PROSEDUR WAJIB NO. RUJUKAN : PK.

PPAS(W)04

NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00
AUDIT DALAMAN
TARIKH KUATKUASA : 01/02/2010

MUKA SURAT : 1/19

PROSEDUR AUDIT DALAMAN

PK.PPAS(W)04

NAMA T/TANGAN TARIKH

DISEDIAKAN OLEH SABARIAH SAYUTI 01/02/2010

Ketua Sistem Audit Dalaman

DISEMAK OLEH SUZLIANA ABD HAMID 01/02/2010

Wakil Pengurusan

DILULUSKAN OLEH MASTURA HJ MUHAMAD 01/02/2010

Pengarah PPAS
 PROSEDUR WAJIB NO. RUJUKAN : PK.PPAS(W)04

NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00
AUDIT DALAMAN
TARIKH KUATKUASA : 01/02/2010

MUKA SURAT : 2/19

REKOD PINDAAN
Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan
dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang
dinyatakan di dalamnya.
HALAMAN DIPINDA
Tarikh No. Para Muka Surat Bentuk Pindaan Diluluskan
 NO. RUJUKAN : PK.PPAS(W)04
PROSEDUR WAJIB
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00
AUDIT DALAMAN
TARIKH KUATKUASA : 01/02/2010

MUKA SURAT : 3/19

KANDUNGAN MUKASURAT

1. Objektif 4

2. Skop 4

3. Rujukan 4

4. Definisi 5-6

5. Singkatan 7

6. Tindakan dan Tanggungjawab 8 13

7. Carta Aliran Kerja 14 17

8. Rekod Kualiti 18

9. Lampiran 19
 NO. RUJUKAN : PK.PPAS(W)04
PROSEDUR WAJIB
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00
AUDIT DALAMAN
TARIKH KUATKUASA : 01/02/2010

MUKA SURAT : 4/19

1. OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan untuk menyediakan garis panduan bagi memastikan

perlaksanaan Audit Dalaman dikendalikan secara terancang dan berkesan bagi
menilai keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti PPAS

2. SKOP

Prosedur ini digunakan oleh pihak pengurusan dan Pasukan Audit Dalaman
semasa merancang dan melaksanakan Audit Dalaman PPAS

3. RUJUKAN

3.1 MK.PPAS.05 Manual Kualiti MS ISO 9001:2008

Seksyen 8.2 Pemantauan dan Pengeluaran
Seksyen 8.2.2 Audit Dalaman
Seksyen 8.2.3 Pemantauan dan Pengurusan Proses
Seksyen 8.5.1 Penambahbaikan Berterusan
Seksyen 8.5.2 Tindakan Pembetulan
Seksyen 8.5.3 Tindakan Pencegahan

3.2 Prosedur Pengurusan Sokongan dan Wajib

PK.PPAS(S)01 Kajian Semula Pengurusan
PK.PPAS(W)03 Tindakan Pembetulan dan Pencegahan
PK.PPAS(W)05 Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi
 NO. RUJUKAN : PK.PPAS(W)04
PROSEDUR WAJIB
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00
AUDIT DALAMAN
TARIKH KUATKUASA : 01/02/2010

MUKA SURAT : 5/19

4. DEFINISI

4.1 Audit Dalaman

Suatu proses pemeriksaan untuk menilai keberkesanan Sistem
Pengurusan Kualiti dalam organisasi melalui pemeriksaan sistematik dan
bebas yang dijalankan oleh pegawai yang dilantik sebagai KSAD.

4.2 Auditee
Semua pegawai dan kakitangan Perpustakaan Raja Tun Uda Shah Alam,
Perpustakaan Daerah Sabak Bernam dan Perpustakaan Daerah Hulu
Langat di dalam Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008 yang
tertakluk dalam proses untuk diaudit.

4.3 Juruaudit Dalaman

Anggota pasukan AD yang terlatih dalam latihan audit dalaman dan
dilantik oleh Pengarah yang terdiri dari kalangan pegawai dan kakitangan
PPAS.

4.4 Audit Susulan

Suatu proses pengauditan semula dan susulan Audit Dalaman setelah
ketidakpatuhan dikenalpasti semasa pengauditan yang awal.

4.5 Ketidakpatuhan
Percanggahan atau pelanggaran terhadap mana-mana kriteria audit di
dalam Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001: 2008 PPAS.

4.5.1 Major
Ketidakpatuhan ke atas mana-mana prosedur/keperluan
standard/ pekeliling dan perundangan yang telah atau berpotensi
menjejaskan dan memberi kesan buruk secara langsung kepada
 NO. RUJUKAN : PK.PPAS(W)04
PROSEDUR WAJIB
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00
AUDIT DALAMAN
TARIKH KUATKUASA : 01/02/2010

MUKA SURAT : 6/19

sistem keseluruhannya. Ketidakpatuhan major juga merujuk

kepada Ketidakpatuhan minor yang berulang.

4.5.2 Minor
Ketidakpatuhan/kepincangan yang telah berlaku kerana tidak
mematuhi prosedur/keperluan standard/pekeliling atau
perundangan yang belum lagi menjejaskan proses akhir secara
langsung atau sistem keseluruhannya.

4.5.3 Pemerhatian
Sebarang kepincangan yang berlaku ekoran daripada
prosedur/pekeliling yang tidak jelas yang tidak menjejaskan
Sistem Pengurusan Kualiti sama ada secara langsung atau tidak
langsung.

4.6 Senarai Semak Audit

Satu siri soalan bertulis yang disediakan bagi membantu JAD untuk
membuat pemeriksaan ke atas bukti aktif dan penilaian Sistem
Pengurusan Kualiti PPAS.

4.7 Skop Audit

Sempadan dan had audit termasuk deskripsi, lokasi fizikal, unit-unit dalam
organisasi, proses-proses aktiviti serta tempoh masa yang diliputi.

4.8 Sesi Semakan Audit

Sesi perjumpaan semua Ketua Pasukan Audit Dalaman dengan Ketua
Sistem Audit Dalaman dan ahli-ahli yang dijemput khas bagi
membincangkan laporan penemuan audit serta cadangan
penambahbaikan.
 NO. RUJUKAN : PK.PPAS(W)04
PROSEDUR WAJIB
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00
AUDIT DALAMAN
TARIKH KUATKUASA : 01/02/2010

MUKA SURAT : 7/19

5 SINGKATAN

WP - Wakil Pengurusan
TWP - Timbalan Wakil Pengurusan
PD - Pegawai Dokumen
KSAD - Ketua Sistem Audit Dalaman
KPAD - Ketua Pasukan Audit Dalam
JAD - Juru Audit Dalam
PYDA - Pegawai Yang Diaudit
MKSP - Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
 NO. RUJUKAN : PK.PPAS(W)04
PROSEDUR WAJIB
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00
AUDIT DALAMAN
TARIKH KUATKUASA : 01/02/2010

MUKA SURAT : 8/19

6 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN T/JAWAB

A. PERANCANGAN AUDIT DALAMAN

1. Lantik KSAD Pengarah

2. Bincang dengan WP dan KAD dari semasa ke semasa

mengenai perlaksanaan Audit Dalam.

3. Arahkan KSAD untuk menyediakan perancangan audit

dalaman tahunan.

4. Rancang dan sediakan Perancangan AD Tahunan, KSAD

sekurang-kurangnya 2 kali setahun.

5. Serahkan draf perancangan AD kepada WP.

6. Terima draf Perancangan AD Tahunan, semak dan WP/TWP

buat ulasan.

7. Kemukakan draf akhir perancangan AD kepada

Pengarah untuk kelulusan.

8. Terima draf akhir perancangan AD untuk pertimbangan Pengarah

dan kelulusan.

9. Bincang dengan WP/TWP sekiranya perlu.

 NO. RUJUKAN : PK.PPAS(W)04
PROSEDUR WAJIB
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00
AUDIT DALAMAN
TARIKH KUATKUASA : 01/02/2010

MUKA SURAT : 9/19

TINDAKAN T/JAWAB

B. PERLANTIKAN JAD

10. Kenalpasti pegawai yang telah mendapat latihan AD, KSAD

rujuk Senarai Juruaudit Dalam terlatih.
11. Sediakan senarai calon untuk pelantikan JAD dan
kemukakan kepada WP/TWP.

12. Bincang dengan KSAD sekiranya perlu mengenai WP/TWP

(a) Status kepentingan audit; dan
(b) penemuan dari pelaksanaan audit yang lepas.
13. Pantau perlaksanaan AD seperti yang dirancang dari
semasa ke semasa.

C. PERSIAPAN SEBELUM AUDIT

14. Rujuk perancangan AD. KSAD

15. Sediakan surat kepada:
(a) JAD untuk melaksanakan audit; dan
(b) Salinan kepada Pengarah untuk memaklumkan
pelaksanaan audit.

16. Beri taklimat kepada JAD berdasarkan perancangan,

skop AD dan log audit (jika perlu).

17. Pastikan JAD tidak membuat auditan di bahagian atau

pejabat sendiri.
18. Maklumkan kepada Auditee mengenai AD yang akan
dilaksanakan serta keperluan AD yang berkaitan.

19. Baca dan fahami :- KSAD/JAD

(a) Manual Kualiti
 NO. RUJUKAN : PK.PPAS(W)04
PROSEDUR WAJIB
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00
AUDIT DALAMAN
TARIKH KUATKUASA : 01/02/2010

MUKA SURAT : 10/19

TINDAKAN T/JAWAB

(b) Standard/Piawaian ISO 9001:2008; dan KSAD/JAD

(c) Prosedur Kualiti dan dokumen sokongan yang
berkaitan.

20. Buat persediaan pengauditan ( audit tools ) seperti KSAD/KPAD

berikut:
(a) Senarai Semak Audit Dalaman seperti di Lampiran
1;
(b) Format Laporan Ketidakpatuhan seperti di
Lampiran 2;
(c) Format Laporan Audit Dalaman seperti di Lampiran
3;
(d) Format Senarai Kehadiran Mesyuarat Pembukaan
dan Penutupan Audit Dalaman seperti di Lampiran
4.

D PERLAKSANAAN AUDIT
21. Pastikan semua ahli PAD hadir melaksanakan audit
mengikut jadual dan tepat pada waktu.

22. Adakan mesyuarat pembukaan AD dengan Bahagian/

Cawangan yang akan diaudit dan ambil tindakan
berikut:
(a) Perkenalkan ahli pasukan audit;
(b) Maklumkan skop dan objektif audit;
(c) Maklumkan kaedah/prosedur perjalanan audit;
 NO. RUJUKAN : PK.PPAS(W)04
PROSEDUR WAJIB
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00
AUDIT DALAMAN
TARIKH KUATKUASA : 01/02/2010

MUKA SURAT : 11/19

TINDAKAN T/JAWAB

(d) Maklumkan ketidakpatuhan dan kategori KSAD / KPAD

ketidakpatuhan hasil AD yang terdahulu;
(e) Minta bantuan pegawai bagi membantu tugas
pengauditan dan lain-lain keperluan yang
diperlukan;
(f) Minta auditee menyediakan rekod-rekod kualiti
yang akan disemak; dan
(g) Buat pengesahan tarikh dan masa untuk
penutupan.

23. Jalankan audit dalaman dengan mengambil tindakan

berikut:
(a) Pastikan tindakan yang dilaksanakan oleh
auditee menepati prosedur yang didokumenkan;
(b) Kumpul bukti dan buat catatan;
(c) Laksanakan temuduga, pemerhatian dan
pemeriksaan ke atas rekod-rekod kualiti sebagai
bukti objektif bagi proses-proses yang diaudit;
(d) Catat rekod ketidakpatuhan yang dikesan pada
format Laporan Ketidakpatuhan.
(e) Tetapkan tempoh kepada auditee untuk tindakan
pembetulan;
(f) Pastikan laporan ketidakpatuhan ditandatangani
oleh auditee; dan
(g) Sediakan Laporan Audit Dalaman.
 NO. RUJUKAN : PK.PPAS(W)04
PROSEDUR WAJIB
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00
AUDIT DALAMAN
TARIKH KUATKUASA : 01/02/2010

MUKA SURAT : 12/19

TINDAKAN T/JAWAB

24. Adakan mesyuarat penutup dengan: KSAD / KPAD

(a) Menerangkan bahawa audit telah selesai

dijalankan;
(b) Menerangkan kekuatan dan kelemahan
pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti
bahagian/unit yang diaudit;
(c) Membentang ketidakpatuhan dan tindakan yang
dipersetujui bagi tindakan pembetulan;
(d) Mengemukakan cadangan penambahbaikan;
(e) Menyerahkan satu salinan Laporan
Ketidakpatuhan;
(f) Bincang tarikh audit susulan (jika perlu) dan
tindakan pembetulan yang perlu diambil.

25 Maklumkan KSAD untuk dapatkan arahan bagi KPAD

menjalankan audit susulan.

26 Jalankan audit susulan ke bahagian yang berkenaan. KSAD / KPAD

Pastikan tindakan pembetulan telah diambil dan sahkan
Laporan Ketidakpatuhan.

27 Sediakan Laporan Audit Dalaman yang mengandungi

Laporan Ketidakpatuhan dan Senarai Kehadiran
Mesyuarat Pembukaan dan Penutupan Audit Dalaman
MS ISO 9001:2008.

28 Serahkan Laporan Audit Dalam kepada KAD dan

auditee.
 NO. RUJUKAN : PK.PPAS(W)04
PROSEDUR WAJIB
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00
AUDIT DALAMAN
TARIKH KUATKUASA : 01/02/2010

MUKA SURAT : 13/19

TINDAKAN T/JAWAB

29 Kumpulkan semua laporan AD yang telah dilaksanakan. KSAD

30 Kemaskini Log AD dan rekod-rekod berkaitan AD serta
simpan semua rekod pelaksanaan AD.
31 Sediakan laporan untuk dibentangkan dalam Mesyuarat
Kajian Semula Pengurusan.
 PROSEDUR WAJIB NO. RUJUKAN : PK.PPAS(W)04

NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00
AUDIT DALAMAN
TARIKH KUATKUASA : 01/02/2010

MUKA SURAT : 14/19

7. CARTA ALIRAN KERJA

A. PERANCANGAN AUDIT DALAMAN

TINDAKAN T/ JAWAB

MULA

Pengarah Lantik KSAD

Bincang dengan WP dan KSAD berkenaan AD,

dan arah KSAD sediakan perancangan AD
tahunan

KSAD Sediakan perancangan AD tahunan

Serahkan draf perancangan AD tahunan kpd WP

WP/TWP Terima draf perancangan AD tahunan dan semak

Tidak

Setuju?
Ya

Kemukakan draf akhir perancangan AD kepada

WP/TWP
Pengarah untuk kelulusan

Tidak Setuju?

Ya

Pengarah Terima draf akhir perancangan AD dan bincang

dengan WP/TWP jika perlu

TAMAT
 NO. RUJUKAN : PK.PPAS(W)04
PROSEDUR WAJIB
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00
AUDIT DALAMAN
TARIKH KUATKUASA : 01/02/2010

MUKA SURAT : 15/19

B. PERLANTIKAN JAD

TINDAKAN T/ JAWAB

MULA

KSAD Kenalpasti pegawai yang telah mendapat latihan

AD

Sediakan senarai calon untuk pelantikan JAD dan

kemukakan kepada WP/TWP

WP/TWP Bincang dengan KSAD mengenai status

kepentingan audit dan penemuan dari
pelaksanaan audit.

Pantau perlaksanaan AD dari semasa ke semasa

TAMAT
 NO. RUJUKAN : PK.PPAS(W)04
PROSEDUR WAJIB
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00
AUDIT DALAMAN
TARIKH KUATKUASA : 01/02/2010

MUKA SURAT : 16/19

C. PERSIAPAN SEBELUM AUDIT

TINDAKAN T/ JAWAB

MULA

KSAD Rujuk perancangan perlaksanaan AD

Sediakan surat kepada JAD dan Pengarah

Beri taklimat kepada JAD berdasarkan

perancangan, skop AD dan log audit

Pastikan JAD tidak membuat auditan di bahagian

atau pejabat sendiri

Maklumkan kepada Auditee mengenai AD yang

akan dilaksanakan.

Fahami Manual Kualiti, Standard Piawaian ISO

KSAD/JAD
9001:2008 dan Prosedur Kualiti dan dokumen
sokongan yang berkaitan.

Sediakan auditors tool

TAMAT
 NO. RUJUKAN : PK.PPAS(W)04
PROSEDUR WAJIB
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00
AUDIT DALAMAN
TARIKH KUATKUASA : 01/02/2010

MUKA SURAT : 17/19

D. PERLAKSANAAN AUDIT

TINDAKAN T/ JAWAB

MULA

KSAD/KPAD Pastikan semua ahli PAD hadir

Adakan mesyuarat pembukaan AD

Jalankan AD

Adakan mesyuarat tertutup

Maklumkan KSAD bagi menjalankan audit

KPAD
susulan

KSAD/KPAD Jalankan audit susulan

Sediakan laporan audit dan serah kepada KAD

dan auditee

Kumpul semua laporan AD dan kemaskini log

KSAD
AD, sediakan laporan untuk MKSP

TAMAT
 NO. RUJUKAN : PK.PPAS(W)04
PROSEDUR WAJIB
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00
AUDIT DALAMAN
TARIKH KUATKUASA : 01/02/2010

MUKA SURAT : 18/19

8. REKOD KUALITI

Tempoh
Bil Nama Rekod Lokasi
Penyimpanan

8.1 Fail Laporan Audit Dalaman Bilik Fail 5 tahun

8.2 Fail Mesyuarat Kajian Semula

Bilik Fail 5 tahun
Pengurusan
 NO. RUJUKAN : PK.PPAS(W)04
PROSEDUR WAJIB
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00
AUDIT DALAMAN
TARIKH KUATKUASA : 01/02/2010

MUKA SURAT : 19/19

9. LAMPIRAN

Bil Jenis Lampiran Lampiran

9.1 Senarai Semak Audit Dalaman Lampiran 1

9.2 Format Laporan Ketidakpatuhan Lampiran 2

9.3 Format Laporan Audit Dalaman Lampiran 3

9.4 Format Kehadiran Mesyuarat Pembukaan & Penutupan Audit Lampiran 4

Dalaman