DAFTAR ISI
1. TUJUAN 3
2. REFERENSI 4
5. DESKRIPSI ORGANISASI 8
5.1 STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN 8
5.2 TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG 8
5.3 WAKIL MANAJEMEN 8
5.4 KOMUNIKASI INTERNAL 8
2. Memberikan informasi kepada pelanggan, calon pelanggan dan rekanan lain dari ARISTA,
sehubungan dengan penerapan Sistem Manajemen Mutu
3. Menunjang pelatihan kepada seluruh karyawan ARISTA agar mereka dapat memahami
komitmen manajemen puncak terhadap mutu dan memahami peran mereka dalam penerapan
Sistem Manajemen Mutu.
Pedoman mutu ini memuat struktur organisasi, struktur dokumentasi sistem mutu, kebijakan mutu,
diagram alir proses bisnis ARISTA dan penjelasan pemenuhan ketentuan ISO 9001:2008.
PT. Arista Pratama Jaya mulai didirikan pada tanggal 10 November 1982, dengan bisnis utama
Technical Services, khususnya dalam bidang mekanikal, elektrikal dan sistem instalasi AC.
ARISTA merupakan dealer dari Carrier Air Conditioning, Trane, Mitsubishi Air Conditioning,
Hitachi, ITU, dan Mc Quay. ARISTA juga dilengkapi dengan workshop ducting menggunakan
Computerized Autoshear Machine yang memproduksi TFD Duct khusus untuk proyek yang ditangani.
Sampai saat ini, proyek yang ditangani sudah melebihi 300 proyek, meliputi pekerjaan VAC
(Ventilating & Air Conditioning), Plumbing, Production Piping, Fire Fighting, Electrical, dan
Electronic untuk bangunan kantor, pabrik, shopping centre, rumah sakit, restoran, hotel, apartemen,
sekolah, airport facilities, sport centre, dan fasilitas entertainment.
Sebagai kontraktor mekanikal elektrikal yang berpengalaman dan mempunyai reputasi yang baik,
ARISTA didukung oleh tenaga kerja trampil dengan pengalaman lebih dari 20 tahun. Sertifikat
Keahlian yang dimiliki antara lain:
Ahli Madya Teknik Tenaga Listrik
(diterbitkan oleh Asosiasi Profesional Elektrikal Indonesia)
Ahli Madya Pelaksana Teknik Mesin
(diterbitkan oleh Asosiasi Tenaga Ahli Konstruksi Indonesia)
Ahli Muda Tenaga Teknik Listrik
(diterbitkan oleh Asosiasi Profesional Elektrikal Indonesia)
Dalam pelaksanaan tugasnya, QMR memimpin Quality Management Division, yang terdiri dari team
Quality Management, Controller Quality Management dan Auditor-auditor yang penugasannya diatur
sesuai dengan jadwal audit mutu internal.
2. Memo internal
Memo internal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang sudah berjalan dengan efektif di
ARISTA. Memo internal dapat dilakukan dalam satu divisi/departemen ataupun untuk lintas
divisi/departemen. Memo internal ini dapat berupa disposisi dari surat masuk ataupun berupa
memo tersendiri.
2. Prosedur
Prosedur adalah dokumen tingkat kedua yang berisi langkah-langkah yang telah ditetapkan
untuk melakukan suatu proses atau subproses dan menjelaskan keterkaitan proses/subproses
antar departemen/divisi. Prosedur disusun oleh Associate Director/Manager, ditinjau oleh
QMR dan disahkan oleh Direksi. Prosedur diperuntukkan bagi kalangan internal dan tidak
diperkenankan untuk diberikan kepada pihak di luar ARISTA. Prosedur yang disusun meliputi
prosedur-prosedur terdokumentasi yang memang disyaratkan oleh ISO 9001:2008 dan
prosedur-prosedur tambahan yang diperlukan oleh ARISTA untuk memastikan perencanaan,
operasi dan kendali prosesnya berjalan dengan efektif.
3. Metode Pelaksanaan
Metode Pelaksanaan adalah dokumen yang berisi petunjuk rinci untuk melaksanakan suatu
item pekerjaan instalasi dan pemasangan equipment. Dokumen ini disusun oleh staf proyek
dan disahkan oleh Associate Director Proyek
4. Sasaran mutu
Sarasan mutu dijelaskan tersendiri pada bagian 7.4 pedoman mutu ini.
5. Rekaman
Rekaman adalah data yang bermanfaat dan berbagai media pendukungnya yang menyatakan
hasil-hasil yang dicapai atau memberikan bukti atas kegiatan yang dilaksanakan. Formulir
standar yang dibutuhkan ditetapkan oleh Associate Director/Manager.
Penerapan Sistem Manajemen Mutu ini mencakup seluruh persyaratan ISO 9001:2008. Tidak ada
klausul ISO 9001:2008 yang dieksklusi.
Manajemen puncak ARISTA juga memastikan bahwa persyaratan pelanggan ditetapkan dan dipenuhi
dengan sasaran untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.
Kebijakan mutu ditetapkan oleh Direksi sesuai dengan visi dan misi perusahaan. Secara jelas
kebijakan ini mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan dan terus menerus memperbaiki
efektivitas sistem manajemen mutu.
Agar dipahami di seluruh jajaran manajemen dan staf ARISTA, kebijakan mutu ini disosialisasikan
dengan cara memasang kebijakan ini pada lokasi-lokasi yang strategis dan dengan cara membagikan
kartu kecil bertuliskan visi, misi dan kebijakan mutu pada setiap staff.
Untuk memastikan bahwa kebijakan mutu ini selalu sesuai dengan perkembangan bisnis perusahaan,
setiap tiga tahun Direksi meninjau kembali kebijakan ini. Hasil tinjauan disosialisasikan melalui Rapat
Tinjauan Manajemen.
Setiap divisi menetapkan sasaran mutunya sesuai dengan fungsi masing-masing. Target-target
disesuaikan dengan kinerja yang diharapkan. Untuk memastikan sasaran ini dapat diukur, dibuat
dalam format empat kolom yang terdiri dari sasaran, target, periode pengukuran dan media
monitoring.
Sesuai dengan periode pengukuran yang ditetapkan pada setiap sasaran, pencapaian target diukur dan
dilaporkan kepada Quality Management Division. Agar realistis, penetapan target yang pertama
didasarkan atas pengalaman masing-masing divisi. Selanjutnya diupayakan setiap target dilakukan
peningkatan atau ditetapkan sasaran lain apabila target tersebut sudah tercapai secara konsisten.
Penetapan sasaran mutu dilaksanakan setiap awal tahun. Sedangkan penetapan sasaran mutu proyek
dilaksanakan pada tahap persiapan proyek, targetnya spesifik sesuai dengan skala proyek, dan
didokumentasikan dalam Pedoman Pelaksanaan Proyek.
Perencanaan sistem manajemen mutu diformulasikan dalam bentuk strategi-strategi atau action plan
untuk mencapai target-target yang ditetapkan pada sasaran mutu. Penetapan dan sosialisasi dari
perencanaan sistem manajemen mutu ini menjadi tanggung jawab masing-masing Manager.
Pengelolaan
Keuangan
(B04)
8/10/10 . APJ-PEM-R02 Pedoman Mutu . 13/45
Realisasi Produk
Marketing Pelaksanaan
Sales Koordinasi Internal Persiapan Pelaksanaan Finalisasi
(C01) Pelaksanaan Pelaksanaan
Estimate
(C02) (C03) (C04) (C05) (C06)
9. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN
9.1 BUSINESS PLAN
Business Plan disusun oleh Direksi setiap awal tahun. Langkah pertama yang dilakukan adalah
melakukan SWOT Analysis. Berdasarkan hasil SWOT analysis, ditetapkan strategi untuk
mengantisipasi kelemahan dan ancaman. Kekuatan dan Peluang akan menjadi pertimbangan dalam
menetapkan target-target pada tahun yang bersangkutan.
Rincian proses:
Manajemen puncak meninjau sistem manajemen mutu perusahaan pada selang waktu yang terencana
untuk memastikan kesesuaian, kecukupan, dan efektivitas sistem manajemen mutu terus berlanjut.
Tinjauan ini mencakup penilaian peluang perbaikan dan keperluan akan perubahan pada sistem
manajemen mutu, termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu.
Tinjauan manajemen di ARISTA diformulasikan dalam bentuk rapat yang dipimpin langsung oleh
Direksi dan dihadiri oleh seluruh Associate Director, Head of Department, dan manager yang
diselenggarakan minimal setiap 3 bulan.
Keluaran dari tinjauan manajemen mencakup keputusan dan tindakan yang berkaitan dengan:
1. Perbaikan pada efektivitas sistem manajemen mutu dan proses-prosesnya
2. Perbaikan pada produk berkaitan dengan persyaratan Pemberi Tugas
3. Sumber daya yang diperlukan
Rincian proses:
PT. ARISTA menetapkan dan menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk:
1. Menerapkan dan memelihara sistem manajemen mutu dan terus menerus memperbaiki
efektivitasnya.
2. Meningkatkan kepuasan Pemberi Tugas dengan memenuhi persyaratan Pemberi Tugas
Sesuai dengan lingkup kerja PT. ARISTA, sumber daya manusia adalah sumber daya yang terpenting.
Personel yang melaksanakan pekerjaan yang mempengaruhi mutu jasa yang diberikan kepada pemberi
tugas dipastikan memiliki kompetensi atas dasar pendidikan, pelatihan, ketrampilan, dan pengalaman
yang sesuai. Persyaratan minimal tentang kompetensi ini dijabarkan dalam Dokumen Uraian Tugas
dan Tanggung Jawab Jabatan dan Dokumen Matriks Kompetensi yang dikendalikan oleh Divisi HRD
Persyaratan kompetensi menjadi perhatian mulai dari proses penerimaan karyawan. Calon karyawan
terutama akan diseleksi berdasarkan pendidikan, ketrampilan dan pengalaman yang sesuai. Proses
rekrutment dilaksanakan berdasarkan kebutuhan divisi/proyek. Pencarian dan seleksi calon karyawan
berpedoman kepada spesifikasi teknis jabatan/persyaratan minimal jabatan yang telah ditetapkan
ARISTA.
Setiap tahun, ARISTA melaksanakan gap analysis untuk mengukur kompetensi teknis dan kompetensi
umum yang disyaratkan. Gap yang ditemukan menjadi dasar perencanaan pelatihan. Pelatihan dapat
dilaksanakan secara internal maupun eksternal. Topik pelatihan dapat berupa hal yang sangat teknis,
bersifat ketrampilan khusus, bersifat manajerial, maupun pengarahan tertentu. Setiap pelatihan
dipastikan efektivitasnya. Penilaian efektivitas dapat berupa post test di akhir pelatihan maupun
berdasarkan gap analysis periode berikutnya. Pelatihan yang dinilai tidak efektif akan ditindaklanjuti
dengan pelatihan ulang ataupun tindakan lain sesuai dengan keputusan Manager/Kadiv/Associate
Director/Direksi. Dokumentasi pelatihan yang berupa daftar hadir, copy sertifikat, hasil post test dan
hasil gap analysis disimpan oleh Divisi HRD.
Divisi HRD bertanggung jawab memperbaharui CV personel berdasarkan penugasan proyek dan
pelatihan yang dilaksanakan.
Untuk memastikan bahwa setiap karyawan sadar akan relevansi dan kegiatan mereka dan bagaimana
kontribusi mereka terhadap pencapaian visi, misi, kebijakan ARISTA dan terhadap pencapaian sasaran
mutu masing-masing divisi, maka dilaksanakan penilaian kinerja karyawan. Bagi karyawan tetap,
penilaian kinerja dilaksanakan setiap tahun. Bagi karyawan masa percobaan dan karyawan kontrak,
penilaian dilakukan pada akhir masa percobaan dan masa kontrak. Hasil penilaian akan menjadi
pertimbangan bagi perubahan status karyawan.
Karyawan keluar dapat disebabkan karena pengunduran diri ataupun pengakhiran hubungan kerja oleh
perusahaan. Setiap karyawan keluar, dipastikan adanya proses serah terima yang jelas dalam hal
dokumen, pekerjaan, maupun kewajiban-kewajiban lainnya terhadap ARISTA. Dalam hal serah terima
dokumen dan pekerjaan, Manager yang bersangkutan bertanggung jawab mengambil alih atau
mendelegasikan kepada staf lain yang sesuai.
Selain berperan dalam mengkoordinir proses-proses di atas, Divisi HRD juga melakukan fungsi-fungsi
administratif yang meliputi pembayaran gaji, memfasilitasi permohonan cuti, dan klaim asuransi.
Rincian proses:
ARISTA menetapkan dan menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk:
1. Menerapkan dan memelihara sistem manajemen mutu dan terus menerus memperbaiki
efektivitasnya.
2. Meningkatkan kepuasan pemberi tugas dengan memenuhi persyaratan pemberi tugas
Prasarana adalah salah satu sumber daya yang juga berperan bagi ARISTA dalam melaksanakan
pekerjaan dari pemberi tugas. Prasarana yang dimaksud meliputi:
1. Gedung, ruang kerja dan sarana kerja lainnya; termasuk alat-alat pelindung diri bagi personel
ARISTA yang ditugaskan di proyek.
2. Peralatan proses; terdiri dari alat kerja, alat ukur, perangkat keras dan perangkat lunak
komputer, kamera digital, dsb.
3. Peralatan pendukung; meliputi transportasi, komunikasi, dan sistem informasi
Alat kerja, alat ukur, dan fasilitas kerja lainnya yang diperlukan oleh setiap proyek tercantum dalam
Pedoman Pelaksanaan Proyek. Alat dan fasilitas kerja ini ditetapkan, disediakan, dan dipelihara untuk
mencapai kesesuaian jasa yang diberikan kepada Pemberi Tugas. Divisi Tool & Inventories
bertanggung jawab dalam pengadaan, melakukan inventarisasi alat, memantau peminjaman dan
pengembalian dari proyek, melakukan perawatan sesuai dengan jadwal yang ditetapkan, dan
melakukan perbaikan apabila terjadi kerusakan. Alat dan fasilitas kerja yang dimaksud di sini meliputi
mesin-mesin yang terdapat di workshop, mesin las, genset, AC, dan kendaraan.
ARISTA telah menetapkan alat ukur yang harus dikalibrasi secara periodik ke lembaga kalibrasi
resmi. Untuk alat ukur lainnya yang tidak membutuhkan akurasi tinggi, tetap dilakukan pemeriksaan
kesesuaian secara internal. Penggunaan alat ukur disesuaikan dengan kapasitas alat. Cara
pengoperasian alat disesuaikan dengan manual masing-masing alat. Untuk mencegah kerusakan, alat
ukur disimpan pada kotaknya dengan benar di dalam ruangan. Apabila hasil kalibrasi menunjukkan
adanya penyimpangan pada alat tersebut, maka pengukuran sebelumnya dengan alat tersebut akan
dipertimbangkan dan Engineer & Instrument Manager akan mempertimbangkan untuk memperpendek
jangka waktu kalibrasi.
Business Support Division, melalui Bagian Information Technology melakukan pengendalian terhadap
hardware/software komputer dan sistem informasi perusahaan. Pengendalian terhadap hardware dan
software komputer yang dilakukan meliputi proses pengadaan, inventarisasi hardware dan software,
perawatan, perbaikan dan penggantian consumable part. Pengendalian terhadap sistem informasi
meliputi pengelolaan izin penggunaan akses internet/intranet dan registrasi e-mail perusahaan.
PT. ARISTA juga menetapkan dan mengelola lingkungan kerja yang dibutuhkan untuk mencapai
kesesuaian persyaratan. Setiap proyek mengelola lingkungan kerja yang memadai bagi pekerja.
Dipastikan juga bahwa telah dilakukan antisipasi terhadap pengaruh cuaca, lokasi, keadaan sekitar
yang kritis terhadap instalasi dan pemasangan produk.
Rincian proses:
ARISTA telah menetapkan prosedur terdokumentasi untuk melakukan pengendalian dokumen.
Pengendalian yang dimaksud meliputi:
Pengendalian dokumen sistem mutu menjadi tanggung jawab Divisi Quality Management. Tanggung
jawab penyusunan, peninjauan, dan persetujuan telah ditetapkan dalam Prosedur Pengendalian
Dokumen Sistem Mutu. Penggandaan dokumen sistem mutu hanya boleh dilakukan melalui Divisi
Quality Management. Seluruh penerima salinan tidak diperkenankan menggandakan sendiri, kecuali
formulir-formulir. Apabila ada perubahan kebijakan, atau adanya masukan untuk menerapkan alur
kerja yang lebih efektif, setiap saat prosedur dan metode pelaksanaan dapat direvisi melalui pengisian
Form Usul Perubahan Dokumen Sistem Mutu. Apabila terbit revisi, Divisi Quality Management akan
menarik seluruh salinan yang beredar dan memusnahkannya. Dokumen asli yang sudah tidak berlaku
tetap disimpan namun diberi stempel SUPERSEDED. Perubahan pada dokumen diidentifikasi dengan
menyebutkan bagian yang berubah pada halaman depan dan dengan cetak miring pada bagian yang
berubah.
Pengendalian surat masuk dan surat keluar di kantor pusat menjadi tanggung jawab Sekretariat di
masing-masing divisi. Sedangkan di proyek menjadi tanggung jawab Administrasi Proyek masing-
masing. Setiap surat masuk dicatat pada Daftar Surat Masuk lalu disampaikan kepada personil yang
dituju. Setiap surat keluar dicatat dalam Daftar Surat Keluar dan diarsipkan bukti pengirimannya.
Dokumen perusahaan, bank garansi, dan surat-surat kendaraan merupakan dokumen yang selalu harus
dipantau masa berlakunya. Monitoring terhadap dokumen perusahaan, bank garansi, dan surat-surat
kendaraan dilakukan oleh Divisi Legal.
Rekaman atau arsip adalah dokumentasi yang dihasilkan dari suatu kegiatan untuk memberikan bukti
bahwa setiap keluaran proses sesuai dengan persyaratan masukan dan bukti bahwa 18 sistem
manajemen mutu dilaksanakan sesuai dengan prosedur/metode kerja. Rekaman yang dimaksud dapat
dalam berbagai media: kertas, soft file, dokumentasi foto, dan sebagainya. Setiap divisi telah
menetapkan arsip-arsip yang diperlukan untuk memberikan bukti kesesuaian dengan persyaratan dan
beroperasinya sitem manajemen mutu secara efektif. Arsip tetap mudah dibaca, disimpan di tempat
yang memadai, diidentifikasi secara efektif sehingga siap ditunjukkan dan diambil pada saat
diperlukan.
ARISTA telah menetapkan prosedur terdokumentasi untuk menetapkan kendali yang diperlukan untuk
identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, masa simpan, dan pembuangan rekaman.
Berdasarkan tanggung jawab penyimpanan, ARISTA membagi arsip atas arsip aktif dan arsip pasif.
Arsip aktif adalah arsip yang masih digunakan dalam kegiatan sehari-hari pemilik arsip tersebut.
Sehingga penyimpanan arsip aktif menjadi tanggung jawab divisi/proyek masing-masing. Arsip pasif
adalah arsip yang sudah tidak digunakan lagi dalam kegiatan sehari-hari pemilik arsip tersebut, tetapi
masih perlu disimpan di ruang arsip ARISTA selama jangka waktu tertentu. Corporate Administration
bertanggung jawab terhadap penyimpanan arsip pasif di ruang arsip dan memantau masa
Ketentuan waktu penyimpanan arsip ditetapkan berdasarkan kebutuhan masing-masing divisi dan
dengan mempertimbangkan pula peraturan/regulasi yang terkait.
Rincian proses :
PT. ARISTA menetapkan dan menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk:
menerapkan dan memelihara sistem manajemen mutu dan terus menerus memperbaiki efektivitasnya.
Meningkatkan kepuasan Pemberi Tugas dengan memenuhi persyaratan Pemberi Tugas
Untuk kelancaran operasional proyek, pengelolaan kas merupakan hal yang penting untuk
dikendalikan. Pemasukan dan pengeluaran harus seimbang agar proyek dapat berjalan secara efektif.
Divisi Finance dan Divisi Accounting telah menetapkan aturan-aturan sebagaimana dijabarkan dalam
prosedur terkait tentang penerimaan kas, pengeluaran kas, pengeluaran kas kecil, hutang, piutang, dan
perpajakan.
Rincian proses:
Proses Tender
Proses penerimaan pekerjaan pada umumnya diawali dengan proses tender yang menjadi tanggung
jawab Marketing Department. Proses itu dimulai dari diterimanya informasi atau menerima undangan
prakualifikasi, menerima undangan tender, keputusan ikut tender, pembelian dokumen tender, rapat
aanwijzing, pelaksanaan site visit, permintaan pembuatan bank garansi, perhitungan volume, estimasi
harga, pengajuan penawaran, klarifikasi dan negosiasi sampai dengan penetapan pemenang tender.
Marketing Department memantau proses tender ini melalui suatu time table yang terdapat dalam papan
tulis dan website internal.
Sebelum ARISTA berkomitmen untuk mengikuti suatu tender, terlebih dahulu dilakukan tinjauan
untuk memastikan bahwa persyaratan-persyaratan telah dipahami dan ARISTA memiliki kemampuan
untuk memenuhi persyaratan tersebut. Hasil tinjauan ini didokumentasikan dalam bentuk Formulir
Keikutsertaan Tender.
Apabila pemberi tugas tidak memberikan pernyataan tertulis tentang suatu persyaratan, maka
persyaratan tersebut diklarifikasi sebelum ARISTA mengajukan penawaran.
Rapat aanwijzing, site visit, perhitungan dan pencarian harga sampai dengan rapat klarifikasi
dilakukan oleh Tim Tender yang dibentuk untuk proyek tersebut. Sedangkan negosiasi dilakukan oleh
Direksi dan Asc Dir Marketing.
Apabila ada perubahan terhadap persyaratan, maka ARISTA memastikan dokumen yang relevan
diubah, dan perubahan tersebut dikomunikasikan kepada personil yang terkait dengan perubahan
tersebut.
Komunikasi dengan calon pemberi tugas selama proses pengajuan penawaran sampai dengan
keputusan pemenang didokumentasikan oleh Divisi Estimate (berupa surat menyurat maupun risalah
rapat/berita acara rapat).
Engineering Manager meninjau kecukupan masukan-masukan tersebut. Apabila ada masukan yang
kurang atau bertentangan, maka diklarifikasikan terlebih dahulu sebelum proses desain berlanjut.
Apabila dalam proses perhitungan dilakukan dengan bantuan software tertentu, maka software tersebut
terlebih dahulu diverifikasi.
Verifikasi desain dilakukan untuk memastikan bahwa keluaran desain memenuhi persyaratan
masukan. Verifikasi desain dilakukan oleh Engineering Manager sebelum mengajukan gambar desain
kepada pihak pemberi tugas.
Validasi desain dilaksanakan setelah proses instalasi dan pemasangan equipment. Validasi desain ini
dilakukan sebelum penyerahan atau implementasi produk, yaitu berupa kegiatan Testing &
Commissioning. Hasil validasi didokumentasikan dalam bentuk Berita Acara Testing &
Commissioning.
Perubahan desain dapat terjadi selama proses desain maupun bersamaan dengan proses instalasi di
lapangan. Dokumentasi surat ataupun risalah rapat merupakan salah satu bentuk rekaman awal
terjadinya perubahan desain. Setiap perubahan harus ditinjau dan diverifikasi oleh Engineering
Manager dan disetujui oleh pemberi tugas sebelum dilaksanakan. Tinjauan perubahan desain ini
mencakup pula evaluasi pengaruh perubahan terhadap jadwal dan biaya.
Setelah proses desain selesai dan gambar yang diajukan disetujui oleh pemberi tugas, maka berlanjut
ke tahap estimasi seperti yang dilakukan pada proyek tender.
Rincian proses:
ARISTA melakukan komunikasi dengan pelanggan yang berkaitan dengan informasi produk melalui
website dan company profile. Divisi Sales bertanggung jawab menyiapkan materi website, melakukan
update terhadap website, dan memeriksa link-link pada website. Sebelum diterbitkan, materi website
dan isi company profile diverifikasi terlebih dahulu oleh Associate Director Marketing.
Setelah proses tender selesai, apabila ARISTA diputuskan sebagai pemenang tender, pihak pemberi
tugas akan memberikan Surat Keputusan Pemenang. Selanjutnya Departemen Marketing akan
menindaklanjuti pembuatan kontrak sampai dengan penandatanganan kontrak oleh kedua belah pihak.
Proses tinjauan terhadap hal-hal yang disyaratkan oleh Pemberi Tugas dan usulan yang diajukan oleh
ARISTA didokumentasikan dalam Formulir Tinjauan Kontrak.
Rincian proses:
ARISTA merencanakan proses realisasi pekerjaan secara konsisten dengan persyaratan proses-proses
lain dari sistem manajemen mutu.
Setelah mendapatkan Surat Keputusan Pemenang dan memastikan kelengkapan dokumen, Associate
Director Marketing melakukan serah terima dokumen tender kepada Associate Director Proyek.
Dokumen yang diserahterimakan meliputi gambar, spesifikasi teknis, Rencana Kerja dan Syarat-syarat
(RKS), Berita Acara Aanwijzing, klarifikasi dan negosiasi, dan Bill of Quantity.
Berdasarkan karakteristik proyek dan pemberi tugas, Associate Director Proyek bersama dengan
Kadiv Proyek menetapkan tipe struktur organisasi yang akan digunakan dan menetapkan Project
Coordinator (PK) dan Project Manager (PM) yang ditugaskan untuk menangani proyek tersebut.
Selanjutnya, PM bersama dengan PK mempelajari lingkup kerja dan mengusulkan tim proyek kepada
Kadiv Proyek untuk selanjutnya disetujui oleh Direksi dan Associate Director Proyek. Sebagai acuan,
ARISTA telah menetapkan standar struktur organisasi lapangan yang dibagi menjadi 2 tipe
berdasarkan besar/kecil proyek dan lingkup kerja.
Setelah serah terima dokumen dan penunjukkan PK dan PM, dilaksanakan rapat Kick-Off Marketing
yang dipimpin oleh Associate Director Marketing. Rapat dihadiri oleh Direksi, Associate Director
Proyek, Estimate Manager, Kadiv Proyek, PK, PM, Engineering Manager, dan PPC Manager,
Accounting & Finance Dept Head. Pada rapat ini Departemen Marketing memberikan penjelasan
tentang scope of work, schedule, spesifikasi teknis, contact person, dan klausul kontrak yang perlu
Berdasarkan dokumen tender, dilaksanakan pembuatan budget, terdiri dari budget material instalasi,
budget equipment, budget upah, dan budget overhead. Untuk kelancaran proyek, ARISTA telah
menetapkan target penyelesaian budget-budget tersebut sampai dengan disetujui. Buget material
instalasi, budget upah, dan budget overhead harus melalui persetujuan Kadiv Proyek sebelum disetujui
oleh Associate Director Proyek dan Direksi. Sedangkan persetujuan budget equipment dilakukan
hanya oleh Direksi.
Dalam merencanakan realisasi proyek, ARISTA menetapkan sasaran dan persyaratan bagi setiap
proyek, menetapkan proses, dokumen, dan sumber daya yang spesifik bagi setiap proyek, kegiatan
verifikasi, validasi, monitoring, inspeksi dan test yang spesifik untuk kriteria penerimaan pekerjaan.
Keluaran perencanaan ini berupa dokumen yang sering disebut dengan rencana mutu proyek. Di
ARISTA, rencana mutu proyek dibuat dalam bentuk Pedoman Pelaksanaan Proyek.
Setelah PM dan PK mempelajari dokumen-dokumen berupa gambar, spesifikasi teknis, rencana kerja
dan syarat-syarat, dan dokumen terkait lainnya, disusun Pedoman Pelaksanaan Proyek untuk
mengendalikan operasional di lapangan.
Sebelum disosialisasikan kepada tim proyek, Pedoman Pelaksanaan Proyek ini ditinjau oleh Kadiv
Proyek dan disetujui oleh Associate Director Proyek.
Setelah proyek berjalan, apabila terjadi perubahan-perubahan yang terkait dengan isi Pedoman
Pelaksanaan Proyek, maka PM merevisi bagian yang terkait. Pengesahan terhadap revisi tersebut
dilakukan oleh PK.
Rincian proses:
Dalam melaksanakan pekerjaan instalasi dan pemasangan equipment, ARISTA didukung oleh mitra
kerja suplier (material & equipment), subkon (perorangan maupun perusahaan), dan vendor lainnya
(sewa alat, ekspedisi). ARISTA telah menyeleksi supplier/subkon/vendor berdasarkan kemampuan
mereka memasok barang/jasa yang sesuai dengan persyaratan ARISTA. Kriteria seleksi dan evaluasi
telah ditetapkan dalam prosedur terdokumentasi.
Setiap awal tahun, Divisi Material Procurement mengeluarkan daftar vendor yang disetujui. Vendor
yang tercantum dalam daftar tersebut hanyalah vendor yang sudah lolos seleksi awal berdasarkan
persyaratan ARISTA. Evaluasi kinerja vendor dilakukan setiap akhir tahun (bulk material), setiap
akhir proyek (equipment & sewa alat) dan setiap akhir pengiriman (ekspedisi). Apabila hasil evaluasi
kinerja vendor mendapat dinyatakan tidak lulus maka vendor ybs. Akan diinformasikan untuk
memperbaiki kinerja. Dan apabila dalam 2 kali penilaian berturut-turut vendor mendapat nilai tidak
lulus maka vendor akan dikeluarkan dari daftar vendor ARISTA.
Departemen proyek dapat melakukan permintaan material berdasarkan shop drawing maupun
permintaan material untuk stock berdasarkan budget.
Permintaan material untuk stock dilaksanakan oleh Associate Director Proyek khusus untuk material
yang sering mengalami fluktuasi harga, material yang diperlukan dalam jumlah besar, tidak selalu
tersedia stocknya di pasaran, atau lead time yang lama.
Permintaan material berdasarkan shop drawing dilakukan oleh Site Manager/Project Manager kepada
PPC Material untuk selanjutnya diproses ke Departemen Logistik. Pembuatan BPB ini harus
dilengkapi dengan shop drawing, approval material, spesifikasi teknis, perhitungan volume, dan Site
Instruction (khusus untuk pekerjaan tambah).
Pembelian Bulk Material dilakukan setelah diterimanya BPB dari PPC Material oleh Divisi Material
Procurement. Sedangkan pembelian equipment dilakukan setelah diterimanya permintaan dari proyek
oleh Divisi Equipment Procurement. Apabila material/equipment yang dibutuhkan tidak dapat
dicukupi oleh stock gudang, maka dilakukan proses pembelian kepada vendor ARISTA.
Untuk memastikan tidak terjadi kerusakan selama penyimpanan material/equipment di gudang pusat,
Staf Warehouse harus berpedoman pada tata cara penempatan material yang telah ditetapkan.
Pengeluaran material/equipment dikendalikan melalui Bon Perngambilan Barang dan Surat
Pengeluaran Barang/Surat Pengantar. Untuk memastikan tidak terjadi kerusakan selama pengiriman,
staf warehouse dan supir mengatur penempatan material di kendaraan sesuai dengan tata cara
penempatan material yang telah ditetapkan.
Pengadaan Jasa dikoordinir oleh PPC Jasa. Setiap awal tahun, PPC Jasa mengeluarkan daftar
subkontraktor yang disetujui. Subkon yang tercantum dalam daftar tersebut hanyalah subkon yang
sudah lolos seleksi awal berdasarkan persyaratan ARISTA. Evaluasi kinerja subkon dilaksanakan
berdasarkan progress pekerjaan, yaitu pada saat progress mencapai 30% dan 75%. Apabila
mendapatkan penilaian buruk, maka PM akan memberikan peringatan dan menuntut perbaikan kinerja
dari subkontraktor yang bersangkutan. Apabila dalam 2 kali penilaian berturut-turut tetap dinilai
buruk, maka PPC Jasa akan memberikan catatan khusus pada daftar subkontraktor. Dan apabila sudah
mendapatkan catatan khusus berdasarkan penilaian dari 2 PM yang berbeda, maka nama subkontraktor
tersebut akan dikeluarkan dari Daftar Subkontraktor ARISTA.
Proses penunjukan subkontraktor yang berupa badan usaha diawali dengan penetapan item pekerjaan
yang akan disubkan oleh Direksi, Associate Director Proyek dan Kadiv Proyek. Associate Director
Proyek selanjutnya memberikan data pekerjaan dan melakukan negosiasi dengan subkontraktor yang
tercantum dalam Daftar Subkontraktor ARISTA.
Untuk subkontraktor perorangan, PPC Jasa merencanakan calon subkontraktor dari subkontraktor
yang tercantum pada Daftar Subkontraktor ARISTA. Proses negosiasi dilakukan oleh PK dan PM.
Bagian Accounting berperan serta dalam proses penunjukan subkontraktor ini dalam hal memeriksa
kesesuaian nilai dengan budget Marketing.
SPK subkontraktor disiapkan oleh PPC Jasa. Untuk setiap penunjukan subkontraktor, dipastikan pada
SPK tertera secara spesifik hal-hal sebagai berikut:
1. Nama
2. Lingkup pekerjaan
3. Nilai borongan
4. Cara pembayaran
5. Waktu pelaksanaan
6. Ketentuan-ketentuan
Berdasarkan gambar yang diterima dari pemberi tugas, Divisi Engineering & Instruments menyiapkan
shop drawing. Monitoring terhadap shop drawing yang sudah dibuat/ sudah diajukan / mendapat
persetujuan pemberi tugas dilakukan melalui suatu daftar monitoring. Penomoran shop drawing pada
umumnya mengikuti ketentuan yang ditetapkan oleh pemberi tugas. Pendistribusian shop drawing
menjadi tanggung jawab Engineering. Hanya shop drawing yang sudah disetujui dan yang berlaku
diperbolehkan beredar di lapangan. Apabila ada perubahan, maka shop drawing versi sebelumnya
ditarik dari lapangan. Engineering tetap menyimpan shop drawing yang sudah tidak berlaku tetapi
diberi penandaan tidak berlaku.
Untuk menunjang pelaksanaan instalasi di proyek, ARISTA memiliki workshop untuk memproduksi
ducting. Proses di workshop diawali dengan diterimanya schedule, shop drawing, dan spesifikasi
teknis dari Site Engineer. Cutting list dibuat berdasarkan data yang diperoleh tersebut. Proses produksi
ducting dilakukan dengan mengacu pada cutting list dan metode pelaksanaan terkait.
Identifikasi dan penelusuran produk pada tahap ini dilaksanakan melalui penomoran gambar,
penomoran PO, SPK , dan dokumen lainnya yang dihasilkan pada tahap persiapan pelaksanaan
proyek.
Rincian proses:
ARISTA merencanakan dan melaksanakan produksi dan penyediaan jasa dalam keadaan terkendali.
Kondisi terkendali ini mencakup:
1. Ketersediaan informasi yang menguraikan karakteristik produk (gambar, spesifikasi teknis,
buku standar/peraturan/referensi lain, dsb.)
2. Ketersediaan metode kerja
3. Pemakaian peralatan yang sesuai
4. Ketersediaan dan pemakaian alat ukur
5. Kegiatan pemantauan dan pengukuran
6. Kegiatan pelepasan, penyerahan dan pasca penyerahan
Hal-hal di atas sudah tercakup dalam Pedoman Pelaksanaan Proyek. Project Manager bertanggung
jawab mensosialisasikan Pedoman Pelaksanaan Proyek kepada staf lapangan terkait. ARISTA
memastikan ketersediaan dokumen, peralatan, dan sumber daya lainnya yang tercantum dalam
Pedoman Pelaksanaan Proyek
Proses pemasangan instalasi dimulai dengan pembuatan metode pelaksanaan oleh Site Manager,
pendistribusian shop drawing kepada supervisor dan pengajuan ijin pelaksanaan kepada pihak pemberi
tugas. Setelah disetujui, metode pelaksanaan didistribusikan kepada subkontraktor. Untuk pekerjaan
tertentu, terlebih dahulu dibuat mock-up. Setelah mock-up disetujui, dan material yang diperlukan
tersedia di gundang proyek, tim proyek mengkoordinasikan pemasangan instalasi sesuai dengan
metode pelaksanaan dan mock-up.
ARISTA memeriksa kesesuaian produk selama proses internal sampai dengan serah terima
pekerjaaan. Pemeriksaan kesesuaian ini dilakukan mulai dari penerimaan material oleh Kepala
Gudang, proses penyimpanan di gudang, pemasangan instalasi sampai dengan pengamanan terhadap
instalasi dan equipment terpasang.
Kepala Gudang dan Site Manager bertanggung jawab memeriksa kesesuaian spesifikasi dan jumlah
material/equipment yang diterima. Untuk memastikan tidak terjadi penurunan mutu atau kerusakan
selama penyimpanan, maka penyimpanan dilakukan sesuai dengan tata cara penempatan material yang
telah ditetapkan ARISTA. Untuk mengendalikan penerimaan dan pemakaian, digunakan suatu
program inventory. Stock opname pada gudang juga dilakukan secara berkala untuk memastikan tidak
terjadi kehilangan secara fisik dan tidak terjadi kelalaian dalam hal tertib administrasi gudang proyek.
Apabila ada material/equipment yang disediakan oleh pemberi tugas, proses pemeriksaan saat
penerimaan dan penyimpanan yang sesuai dengan tata cara penempatan material tetap dilaksanakan.
Material/equipment yang disediakan oleh pemberi tugas diberi identifikasi khusus atau dipisahkan
penyimpanannya. Apabila ditemukan ketidaksesuaian, maka PM akan menulis surat resmi kepada
pemberi tugas untuk keputusan penanganannya.
Untuk memastikan mutu dari instalasi yang terpasang, pada tahap tertentu dilakukan inspeksi lapangan
oleh Quality Control (QC). Inspeksi lapangan ini dilakukan dengan mengacu kepada lembar checklist
sesuai pekerjaan yang diinspeksi. Untuk identifikasi dan kemudahan penelusuran, pada checklist
pemeriksaan dicantumkan lokasi, tanggal, pelaksana inspeksi, dan nomor alat ukur (jika inspeksi
dilakukan dengan alat ukur tertentu).
ARISTA memastikan bahwa produk yang tidak sesuai dengan persyaratan produk diidentifikasi dan
dikendalikan untuk mencegah pemakaian/pemasangan. Produk tidak sesuai yang dimaksud dapat
berupa material/equipment yang tidak sesuai dengan spesifikasi (termasuk material/equipment yang
disediakan oleh pemberi tugas; bila ada) dan hasil instalasi/pemasangan equipment yang tidak sesuai.
Identifikasi adanya produk yang tidak sesuai menjadi tanggung jawab QC.
Penanganan terhadap produk yang tidak sesuai dapat berupa reject, repair, rework, down grade, dan
use as is. Apabila keputusan penanganan adalah use as is, maka diperlukan persetujuan tertulis dari
pemberi tugas. Apabila terhadap produk yang tidak sesuai dilakukan repair dan rework, maka terhadap
hasil perbaikan/pengerjaan ulang tersebut kembali dilakukan inspeksi oleh QC dengan mengacu pada
metode pelaksanaan terkait.
ARISTA melakukan validasi terhadap proses yang keluarannya tidak dapat diverifikasi oleh
pemantauan atau pengukuran yang berurutan. Untuk proses pekerjaan seperti ini, ARISTA
menetapkan pengaturan yang meliputi:
1. Kriteria yang ditetapkan untuk tinjauan dan persetujuan proses
2. Persetujuan peralatan dan kualifikasi personel
3. Pemakaian metode dan prosedur tertentu
4. Persyaratan dokumen yang dibutuhkan
5. Validasi ulang
Contoh proses yang dimaksud dengan proses khusus di atas antara lain adalah pekerjaan pengelasan.
Untuk proses pengelasan, maka QC melakukan pemeriksaan terlebih dahulu terhadap metode
pengelasan, bahan yang digunakan, dan kualifikasi tukang las (untuk pekerjaan tertentu diwajibkan
adanya sertifikat).
Untuk instalasi dan equipment yang sudah dipasang dan membutuhkan pengamanan, maka tim proyek
melaksanakan pengamanan sesuai dengan rencana pengamanan yang tercantum pada Pedoman
Pelaksanaan Proyek.
Ruang kerja dan lingkungan kerja yang memadai merupakan salah satu prasarana penting dalam
melaksanakan pekerjaan. ARISTA telah menetapkan standar minimum bagi Rencana Keselamatan
Kerja di proyek. Pada awal proyek, Safety Committee yang terdiri dari PM, SM, OH&S Coordinator,
dan Safety Officer menyusun Rencana Keselamatan Kerja dengan mengacu kepada standar minimum
ARISTA dan standar K3 dari pemberi tugas. Untuk memantau pelaksanaan Rencana Keselamatan
Kerja ini, Safety officer melakukan inspeksi K3 di lapangan dan mengisi suatu checklist. Apabila
ditemukan ketidaksesuaian, maka diterbitkan Laporan Ketidaksesuaian K3 untuk ditindaklanjuti.
Apabila terjadi kecelakaan, hal tersebut didokumentasikan dalam Laporan Kecelakaan Kerja agar
menjadi pembelajaran bagi tim proyek. Safety Officer membuat laporan bulanan K3 berisi rangkuman
ketidaksesuaian K3 dan rangkuman kecelakaan kerja untuk disampaikan kepada PM dan OH&S
Coordinator.
Pengajuan progress pekerjaan kepada pemberi tugas menjadi tanggung jawab PM beserta tim proyek.
Dokumen pengajuan progress dipastikan lengkap agar prosesnya tidak mengalami hambatan.
Pengajuan progress mengikuti ketentuan kontrak proyek yang bersangkutan. Apabila tidak disebutkan
dalam kontrak, pengajuan progress harus dilakukan minimal setiap bulan.
Biaya operasional proyek merupakan salah stu penunjang lancarnya pelaksanaan proyek. Biaya
operasional proyek ini meliputi biaya fixed (biaya karwayawan, administrasi, umum, dll.), biaya
variabel (biaya upah harian, konsumsi lembur, material bantuk, transportasi, umum, dll) dan biaya
periodik (biaya mess, listrik, kebersihan, dll). ARISTA telah menetapkan ketentuan mengenai
pembuatan budget dan pengambilan biaya operasional proyek, dan mengatur penggunaan sampai
dengan penyelesaiannya. Budget bulanan harus berdasarkan budget overhead broyek yang dibuat oleh
Associate Director Proyek dan sudah disetujui Direksi pada awal proyek. Pengendalian terhadap
pengambilan dan penyelesaian budget operasional ini dilakukan oleh PPC Overhead dan Accounting.
Realisasi penggunaan biaya operasional proyek harus sesuai dengan rencana yang sudah ditetapkan.
Apabila pengeluaran kas menyimpang dari penggolongan dan jumlah yang sudah ditentukan, PK
harus memberikan penjelasan kepada Kadiv Proyek.
Pembayaran subkontraktor juga merupakan salah satu proses yang menjadi perhatian ARISTA. Proses
pembayaran yang tidak terkendali akan menjadi penyebab terjadinya permasalahan di proyek.
Pembayaran yang tidak terkendali dapat menjadi penyebab overbudget. Sebaliknya, subkontraktor
yang terlambat menerima pembayaran sesuai dengan haknya akan menjadi penyebab penurunan mutu
pekerjaan dan keterlambatan. Berkas progress subkontraktor diperiksa terlebih dahulu oleh tim
lapangan sebelum diperiksa oleh PPC Jasa untuk memastikan kelengkapannya. Accounting berperan
dalam memberikan warning apabila ada kemungkinan defisit.
Untuk memastikan kesesuaian jumlah SDM yang bekerja pada suatu proyek, dilakukan pendataan dan
pendaftaran absensi. Yang berhak mendaftarkan pelaksana pada mesin absensi adalah HRD
personnel yang ditunjuk. Apabila HRD personnel belum mendaftarkan pada mesin absensi, maka
digunakan formulir Daftar Absensi yang harus ditandatangani oleh PM proyek tsb.
ARISTA telah menetapkan pengaturan yang efektif untuk menangani komplain pemberi tugas. Untuk
memastikan bahwa komplain pemberi tugas ditindaklanjuti, staf ARISTA yang menerima komplain
dari pemberi tugas akan menerbitkan suatu formulir penanganan komplain. PM bertanggung jawab
menentukan cara penanganan, menganalisa penyebab, dan membuat rencana pencegahan agar tidak
terulang. Penyelesaian terhadap penanganan diverifikasi oleh PK, sedangkan rencana pencegahan
diverifikasi oleh Kadiv Proyek.
Dalam proses pelaksanaan pekerjaan, seringkali timbul pekerjaan tambah kurang. Perubahan lingkup
kerja berupa Site Instruction dan for construction drawing diinformasikan oleh PM/Site Engineer
kepada Divisi Engineering. Setelah membandingkan dengan gambar tender, menghitung perbedaan
kuantitas pekerjaan, membuat BQ dan harga satuan, disusun surat penawaran kepada pemberi tugas
yang ditandatangani oleh Direksi. Klarifikasi dan negosiasi pekerjaan tambah dilakukan oleh Project
dan Engineering. Negosiasi kerja tambah ini diusahakan sudah tuntas sebelum Serah Terima I.
Monitoring terhadap proyek yang sedang berjalan dilakukan melalui rapat mingguan proyek dan
laporan bulanan. Rapat mingguan dipimpin oleh PK, dilaksanakan untuk memantau kondisi lapangan,
realisasi schedule shop drawing, schedule material on site, schedule equipment, progress yang sudah
dicapai dalam minggu sebelumnya, permasalahan yang dihadapi (termasuk komplain dari pemberi
Laporan bulanan ini menjadi bahan tinjauan PK dan Kadiv Proyek untuk mengendalikan pelaksanaan
proyek.
Rincian proses:
Tahap finalisasi pelaksanaan proyek diawali dengan diterimanya final punch list atau defect list. SM,
Supervisor, dan Technical Support kemudian menyelesaikan punch/defect list, melakukan start up, dan
menyiapkan dokumen serah terima. Testing dan Commissioning dilaksanakan oleh Technical Support
bersama pemberi tugas dan teknisi suplier dan didokumentasikan dalam bentuk Berita Acara Test &
Commissioning. Proses selanjutnya adalah melaksanakan training bersama dengan teknisi suplier,
penandatanganan Berita Acara Serah Terima I, dan serah terima dokumen kepada pemberi tugas, yang
meliputi:
1. Daftar suplier
2. Daftar equipment
3. Panduan operasi manual dan perawatan
4. Sertifikat garansi
5. Berita Acara pengetesan, training, dan pemasangan
6. List of material
7. As-built drawing
8. Brosur-brosur
9. Laporan visual
Setelah Serah Terima I , PM melakukan pula serah terima dokumen ke kantor pusat, yaitu arsip pasif
diserahterimakan kepada Corp. Admin dan dokumen sistem mutu dikembalikan kepada Quality
Management Division.
Paling lambat 1 bulan setelah Serah Terima I, dilaksanakan rapat evaluasi akhir proyek. Rapat
dipimpin oleh Associate Director Proyek. Selain dihadiri oleh bagian-bagian dari departemen proyek,
rapat ini dihadiri pula oleh Direksi, Associate Director Marketing, dan Associate Director Logistic dan
Head of Accounting & Finance. Hal-hal yang dibahas ditujukan untuk pembelajaran pada masa
mendatang, antara lain:
1. Pencapaian proyek dari segi waktu, mutu pekerjaan, K3, housekeeping, administrasi
2. Laporan mengenai waste material
3. Kasus-kasus sehubungan dengan subkontraktor dan cara mengatasinya
4. Interaksi dengan owner/konsultan/MK/main contractor
5. Pencapaian value engineering yang dilakukan
6. Masalah mengenai spesifikasi teknis (material dan equipment) dan cara mengatasinya
7. Masalah lain selama proyek berlangsung yang dapat menjadi masukan untuk tender proyek
berikutnya
Sesuai dengan kontrak, ARISTA masih bertanggung jawab atas masa pemeliharaan atau masa garansi.
Tim masa pemeliharaan yang terdiri dari Technical Support dan Supervisor/Foreman akan
menindaklanjuti permintaan perbaikan selama masa tersebut. Pada akhir masa garansi, PM/SM
bersama pemberi tugas melakukan final check list. Setelah semua perbaikan disetujui, dilakukan
proses Serah Terima II yang didokumentasikan dalam bentuk Berita Acara Serah Terima II.
Rincian proses:
ARISTA merencanakan dan mengimplementasikan proses pemantauan, pengukuran, analisis dan
perbaikan yang diperlukan untuk:
1. Memperagakan kesesuaian produk
2. Memastikan kesesuaian sistem manajemen mutu, dan
3. Terus menerus memperbaiki efektivitas sistem manajemen mutu.
Sebagai salah satu pengukuran kinerja sistem manajemen mutu, ARISTA memantau informasi
berkaitan dengan persepsi pelanggan apakah ARISTA telah memenuhi persyaratan Pemberi Tugas.
Berdasarkan hasil pengukuran kepuasan Pemberi Tugas ini, apabila ada penilaian yang kurang, maka
akan diterbitkan Formulir Tindakan Perbaikan dan Pencegahan agar bagian terkait segera
menindaklanjuti (lihat bagian 12.4 pedoman mutu ini)
Rincian proses:
ARISTA melakukan audit internal pada selang waktu yang terencana untuk menentukan apakah
sistem manajemen mutu:
1. Memenuhi pengaturan yang direncanakan
2. Diterapkan dan dipelihara secara efektif
Setiap divisi diaudit minimal setiap 6 bulan dengan mempertimbangkan kerumitan proses yang
diaudit, kinerja divisi dan hasil-hasil audit sebelumnya. Sedangkan setiap proyek diaudit pada saat
progress 20%, 60% dan 85%. Kecuali untuk proyek dengan jadwal pelaksanaan kurang dari 6 bulan,
hanya dilakukan sekali audit yaitu pada saat progress 40%.
ARISTA telah menetapkan persyaratan untuk auditor. Auditor harus sudah mengikuti Pelatihan ISO
9001:2008 dan Pelatihan Audit Mutu Internal atau telah menjadi trainee pada pelaksanaan audit
minimal 3 kali.
Tanggung jawab dan persyaratan untuk perencanaan, pelaksanaan, pelaporan hasil, dan penyimpanan
rekaman audit ditetapkan dalam Prosedur Audit Mutu Internal.
Seluruh Manager Divisi/Proyek yang diaudit memastikan bahwa segera dilakukan tindakan untuk
menghilangkan ketidaksesuaian dan penyebab ketidaksesuaian yang ditemukan.
Auditor bertanggung jawab melakukan verifikasi tindakan perbaikan dan pelaporan hasil perbaikan.
Rekaman audit dan rangkuman hasil audit disimpan oleh Divisi Quality Management.
Rincian proses:
ARISTA menetapkan, mengumpulkan, dan menganalisa data-data yang dibutuhkan untuk
memperagakan kesesuaian dan efektivitas sistem manajemen mutu.
Kepuasan pelanggan diukur dari kuesioner yang diisi oleh Pemberi Tugas. Nilai yang diberikan pada
setiap butir pertanyaan dikorelasikan dengan tingkat kepentingan yang diisi oleh Pemberi Tugas.
Apabila Nilai yang diberikan buruk padahal tingkat kepentingan dinilai sangat penting, maka hal
tersebut akan menjadi perhatian utama manajemen untuk dilakukan tindakan perbaikan agar hal serupa
tidak terulang. Associate Director Proyek merangkum dan menganalisis hasil pengisian kuisioner dari
seluruh proyek untuk dibahas pada Rapat Tinjauan Manajemen. Analisa kuesioner juga dilakukan
dengan membuat rata-rata nilai dari seluruh pengisi kuesioner untuk mendapatkan butir pertanyaan
yang perlu mendapat perhatian khusus. Setiap akhir tahun, Associate Director Proyek membuat
diagram fish bone untuk butir pertanyaan yang mendapat nilai terendah dan menyiapkan rencana
tindakan perbaikan.
Kepuasan pelanggan juga diukur dari komplain pemberi tugas yang diterima selama pelaksanaan
pekerjaan maupun setelah serah terima proyek. Kadiv Proyek merangkum komplain pemberi tugas
yang diterima dari seluruh proyek untuk menganalisa jenis keluhan yang paling sering terjadi.
Histogram komplain dibuat secara kumulatif selama 1 tahun dan dipresentasikan setiap Rapat
Produk tidak sesuai di lapangan; dapat berupa ketidaksesuaian material, proses instalasi maupun
pemasangan dari seluruh proyek; dirangkum oleh Project Quality Control dan dianalisa untuk
mengetahui jenis ketidaksesuaian yang paling sering terjadi dan mengidentifikasi ketidaksesuaian
yang kritis. Selanjutnya dilaksanakan analisis penyebab dan ditetapkan tindak lanjut untuk
menghilangkan penyebab yang dominan agar produk tidak sesuai dapat diminimalkan pada proyek
selanjutnya. Histogram produk yang tidak sesuai dibuat secara kumulatif selama 1 tahun dan
dipresentasikan pada setiap Rapat Tinjauan Manajemen. Setiap 3 bulan, Project Quality Control
membuat diagram fish bone untuk jenis ketidaksesuaian yang paling sering terjadi dan menyiapkan
rencana tindakan perbaikan.
Pengukuran sasaran mutu dari waktu ke waktu menjadi masukan bagi setiap Manager untuk
melakukan analisa apakah sudah terjadi peningkatan kinerja pada divisi yang dipimpinnya. Target
yang belum tercapai dianalisa penyebabnya, untuk kemudian ditetapkan tindak lanjut. Sedangkan
target yang belum tercapai dianalisa penyebabnya, dan ditetapkan tindak lanjut agar terjadi
peningkatan pada periode pengukuran berikutnya.
Hasil audit internal juga merupakan data efektivitas implementasi sistem manajemen mutu. QMR
merangkum temuan audit dan mengelompokkan temuan audit berdasarkan klausul ISO 9001.
Histogram hasil audit dibuat secara kumulatif selama 1 tahun dan dipresentasikan pada Rapat Tinjauan
Manajemen. Setiap 6 bulan, QMR membuat diagram fish bone untuk klausul ISO 9001 yang paling
banyak menjadi temuan dan menyiapkan rencana tindakan perbaikan.
Analisa data juga dilakukan terhadap evaluasi kinerja suplier/subkon/vendor. Divisi Material
Procurement dan Divisi PPC setiap tahun merangkum hasil evaluasi kinerja suplier/subkon/vendor dan
membuat perbandingan antara masing-masing item penilaian. Tujuannya adalah mengidentifikasi
kelemahan-kelemahan dari suplier/subkon/vendor ARISTA secara keseluruhan. Aspek yang paling
lemah dianalisa dengan fish bone untuk menentukan penyebabnya. Hasil analisa dikomunikasikan
melalui Rapat Tinjauan Manajemen kepada Departemen Proyek agar menjadi faktor risiko yang perlu
diantisipasi pada proyek berikutnya.
Tindakan perbaikan adalah tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian untuk mencegah
terulangnya ketidaksesuaian tersebut. Tindakan perbaikan disesuaikan dengan pengaruh
ketidaksesuaian yang dihadapi.
Suatu prosedur terdokumentasi telah disusun untuk menetapkan persyaratan bagi:
1. Peninjauan ketidaksesuaian (termasuk keluhan Pemberi Tugas)
2. Penetapan penyebab ketidaksesuaian
3. Penilaian kebutuhan tindakan untuk memastikan bahwa ketidaksesuaian tidak terulang
4. Penetapan dan penerapan tindakan yang diperlukan
5. Rekaman hasil tindakan yang dilakukan
6. Peninjauan efektivitas tindakan perbaikan yang dilakukan
Tindakan pencegahan adalah tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang potensial
terjadi. Tindakan pencegahan juga disesuaikan dengan pengaruh masalah yang potensial terjadi.
Suatu prosedur terdokumentasi telah disusun untuk menetapkan persyaratan bagi:
1. Penetapan ketidaksesuaian potensial dan penyebabnya
2. Penilaian kebutuhan akan tindakan untuk mencegah terjadinya ketidaksesuaian
3. Penetapan dan penerapan tindakan yang diperlukan
Information Technology
Accounting & Finance
Material Procurement
Quality Management
Project execution
Legal & Affairs
Work shop
Marketing
Direksi
HRD
PPC
Persyaratan ISO 9001
4. Sistem Manajemen Mutu
4.1. Persyaratan umum X X X X X X X X X X X X X X
4.2. Persyaratan dokumentasi
4.2.1. Umum X X X X X X X X X X X X X X
4.2.2. Manual mutu X
4.2.3. Pengendalian dokumen X X X X X X X X X X X X X X
4.2.4. Pengendalian rekaman X X X X X X X X X X X X X X
5. Tanggung jawab manajemen
5.1. Komitmen manajemen X X X X X X X X X X X X X X
5.2. Fokus pada pelangan X X X X X X X X X X X X X X
8/10/10 . APJ-PEM-R02 Pedoman Mutu . 39/45
Information Technology
Accounting & Finance
Material Procurement
Quality Management
Project execution
Legal & Affairs
Work shop
Marketing
Direksi
HRD
PPC
Persyaratan ISO 9001
5.6.2. Masukan untuk tinjauan manajemen X X
5.6.3. Keluaran untuk tinjauan manajemen X X
6. Pengelolaan sumber daya
6.1. Penyediaan sumber daya X X X X X
6.2. Sumber daya manusia
6.2.1. Umum X X
6.2.2. Kompetensi, kesadaran dan pelatihan X X
6.3. Prasarana X X X X X X
6.4. Lingkungan kerja X X X X
7. Realisasi produk
7.1. Perencanaan realisasi produk
7.2. Proses yang berkaitan dengan pelanggan
8/10/10 . APJ-PEM-R02 Pedoman Mutu . 40/45
Information Technology
Accounting & Finance
Material Procurement
Quality Management
Project execution
Legal & Affairs
Work shop
Marketing
Direksi
HRD
PPC
Persyaratan ISO 9001
7.3.6. Validasi desain dan pengembangan X X
7.3.7. Pengendalian perubahan desain dan pengembangan X X
7.4. Pembelian
7.4.1. Proses pembelian X X X X
7.4.2. Informasi pembelian X X X X
7.4.3. Verifikasi produk yang dibeli X X X X
7.5. Produksi dan penyediaan jasa
7.5.1. Pengendalian produksi dan penyediaan jasa X X
7.5.2. Validasi proses produksi dan penyediaan jasa X X
7.5.3. Identifikasi dan mampu telusur X X X X X X X X X X X
7.5.4. Milik pelanggan X X
7.5.5. Preservasi produk X X X
8/10/10 . APJ-PEM-R02 Pedoman Mutu . 41/45
8.5. Perbaikan
8.4. Analisis data
Persyaratan ISO 9001
X
X
X
X
Direksi
X
X
X
X
Quality Management
X
X
X
Marketing
X
X
X
X
Material Procurement
X
X
X
Work shop
X
X
X
HRD
X
X
X
X
Equipment Procurement
X
X
X
X
Project execution
X
X
X
PPC
X
X
X
Information Technology
LAMPIRAN 3: MATRIKS TANGGUNG JAWAB UNIT KERJA TERHADAP PROSEDUR
Information Technology
Accounting & Finance
Material Procurement
Quality Management
Project execution
Legal & Affairs
Work shop
Marketing
Direksi
HRD
PPC
No. No. Dokumen Judul Prosedur
1 APJ/PRS/A01-01/Rxx Prosedur Rapat Tinjauan Manajemen X X
2 APJ/PRS/B01-01/Rxx Prosedur Penerimaan Karyawan X
3 APJ/PRS/B01-02/Rxx Prosedur Pembayaran Gaji Karyawan X X
4 APJ/PRS/B01-03/Rxx Prosudur Perubahan Status Karyawan X
5 APJ/PRS/B01-04/Rxx Prosedur Permohonan Cuti X
6 APJ/PRS/B01-05/Rxx Prosedur Penilaian Kinerja Karyawan X
7 APJ/PRS/B01-06/Rxx Prosedur Pelatihan Karyawan X
8 APJ/PRS/B01-07/Rxx Prosedur Klaim Asuransi X X
9 APJ/PRS/B01-08/Rxx Prosedur Karyawan Keluar X X X X
10 APJ/PRS/B02-01/Rxx Prosedur Pengelolaan Teknologi Informasi X
8/10/10 . APJ-PEM-R02 Pedoman Mutu . 43/45
Information Technology
Accounting & Finance
Material Procurement
Quality Management
Project execution
Legal & Affairs
Work shop
Marketing
Direksi
HRD
PPC
No. No. Dokumen Judul Prosedur
21 APJ/PRS/B03-06/Rxx Prosedur Pengendalian Dokumen Eksternal X X X X X X X X X X X X X X
22 APJ/PRS/B03-07/Rxx Prosedur Pengendalian Arsip X X X X X X X X X X X X X X
23 APJ/PRS/B04-01/Rxx Prosedur Pengelolaan Kas X
24 APJ/PRS/B04-02/Rxx Prosedur Hutang dan Piutang X X X
25 APJ/PRS/B04-03/Rxx Prosedur Perpajakan X
26 APJ/PRS/C01-01/Rxx Prosedur Tender X X
27 APJ/PRS/C01-02/Rxx Prosedur Design and Built X
28 APJ/PRS/C02-01/Rxx Prosedur Kontrak X X
29 APJ/PRS/C02-02/Rxx Prosedur Website dan Company Profile X
30 APJ/PRS/C03-01/Rxx Prosedur Pembuatan Organisasi Lapangan X X X
31 APJ/PRS/C03-02/Rxx Prosedur Rapat Kick-off Marketing X X
32 APJ/PRS/C03-03/Rxx Prosedur Pembuatan Budget X X X X
8/10/10 . APJ-PEM-R02 Pedoman Mutu . 44/45
Information Technology
Accounting & Finance
Material Procurement
Quality Management
Project execution
Legal & Affairs
Work shop
Marketing
Direksi
HRD
PPC
No. No. Dokumen Judul Prosedur
41 APJ/PRS/C05-01/Rxx Prosedur Pemasangan Instalasi X
42 APJ/PRS/C05-02/Rxx Prosedur Gudang Proyek X
Prosedur Pengelolaan Biaya Operasional
43 APJ/PRS/C05-03/Rxx X X X
Proyek
Prosedur Monitoring, Laporan dan Evaluasi
44 APJ/PRS/C05-04/Rxx X X X
Upah
45 APJ/PRS/C05-05/Rxx Prosedur Kesehatan dan Keselamatan Kerja X X
46 APJ/PRS/C05-06/Rxx Prosedur Pengajuan Progress Pekerjaan X
47 APJ/PRS/C05-07/Rxx Prosedur Penanganan Keluhan di Proyek X
48 APJ/PRS/C05-08/Rxx Prosedur Penyusunan Laporan Proyek X
49 APJ/PRS/C05-09/Rxx Prosedur Evaluasi Budget terhadap Realisasi X X
Prosedur Pengendalian Produk yang Tidak
50 APJ/PRS/C05-10/Rxx X X X X X
Sesuai
8/10/10 . APJ-PEM-R02 Pedoman Mutu . 45/45