulan bahwa deskripsi pekerjaan
merupakan suatu pernyataan tertulis yang menguraikan berbagai segi suatu
pekerjaan, sehingga terdapat kejelasan atas apa yang harus dikerjakan, mengapa
dikerjakan, dimana dikerjakan dan bagaimana mengerjakan.
9
2.4 Beban Kerja dan Analisis Beban Kerja (Workload Analysis)
ODonnell & Eggemeier (1986) menjelaskan definisi yang selaras dengan apa
yang dikemukakan oleh Gopher & Doncin. Keduanya mengemukakan bahwa
istilah beban kerja merujuk kepada seberapa besar dari kapasitas pekerja yang
jumlahnya terbatas, yang dibutuhkan dalam menyelesaikan suatu
tugas/pekerjaan.
10
secara sistematis dengan menggunakan teknik analisis jabatan, teknik analisis
beban kerja atau teknik manajemen lainnya.
Webster dalam Lysaght, et al. (1989) mengemukakan sudut pandang yang berbeda
dalam mendefinisikan beban kerja. Ia mengemukakan beban kerja sebagai :
a. Jumlah pekerjaan atau waktu bekerja yang diharapkan dari/diberikan
kepada pekerja
b. Total jumlah pekerjaan yang harus diselesaikan oleh suatu departemen
atau kelompok pekerja dalam suatu periode waktu tertentu.
Dengan adanya definisi ini, maka Lysaght, et al. membagi tiga kategori besar dari
definisi beban kerja, yaitu :
a. Banyaknya pekerjaan dan hal yang harus dilakukan
b. Waktu maupun aspek-aspek tertentu dari waktu yang harus
diperhatikan oleh pekerja
c. Pengalaman psikologis subjektif yang dialami oleh seorang pekerja
Dari definisi beban kerja di atas dapat disimpulkan bahwa, analisis beban kerja
adalah proses untuk menetapkan jumlah jam kerja orang yang digunakan atau
dibutuhkan untuk merampungkan suatu pekerjaan dalam waktu tertentu, atau
dengan kata lain analisis beban kerja bertujuan untuk menentukan berapa jumlah
personalia dan berapa jumlah tanggung jawab atau beban kerja yang tepat
11
dilimpahkan kepada seorang petugas. Atau dapat pula dikemukakan bahwa
analisis beban kerja adalah proses untuk menetapkan jumlah jam kerja orang yang
digunakan atau dibutuhkan untuk merampungkan beban kerja dalam waktu
tertentu.
Dengan cara membagi isi pekerjaan yang mesti diselesaikan oleh hasil kerja rata-
rata satu orang, maka akan memperoleh waktu yang dibutuhkan untuk
merampungkan pekerjaan tersebut. Atau akan memperoleh jumlah pegawai yang
dibutuhkan melalui jumlah jam kerja setiap pegawai tersebut.
12
Kegiatan analisa beban kerja sangat diperlukan oleh semua perusahaan, dengan
dilakukannya analisa beban kerja banyak manfaat yang dapat dirasakan oleh
perusahaan, pimpinan dan para manager. Berikut adalah manfaat dilaksanakannya
analisi beban kerja :
1. Bermanfaat untuk menentukan jumlah kebutuhan karyawan. Dengan
perhitungan dan penentuan jumlah tenaga kerja yang tepat maka akan
terjadi efisiensi dalam penggunaan tenaga kerja yang pada akhirnya
akan meminimalkan cost perusahaan.
2. Bermanfaat dalam proses HR Planning. Dapat dimanfaatkan dalam
proses perencanaan, persiapan recruitment, proses recruitmen,
selection sampai penempatannya.
3. Bermanfaat untuk menentukan standar waktu dari sebuah proses kerja.
Setelah kita melakukan proses analisa beban kerja atau workload
analysis maka kita akan mendapatkan jumlah jam efektif yang dapat
digunakan untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan. Jumlah jam ini
dapat dijadikan standar waktu (standard time) dari sebuah proses kerja.
4. Bermanfaat untuk menghitung budget perusahaan terkait dengan
penggajian dan tunjangan karyawan. Dengan proses analisa beban
kerja, akan diketahui jumlah karyawan yang dibutuhkan, sehingga
perusahaan dengan mudah dapat memproyeksikan budget untuk
penggajian dan tunjangan karyawan kedepannya.
5. Bermanfaat untuk penyempurnakan (Redesign) Tugas Jabatan,
Standard Operating Procedure (SOP)
6. Bermanfaat untuk penyusunan kebutuhan pelatihan (Training Needs)
karyawan. Hasil akhir dari proses analisa beban kerja selain jumlah
karyawan, juga akan didapatkan standar waktu untuk mengerjakan
sebuah pekerjaan. Standar waktu yang menjadi acuan dapat
dibandingkan dengan kondisi aktual karyawan, jika ada perbedaan
(GAP) antara standar waktu dengan kondisi aktual, artinya ada GAP
sehingga dapat menjadi indikator adanya kebutuhan pelatihan pada
karyawan tersebut.
13
1. Pendekatan Organisasi
Organisasi dipahami sebagai wadah dan sistem kerja sama dari
jabatan-jabatan. Melalui pendekatan organisasi sebagai informasi, akan
diperoleh informasi tentang : nama jabatan, struktur organisasi, tugas
pokok, fungsi dan tanggung jawab, kondisi kerja, tolok ukur tiap
pekerjaan, proses pekerjaan, hubungan kerja, serta persyaratan-
persyaratan seperti : fisik, mental, pendidikan, ketrampilan,
kemampuan, dan pengalaman.
14
landasan untuk penerimaan, penempatan dan penentuan jumlah
kualitas pegawai yang dibutuhkan dalam periode waktu tertentu antara
lain :
3. Pendekatan Administratif
Melalui pendekatan ini akan diperoleh berbagai informasi yang
mencakup berbagai kebijakan dalam organisasi maupun yang erat
kaitannya dengan sistem administrasi kepegawaian.
15
g. Jumlah dan tingkat kompetensi para karyawan di setiap unit
organisasi atau fungsi kerja.
2. Tahap Awal
Pada kegiatan tahap awal ini, kita akan menganalisis, menilai, dan
melengkapi kekurangan-kekurangan pada :
a. Organisasi dan Aliran Kerja, kegiatan ini meliputi aktivitas
mengidentifikasi kelompok-kelompok pekerjaan. Hasilnya adalah
pengelompokkan pekerjaan dalam jenis dan karakter yang
sama/serumpun berdasarkan (fungsi atau proses kerja) sesuai
kebutuhan di setiap unit dan level organisasi.
b. Target Kerja, pada kegiatan ini kita akan meminta kesepakatan
secara bersama antara konsultan deng fihak perusahaan dalam hal
penetapan target-target kerja yang selama ini belum diterapkan di
setiap stasion kerja, hasilnya adalah jelasnya target kerja di setiap
stasion kerja dan organisasi.
Dari hasil di atas, maka kita akan dapat menetapkan hal-hal sebagai berikut :
a. Menetapkan penggunaan teknik pengukuran untuk setiap jenis
kelompok pekerjaan dan/atau aliran kerja, apakah lebih sesuai
menggunakan teknik work sampling, atau operation audit, atau
time study.
b. Menetapkan teknik penghitungan untuk masing-masing tenik
pengukuran.
c. Menetapkan satuan kerja untuk setiap jenis stasion kerja.
3. Tahap Pengukuran
Pada tahap pengukuran di sini, perhatian difokuskan untuk mendapatkan
dan menyimpulkan data-data yang konkrit dari hasil pengamatan,
wawancara dan/atau diskusi di setiap aliran kerja langsung di lapangan,
16
sesuai dengan teknik pengukuran yang disepakati dengan memperhatikan
satuan kerja dan hal-hal yang mempengaruhi pencapaian hasil kerja. Data
utama yang diperlukan, misalkan man hours yang digunakan oleh stasion
kerja yang bersangkutan terhadap beban kerja tertentu pada suatu satuan
kerja .
17
oleh pekerja. Salah satu jenis dalam pengukuran kinerja adalah
pengukuran yang diukur berdasarkan waktu. Pengukuran kinerja
dengan menggunakan waktumerupakan suatu metode untuk
mengetahui waktu penyelesaian suatu pekerjaan yang dikerjakan oleh
pekerja yang memiliki kualifikasi tertentu, di dalam suasana kerja yang
telah ditentukan serta dikerjakan dengan suatu tempo kerja tertentu
(Whitmore, 1987).
3. Pengukuran fisiologis, yaitu pengukuran yang mengukur tingkat beban
kerja dengan mengetahui beberapa aspek dari respon fisiologis pekerja
sewaktu menyelesaikan suatu tugas/pekerjaan tertentu. Pengukuran
yang dilakukan biasanya pada refleks pupil, pergerakan mata, aktivitas
otot dan respon-respon tubuh lainnya.
Adapun metode yang dipilih oleh peneliti dalam penelitian ini adalah teknik
pengukuran kinerja berdasarkan waktu (time-study method). Teknik pengukuran
kinerja berdasarkan waktu pertama kali diperkenalkan oleh F. W. Taylor pada
tahun 1891. Sutalaksana, Anggawisastra & Tjakraatmadja (2006) menjelaskan
bahwa pengukuran waktu dapat digunakan untuk mendapatkan ukuran tentang
beban dan kinerja yang berlaku dalam suatu sistem kerja. Karena metode yang
digunakan dalam penelitian tersebut adalah metode ilmiah, maka hasilnya dapat
dipertanggungjawabkan. Melalui pengukuran ini pengukur memperoleh ukuran-
ukuran kuantitatif yang benar tentang kinerja dan beban kerja.
18
Faktor penyesuaian ditentukan dalam rangka mengoreksi
segala ketidakwajaran yang terjadi yang ditunjukkan oleh
pegawai selama masa pengamatan dilakukan (Sutalaksana,
dkk., 2006). Sebagai contoh jika pengukur mendapatkan
harga rata-rata siklus/elemen yang diketahui diselesaikan
dalam kecepatan tidak wajar oleh operator, maka agar harga
rata-rata tersebut menjadi wajar, pengukur harus
menormalkannya dengan melakukan penyesuaian. Salah
satu metode penyesuaian yang dianggap objektif adalah
penyesuaian yang disusun oleh Lawry, Maynard dan
Stegemartenyang dinamakan Penyesuaian Westinghouse.
Penyesuaian Westinghouse merupakan metode penyesuaian
yang melakukan penyesuaian melalui empat aspek yaitu
keterampilan, usaha, kondisi kerja dan konsistensi.
iii) Kelonggaran (k)
Kelonggaran merupakan waktu-waktu yang diberikan
kepada pekerja untuk tiga hal, yaitu untuk kebutuhan
pribadi (misalnya makan dan minum), untuk
menghilangkan rasa fatigue (kelelahan) dan untuk
hambatan-hambatan tak terhindarkan dalam pekerjaan.
Kelonggaran-kelonggaran ini memiliki nilai masing-masing
yang telah ditentukan (Sutalaksana, dkk.,2006).
19
Dalam melakukan pengukuran beban kerja berdasarkan waktu, ada
beberapa langkah yang harus dilakukan. Urutan-urutan langkah
tersebut yakni (Sutalaksana, dkk., 2006 ):
i) Langkah-langkah sebelum pengukuran
- Penetapan tujuan pengukuran
Penetapan tujuan merupakan hal yang penting dikarenakan
tujuan yang dipilih tersebut akan mempengaruhi tingkat
ketelitian dan tingkat keyakinan yang diinginkan.
20
tersebut berupa jam henti, lembaran-lembaran pengamatan,
pena atau pensil dan papan pengamatan.
ii) Pengukuran waktu
Pengukuran waktu merupakan pekerjaan mengamati dan
mencatat waktu-waktu kerja baik setiap elemen ataupun
siklus dengan menggunakan alat-alat yang telah disiapkan
di atas. Pada awal pengukuran waktu dilakukan, perlu
dilakukan pengukuran pendahuluan. Pengukuran
pendahuluan ini bertujuan untuk memperoleh data untuk
menguji keseragaman data dan mengetahui jumlah
minimum pengamatan yang harus dilakukan sebagai syarat
kecukupan data.
iii) Menghitung waktu baku
Bila semua persyaratan telah dipenuhi dan proses
pengambilan data telah selesai, maka penghitungan waktu
baku dapat dilakukan. Selain melibatkan waktu siklus,
waktu baku juga melibatkan faktor penyesuaian dan
kelonggaran dalam proses penghitungannya.
Sedangkan alat bantu yang dapat digunakan untuk pengukuran beban kerja
antara lain.
1. Bagan Proses Aliran (Mapping Process Chart)
Bagan ini menggambarkan urutan operasi, baik gerakan pekerja
maupun aliran material. Bagan ini bermanfaat dalam memperlihatkan
bagian proses yang tidak produktif, seperti penundaan (delay),
penyimpanan sementara, dan untuk mengetahui panjang pendeknya
jarak yang ditempuh. Analis harus menguji apakah penundaan dapat
dihindarkan, apakah penyimpanan sementara memang perlu, atau
seberapa sering terjadi pemindahan/transportasi itu bisa diminimalkan.
21
Pengurangan atau peniadaan waktu tunda, penyimpanan sementara,
maupun tranportasi akan mengurangi waktu proses total.
2. Bagan Pekerja-mesin (Worker-machine Chart)
Bagan ini menggambarkan suatu siklus kerja dimana pekerjaan dan
mesin sibuk atau menganggur. Analis dapat dengan mudah mengetahui
kapan pekerja dan mesin bekerja secara bersamaan atau bekerja secara
sendiri-sendiri (independen). Salah satu dari kegunaan dari bagan ini
untuk mengetahui berapa mesin/peralatan yang dapat ditangani oleh
seorang pekerja, atau sebaliknya. Bagan ini sering disebut juga dengan
bagan multiaktivitas.
3. Bagan Proses-kelompok (Gang-process Chart)
Bagan proses kelompok merupakan jenis lain dari bagan
multiaktivitas, yang menggambarkan kesibukan beberapa pekerja dan
mesin yang bekerja bersama-sama dalam suatu kelompok. Bagan ini
bermanfaat untuk mengkoordinasikan kegiatan sekelompok pekerja
dan untuk mengetahui tingkat kesibukan dari masing-masing pekerja.
Dengan menggunakan bagan proses-kelompok dapat diketahui pekerja
mana yang memiliki waktu kosong cukup besar, yang jika mungkin,
dilakukan pengaturan pekerja yang banyak memiliki waktu kosong
membantu pekerja yang waktunya padat, sehingga secara keseluruhan
waktu proses bisa diminimalkan, atau diperoleh keseimbangan beban
kerja yang lebih merata diantara para pekerja dalam kelompok
tersebut,
Cara menghitung analisis beban kerja adalah dengan membandingkan bobot atau
beban kerja dengan norma waktu dan volume kerja. Target beban kerja ditentukan
berdasarkan rencana kerja atau sasaran yang harus dicapai oleh setiap jabatan,
22
misalnya mingguan atau bulanan, sementara volume kerja datanya terdapat pada
setiap unit kerja.
Dalam proses analisa beban kerja kita harus memperhatikan jenis pekerjaan yang
akan dianalisa, seperti yang kita diketahui bahwa jenis pekerjaan ada dua, yaitu :
2. Pekerjaan yang bersifat Abstrak ( hasil produk bersifat konkret, misalkan
benda)
3. Pekerjaan yang bersifat Konkret ( hasil produk bersifat abstrak, misalkan
jasa)
Jam kerja adalah sebagai alat ukur dimana harus di isi dengan kegiatan kerja
dalam rangka untuk menghasilkan berbagai jenis produk baik bersifat konkret
maupun abstrak (benda atau jasa). Jam kerja efektif terdiri dari jumlah jam kerja
formal dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja seperti
23
melepas lelah, istirahat makan, istirahat merokok, tidur, mengobrol, membaca
koran, mengakses internet, dan sebagainya.
Setiap unit kerja akan memiliki hasil kerja yang berbeda satu sama lain, baik jenis
maupun satuannya. Dan jika ditarik kesimpulannya dengan adanaya alat bantu
pengukuran beban kerja tercipta formula sebagai berikut:
a. Volume kerja adalah Sejumlah kegiatan yang dilakukan oleh
unit organisasi atau pegawai/ pejabat dalam jangka waktu
tertentu (target yang harus dicapai dalam 1 tahun). 1 tahun =
235 hari kerja efektif
24
- Total Beban Kerja Unit dalam 1 tahun = Penjumlahan beban kerja
individu di Unit
- Jam Kerja Efektif dalam 1 tahun:
Jam kerja efektif 1 hari = 7 jam
Jam kerja efektif 1 tahun = 235 hari
Jadi jam kerja efektif = 7 X 235 hari= 1645 jam
25
Task (tugas) dapat mempengaruhi beban kerja yang dirasakan oleh
pekerja melalui banyak cara. Misalnya, melalui tindakan apa yang
harus dilakukan oleh seorang pekerja dalam memenuhi tugasnya,
melalui jumlah dan tipe dari tugas yang akan ditampilkan, melalui
keterbatasan waktu yang tersedia dalam menyelesaikan tugas
maupun melalui tingkat akurasi yang dibutuhkan dalam
meyelesaikan tugas. Kesemua hal di atas menjadi faktor yang
berkontribusi terhadap munculnya tuntutan situasi.
- Konteks lingkungan
Tugas yang dikerjakan oleh pekerja tidaklah dikerjakan sendiri.
Suatu tugas dilakukan di dalam suatu keadaan yang berbeda-beda
yang dapat mempengaruhi tingkat kesulitan yang dialami oleh
pekerja. Bagaimana seorang pekerja berinteraksi dengan
sekelilingnya juga memberikan dampak yang penting terhadap
kinerja dan beban kerja. Beberapa faktor eksternal yang dapat
mengubah tuntutan situasi dan mempengaruhi tingkat kesulitan
yakni lingkungan eksternal di mana tugas dilakukan (misalnya
panas, kelembaban, suara, penerangan, getaran, dan gaya
gravitasi), disain dari unit pertukaran informasi manusia-mesin
(misalnya tipe dan ukuran dari display dan kendali, serta bentuk
susunannya), desain dari pengemasan manusia (misalnya pakaian
pelindung, posisi duduk) serta desain dari keseluruhan
stasiun/tempat kerja (misalnya ukuran, pencahayaan di dalamnya,
ventilasi, kendali kelembaban dan suhu, dan pengurangan getaran)
b. Pekerja
Setiap pekerja memasuki suatu situasi dengan membawa pengaruh-
pengaruh yang dapat mempengaruhi kinerja. Berikut
penjelasannya.
- Kondisi sementara
26
Merujuk kepada kondisi awal misalnya kondisi kesegaran tubuh
seseorang, yang bisa saja berpengaruh kepada pelaksanaan tugas.
Individu berbeda-beda di dalam hal tujuan, sejauh apa tujuan tersebut sudah
terpuaskan hingga saat ini, dan sejauh mana pemenuhan tugas dipandang sebagai
pencapaian tujuan. Mereka juga berbeda dalam hal persepsi mengenai kecepatan
dan akurasi yang dibutuhkan saat menyelesaikan tugas. Faktor-faktor ini akhirnya
menentukan tingkat motivasi dalam pemenuhan tugas dan sebagai akibatnya,
menentukan sejauh mana usaha yang secara sukarela diberikan oleh individu
tersebut.
Kapasitas proses berpikir dari seorang individu dibedakan dari pengetahuan dan
keterampilan yang telah diperolehnya melalui pelatihan dan pengalaman.
Pengetahuan (misalnya mengenai fakta-fakta, peraturan-peraturan, prosedur
pemakaian peralatan) dapat dianggap sebagai sumber yang dimiliki oleh individu
yang dapat dimanfaatkan oleh proses kognitif. Untuk menggunakan pengetahuan
tersebut, seorang individu harus melibatkan proses dinamis lainnya untuk
mengingat dan memanipulasi pengetahuan yang dibutuhkan dalam menyelesaikan
tugas. Kemampuan proses kognitif dibutuhkan untuk mengumpulkan informasi
yang didapat dari display dan memanipulasi kendali yang ada.
Faktor-faktor yang telah dijelaskan di atas, dirangkum oleh Lysaght, et al. (1989)
dalam sebuah gambar kerangka berpikir yang ditampilkan di bawah ini.
27
Gambar 2. 2 Faktor-faktor yang Berpengaruh Terhadap Beban Kerja
28
ditetapkan dapat dicapai oleh suatu unit/divisi.
29
2.5 Full Time Equivalent (FTE)
FTE = Jumlah beban per tahun / ( target per jam * jumlah jam kerja per tahun )
30
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Analisis beban kerja adalah proses untuk menetapkan jumlah jam kerja orang
yang digunakan atau dibutuhkan untuk merampungkan suatu pekerjaan dalam
waktu tertentu, atau dengan kata lain analisis beban kerja bertujuan untuk
menentukan berapa jumlah personalia dan berapa jumlah tanggung jawab atau
beban kerja yang tepat dilimpahkan kepada seorang petugas. Atau dapat pula
dikemukakan bahwa analisis beban kerja adalah proses untuk menetapkan jumlah
jam kerja orang yang digunakan atau dibutuhkan untuk merampungkan beban
kerja dalam waktu tertentu.
31
3.2 Saran
Makalah tentang Analisis Beban Kerja ini masih jauh dari kata sempurna, oleh
karena itu penambahan materi yang mencakup keseluruhan materi sangat
dibutuhkan dan penulis meminta saran ataupun kritik yang berguna dari para
pembaca.
32
DAFTAR PUSTAKA
http://yudhim.blogspot.com/2008/01/perencanaan-sumber-daya-manusia-
psdm.html
33
LAMPIRAN
Kasus :
34
Hasil pengamatan penggunaan waktu kerja produktif yang dilakukan kepada
karyawan CV Spirit Wira Utama.
Pada Tabel diatas dapat dilihat, bahwa penggunaan waktu kerja produktif tertinggi
yaitu karyawan pada bagian kebun (K6) sebesar 84,67%. Berdasarkan
pengamatan, diketahui bahwa pekerjaan yang dilakukan oleh K6 merupakan
aktvitas proses produksi sayuran selada yang penting dan membutuhkan perhatian
khusus dan ketelitian dalam pengerjaanya, seperti aktivitas pengecekan aliran air
dan pembersihan lumut pada selang aliran. Selain itu, tingginya waktu kerja
produktif yang dimiliki oleh K6 lebih dikarenakan pribadi individu itu sendiri
yang memiliki tanggung jawab tinggi dalam menyelesaikan pekerjaan.
Selanjutnya, penggunaan waktu kerja produktif terendah yaitu karyawan bagian
keuangan (K3) sebesar 67,18%. Berdasarkan pengamatan, diketahui bahwa
aktivitas pekerjaan yang dimiliki oleh karyawan bagian keuangan lebih banyak
adalah aktivitas pekerjaan yang hanya dilakukan satu kali dalam seminggu,
sehingga karyawan bagian keuangan memiliki waktu luang yang lebih banyak
yang dimanfaatkan untuk aktivitas tidak produktif.
Penggunaan waktu kerja karyawan CV Spirit Wira Utama tidak hanya melibatkan
pengukuran waktu produktif saja, tetapi juga melibatkan waktu tidak produktif
yang dilakukan oleh karyawan. Waktu tidak produktif merupakan waktu yang
digunakan oleh karyawan dalam hal bermalas-malasan, mengobrol, membaca
buku, dan sebagainya yang tidak berkaitan dengan tugas pokok pekerjaan. Hasil
pengamatan penggunaan waktu kerja tidak produktif yang dilakukan kepada
karyawan CV Spirit Wira Utama.
35
Tabel L. 2 Perbandingan waktu kerja tidak produktif karyawan CV Spirit Wira Utama
Tabel L. 3 Beban kerja dan nilai FTE karyawan CV Spirit Wira Utama
Nilai FTE dibawah 1 dikategorikan underload, yang artinya jumlah beban kerja
SDM masih dibawah beban kerja optimal, sedangkan jika nilai FTE diatas 1
dikategorikan overload, yang artinya jumlah beban kerja SDM sudah melebihi
beban kerja optimal. Nilai FTE terendah yaitu karyawan bagian pemasaran (K4)
sebesar 0,227 menit/tahun dan nilai FTE tertinggi yaitu karyawan bagian kebun
(K6) sebesar 0,733 menit/tahun. Sementara nilai FTE untuk karyawan bagian
36
kebun (K5) sebesar 0,341 menit/tahun, karyawan bagian produksi (K2) sebesar
0,639 menit/tahun, serta karyawan bagian teknik (K1) dan karyawan bagian
keuangan (K3) memiliki nilai FTE yang sama 0,320 menit/tahun.
Tabel L. 4 Analisis beban kerja karyawan bagian teknik dan produksi melalui FTE
Hasil penggabungan bagian teknik dan produksi menunjukkan nilai FTE sebesar
0,922 menit/tahun, maka dengan demikian beban kerja SDM bagian teknik dan
produksi dapat dikategorikan optimal. Sementara itu, untuk SDM bagian
keuangan dan bagian pemasaran tidak dapat dilakukan penggabungan jabatan
karena keduanya memiliki tugas pokok dan uraian pekerjaan yang berbeda.
Bagian keuangan bertugas dan bertanggung jawab dalam pengembangan
manajemen dan finansial, sedangkan bagian pemasaran bertanggung jawab dalam
sistem distribusi dan pemasaran.
Sumber daya yang terlibat dalam aktivitas produksi komoditi sayuran selada pada
CV Spirit Wira Utama terbagi dalam SDM pada aktivitas off farm dan aktivitas on
farm. Pada aktivitas off farm terdapat SDM bagian teknik, produksi, keuangan dan
pemasaran, sedangkan pada aktivitas on farm terdapat karyawan kebun 1 dan
karyawan kebun 2. Pada kumpulan aktivitas produksi sayuran selada yang
dibudidayakan oleh CV Spirit Wira Utama, terdapat aktivitas-aktivitas yang dapat
dikerjakan bersamaan dengan aktivitas lainnya. Pada tahap pemeliharaan terdapat
37
aktivitas pengecekan aliran air pada talang yag dikerjakan oleh karyawan kebun 2,
aktivitas tersebut dapat dikerjakan bersamaan dengan aktivitas pembersihan lumut
pada selang aliran dan aktivitas membersihkan jamur pada sayuran. Aktivitas
lainnya yaitu pemberian nutrisi, pengecekan PH dan Ozon pada ground tank,
dimana aktivitas-aktivitas tersebut dapat digabungkan karena waktu
pengerjaannya sama yaitu pagi hari dan pada lokasi yang sama yaitu pada sumber
debit air (ground tank).
Waktu kerja yang digunakan dalam aktivitas produksi komoditi sayuran selada
berdasarkan analisis beban kerja melalui perhitungan FTE pada CV Spirit Wira
Utama masih belum optimal. Hal ini dapat dilihat dari nilai FTE untuk SDM pada
aktivitas off farm dan on farm dikategorikan underload yang artinya jumlah beban
kerja SDM pada bagian teknik, bagian produksi, bagian keuangan dan bagian
pemasran serta karyawan kebun masih dibawah beban kerja optimal. Sementara
itu dari hasil perhitungan FTE juga dapat dilihat jumlah kebutuhan karyawan ideal
untuk memproduksi sayuran selada pada CV Spirit Wira Utama untuk aktivitas off
farm yaitu untuk bagian teknik dan produksi, bagian keuangan dan bagian
pemasaran masing-masing membutuhkan satu orang karyawan, serta untuk
aktivitas on farm yaitu bagian kebun juga memerlukan satu orang karyawan.
38