SISTIM MUTU INDUSTRI FARMASI

Surabaya , 14 Agustus 2017

BPOM 1
OUTLINE
Mengapa Sistem Mutu Industri Farmasi

Sistem Mutu Industri Farmasi ICH Q10

PIC/S PE 009-13 Chapter 1 Pharmaceutical Quality System

Tanggung Jawab Manajemen, Pengkajian oleh Manajemen

Elemen dan Enabler

Bagaimana Kita?

Manual Mutu

Penutup

BPOM 2
Mengapa SMIF

BPOM 3
CPOB 2012 - PENDAHULUAN

Cara Pembuatan Obat yang Baik (CPOB) bertujuan untuk menjamin

obat dibuat secara konsisten, memenuhi persyaratan yang
ditetapkan dan sesuai dengan tujuan penggunaannya. CPOB
mencakup seluruh aspek produksi dan pengendalian mutu.

BPOM 4
 TUJUAN PENGGUNAAN OBAT

Menyelamatkan jiwa ( save lives )

Menyembuhkan ( cure )

Memerbaiki kualitas hidup ( enhance quality of lives)

Meningkatkan kesehatan tubuh

( improve quality of life )
5 BPOM 7
INDUSTRI FARMASI

PRODUK yang
BPOM dihasilkan namanya ..OBAT
6
 INDUSTRI FARMASI

Pemakai produk kita ..namanya

PASIEN

7 BPOM 6
MUTU yang rendah risiko untuk PASIEN dan PENGGUNA :
Menerima obat yang salah
Menerima obat yang benar, tetapi super-potent
Menerima obat yang benar, tetapi sub-potent

Obat terkontaminasi / terdegradasi

Obat dikemas dengan label atau / brosur yang salah
Cara penyimpanan / pengiriman obat yang tidak sesuai
dengan persyaratan

BPOM 8 8
Tetapi, apakah pasien mengetahui ?

Percaya obat pasti bermutu

Percaya untuk mengonsumsi

Percaya untuk membeli

BPOM 9
9
Bebas dari efek yang Product
membahayakan Realisation

Remediation
SQuIPP Investigations
Memenuhi persyaratan
spesifikasi

CAPA

Karakter unik yang membedakan

dari produk/bahan lain

Kemampuan untuk menunjukkan

khasiat

Bebas dari bahan lain baik yang

membahayakan atau memerkecil khasiat
BPOM 10
 Landasan Umum CPOB
2. Tidaklah cukup hanya sekedar lulus dari serangkaian pengujian,
tetapi yang lebih penting adalah bahwa mutu harus dibentuk ke
dalam produk tersebut.
Mutu obat tergantung pada
bahan awal, bahan pengemas,
proses produksi dan pengendalian mutu,
bangunan, peralatan yang dipakai dan
Kompetensi personil yang terlibat.
sumberdaya
3. Pemastian mutu tidak hanya mengandalkan
pada pelaksanaan pengujian tertentu saja
namun obat hendaklah dibuat dalam kondisi
yang dikendalikan dan dipantau secara cermat.

BPOM 11
CPOB & SMIF
GMP tidak mencakup seluruh siklus keberadaan produk tetapi
GMP memberi pedoman untuk pembuatan produk obat
GMP bermula pada tahun 1970 dengan penambahan2 CPOB 2012 Bab 1 :
Tidak menanamkan prinsip Manajemen Mutu ISO Umum
Manajemen
SOP focus pada pemenuhan persyaratan GMP bertanggung jawab
GMP memberi pedoman untuk elemen paling penting dari untuk pencapaian
tujuan ini melalui suatu
sistem mutu
Kebijakan Mutu, yang
GMP menyebut CAPA tetapi belum mendorong perbaikan memerlukan partisipasi
berkelanjutan (continual improvement) yang proaktif dan komitmen jajaran di
GMP menyinggung salah satu tanggung jawab manajemen semua departemen di
dalam perusahaan, para
pemasok dan para
distributor

BPOM 12
SMIF dalam Gambaran Besar

Persyaratan
Quality Risk
Regulasi Management
(Q9)
SMIF

Management
Pharmaceutical
Pengelolaan Pengembangan
Risiko Mutu Development
Produk
(Q8)

GMP
Existing GMP s
PQS
(Q10)
BPOM 13
Paradigma Baru

risk-based
concepts and
principles
Q8-Q9-Q10
Pharmaceutical Development (Q8)
Perubahan Past: Data transfer / Variable output
Paradigma Present: Knowledge transfer / Science
based / Consistent output

Quality Risk Management (Q9)

Past: Used, however poorly defined
Present: Opportunity to use structured
process thinking

Pharmaceutical Quality Systems (Q10)

Past: GMP checklist
Future: Quality Systems across product
Q9

life cycle
 Temuan MRHA Chapter 1 Tahun 2015

PQS
GMP

16
 Temuan MRHA Chapter 1 Tahun 2016

PQS

GMP

Approximately 100 more deviations in chapter 1

17
SEJARAH/EVOLUSI?

Evolusi GMP 1970s

Evolusi dari pendekatan ISO 9000 1980s
FDA 21st Century initiative 2002
ICH Quality Vision / Q8, Q9, Q10 2003
FDA Quality Systems guide 2006 *
ICH Q10 Pharmaceutical Quality System 2008
* FDA commitment to update or withdraw when Q10 issued

BPOM 18
 WHO TRS 986/2014

BPOM
19
BPOM 20
Sistem Mutu Industri Farmasi ICH Q10

BPOM 21
Tujuan PQS
Mencapai Realisasi Produk
Secara konsisten menyediakan produk dengan mutu yang dibutuhkan pasien,
praktisi kesehatan, regulator dan internal customers.
Menyusun dan Memertahankan Kondisi Terkendali
Menggunakan sistem monitoring kinerja produk dan proses yang efektif untuk
mendapatkan pemastian kapabilitas proses yang berkesinambungan.
Menautkan pengembangan produk dan proses dengan pembuatan
obat
Memfasilitasi Perbaikan Berkelanjutan
Mengidentifikasi dan mengimplementasikan perbaikan mutu produk,
perbaikan proses, mengurangi variabilitas,
mendorong inovasi dan
memerbaiki PQS sehingga menambah kemampuan untuk pemenuhan
persyaratan mutu secara konsisten. Teknik Manajemen Risiko dipakai untuk
mengidentifikasi perbaikan mutu yang diperlukan dan area untuk perbaikan.

BPOM 22
 ICH Q10: Pharmaceutical Quality System

Pharmaceutical Technology Commercial Product

Development Transfer Manufacturing Discontinuation

Investigational
products GMP
Management Responsibilities

Process Performance & Product Quality Monitoring System

PQS Corrective Action / Preventative Action System
elements Change Managements System
Management review
Knowledge Management
Enablers
Quality Risk Management
23
 RUANG LINGKUP
Pendekatan Lifecycle
Pharmaceutical Development
Mendesain produk dan proses yang secara konsisten
menghasilkan produk dengan mutu dan kinerja yang dibutuhkan
oleh semua pihak yang membutuhkan
semua penyelidikan dan pengembangan secara klinis
merupakan masukan yang berguna

Technology Transfer
Tranfer produk dan pengetahuan tentang proses antara bagian
pengembangan dan manufacturing, dan antar pabrik

BPOM 24
 RUANG LINGKUP
Pendekatan Lifecycle
Commercial Manufacturing
Mencapai realisasi produk, menetapkan dan
menjaga keadaan terkendali dan mendorong
perbaikan berkesinambungan

Product Discontinuation
Mengendalikan tahap akhir kehidupan produk secara
efektif

BPOM 25
ICH Q10

26
Struktur ICH Q10
1. Pharmaceutical Quality System
a) Introduction
b) Scope
c) Relationship of ICH Q10 to regional
GMP requirements and ISO
Standards
d) Relationship of ICH Q10 to
Regulatory Approaches
e) ICH Q10 Objectives
f) Enablers - KM and QRM
g) Design and Content Considerations
h) Quality Manual
BPOM 27
Cakupan PQS Pendekatan Lifecycle
Pharmaceutical Technology Commercial Product
Development Transfer Manufacturing Discontinuation

Pengembangan BAO;
Pembelian dan
Pengembangan
pengendalian
formulasi (termasuk
Transfer produk bahan;
wadah
baru dari Kelengkapan
dan/ataukemasan);
pengembangan ke fasilitas, sarana Penyimpanan
Pembuatan produk
pembuatan; penunjang dan dokumen
investigasi;
Transfer di dalam peralatan; Penyimpanan
Pengembangan
atau antar lokasi Produksi (termasuk sampel
sistem Penghantaran
pembuatan dan pelabelan dan Pengkajian dan
obat;
analisis untuk pengemasan); pelaporan produk
Pengembangan
produk yang QC dan QA
proses pembuatan
dipasarkan. Release,
dan perbesaran skala;
penyimpanan
Pengembangan
Distribusi (
metode analisis

28
Q10 - Structure
2. Management Responsibility
a) Management Commitment
b) Quality Policy
c) Quality Planning
d) Resource Management
e) Internal Communication
f) Management Review
g) Management of Outsourced Activities and
Purchased Materials
h) Management of Change in Product Ownership

BPOM 29
Q10 - Structure
3. Continual Improvement of Process
Performance and Product Quality
a) Lifecycle Stage Goals
b) Pharmaceutical Quality System Elements
4. Continual Improvement of the Pharmaceutical
Quality System
a) Management Review of the Pharmaceutical Quality
System
b) Monitoring of Internal and External Factors
impacting the Pharmaceutical Quality System
c) Outcomes of Management Review and Monitoring
5. Glossary

BPOM 30
Sistem Mutu Industri Farmasi
PIC/S PE 009-13

BPOM 31
 Chapter 1: Pharmaceutical Quality System

Prinsip:

Ada penambahan Clinical Trial Authorisation selain

Marketing Authorisation
Quality Assurance menjadi Quality Management
Good Distribution Practices diharuskan
Termasuk supply chain integrity

32
 Chapter 1: Pharmaceutical Quality System

1.1 : Hampir tidak ada perubahan

1.2:
GMP diterapkan dalam semua tahap pembuatan
obat investigasi, transfer teknologi, produksi
komersial hingga produk yang tidak akan dipasarkan
lagi.
Namun, Sistem Mutu diperluas ke tahap siklus
pengembangan produk seperti yang dijelaskan
dalam ICH Q10, hendaklah
memfasilitasi inovasi dan perbaikan berkelanjutan
(continual improvement)
memerkuat hubungan antara pengembangan produk dan
pembuatan obat.
33
 PQS = SMIF
1.3:

Ukuran dan kerumitan aktivitas suatu perusahaan hendaklah

dipertimbangkan saat mengembangkan Sistem Mutu maupun ketika
memodifikasi yang sudah ada.

Desain sistem hendaklah menggabungkan prinsip manajemen risiko yang

sesuai termasuk penggunaan perangkat yang tepat.

Beberapa aspek sistem dapat mencakup seluruh aspek perusahaan dan

aspek lainnya hanya spesifik mencakup suatu lokasi pabrik, efektifitas suatu
sistem biasanya ditunjukkan di tiap lokasi.

34
BUTIR 1.4 PQS MEMASTIKAN BAHWA PERUBAHAN PENTING

a) Product realisation is achieved by designing, planning, implementing,

maintaining and continuously improving a system that allows the
consistent delivery of products with appropriate quality attributes;
b) Product and process knowledge is managed throughout all lifecycle
stages; Knowledge Management;
h) Processes are in place to assure the management of outsourced
activities;
i) A state of control is established and maintained by developing and
using effective monitoring and control systems for process
performance and product quality; PP&PQMS
j) The results of product and processes monitoring are taken into
account in batch release, in the investigation of deviations, and, with a
view to taking preventive action to avoid potential deviations
occurring in the future;

35
BUTIR 1.4 PQS MEMASTIKAN BAHWA PERUBAHAN PENTING

k) Continual improvement is facilitated through the

implementation of quality improvements appropriate to the
current level of process and product knowledge;
Pengelolaan Perubahan (Change Management) :
l) Arrangements are in place for the prospective evaluation of
planned changes and their approval prior to implementation
taking into account regulatory notification and approval where
required;
m) After implementation of any change, an evaluation is undertaken
to confirm the quality objectives were achieved and that there
was no unintended deleterious impact on product quality.
36
BUTIR 1.4 PQS MEMASTIKAN BAHWA PERUBAHAN PENTING

n) An appropriate level of root cause analysis should be applied during the

investigation of deviations, suspected product defects and other problems.
This can be determined using Quality Risk Management principles. In cases
where the true root cause(s) of the issue cannot be determined,
consideration should be given to identifying the most likely root cause(s)
and to addressing those. Where human error is suspected or identified as
the cause, this should be justified having taken care to ensure that process,
procedural or system based errors or problems have not been overlooked, if
present. Appropriate corrective actions and/or preventive actions (CAPAs)
should be identified and taken in response to investigations. The
effectiveness of such actions should be monitored and assessed, in line
with Quality Risk Management principles;

37
Butir-butir Baru
1.5 Manajemen senior
Memiliki tanggung jawab akhir (ultimate) terbesar untuk
memastikan tersedianya SMIF yang efektif :
diberi sumberdaya yang memadai dan
peran, tanggung jawab, dan wewenang didefinisikan,
dikomunikasikan dan diterapkan di seluruh organisasi.
Kepemimpinan dan partisipasi aktif pada PQS sangat penting
untuk memastikan :
dukungan dan
komitmen
staf di semua tingkat dan lokasi pabrik dalam organisasi
terhadap SMIF.
38
Butir-butir Baru
1.6: Kajian Manajemen/Management review pengoperasian SMIF
berkala
mengidentifikasi peluang untuk perbaikan berkelanjutan pada
o mutu produk
o proses
o sistem mutu
melibatkan manajemen senior

1.7: Hendaklah disusun/dibentuk PQS dan didokumentasikan.

PQS bisa berbentuk Manual Mutu atau dokumen yang setara,
berisi penjelasan tentang sistem manajemen mutu perusahaan
termasuk Tanggung Jawab Manajemen.
39
 1.8 GMP for Medicinal Products Perubahan Penting

(vii) Any significant deviations are fully recorded,

investigated with the objective of determining the
root cause and appropriate corrective and preventive
action implemented;
(ix) The distribution of the products minimises any risk
to their quality and takes account of good distribution
practice;

Apa yang dimaksud dengan significant deviation?

Bagaimana menentukan?

40
 1.10 Product Quality Review

a) kajian terhadap bahan awal dan bahan pengemas yang digunakan untuk
produk, terutama yang dipasok dari sumber baru dan khususnya kajian
ketertelusuran pasokan bahan aktif;
b) kajian terhadap pengawasan selama-proses yang kritis dan hasil pengujian produk
jadi;
c) kajian terhadap semua bets yang tidak memenuhi spesifikasi yang ditetapkan dan
investigasi yang dilakukan;
d) kajian terhadap semua penyimpangan atau ketidaksesuaian yang signifikan, dan
efektivitas hasil tindakan perbaikan dan pencegahan;
e) kajian terhadap semua perubahan yang dilakukan terhadap proses atau metode
analisis;
f) kajian terhadap variasi yang diajukan, disetujui, ditolak dari dokumen registrasi yang
telah disetujui termasuk dokumen registrasi untuk produk ekspor;
g) kajian terhadap hasil program pemantauan stabilitas dan segala tren yang tidak
diinginkan;
41
 1.10 Product Quality Review

h) kajian terhadap semua produk kembalian, keluhan dan penarikan obat

yang terkait dengan mutu produk, termasuk investigasi yang telah dilakukan;
i) kajian kelayakan terhadap tindakan perbaikan proses produk atau peralatan yang
sebelumnya;
j) kajian terhadap komitmen pasca pemasaran dilakukan pada obat yang baru
mendapatkan persetujuan pendaftaran dan variasi persetujuan pendaftaran;
k) status kualifikasi peralatan dan sarana yang relevan misal sistem tata udara (HVAC),
air, gas bertekanan, dan lain-lain; dan
l) kajian terhadap semua kontrak yang dibuat seperti dijelaskan pada Bab 11 untuk
memastikan semuanya selalu mutakhir.

42
Tanggung Jawab Manajemen

BPOM 43
 Tanggung Jawab Manajemen
Komponen terpenting dari Sistem Mutu
Tidak hanya tentang compliance
Kepemimpinan yang kuat dan tampak (strong and
visible) untuk membentuk dan pemelihara suatu
budaya perusahaan dan komitmen terhadap mutu
produk dan dilakukan perbaikan berkelanjutan
Memonitor kinerja PQS baik terhadap aktivitas yang
dilakukan internal maupun yang dikontrakkan
Quality can not be owned only by the Q Unit
Manajemen bertanggung jawab penuh

44 of BPOM
48
TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN
Komitmen Manajemen
Kebijakan Mutu
Perencanaan Mutu
Pengelolaan Sumberdaya
Komunikasi Internal
Pengkajian oleh manajemen
Pengelolaan
aktivitas yg disubkontrak dan bahan2 yang dibeli
pengelolaan Alih Kepemilikan

BPOM 45
Komitmen Manajemen

Tanggung jawab utama dari manajemen senior

memastikan :
1. Pemenuhan persyaratan regulasi --- compliance
2. tersedianya sistem mutu yang efektif
3. sasaran mutu, dan
4. peran, tanggung jawab dan otoritas didefinisikan,
dikomunikasikan dan diterapkan diseluruh
perusahaan.

BPOM 46
Komitmen Manajemen
Manajemen diharapkan untuk :
Berpartisipasi dalam mendesain, implementasi,
monitoring dan memelihara sistem mutu yang efektif
Menunjukkan dukungan kuat dan tampak (strong and
visible)
Mendorong komunikasi yang efektif
Menetapkan tanggung jawab, wewenang dari personel
kunci baik individual maupun bersama serta hubungan
kerjasamanya.
Memimpin pengkajian manajemen (management review)
Medorong dan mendukung perbaikan berkesinambungan
Menyediakan sumberdaya yang diperlukan

47
.

Visi, Misi, Nilai dan Budaya Perusahaan

Visi : Impian atau pernyataan arah suatu organisasi di masa depan, misal bergerak di bidang
kesehatan
Misi : mendukung dengan lebih memerinci secara lebih jelas misal : farmasi, obat tradisional dan
lain2 dapat juga mencakup pasar. Misi dapat berubah sesuai kondisi bisnis, politik, prioritas dan
lain2
Nilai : Guiding principles or rules of conduct dengan mana suatu perusahaan ingin dikenal dan
bagaimana akan berperilaku. Komitmen pada regulasi, kepentingan semua stakeholder,
perilaku&integritas, tanggung jawab, komunikasi dan kerjasama
Budaya Perusahaan (Corporte Culture) : Nilai perusahaan yang diterapkan secara konsisten dan
terus menerus akan menjadi budaya perusahaan.
Budaya Mutu (Corporate Quality Culture) : memasukkan mutu didalam nilai dan budaya
perusahaan
Kebijakan Mutu (Quality Policy)
Sasaran Mutu
Rencana/Strategi =
Sistem Mutu Quality Planning
Pengukuran kinerja mutu
BPOM 48
Kebijakan Mutu
Pernyataan (statement) manajemen tingkat
tertinggi (top management) yang menjelaskan
mengenai itikad arah dan sasaran organisasi terkait
MUTU, termasuk
pemenuhan persyaratan regulasi yang berlaku
mendorong perbaikan berkesinambungan
Diungkapkan dan disahkan secara formal.
Ditujukan, dikomunikasikan pada semua jajaraan
karyawan, diinformasikan dalam bahasa yang
mudah dimengerti
Dikaji secara berkala --- Management Review

BPOM 49
CONTOH QUALITY POLICY STATEMENT - NOVAFARM

Contoh Quality Policy Statement - Pfizer

CONTOH QUALITY POLICY STATEMENT - NESTLE

50
Perencanaan Mutu

Sasaran Mutu dan strategi pencapaian yang diperlukan untuk

melaksanakan Kebijakan Mutu
Dikomunikasikan dan didukung oleh semua jajaran di perusahaan
Sasaran mutu harus sejalan dengan strategi perusahaan dan
Kebijakan Mutu.
Sumberdaya yang memadai dan pelatihan serta kualifikasi.
Indikator kinerja untuk memantau pencapaian terhadap sasaran
mutu ditetapkan, dipantau daan dikomunikasikan

BPOM 51
Sasaran Mutu - contoh
Mengembangkan produk berkualitas yang dibutuhkan oleh
para pemakai :
Mutu, dossier, scale-up&transfer, stabilitas, validasi, timeline
pengembangan
Memproduksi obat yang aman, berkhasiat dan bermutu,
melalui penerapan Sistem Mutu dan Cara Pembuatan Obat
yang Baik yang dinamis
Recall, Keluhan, deviasi, self inspection dan audit
Perbaikan yang berkesinambungan pada proses dan sistem
Penanganan CAPA, PQR, pengkajian manajemen
Pelatihan berkesinambungan pada para karyawan
Program pelatihan vs pelaksanaan

BPOM 52
TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN
Komitmen Manajemen
Kebijakan Mutu
Perencanaan Mutu
Pengelolaan Sumberdaya
Komunikasi Internal
Pengkajian oleh manajemen
Pengelolaan
aktivitas yg disubkontrak dan bahan2 yang dibeli
alih kepemilikan

BPOM 53
Sumberdaya
Personil
Bangunan dan fasilitas
Peralatan
Finansial
Pengelolaan dari :
Aktivitas yg disubkontrak dan bahan2 yang dibeli
Alih kepemilikan produk

BPOM 54
Pengelolaan dari Aktivitas yang Disubkontrak dan
Bahan2 yang Dibeli
a) Mengkaji kelayakan penerima kontrak dan/atau pemasok
(pembuat) bahan sebelum dialihkan pembuatan/bahan dibeli
misal melalui audit, kualifikasi;
b) Menetapkan tanggung jawab masing2 yang terkait, mutu yang
diharapkan melalui quality agreement;
c) Memonitor dan mengkaji kinerja dari penerima kontrak dan/atau
pemasok bahan dan menginformasikan perbaikan yang
diperlukan;
d) Memastikan bahan/produk yang diterima dari pemasok yang
telah disetujui dan melalui jalur pasokan yang telah disetujui.

55
TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN
Komitmen Manajemen
Kebijakan Mutu
Perencanaan Mutu
Sumberdaya
Komunikasi Internal
Kajian manajemen
Pengelolaan
aktivitas yg disubkontrak dan bahan2 yang dibeli
pengelolaan Alih Kepemilikan

BPOM
56
 ICH Q10 Management Review
Senior management seharusnya bertanggung jawab pada
penerapan sistem mutu yang baik dan benar melalui
pengkajian manajemen untuk memastikan efektivitas dan
kesesuaian dengan arah bisnis secara berkesinambungan.

Manajemen seharusnya mengevaluasi kesimpulan dari

pengkajian berkala dari mutu produk, kinerja proses dan
sistem mutu.

BPOM 57
Komunikasi Internal

Dijelaskan pada semua karyawan secara detail

Pengertian semua karyawan
Walk the talk dari top dan middle manager
Pengukuran indikator kinerja
Pencapaian sasaran
Komunikasi dan kerjasama antarbagian

58 of 48 BPOM 53
Elemen dan Enabler Sistem Mutu

BPOM 59
ELEMEN PQS Perbaikan Berkesinambungan
Sistem untuk memantau kinerja proses dan
mutu produk (PP&PQMS)
CAPA
Pengelolaan Perubahan (Change
Management)
Kajian manajemen pada PP&PQ

BPOM 60
Elemen : PP&PQMS - Sistem untuk memantau
kinerja proses dan mutu produk
Memanfaatkan semua pengetahuan yang diperoleh selama
pengembangan dan produksi skala komersial menentukan
control strategy, mengidentifikasi sumber variasi, dan akar
masalah
Menggunakan manajemen risiko mutu untuk
mengidentifikasi dan memprioritaskan masalah dan
perbaikan berkesinambungan.
Memertahankan keadaan terkendali

BPOM 61
 Elemen : Change Management

Mengapa Change Management Pengelolaan Perubahan?

Apa bedanya dengan Change Control = Pengendalian perubahan?
Change Management : lebih luas dari hanya sekedar change control
Change control terkait tahap eksekusi perubahan individual
Change Management lebih pada pendekatan holistik terhadap
pengkajian dan portfolio perubahan dan proses pengubahan
termasuk perubahan proses bisnis
Diutamakan pendekatan proaktif.

BPOM 62
Elemen : CAPA

Ada sistem untuk implementasi corrective actions

dan preventive actions
Cara sistematik untuk investigasi
Menentukan akar masalah dari ketidak sesuaian
(nonconformance) dan tren nya
Lebih mengerti tentang proses dan produk

BPOM 63
Elemen Kajian Manajemen:
Memastikan :
kinerja proses dan mutu produk (process performance and product
quality=PP&PQ) dikelola sepanjang lifecycle
efektivitas sistem mutu.
Dapat sebagai kajian yang dilakukan pada berbagai tingkat
manajemen,
Tergantung ukuran dan kompleksitas perusahaan
Termasuk komunikasi dan eskalasi yang efektif dan cepat pada senior
manajemen bila ada masalah mutu, untuk dikaji lebih lanjut

BPOM 64
 Pendekatan sistematik dan lifecycle untuk mendapatkan ,
menganalisa, menyimpan dan membagi pengetahuan
tentang produk, proses, komponen, material dll.
Sebagai dasar untuk pendekatan ilmiah dan berbasis
pengkajian risiko pada PQS
o Product and process development
o Manufacturing
o Change management
o Continual improvement

BPOM 65
 Pengertian tentang produk dan proses harus dikelola
sepanjang lifecycle produk.
Sumber termasuk, tidak terbatas pada :
Pemahaman awal (dari referensi atau dokumen internal);
Studi yang didapat pada saat pengembangan;
Saat alih teknologi (technology transfer);
Validasi proses sepanjang siklus keberadaan (lifecycle)
produk;
Pengalaman yang didapat selama pembuatan;
innovasi;
Perbaikan berkelanjutan; dan
Aktivitas pengelolaan perubahan.
BPOM 66
 Merupakan bagian integral dari Quality System, fokus pada
keamanan pasien
Tidak untuk menentukan regulasi baru, perubahan
paradigma pelaku industri
Memberikan petunjuk :
Metoda pengelolaan risiko mutu
Cara (tool) pengelolaan risiko mutu
Aplikasi nya

Mengadopsi ICH Q9

BPOM 67
 Bagian tidak terpisahkan dan penting dari PQS 2 prinsip utama
Evaluasi berbasis sains dan yang terpenting hubungan dengan keamanan
pasien; dan
Tingkat usaha, formalitas dan Dokumentasi sesuai dengan tingkat risiko
Pemakaian proaktif untuk mengidentifikasi dan mengendalikan
risiko
Mendukung pembuatan keputusan sepanjang lifecycle
Diintegrasikan ke elemen SMIF, pengendalian perubahan, CAPA
dll.

BPOM 68
Bagaimana Kita ?

BPOM 69
Kondisi Saat ini-Hasil Verifikasi Kemandirian
1. Panduan Mutu belum memadai, antara lain:
Panduan mutu belum dikaitkan dengan CPOB, hanya mencakup
implementasi sistem mutu ISO.
Tidak ada informasi level dokumen yang dimiliki IF.
Sistem penomoran dokumen tidak sesuai (tidak memadai).
Sistem mutu belum memadai antara lain:
Belum melakukan pengkajian sistem mutu.
Pengkajian belum dilakukan secara periodik.
Tidak ada pemantauan dari pelaksanaan sistem mutu.

BPOM 70
Kondisi Saat ini-Hasil Verifikasi Kemandirian

2. Prosedur pengkajian mutu belum memadai, antara lain:

Belum tersedia prosedur pengkajian sistem mutu yang mengatur unit yang
melaksanakan pengkajian, periode review dan cakupan meliputi CPOB,
regulasi dan kompendia terkini, serta pengkajian kesesuaian dokumen
Pengolahan dan Pengemasan Induk terhadap NIE.
Prosedur untuk melakukan pengkajian sistem mutu hanya berupa
checklist.
Tidak ada prosedur rinci terkait parameter yang harus dikaji dan kriteria
penerimaan/capaian yang diharapkan.

BPOM 71
Kondisi Saat ini-Hasil Verifikasi Kemandirian
3. Protap Pelulusan Bets Produk jadi dan implementasinya belum memadai,
antara lain:
Belum mencantumkan penunjukan personil yang berwenang apabila penanggung jawab
pelulusan bets berhalangan hadir.
Kualifikasi apoteker pengganti manager QA belum mencakup ketentuan bahwa apoteker
harus independen.
Belum mencakup pelulusan bets validasi, pemantauan lingkungan, HULS, status laporan
penyimpangan, pengkajian data tren hasil nyata dan audit trail.
Protap belum dilengkapi spesimen stempel QA Release.
Pada daftar periksa pelulusan bets tidak mencakup parameter penyimpangan
(penyimpangan hanya untuk catatan pengolahan, bukan semua bagian dari proses
pembuatan bets), maupun HULS
Access level dan security tidak terjamin karena pada IK Pelulusan Akhir Produk
mencantumkan username dan password untuk dapat meluluskan produk jadi.
Pelulusan bets dilakukan oleh supervisor QA dengan pengalaman kerja baru 2 tahun.
Pernyataan pelulusan produk oleh Manajer QA tercantum pada catatan pengemasan. 72
BPOM
Manual Mutu/Sistem Mutu

73
Manual Mutu
= Quality Management System
Hierarki
Dokumen yang dinamis !
Membutuhkan pengkajian Vision

berkala Mision
Values

Perubahan persyaratan regulasi

Perubahan arah bisnis
Perubahan pengaruh
lingkungan

74
Format Manual Mutu/Sistem Manajemen
Mutu
Tidak ada format standard

Poin2 pada CPOB/GMP+

Format ISO 2001
FDA
ICH
Gabungan
dan lain2

75
Manual Mutu
= Quality Management System
Tanggung Jawab Manajemen :
Komitmen Manajemen (Manajemen Puncak)
Kebijakan Mutu
Sasaran Mutu
Standar yang dipakai
Cakupan dari Sistem Mutu
Pengelolaan sumberdaya
Hubungan dan komunikasi antar bagian (dapat dimasukkan
bagan organisasi) otoritas dan tanggung jawab
Pengkajian oleh manajemen
Pengelolaan aktivitas yang dikontrakkan dan bahan yang dibeli
(pembuatan/analisis berdasar kontrak dan pembelian bahan)
Penanganan bila terjadi pergantian pemilik
Pengkajian oleh Manajemen

76
Contoh Format Manual Mutu
Bagian I :
I. Pendahuluan V. Proses bisnis
II. Persyaratan Regulatori VI. Visi, misi, nilai
dan Pedoman yang VII. Tanggung Jawab Manajemen :
diacu misal : i. Komitmen Manajemen
i. CPOB 2012
ii. Kebijakan Mutu
ii. PIC/S
iii. Sasaran Mutu dan Perencanaan
iii. MHRA pencapaian
iv. ISO 9001-2015 iv. Pengkajian Menajemen
v. ISO 14000 a) Prosedur
III. Definisi dan Singkatan b) Frekuensi
c) Peserta
IV. Cakupan PQS d) Review input
e) Review output

77
Selanjutnya : Bagian 2

Sederhana : Misal Poin CPOB + lain2

Non conformance :
Sumberdaya Penyimpangan dan kegagalan
Personalia : Reject, reprocess and rework
Organisasi
Job description Penanganan keluhan, Penarikan
Seleksi/recruitment kembali Obat dan Obat kembalian
Pelatihan karyawan dan kualifikasi
Bangunan dan fasilitas Inpeksi diri, audit mutu dan audit
Peralatan pemasok
Material (bahan dan produk) CAPA
Dokumentasi dan strukturnya Kualifikasi dan validasi :
Pengembangan Produk, termasuk Kebijakan validasi
registrasi, transfer teknologi
Produksi RIV
Pengawasan Mutu Protokol dan laporan
Pengelolaan perubahan Pengelolaan Risiko Mutu
Pengkajian mutu produk Sistem komputerisasi termasuk data
laboratorium dan integritas data. 78
Bagian 2 :
Lebih komprihensif (1)

1. Pengelolaan Sumberdaya :
1.1 Personalia :
i. Organisasi
ii. Job description
iii. Recruitment
iv. Kompetensi, sosialisasi dan pelatihan
v. Personnel Planning dan succession planning
vi. Promosi
1.2 Bangunan dan fasilitas
1.3 Peralatan
1.4 Sistem/peralatan pendukung
1.5 Pemeliharaan
1.6 Pengelolaan lingkungan
79
Bagian 2 :
Lebih komprihensif (2)

2. Elemen Sistem Mutu :

2.1 Pengkajian Kinerja Proses dan Mutu Produk
2.2 Mengelolaan Perubahan
2.3 CAPA
2.4 Pengkajian efektivitas sistem mutu

3. Dokumentasi :
3.1 Hierarki dokumen
3.2 Penanganan dokumen (penomoran, pembuatan, pengkajian. persetujuan,
distribusi)
3.3 Penyimpanan dokumen
3.4 Dokumen obsolete
3.5 Pengelolaan pengetahuan tentang produk

80
Bagian 2 :
Lebih komprihensif (3)

4. Product Realization :
4.1 Perencanaan Produk Baru
4.2 Desain dan Pengembangan Produk
4.3 Penanganan dan pengadaan material, termasuk pembuatan
berdasar kontrak
4.4 Transfer teknologi
4.5 Validasi
4.6 Pembuatan skala komersial
4.7 Pengawasan Mutu (termasuk stabilitas on-going)
4.8 Pengendalian status tervalidasi
4.9 Pelulusan bets
81
Bagian 2 :
Lebih komprihensif (2)

5. Pengukuran, analisis dan perbaikan

5.1 Penyimpangan dan kegagalan
5.2 Reject, reprocess and rework
5.3 Penanganan keluhan, Penarikan kembali Obat dan Obat kembalian
5.4 Inpeksi diri, audit mutu dan audit pemasok
6. Pengelolaan Risiko Mutu
7. Pengelolaan Sistem danTeknologi Informasi :
7.1 Kebijakan
7.2 Keamanan
7.3 Integritas Data
7.4 Kaitan dengan Product Realization
82
Penutup

83
SUMMARY (1)

Mengapa SMIF ?
Sistem Mutu IF (PQS) merupakan infrastruktur strategi perusahaan dalam
mencapai sasaran mutu dijelaskan dalam suatu Manual Mutu atau
dokumen yang setara
Sistem Mutu diperlukan untuk menjamin agar proses pengembangan dan
pembuatan obat selalu menghasilkan produk yang AMAN, BARKHASIAT
dengan MUTU yang KONSISTEN sesuai standard yang telah ditetapkan

84
 SUMMARY (2)

Mengapa SMIF ?
Tujuan pemakaian obat, perlindungan pasien dan/atau pemakai
Menautkan pengembangan dengan pembuatan obat melalui product the lifecycle
Memfasilitasi perbaikan berkesinambungan (continual improvement)
Berdasarkan struktur ISO 9000 yang telah banyak diterima, tetapi dalam konteks industry farmasi
Memfasilitasi tingkat kecermatan/kekerasan yang sesuai dari regulator
Post approval change
Inspeksi
Good business practice !
Memastikan SQuIPP produk obat terhadap adanya perubahan iklim bisnis, misal
Mengurangan margin(keuntungan) / kompetisi makin ketat/ / mencari sumber daya yang
murah
Fokus industri pada efisiensi, efektivitas organisasi dan pproses yang lean
Isu2 kesehatan masyarakat BPOM 85
Take Home Message
Pengkinian Sistim Mutu-- Manual Mutu
Proaktif
Gap analisis vs yang sekarang ada
Referensi : misal antara lain ISO 9001, ICH Q10, PIC/S, WHO, dll.
Sistem dan SOP yang harus dibuat
Implementasi PP&PQMS
Change Management----- suatu sistem !
RCA dalam proses CAPA
Kajian management
Tanggung Jawab Manajemen dalam pemastian efektivitas sistem
mutu

BPOM 86
 Take Home Message

Selamat berjuang, Belajar, Belajar, Belajar dan Kerja, Kerja, Kerja

Ingat SQuIPP

BPOM 87